Лабораторная работа №3 Работа с документами. Основные принципы работы с электронными документами

1. Все документы хранятся в едином хранилище системы.

2. Доступ пользователей к документам осуществляется с помощью ссылок, размещенных в папках проводника системы.

3. Контроль доступа к документам регулируется на уровне каждого документа с помощью назначения прав доступа к нему.

4. Все действия над документом протоколируются и записываются в историю работы с документом, которую можно посмотреть в любой момент времени.

5. Все документы, созданные в системе, можно найти с помощью поиска. Поиск возможен по всем полям карточки и по тексту документа.

6. На время отсутствия сотрудника ему может быть назначен замещающий, который получает права замещаемого сотрудника на документы, папки, задачи и задания. Замещающий получает также доступ к папкам «Входящие» и «Исходящие» замещаемого и выполняет все его функции в системе электронного документооборота.

Создание нового документа:

Создать документ в системе DIRECTUM можно следующими способами: создать документ из шаблона;

создать документ из файла; создание документа со сканера;

отправить документ из Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft Project, OpenOffice.org;

переслать документ из проводника Windows; перетащить документ в окно проводника системы.

Создание документа из шаблона

Наиболее часто используемый способ создания новых документов - создание их на основе готовых шаблонов, например, шаблонов приказов или служебных записок. Создание документа:

• главное меню Фаш/Создать/Создатъ документ из шаблона;

• контекстное меню Создать документ из шаблона;

• кнопка на панели инструментов;

• клавиши <Ctrl>+<N>.

При создании документа открывается окно задания параметров документа, содержащее следующие поля:

Примечание. Обязательные поля в карточке обозначаются символом «*» в начале названия поля. Если имеются незаполненные обязательные поля, то при сохранении карточки будет выдано предупреждающее сообщение. Сохранить можно только утвержденную карточку электронного документа.

• *Вид электронного документа, например: приказы, служебные записки, исходящие письма. Вид документа используется для, автоматического формирования наименования, задания права подписи (каждый пользователь имеет право подписывать только документы определенного вида).

Виды электронных документов необходимы для:

a. определения типов карточек, которые могут быть использованы;

b. ограничения доступных шаблонов;

c. задания прав подписи с помощью утверждающей ЭЦП;

d. удобства поиска документов;

e. автоматического формирования наименования документов;

f. задания стадии жизненного цикла.

• *Тип карточки, которую будет иметь создаваемый документ. Как правило, для каждого вида документа существует только один тип карточки. Поэтому при выборе вида электронного документа данное поле заполнится автоматически и его можно не изменять.

Выделение типов карточек электронных документов необходимо для:

a. автонумерации документов: для каждого типа карточки можно настроить свою нумерацию;

b. определения специальных правил формирования наименования документов;

c. использования «специфичных» реквизитов (каждый тип карточек имеет свой набор полей);

d. задания правил по работе с документом (например, какие права доступа назначать).

• *Шаблон, на основании которого новый документ будет создан. Для каждого вида документа могут существовать специально созданные для него шаблоны, либо можно будет выбрать любой из шаблонов, имеющихся в системе.

• *Выполнитъ преобразование. Признак необходимости выполнить преобразование документа при создании документа. При работе с текстами документа (экспорт, импорт, создание, копирование, создание версии) существует возможность автоматически выполнять преобразование из одного формата в другой (например, из DOC в PDF). При этом можно указать параметры безопасности документов на выходе, а также настроить связанный с преобразованием профиль принтера. Возможные значения: «Нет», «В Portable Document Format (PDF)». Поле доступно только при установке службы перевода в PDF.

• *Приложение-редактор, которое будет использоваться для работы с текстом документа. Если поле *Шаблон заполнено, то автоматически заполняется тем приложением, в котором был создан шаблон.

• Сохранить в. Папка в системе DIRECTUM, в которую будет помещена ссылка на документ. Если в текущую папку вставить ссылку на создаваемый документ нельзя, например, в случае, если документ создается не в папке для документов или у пользователя отсутствуют права на изменение папки, в которой создается документ, то по умолчанию будет предложена папка, в которую была успешно вставлена ссылка при прошлом создании электронного документа. Если папка не задана, то электронный документ создается в системе DIRECTUM без автоматического размещения ссылки на него в какую-либо папку. Найти такой документ можно будет только с помощью функции поиска.

Кроме указанных полей в окне есть галочка:

• Открыть документ. Если галочка установлена в этом поле, то после заполнения и сохранения карточки документ будет открыт, иначе он просто сохранится в хранилище DIRECTUM.

После заполнения всех полей нужно будет нажать кнопку ОК и заполнить в открывшейся карточке все обязательные поля.

Действия с данными в режиме карточки

Все действия по изменению записи выполняются из ее карточки, которая открывается при изменении, копировании, добавлении и просмотре записи. Для каждого объекта системы DIRECTUM карточка имеет свой вид, однако существует ряд общих для всех карточек элементов.

Например, карточка документа, соответствующая типу договорные документы имеет вид:

Строка состояния

Строка состояния располагается в самом низу карточки и содержит следующие сведения:

• идентификатор записи (ИД) - уникальный числовой код записи в системе;

• контекст - может быть либо «Просмотр», либо «Добавление», либо «Изменение».

Поля

Системой DIRECTUM поддерживается несколько типов полей карточки, каждый из которых имеет свои особенности при вводе:

• Число. Допускается ввод знаков «+», «-», «.» и цифр. Ввод любых других символов игнорируется, и значение поля при этом не изменяется. Чтобы поставить десятичную точку можно воспользоваться как клавишей <.>, так и клавишей <Space> (пробел).

• Строка. Значение поля этого типа может содержать любые символы, которые можно ввести с клавиатуры. Каждая строка имеет ограничение по длине ввода, которая, однако, может быть больше длины поля ввода в карточке.

• Дата. Данные в поле типа «Дата» вводятся в формате ДД.ММ.ГГГГ например, 01.01.2007, т. е. первое января 2007 года). Значения в него могут вводиться с клавиатуры или задаваться с помощью встроенного календаря, который вызывается нажатием кнопки , или нажатием <А1(>+<стрелка вниз>, или <F4>. При вводе с клавиатуры разделитель между частями даты (день, месяц, год) устанавливается теми же способами, что и переход к дробной части числа. Если дата введена неправильно, то на экране появится календарь, и значение даты можно будет выбрать из него. Текущую дату можно ввести, нажав клавиши <С1г1> + <:>(<Ж>). Текущий год ставится автоматически, т. е. можно ввести только день и месяц, причем без ведущих нулей - год
подставится автоматически.

• Справочник. Данные в этот тип поля вводятся путем выбора значения из справочника. У данных полей справа имеется кнопка . При нажатии на эту кнопку, или при нажатии на клавиши <Аи>+<стрелка вниз>, или <F4> открывается окно соответствующего справочника в режиме выбора, в котором нужно будет выбрать нужную запись. Выбор производится двойным щелчком
мыши на нужной записи, либо нажатием клавиши <Enter>, либо через пункт Выбор контекстного меню.

Отличить режим выбора от режима списка можно по наличию в заголовке окна справочника слова «Выбор».

Для ускорения поиска по справочнику можно в поле типа «Справочник» ввести часть искомого значения и нажать клавишу <Enter>. Если введенной подстроке будет соответствовать только одна запись, то она и будет выбрана. Если записей, содержащих введенную подстроку, будет несколько, то откроется окно справочника, содержащее эти записи. Таким образом, можно существенно ускорить выбор записей из справочника.

Примечание. При заполнении поля типа «Справочник» всегда рекомендуется предварительно набирать известную часть записи, это не только ускорит ввод, но и существенно снизит нагрузку на сеть.

Если в поле типа «Справочник» уже выбрана какая-то запись, то ее карточку можно открыть, нажав клавиши <Ctrl>+<F4>.

Для выбора в поле типа «Справочник» можно использовать только утвержденные записи. • Признак. Значение нужно выбрать из предлагаемого (как правило, небольшого) списка значений, добавлять или изменять состав которого нельзя. Для выбора значения поля нужно нажать на кнопку , или <А11>+<стрелка вниз>, или <F4>.

Создание документа из файла

Создать документ из файла в системе DIRECTUM можно следующими способами:

• главное меню Файл/Создать/Создать документ из файла;

• контекстное меню Создать документ из файла;

• на панели инструментов для кнопки вызвать встроенное меню и выбрать пункт Создать документ из файла;

• клавиши <Ctrl>+<W>.

Открывающееся окно будет аналогично окну создания документа из шаблона, но дополнительно к описанным выше параметрам будут запрошены: Приложение-редактор, Имя Файла, Удалить файл на диске.

Примечание. Если, не заполняя поле Приложение-редактор, выбрать файл в поле Имя Файла, то система проанализирует расширение файла, и, если такое расширение ей известно, автоматически заполнит поле Приложение-редактор. Если же сначала заполнить поле Приложение-редактор, то при выборе файлов для поля Имя Файла, можно будет выбрать только файлы формата, связанного с выбранным приложением-редактором.