ВВЕДЕНИЕ
Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс.
Постепенно с развитием программного обеспечения ЭВМ появились идеи создания управляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач, например при автоматизации учета материалов на складе предприятии. Эти идеи нашли свое воплощение в системах управления базами данных (СУБД). СУБД взаимодействуют не с локальными, а взаимосвязанными по информации массивами, называемыми базами данных. С появлением персональных компьютеров СУБД становятся наиболее популярным средством обработки табличной информации. Они являются инструментальным средством проектирования банков данных при обработке больших объемов информации.
Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.
Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.
Система управления базами данных предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access [4.].
В данном курсовом проекте будет разработана база данных по «Учету малоценных материальных запасов хозяйственной части Михайловского экономического колледжа-интерната в подсистеме «Комендант».
Пользователем приложения является комендант Михайловского экономического колледжа-интерната.
ПРЕДМЕТНАЯ ОБЛАСТЬ АВТОМАТИЗАЦИИ
Описание предметной области
Предметной областью автоматизации является задача учёта малоценных материальных запасов хозяйственной части Михайловского экономического колледжа-интерната в подсистеме «Комендант» и заключение договора со студентами, проживающими в общежитии.
Процесс решения задачи вручную выглядит следующим образом: комендант ведет учет малоценных материальных запасов и выдаёт их студентам, проживающим в общежитии, а также заключает договор со студентами, вселяющимися в общежитие. Для этого она составляет «Заявку» на имя директора, в которой указываются наименование необходимых материалов, количество штук и номер блоков в которые они будут установлены. После получения материалов по «Требованию-Накладной» комендант производит их выдачу, и данные о выдаче заносит в «Книгу учета», которая ведется по каждому виду материалов на отдельной странице. После каждого поступления комендант заполняет «Акт о списании материальных запасов», в котором списывает все израсходованные материалы, их цену и направление расхода. В конце месяца составляется «Оборотная ведомость по материальным запасам учитываемым по Фактической (партийной) цене», в которой подсчитываются остатки на начало месяца.
Анализ документооборота
В процессе исследования предметной области было выявлено ведение определённого количества документов, которые условно можно разделить на:
-документы-справочники;
-входные;
-выходные документы.
2.2.1. Документы – справочники
Для решения задачи учета выполненных работ используется ряд документов, содержащих нормативно – справочную информацию, которая используется при ведении учётных и выходных документов.
Справочник «Список общежития» содержит данные о студентах. Вид справочника представлен в приложении 1.
Справочник «Договор о взаимной ответственности» содержит данные о правилах проживания. Вид справочника представлен в приложении 2.
Входные документы
В результате исследования предметной области были выявлены входные документы содержащую входную информацию.
Документ «Акт о списании материальных запасов № 147», содержит все данные о списанных материалах. Вид документа представлен в приложении 3, характеристики – в таблице 2.1.
Документ «Требование-накладная № 14»содержит данные о необходимых материалах. Вид документа представлен в приложении 4, характеристики – в таблице 2.1.
Документ «Книга учета» содержит данные о приходе, расходе и оставшихся материалах. Вид документа представлен в приложении 5, характеристики – в таблице 2.1.
В документе «Книга учета» есть вычисляемый реквизит: «Остаток», который рассчитывается по формуле 2.1.:
Остаток=ПРИХ-РАСХ (2.1.)
Где:
ПРИХ – приход;
РАСХ – расход.
В документе «Акт о списании материальных запасов № 147» есть вычисляемый реквизит: «Сумма», который рассчитывается по формуле 2.2.:
Сумма=КОЛВ*ЦЕН (2.2.)
Где:
КОЛВ – количество;
ЦЕН – цена.
В документе «Требование-накладная № 14» есть вычисляемый реквизит: «Сумма», который рассчитывается по формуле 2.3.:
Сумма=ОТП*ЦЕН (2.3)
Где:
ОТП – отпущено;
ЦЕН – цена.
Таблица 2.1. Характеристики входных документов
| Документ | Форма документа | Вид | Информационный объём | Количество экземпляров в год | Кем заполняется |
| Акт о списании материальных запасов | Табличная | Разовый | Комендантом | ||
| Требование-накладная | Табличная | Разовый | Комендантом | ||
| Книга учета | Табличная | Накопительный | Комендантом |
Выходные документы
В результате исследования предметной области были выявлены входные документы содержащую входную информацию.
Документ «Акт о списании материальных запасов № 147», содержит все данные о списанных материалах.
В документе «Акт о списании материальных запасов № 147» есть вычисляемые реквизиты: «Сумма фактически израсходованных материалов», которая рассчитывается по формуле 2.1 и «Общая сумма списанных материалов по настоящему акту», которая рассчитывается по формуле 2.2.
Сумма фактически израсходованных материалов =
= КолСпис*Цен (2.1.)
Общая сумма списанных материалов по настоящему акту =
=∑(КолСпис*Цен) (2.2.)
Вид документа представлен в приложении 3, характеристики – в таблице 2.1.
Документ «Требование-накладная № 14»содержит данные о необходимых материалах. Вид документа представлен в приложении 4, характеристики – в таблице 2.1.
Документ «Книга учета» содержит данные о приходе, расходе и оставшихся материалах. Вид документа представлен в приложении 5, характеристики – в таблице 2.1.
В документе «Книга учета» есть вычисляемый реквизит: «Остаток», который рассчитывается по формуле 2.3.:
Остаток=ПРИХ-РАСХ, (2.3.)
Где:
ПРИХ – приход;
РАСХ – расход.
В документе «Акт о списании материальных запасов № 147» есть вычисляемый реквизит: «Сумма», который рассчитывается по формуле 2.2.:
Сумма=КОЛВ*ЦЕН, (2.4.)
Где:
КОЛВ – количество;
ЦЕН – цена.
В документе «Требование-накладная № 14» есть вычисляемый реквизит: «Сумма», который рассчитывается по формуле 2.3.:
Сумма=ОТП*ЦЕН, (2.5.)
Где:
ОТП – отпущено;
ЦЕН – цена.
Таблица 2.2. Характеристики выходных документов
| Документы | Форма документа | Вид | Информационный объём | Количество экземпляров в год |
| Заявка | Простая | Разовый | ||
| Оборотная ведомость | Комбинированная | Разовый |
С учётом рассмотренных документов, последовательности и характера их обработки была определена следующая схема документооборота, представленная на рисунке 2.1.
Рис. 2.1. Схема документооборота предметной области «АИС Колледж. Подсистема «Комендант»»
ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ
