Организационная структура управления. Краткая историческая справка о деятельности компании

Краткая историческая справка о деятельности компании

 

Общество с ограниченной ответственностью «Эй Энд Эй» (ООО «A&A») крупнейший оператор бронирования в Санкт-Петербургу. Офис «A&A» находится по адресу Санкт-Петербург, ул Комсомола 41, Бизнес-центр «Финляндский», 5 эт., оф. 503.

Компания «А&A» работает на рынке туристических услуг и бизнес сервиса с 1998 года. Более 200 квалифицированных сотрудников компании по всей России и СНГ обеспечивают высокий уровень обслуживания партнеров и клиентов. «А&A» входит в 10 ведущих фирм на российском рынке, так же являемся Членом российского союза туриндустрии (РСТ) с 2001 года.

«А&A» профессионально занимается бронированием гостиничных номеров в отелях разного уровня на территории РФ, СНГ и дальнего зарубежья; осуществляет заказ авиабилетов, железнодорожных билетов и трансфера; организует и проводит семинары, конгрессы и конференции. Для корпоративных клиентов компания предлагает туры выходного дня и экскурсии от эконом до VIP класса.

Для клиентов преимущества работы с ООО «A&A» состоят в следующем:

- компания работает напрямую (без посредников) с гостиницами;

- компания имеет свои выкупленные блоки – номера в гостиницах;

- работники компании получают круглосуточную информацию о свободных (освобождающихся) номерах, расположении и возможностях гостиниц;

- компания владеет своими терминалами по продаже авиа/жд билетов, а также предоставляет возможность приобретения электронного билета;

- имеет свои филиалы на территории РФ и СНГ, которые охватывают разные часовые пояса, что позволяет оперативно предоставить необходимую услугу.

При заключении договора на обслуживание ООО «A&A» предоставляет клиентам:

- приоритет в обслуживании с персональным менеджером;

- удобную форму оплаты;

- бесплатную доставку документов в офис;

- консультацию специалистом по любым вопросам в сфере туризма;

- информацию о спецпредложениях как от отелей и авиа/жд компаний;

- подбор оптимальных услуг (маршрута) с учетом ограниченного бюджета;

- туристическим фирмам компания предоставляет скидку 5% от стоимости размещения в гостиницах.

Компания «A&A» работает с передовыми зарубежными и отечественными системами бронирования, что позволит избавляет клиента от необходимости переплачивать лишние деньги за посреднические услуги и тратить драгоценное время.

 

Организационная структура управления

 

На сегодняшний день численность персонала компании «A&A» составляет 15 человек. Организационная структура ООО «A&A» представлена на рис. 1. Основным документом, который регулирует взаимоотношения руководства с персоналом фирмы, является трудовой договор, в котором четко расписаны должностные обязанности сотрудника, условия работы и оплаты. Содержание договора индивидуально для каждого работника, согласуется с ним и является коммерческой тайной.

Рассмотрим функции, которые возлагаются на каждое из подразделений компании.

Генеральный директор осуществляет общее руководство текущей деятельностью компании.

 

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР

АХО

Бухгалтерия

Коммерческий директор

Визовый отдел

Отдел бронирования

Курьерская служба

 

 

Рисунок 1 - Организационная структура туристической компании «A&A»

 

Коммерческий директор занимается разработкой рекламной политики фирмы, отслеживанием информации по конъюнктуре рынка, по положению фирмы на рынке туристских услуг. В непосредственном подчинении у заместителя генерального директора по маркетингу и рекламе находятся отдел продаж, визовый отдел и курьерская служба.

Отдел бронирования имеет в своем составе 5 человек. Визовый отдел насчитывает в своем составе 2 сотрудника, в функции которых входит оформление выездных виз, информирование клиентов о необходимых документах для получения визы, о необходимости собеседования, доставляет документы в посольства, в МИД, осуществляет отправку запросов информации о готовности виз и т.д.

Доставка документации деловым партнерам и клиентам возложена на курьерскую службу в составе 2 человек.

Ведением бухгалтерского учета, составлением и хранением финансовой отчетности занимаются сотрудники бухгалтерии в составе 2 человек. Бухгалтерия подчинена непосредственно генеральному директору.

Административно-хозяйственный отдел состоит из двух человек и подчиняется непосредственно генеральному директору ООО «A&A». Направлениями деятельности этого отдела являются хозяйственные вопросы (покупка и установка оборудования, снабжение расходными материалами, ремонт оборудования и помещений и т.д.), которыми ведает завхоз, а также формирование и обслуживание внутренних компьютерных сетей, обеспечение выхода в Интернет, установка компьютерных программ и обучение персонала работе с ними и др. обеспечивает системный администратор.

В обязанности менеджеров в соответствии со специализацией входит ведение переговоров с клиентами и партнерами по телефону и в офисе, оформление туров с туристами, бронирование туров и оформление документов с туроператорами, контроль за выполнением заказов, изменением цен, требованиями к предоставляемым документам, условиями сотрудничества, спецпредложениями.

Ресепшеонист осуществляет прием входящих звонков, распределяет их согласно специализации менеджеров, отвечает на вопросы общего характера («Как к вам проехать?», «До которого часа работаете?»), обеспечивает своевременный заказ необходимой канцелярской продукции, бытовых товаров, осуществляет контроль за распорядком работы курьера, выполняет поручения руководителя, принимает посетителей и гостей офиса. Ему также поручают заполнение анкет, учет и регистрацию входящей и исходящей почты, ответы на корпоративные email, ICQ, Skype.

Кроме того, заключены договоры с программистом, сотрудниками клининговой компании.

ООО «A&A» обращается по мере необходимости к помощи профессиональных консультантов: юристов, специалистов по налогообложению и аудиторов – на основе почасовой оплаты.

Функциональные обязанности подчиненных устанавливаются руководителями отделов.

К достоинствам структуры фирмы следует отнести:

- эффективный централизованный контроль за достижением результатов стратегии;

- высокое качество управления операциями;

- возможность достижения эффектов масштаба и освоения на базе функциональных разграничений.

Недостатки структуры включают:

- сложность координации различных функциональных подразделений;

- большую вероятность возникновения конкуренции и конфликтов между функциональными подразделениями;

- излишнюю специализацию и узость управленческого мышления.

Штатное расписание ООО «A&A» на 2013 г. приведено в таблице 1.

Таблица 1 - Штатное расписание ООО «A&A» на 2013 г.

Должность	Количество человек	З/плата, тыс. руб.	ФОТ, тыс. руб.
Высшее руководство
Генеральный директор
Главный бухгалтер
Коммерческий директор
Отдел бронирования
Начальник отдела бронирования
Менеджеры по бронированию
Секретарь
Визовый отдел
Главный визового отдела
Менеджер визового отдела
Курьерская служба
Водители-курьеры
Административно-хозяйственный отдел
Системный администратор
Завхоз
Итого

 

Анализ организационной структуры ООО «A&A» показал, что, основным ее недостатком является, отсутствие отдела маркетинга и рекламы, вследствие чего у фирмы отсутствует утвержденная маркетинговая стратегия, что приводит, в свою очередь, к отсутствию стратегических планов, неясности перспектив развития. Кроме того, отсутствие специалиста по кадровому менеджменту сказывается на квалификации персонала и, следовательно, на качестве обслуживания. Согласно штатному расписанию, ФОТ на 25 человек составляет 617 тыс. руб. в месяц, или 7404 тыс. руб. в год.