Студент должен:
знать:
¾ формы построения взаимоотношений с сотрудниками;
¾ технику личной работы руководителя;
¾ сущность и классификацию стилей управления.
Понятие руководства и власти. Управление человеком и управление группой.
Планирование работы менеджера. Затраты и потери рабочего времени. Основные направления улучшения использования времени. Организация рабочего дня, рабочей недели, рабочего места. Улучшение условий и режима работы. Рабочее место руководителя, его эргономические характеристики.
Стили управления и факторы его формирования. "Решетки менеджмента".
Связь стиля управления и ситуации.
Теоретический обзор темы.
В работе руководителя много привлекательного. Она предоставляет широкие возможности для развития личности, престижна, придает человеку достоинство, приносит уважение окружающих, наконец, просто захватывающа и увлекательна, так как предполагает решение сложных проблем часто в неопределенных или критических ситуациях и в самые сжатые сроки.
Основная его задача состоит не в том, чтобы делать ту или иную работу самому, а в том, чтобы, изучив ситуацию и наметив план действий, организовать ее выполнение силами подчиненных, проконтролировать и оценить их действия, вознаградить отличившихся. Понятно, что попытка совместить все это с исполнительской деятельностью большей частью обречена на провал.
Выполняя свои обязанности, руководитель выступает в определенной социальной роли, характер которой с развитием общества меняется. В тот период, когда работники в большинстве своем представляли серую безликую массу, обладали низким уровнем образования и универсальными навыками, все время находились под страхом увольнения, ибо за воротами предприятия находилась толпа жаждущих занять их место, и в то же время пребывали в постоянной готовности взбунтоваться из-за невыносимых условий жизни и труда, от руководителя требовалось быть беспощадным диктатором, управляющим персоналом при помощи голого принуждения.
Современная научно-техническая революция кардинально изменила условия и характер производства. Технологические и социальные процессы стали чрезвычайно сложными, а знания и квалификация исполнителей, их независимость настолько возросли, что руководитель уже не в состоянии единолично управлять всем. При таких обстоятельствах вновь меняется его роль — он становится организатором самостоятельной работы подчиненных, объединенных в команды, о которых уже шла речь выше. Диктаторские замашки и патернализм в данной ситуации практически исключены, ибо первому среди равных ими пользоваться недопустимо, а их место занимает деловое сотрудничество и консультирование.
По своей ориентированности на определенный характер действий руководители делятся на активных и пассивных. Основная цель пассивных состоит в сохранении любой ценой своих позиций в организации традиций, дополнительно гарантирующих стабильность. В противоположность им активные руководители стремятся к расширению сферы своего влияния как для получения еще большей власти, так и ради совершенствования организации и достижения общего блага.
Основным объектом текущего управления в организации является производственная деятельность и все те процессы, которые обеспечивают нормальные условия ее осуществления и заданные результаты.
Организация производственных процессов подчиняется определенным принципам, которые менеджеру необходимо хорошо знать и учитывать в своей работе. Главными среди них считаются: специализация, пропорциональность, параллельность, прямоточ-ность, непрерывность, ритмичность, гибкость, цикличность, комплексность.
Специализация предполагает обособление производственного процесса в цехе, на участке, на рабочем месте, основанное на специфическом сырье, материалах, технологии, кадрах, выпускаемой продукции. Она может быть пообъектной, то есть связанной с изготовлением какого-либо законченного продукта; подетальной, когда речь идет о какой-либо его части; пооперационной, если имеется в виду сосредоточение на выполнении отдельной работы, результат которой не обладает законченной самостоятельной формой.
Специализация в значительной степени повышает скорость и качество выполнения производственных операций, поэтому при носит организации немалый экономический эффект. В то же время она имеет негативные социальные последствия, поскольку труд людей становится однообразным, растут психологические нагрузки на работников, происходит их деквалификация, потеря навыков универсальной работы. Поэтому на практике работу в подразделении в настоящее время принято организовывать так, чтобы люди, овладев несколькими профессиями, могли переходить от одного вида деятельности к другому.
Уровень специализации измеряется с помощью таких показателей как удельный вес специализированной продукции в общем выпуске, удельный вес специализированного оборудования в общем парке, среднее количество операций или деталей, приходящихся на одного исполнителя или одно рабочее место.
Пропорциональность технологических процессов подразумевает наличие определенного соотношения между их отдельными элементами, например, рабочими местами, в результате чего обеспечивается их соответствие друг другу по пропускной способности, ликвидируются различного рода заторы на пути движения предмета труда, создается необходимая основа ритмичной работы. Под параллельностью понимается одновременность осуществления разных стадиях технологического процесса во времени и пространстве, если последовательность стадий не имеет принципиального значения. Например, одну и ту же деталь можно обрабатывать одновременно несколькими инструментами или сразу несколько деталей на одном станке.
Прямоточность как принцип организации производства состоит в обеспечении кратчайшего пути движения изделий между отдельными этапами технологического процесса и внутри них, что значительно сокращает затраты времени на производство.
Важным моментом организации производственных процессов является ритмичность, суть которой состоит в равномерном выпуске продукции или движении предмета труда в одинаковые промежутки времени на всех этапах технологической цепочки, а также в регулярной повторяемости операций и их групп.
Стремительные изменения в технологии современного производства, происходящие под воздействием НТР, требуют от него гибкости, заключающейся в возможности быстрой замены или переналаживания оборудования, перехода на иные виды сырья, материалов, полуфабрикатов, выпуска новых образцов продукции. Все более важную роль в успешной реализации этого принципа играет всеобщая компьютеризация.
В условиях массового и серийного производства основные технологические процессы осуществляются циклично, то есть регулярно повторяются в полном объеме как совокупность операций. Производственные циклы различаются продолжительностью и структурой. Элементами последней являются рабочий период и организационные перерывы. Рабочий период включает время осуществления основных и вспомогательных технологических процессов, транспортных и контрольных операций, естественных перерывов, когда в действие вступают силы природы и участие человека не требуется.
Функционирование технологических процессов является материальной основой текущего планирования, представленного краткосрочными и оперативными планами, отражающими тактику решения проблем, стоящих перед организацией.
Краткосрочные планы охватывают годовой период. Они разрабатываются на уровне предприятия в виде производственной программы на основе поступивших заказов или результатов маркетинговых исследований, а затем конкретизируются для отдельных цехов на квартал или на месяц. В задачу краткосрочного планирования в связи с этим входит обеспечение производства продукцией и услугами с минимальными затратами.
Цехи на основе касающейся их части производственной программы предприятия осуществляют процесс оперативного планирования, формируя собственные производственные программы и задания участкам и бригадам с учетом возможности их выполнения на каждом рабочем месте. В них входят оперативно-календарные планы запуска-выпуска изделий и сменно-суточные задания.
Оперативно-календарный план определяет последовательность и сроки запуска, обработки и выпуска изделий и их партий по дням недели, загрузку технологических линии и отдельных единиц оборудования и используется часто как основной документ для разработки сменно-суточных заданий, которая представляет собой заключительный этап оперативного планирования в цехе:
В сменно-суточном задании перечисляются конкретная номенклатура и количество изделий, необходимые для нормального осуществления производственного процесса в данном цехе и смежных с ним.
План движения изделий и их отдельных частей по технологической цепочке может выполняться в виде сетевого графика, на котором удобно отражать многоходовые действия. Сетевой график состоит из двух основных элементов: "событий" и "работ".
Под событием понимается некое качественно определенное состояние объекта планирования в тот или иной момент времени, а под работой — действие, направленное на достижение поставленной цели, в результате которого одно событие сменяется другим и происходит поэтапное продвижение к цели. Таким образом, события и цель оказываются связанными друг с другом работами.
Под рабочим временем понимается продолжительность участия человека в организованном трудовом процессе, в течение которого он должен выполнять свои производственные или служебные обязанности. Оно измеряется длительностью рабочего дня, рабочей недели, рабочего месяца, рабочего года и обычно регулируется национальным законодательством, определяющим его предельную величину за календарный период, каковым чаще всего является неделя. Время, затраченное сверх нормальной величины, считается сверхурочным и должно оплачиваться по повышенным расценкам.
Если характер производственных процессов позволяет, рабочее время может быть неполным, гибким или скользящим и реализоваться в соответствующем подходе к организации рабочего дня или недели.
Так, неполный день (неделя) охватывает лишь часть рабочего дня (недели) нормальной продолжительности с соответствующим понижением их оплаты. Оставшуюся часть времени при этом может быть занят другой человек. Гибкий график работы вместо точной фиксации момента ее начала и конца предусматривает определенные промежутки времени, в течение которых она может начинаться и заканчиваться, а также период, когда сотрудники обязательно должны присутствовать на рабочем месте. Скользящий график предполагает возможность сдвигать момент его начала и окончания по сравнению с принятыми в организации стандартами, что обычно имеет место при полуторасменной работе.
Само рабочее время состоит из времени работы и времени перерывов. В первое включается основное, вспомогательное, подготовительно-заключительное время и время обслуживания рабочего места. Второе состоит из времени технологических и времени организационных перерывов.
В течение основного времени достигается непосредственная цель данного трудового процесса, например, создается документ, происходит выступление на собрании и т.п. Вспомогательное время охватывает выполнение действий, связанных с обеспечением основной работы, и вместе с основным составляет оперативное время. В приведенных примерах в рамках вспомогательного времени может осуществляться сбор необходимых материалов для подготовки доклада или документа.
Время обслуживания рабочего места тратится на поддержание его в надлежащем состоянии. Оно, в свою очередь, может делиться, хотя далеко не всегда, на организационное и технологическое. В его рамках осуществляется уборка, наведение порядка, сортировка материалов, подготовка к работе оборудования.
Наконец, некоторые виды трудовых операций требуют расходования подготовительно-заключительного времени. Например, врачу перед осмотром каждого больного и после его завершения необходимо мыть руки.
Перерывы также неоднородны. Прежде всего необходимо говорить о технологических перерывах, когда основной процесс либо на время прекращается по причинам, связанным со спецификой работы оборудования, либо продолжается без участия человека. Организационные перерывы обусловлены естественными факторами (необходимость отдыха, принятия пищи), а также различного рода сбоями, неполадками, происходящими как по вине работников, так и независимо от них.
Планирование времени служит делу повышения эффективности использования рабочего дня. Считается, что день лучше всего начинать в одно и то же время, ибо человек — раб своих привычек. Это обеспечивает хороший тонус и позволяет на деле реализовывать принцип "человек — хозяин работы, а не работа — хозяйка человека".
Предпочтительно, чтобы руководитель начинал свой день раньше подчиненных, чтобы до их прихода на работу у него была возможность уточнить для них задания и принять все необходимые меры для успешного преодоления трудностей. После этого выполняются наиболее трудные и неприятные дела, а во второй половине дня — легкие. Такая последовательность обусловлена не только нарастанием усталости, но и тем, что после обеда подчиненные, контакты с которыми в первой половине дня ограничены, обычно приходят с просьбами о помощи и разъяснении тех или иных вопросов. Поэтому во второй половине лучше заниматься делами, не требующими большой сосредоточенности, например, просмотром почты, или решением проблем, которые вновь появились с утра.
Для экономии времени в процессе работы необходимо избегать импульсивных поступков и не отвлекаться по-возможности на вновь возникающие проблемы, ибо они могут потребовать новых действий. Эти проблемы целесообразно зафиксировать, с тем чтобы вернуться к ним позже, что позволит завершить начатое, а проблемам "отлежаться" и принять более зримые очертания. Фиксация материала необходима также при внезапных перерывах работы, поскольку позволяет быстрее вновь сосредоточиться.
Производительность управленческого труда находится в прямой зависимости от состояния рабочих мест и условий, в которых трудится менеджер. Значение рассматриваемой проблемы усиливается в связи с появлением новых организаций рыночного типа, когда происходят существенные качественные изменения в системе управления экономическими и социальными процессами.
Рациональная организация рабочего места менеджера обеспечивает создание в управленческой деятельности максимальных удобств и благоприятных условий труда, повышает содержательность работы. В настоящее время разработано более 5 тыс. типовых проектов организации рабочих мест для различных категорий административно-управленческого персонала.
В основе любой планировки рабочего места менеджера лежит деление его кабинета на рабочую зону и зону совещаний (переговоров).
Система обслуживания рабочего места менеджера в данном случае должна иметь различные средства связи и автоматизированную систему информации (АСИ). В практику управления широко внедряется автоматизированное рабочее место руководителя (АРМ). В своем составе АРМ, как правило, имеет ПЭВМ, календарь, диалоговые устройства, электронный дневник, мощный калькулятор с большой емкостью памяти, средство для создания и хранения личной и служебной корреспонденции, систему контроля за исполнением поручений.
Кроме принципов организации рабочих мест аппарата управления необходимо соблюдать ряд экономических, эргономических и эстетических требований к нему: материальная и моральная заинтересованность, удобство мебели, наличие средств оргтехники, рациональный режим труда и отдыха, благоприятные санитарно-гигиенические и эстетические условия труда.
Материальная и моральная заинтересованность. Менеджер должен сформировать систему мотивов, побуждающих сотрудников систематически улучшать режим и условия их труда.
Удобство мебели. Задача состоит в том, чтобы выбрать габариты и форму мебели с учетом антропометрических данных личности и удобно разместить ее на рабочем месте.
Наличие средств оргтехники. Рабочее место должно быть оборудовано соответствующей оргтехникой, а следовательно, создана технология эффективного ее использования.
Благоприятные санитарно-гигиенические и эстетические условия труда. В помещении должны быть оптимальны ми температурный режим, освещение, влажность воздуха, цвет стен, мебели и т.п.
Рациональный режим труда и отдыха. Ненормированный рабочий день менеджера делает необходимым установление ему гибкого графика выхода на работу с учетом утомляемости человека.
На основе детальных наблюдений было установлено чередование периодов высшей работоспособности и утомления управленческих работников в течение рабочего дня.
Работоспособность человека меняется в течение рабочего дня и может быть разделена на три фазы. Длительность первой фазы (фаза врабатывания) в зависимости от вида труда колеблется от нескольких минут до 1 ч. В завершении этой фазы организм работника переходит в так называемое "устойчивое состояние",которое характеризуется наивысшей для данного индивида эффективностью и устойчивостью. Длительность этой фазы зависит от интенсивности труда, условий внешней среды и субъективного отношения человека к своей работе.
Как правило, через 3-4 ч работоспособность начинает снижаться, внимание рассеивается, движения замедляются, возрастает число ошибок. Обычно к этому периоду приурочивают обеденный перерыв. После обеденного перерыва организм вновь проходит через фазу врабатывания.
Наиболее ответственным моментом в работе по рационализации управленческого труда является планирование мероприятий по созданию благоприятных условий труда руководителей и специалистов организации. Они могут разрабатываться на различных уровнях управления. На основе изучения различных аспектов трудового процесса составляется комплексный план рациональной организации труда. В этом плане отражают мероприятия в соответствии с основными направлениями рациональной организации труда, принятой в фирме.
Организация рабочих мест руководителей современными средствами информационно-вычислительной и оргтехники, связи и сигнализации.
Такими техническими средствами обеспечивается комплексное использование средств оргтехники по видам работ:
1. Накопление, обработка, хранение и передача информации средствами компьютерной техники (бухгалтерии предприятий – расчеты заработной платы и другие виды, узел связи – расчет оплат; расчеты при проектировании техпроцессов)
2. Составление текстовой документации УВЦ – ЭВМ – принтеры
3. Обработка входящих и исходящих документов
4. Копирование и размножение документов
5. Хранение, поиск, передача документов
¾ ЭВМ;
¾ баксы + архивные папки, современные скоросшиватели и т.д.
6. Чертежные работы
¾ АРМ "Конструктор"
¾ ЭВМ – чертежи двигателей ГАЗа
7. Вычислительные операции от МК до ЭВМ
8. Оперативная связь + информационно-сигнальная связь
Опросы, проводимые среди менеджеров, однозначно свидетельствуют о том, что наиболее сложным элементом их работы наряду с планированием и увольнением сотрудников является текущее руководство людьми, направление их поведения в нужную для организации сторону. Этот процесс осуществляется с помощью различных методов, то есть способов воздействия на них с целью получения необходимого результата. Среди этих методов выделяются авторитарные (автократические); демократические и либеральные,
Авторитарные методы основываются на отдаче подчиненным в приказной форме распоряжений без всяких объяснений их связи с общими целями и задачами деятельности организации. При этом руководитель определяет не только содержание заданий, но и конкретные способы их выполнения, отдает предпочтение наказаниям, жесткому тону, официальному характеру отношений, поддерживает между собой и подчиненными дистанцию, которую они не имеют право нарушить.
Применение этих методов может быть эффективным тогда, когда подчиненные полностью находятся во власти руководителя, например, на военной службе, или безгранично ему доверяют (скажем, как актеры режиссеру или спортсмены тренеру), а руководитель уверен в том, что они не способны самостоятельно действовать правильным образом.
В противоположность авторитарным демократические методы руководства предполагают, что руководитель доверяет подчиненным, интересуется их мнением по большинству решаемых проблем, дает возможность их обсуждать, прислушивается к советам, поддерживает с ними полуофициальные отношения.
В то время как авторитарные и демократические методы основываются на активной роли руководителя в управлении деятельностью подчиненных, либеральные методы состоят в том, что руководитель сводит к минимуму свое вмешательство в нее, предоставив подчиненным самостоятельно решать большинство проблем, и таким образом являются пассивными.
К числу объективных факторов эффективности управления следует отнести величину предприятия и количество его сотрудников. К ним также относятся особенности производственной деятельности. На управление влияют особенности выполняемых производственных задач, условия их реализации, способы и средства деятельности.
Каждая организация, каждый субъект имеют свои внешние и внутренние факторы влияния на эффективность управления ситуацией. Они приведены в таблице 17
Таблица 17 -
| Внешние факторы | Внутренние факторы |
| Активная политика конкурентов | Психологический климат в коллективе |
| Внезапные изменения в экономическом положении клиентов | Неравномерность, неритмичность поставок и перегрузки в работе |
| Экономические, политические кризисы, влияющие на эффективность работы предприятия | Прогулы работников, немотивированные пропуски и потери рабочего времени |
| Общественно значимые события | Болезни руководителей и сотрудников |
| Структурные изменения в обществе | Мероприятия, проводимые профсоюзным движением (забастовки, митинги и т.д.) |
| Неблагоприятные погодные условия | Производственные конфликты |
| Положение на рынке труда: избыток специалистов, безработица, недостаточная квалификация работников | Увольнение или прием на работу новых сотрудников |
| Мероприятия правительства по регулированию социальных процессов за счет работодателей | Расширение или сокращение деятельности организации |
| Репрессивное и агрессивное к предпринимательству законодательство | Неисправности машин и оборудования, оргтехники, средств связи |
| Миграционные процессы, ухудшающие качество населения | Криминальное поведение клиентов или персонала: воровство, обман, хищения, технический вандализм |
Продолжение таблицы 17
| Резкие колебания на финансовых рынках | Действия влиятельных лиц, содействующих или мешающих деятельности организации (лобби) |
| Неожиданные изменения конъюнктуры на рынках энергоресурсов и сырья | Факторы охраны имущества и безопасности труда |
| Изменения в соотношении политических сил, влияющих на промышленную политику государства | Социальные инициативы коллектива, изобретательство и рационализаторство |
| Новые технологии производства товаров и услуг | Разработка стратегий управления, согласование с коллективом планов развития |
| Требования профсоюзов к технике безопасности и условиям труда | Административный контроль, система поощрения и взыскания |
| Влияние средств массовой информации на формирование имиджа предприятия и его руководства | Позитивная мотивация творческого и производительного труда сотрудников |
