Інкасація грошової виручки в комерційних банках

Інкасацію здійснюють на підприємствах, в організаціях, установах інкасатори—збирачі банків на основі «Доручень на інкасацію грошей», посвідчення особи і спеціального посвідчення на автомашину. Механізм інкасації полягає в обміні сумок з грошовою виручкою на порожні і виписувані підприємствами (організаціями), що здають гроші, до кожної сумки супровідної відомості у трьох примірниках. При цьому інкасатор-збирач не перераховує готівку грошей, а лише перевіряє кількість сумок і загальну суму виторгу за записами в накладній та копії супровідної відомості на кожну сумку, яку він приймає, і розписується в тій, що залишається на підприємстві.

Доставлені в банк сумки з готівкою інкасатор здає бухгалтеру-контролеру, який перевіряє відповідність записів у супровідних відомостях, реєструє належні до приймання від інкасаторів сумки (мішки) в «Журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою і порожніх сумок» у двох примірниках і в міру реєстрації передає накладні (супровідні відомості) касирові.

Про загальну кількість прийнятих за всіма маршрутами сумок (мішків) з готівкою і порожніх сумок складається «Довідка про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою і порожні сумки», яка разом з першими примірниками журналів обліку при-

йнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок зберігається в окремій папці.

Схема руху готівкових коштів, що поступають від інкасаторських бригад, у вечірніх касах досить чітко визначена і її можна подати як такі етапи.

1. Старший бригади інкасаторів здає касиру сумки (мішки) з готівкою в присутності всіх інкасаторів цієї бригади; водій автомашини повинен знаходитись у приміщенні банку або в автомашині до закінчення приймання сумок з цінностями.

2. При здачі сумок (мішків) інкасатори пред'являють накладні до сумки з грошовою виручкою, а при здачі сумок з валютними цінностями — супровідні відомості та явочні картки бухгалтеру-контролеру.

3. Бухгалтер-контролер вечірньої каси перевіряє відповідність записів у накладних (супровідних відомостях) і явочних картках і реєструє належні до приймання від інкасаторів сумки (мішки) в журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою і порожніх сумок.

4. У міру реєстрації бухгалтер-контролер передає касиру накладні (супровідні відомості), а за даними записів у явочних картках встановлює кількість і номери порожніх сумок (що не використані в процесі інкасації), які підлягають поверненню до каси, і перевіряє відповідність кількості сумок, які здають інкасатори до каси, даним Довідки про видачу інкасаторських сумок, мішків і явочних карток. Завершивши первинні процедури контролю, бухгалтер-контролер явочні картки повертає інкасаторам.

5. Касир, приймаючи сумки, проводить контроль їх зовнішніх параметрів (виразність пломб і відповідність завіреним зразкам, відповідність номерів сумок, що здаються інкасаторами, номерам, зазначеним у накладних).

6. Прийнявши за кожним заїздом (маршрутом) сумки і мішки, бухгалтер-контролер і всі інкасатори бригади підписують два примірники журналу прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок і другий примірник, скріплений печаткою вечірньої каси, видають старшому бригади інкасаторів.

7. Касир під контролем бухгалтера-контролера підраховує кількість сумок, що здаються в грошове сховище (сейф) і звіряє її відповідність кількості, зазначеній у журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок. Сейф закривається на два ключі, один з яких перебуває в касира, другий — у бухгалтера-контролера.

8. Підсумковим документом проведеної роботи є складання Довідки про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою і порожні сумки.

При виконанні всіх зазначених процедур проводиться контроль дефектності сумок і якщо виявляються порушення (зовнішні або

невідповідність сум, вказаних у накладних і явочних картках), касир у присутності бухгалтера-контролера та інкасаторів, що пред'явили ці сумки (мішки), розкривають їх і перелічують гроші.

По завершенні роботи складається акт у трьох примірниках за підписами всіх осіб, що були присутні при перерахуванні грошей із зазначенням дати розкриття сумки та її номера, описом дефектності сумки і з указаниям суми, що виявлена при перелічуванні. Перший примірник акта залишається в справах банку разом із супровідним документом, другий з повідомленням про факт нестачі і речовими доказами (сумкою, пломбою, упаковкою і т. ін.) передається правоохоронним органам (за умови виявлення нестачі), а третій надсилається організації, яка здала готівку інкасатору.

Наступного дня зранку касир і бухгалтер-контролер вечірньої каси здають сумки (мішки) з проінкасованою грошовою виручкою і супровідними документами завідувачеві операційної каси для звірки документів і попереднього зарахування виручки на розрахунковий рахунок підприємства, а останній — касирам для перерахування та в бухгалтерію банку для зарахування вже уточненої суми грошей на рахунок підприємства (організації). Супровідні відомості додаються до касових документів дня. У бухгалтерії банку операції з інкасації готівки відображають на відповідних балансових рахунках (табл. 1).

Таблиця 1 КОРЕСПОНДЕНЦІЯ РАХУНКІВ ЗА ІНКАСАЦІЄЮ

Дебет	Кредит	Зміст господарської операції
1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»	26 «Кошти клієнтів банку»	Надходження готівки грошей у касу до її перерахування
1001 «Банкноти та монети в касі банку»	1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»	Зарахування готівки, якщо не виявлено відхилень фактичної наявності від документальної
1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»	26 «Кошти клієнтів банку»	Виявлення недостачі, виявленої при перерахуванні (попереднє зарахування за документами без перерахування)
26 «Кошти до запитання клієнтів банку»	1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»	У випадку недостачі, виявленої при перерахуванні (на виявлену недостачу зменшується попередньо відображена сума інкасованої грошової готівки та її зарахування на розрахунковий рахунок підприємства)

Закінчення табл. 1

Дебет	Кредит	Зміст господарської операції
1001 «Банкноти та монети в касі банку»	1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»	У випадку недостачі, виявленої при перерахуванні (після перерахування готівки її фактична сума, зараховується в касу банку)
1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»	26 «Кошти до запитання клієнтів банку»	У випадках, якщо виявлено надлишок готівки (попереднє, до пе-рерахунка, зарахування готівки на розрахунковий рахунок підприємства)
1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»	26 «Кошти до запитання клієнтів банку»	У випадках, якщо виявлено надлишок готівки (на фактичну суму готівка прибуткується в касу)
1001 «Банкноти та монети в касі банку»	1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»