Создание форм для наполнения таблиц данными (записями)

 

Наиболее удобным и безопасным с точки зрения сохранения структуры таблиц способом ввода данных в таблицы БД является ввод данных через формы.Формы – это специальные средства для ввода данных без доступа к самим таблицам и их отображение с использованием специальных средств оформления. Основной смысл форм – предоставить пользователю возможность заполнять только те поля, которые ему заполнять положено. В форме можно размещать специальные элементы управления – кнопки, раскрывающиеся списки, переключатели и т.д.

Структура формы может быть сформирована на основе таблиц и на основе запросов. Форма может быть создана автоматически (Создание – группа Формы - кнопка Формы или Другие формы). Однако наиболее удобным способом создания форм является использование Мастера форм. При создании формы с помощью Мастера форм, она может быть создана на основе нескольких таблиц или запросов. Соответственно в ней могут быть поля уже из нескольких таблиц или запросов.

Для создания формы с помощью Мастера форм следует выбрать вкладку Создание – группа Формы - Мастер форм (появляется окно Создание форм). Далее в качестве источника данных выбрать нужную таблицу (или таблицы), затем поля из нее. На следующем шаге выбрать внешний вид формы (например, в столбец, ленточный). На последнем шаге задать имя формы.

В режиме Конструктор форму можно редактировать, используя область заголовка, область данных и область примечаний.

Ниже представлена одна из созданных форм как в режиме формы, так и в режиме Конструктор.

 

Вставьте «рисунки»!!!

 

При создании формы для ввода данных в таблицы, связанные отношением один-ко-многим можно создавать так называемые сложные формы (формы с подчиненной формой или связанной формой). Форма создается через Мастер форм. Выбираются таблицы и поля из них. На этапе задания вида представления данных по умолчанию помечен переключатель Подчиненные формы (можно Связанные формы). Далее выбирается внешний вид подчиненной формы (например, ленточный). На последнем шаге создания формы задаются имена форм (формы и подчиненной ей формы).

Ниже представлена форма с подчиненной формой.

 

Вставьте «рисунки»!!!

 

Создание запросов

 

Запросы – специальные средства для отбора и анализа данных, служат для извлечения данных из таблиц, предоставления их в удобном для пользователя виде. С помощью запросов выполняются операции по отбору данных, сортировке, фильтрации. Запросы позволяют преобразовать данные по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортируемыми из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и т.д. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц, создавая на их основе временную результирующую таблицу.

Запросы создаются и редактируются в режиме Конструктор. Для этого выбирается вкладка Создание – Запросы - Конструктор запросов. В окне «Добавление таблицы» выбрать нужные для запроса таблицы. Для построения запроса выбрать нужные для запроса поля.

В работе были созданы различные типы запросов, которые представлены ниже.

 

Запрос на выборку

Пример. Создать запрос для получения информации о …

В строке «Условие отбора» для нужных полей ввести конкретные критерии для отбора.

Созданный запрос в режиме Конструктор, а также результирующая таблица запроса представлены ниже.

 

Вставьте «рисунки»!!!

 

2. Запрос на выборку с параметром (параметрический)

Позволяет пользователю многократно запускать запрос, причем при запуске запроса можно каждый раз вводить новый критерий отбора данных. Критерий отбора вводится в специальное окно для ввода параметров отбора, которое появляется после запуска запроса.

Пример. Создать запрос, дающий возможность получить информацию о …

Запрос создается аналогично запросу на выборку.

Строка «Условие отбора» для поля, по которому осуществляется отбор, имеет вид: [Текст]. В квадратных скобках записывается произвольный текст, поясняющий критерий отбора. Наличие квадратных скобок обязательно. При запуске такого запроса появляется диалоговое окно с полем, где нужно вводить критерий отбора. Условий отбора может быть несколько. Соответственно, после запуска запроса будут последовательно появляться несколько диалоговых окон, в каждом из которых следует вводить нужный критерий отбора.

Запрос в режиме Конструктор представлен ниже.

 

Вставьте «рисунки»!!!

 

 

Итоговые запросы

Позволяют производить математические вычисления по заданному полю с выдачей результатов.

Пример 1. Создать запрос для вычисления...

Запрос создается подобно запросу на выборку.

После выбора нужных таблиц и полей для выполнения вычислений выбрать кнопку Итоги в группе Показать или скрыть. В нижней части бланка запроса появляется новая строка «Групповая операция». В этой строке для вычисляемого поля из раскрывающегося списка выбирается нужная функция.

Для редактирования надписи поля, в котором были выполнены вычисления, необходимо воспользоваться кнопкой Страница свойств в группе Показать или скрыть. В этом окне можно задать новую подпись поля, формат поля и т.д.

Ниже приведен созданный запрос в режиме Конструктор.

 

Вставьте «рисунки»!!!

 

 

Пример 2. Создать запрос для поиска самого дорогого …

После выбора таблиц и полей выбрать кнопку Итоги в группе Показать или скрыть. Для вычисляемого поля в строке «Групповая операция» выбрать функцию - Max (для поиска максимального). Для этого же поля выполнить сортировку По убыванию. В группе Настройка запроса выбрать кнопку Возврат и установить в ней значение 1.

Ниже приведен созданный запрос в режиме Конструктор.

 

Вставьте «рисунки»!!!

 

4. Запрос на создание нового вычисляемого поля

Такие запросы позволяют создавать новые поля, выполняющие специальные вычисления в таблице на основании данных других полей.

Пример. Создать запрос для вычисления стоимости товара в период акции (стоимость снижается на 10%).

Запрос создается подобно запросу на выборку.

Выбираются таблицы и затем поля из них. В новом поле ввести выражение вида: [Имя поля]-0,1*[Имя поля]. Формирование вычисляемого выражения можно осуществлять с использованием Построителя выражений (кнопка «Построитель» в группе Настройка запроса), с помощью которого можно выбирать поля из таблиц БД, функции, не вводя их вручную.

В режиме Конструктор можно отредактировать заголовок нового поля (по умолчанию - Выражение 1), изменив свойство Подпись в окне свойств. Это позволит сделать результат работы запроса более наглядным.

Ниже приведен созданный запрос в режиме Конструктор.

 

Вставьте «рисунки»!!!