Види підсумкових документів та порядок їх складання

 

Оформлення та використання результатів ревізії — важливий етап ревізійної діяльності.

Законодавство не містить вимог, яким повинні відповідати ревізорські документи, що складаються в ході ревізії. Воно визначає лише найменування окремих документів (акт, опис, довідка, розрахунок), які ревізор зобов'язаний скласти, але всі документи незалежно від повноти їх регламентації повинні відповідати певним загальним вимогам, оскільки вони фіксують ревізорські дії.

Проте, як і в багатьох інших видах праці, де виникає потреба у складанні багатьох однотипових документів, в ревізійній роботі також повинні використовуватися друковані форми - бланки. Впровадження бланків звільняє ревізорів від частини технічних прийомів праці, сприяє більш повному і точному дотриманню вимог інструкції про порядок проведення ревізій (друковані тексти роз'яснюють права і обов'язки різних осіб, які беруть участь у проведенні ревізійних дій; дають можливість дотримуватися послідовності ревізійних дій, які передбачає інструкція тощо), спрощує і прискорює саму роботу. Наприклад, ревізору не потрібно витрачати час на продумування і пригадування тих загальних даних, які потрібно записати в ході інвентаризації основних засобів, так як в бланку міститься їх перелік. Нарешті, за допомогою бланків істотно скорочується час і, відповідно, зусилля ревізора на складання документів, досягається уніфікація ревізорських документів, а це полегшує ознайомлення з матеріалами ревізії всіх осіб, які мають на це право, а також реалізацію матеріалів ревізії.

У загальному вигляді вимоги, які пред'являються до складання ревізорських документів, можна сформулювати так:

а) відповідність ревізорського документа тому нормативному акту, яким передбачено його складання, як за назвою і формою, так і за змістом;

б) логічність, стислість і ясність ревізорського документа. Всі питання в документі повинні викладатися послідовно так, щоб кожне нове речення витікало з попереднього або було логічно пов'язане з ним, щоб не зустрічались несподівані документи, висновки, які не відповідають тексту. В документі необхідно уникати зайвих слів;

в) чіткість тексту і однозначність суджень забезпечать одноманітність розуміння змісту документа;

г) грамотність і культура оформлення ревізорського документа.

Одним з найважливіших і найсуттєвіших документів в ревізії є акт ревізії. Він складається у всіх випадках виявлення порушень чинних законодавчих і нормативних актів, зловживань і приписок, серйозних недоліків у веденні обліку і звітності, коли державі завдані збитки тощо - тобто за наслідками заподіяної шкоди.

За змістом акту можна судити не тільки про результати ревізії, але й про якість роботи самого ревізора. Акт ревізії не тільки є способом відображення недоліків, порушень та зловживань, але і важливим документом, на основі якого вищестоящі органи дають оцінку роботи підприємства, на якому

проведена ревізія, роблять висновки про діяльність його відповідальних осіб і розробляють пропозиції щодо покращання фінансово-господарської діяльності підприємства.

На підставі фактів, викладених в акті, виноситься рішення керівника ревізійної організації. Тому акт ревізії слід складати особливо уважно.

Акт ревізії повинен містити:

- загальні дані про окремі основні виробничі і фінансові показники господарюючого суб'єкта;

- виявлені факти порушень законів України, нормативних актів Президента України та Кабінету Міністрів України, а також міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, факти неправильних розрахунків з бюджетом, незаконного і не за цільовим призначенням витрачання готівки і матеріальних цінностей та інших порушень фінансової дисципліни, порушень ведення бухгалтерського обліку і складання звітності;

- виявлені факти безгосподарності, недостач, безпідставного списання і привласнення готівки, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей, інших зловживань, нерегламентованих державою виробництва товарів і надання послуг;

- розміри виявленої шкоди та збитків, причини їх виникнення, посади, прізвища та ініціали осіб, які їх допустили.

Для того, щоб не було нагромадження в акті ревізії однорідних порушень, приводяться декілька найбільш характерних фактів і кінцевий результат відповідного порушення. При цьому слід зробити посилання на накопичувальну відомість, проміжний або разовий акт, які додаються до основного акта ревізії.

Всі факти в акті ревізії викладаються таким чином, щоб по кожному з них можна було мати документально підтверджені відповіді на наступні запитання:

- що порушено (інструкція, стандарт, наказ, постанова тощо з посиланням на пункт, параграф і зміст порушення);

- хто порушив (із зазначенням посадових або матеріально відповідальних осіб);

- час порушення (дата або період здійснення порушення або зловживання);

- спосіб порушення;

- чим викликано порушення (причини і умови, які сприяли порушенню);

- розмір нанесеного збитку.

Побудову основного акта ревізії доцільно здійснювати у відповідності з програмою ревізії, найкраще розробити акт за наступною структурою і послідовністю викладення матеріалів дослідження (зразок).

 

Зразок

АКТ

ревізії господарської діяльності____________________________

(назва підприємства)

від „___” ______________200_р. м. Полтава

 

Розділ І. Загальна (вступна) частина.

Розділ II. Ревізія перевірки виконання вказівок за матеріалами попередніх ревізій.

Розділ III. Ревізія виконання основних показників.

Розділ IV. Результати ревізії господарських операцій та цінностей підприємства.

1. Ревізія виробничих операцій, накладних витрат та собівартості.

2. Ревізія витрачання фонду заробітної плати та розрахунків з робітниками і службовцями.

3. Ревізія постачальницьких операцій та операцій з матеріальними цінностями.

4. Ревізія збутової діяльності та руху запасів.

5. Ревізія грошових коштів, розрахунків та інших активів.

6. Ревізія операцій з довгостроковими та поточними зобов'язаннями.

7. Ревізія фінансової діяльності та результатів.

8. Ревізія операцій з необоротними активами та фінансовими інвестиціями.

9. Ревізія операцій з власного капіталу і забезпечення зобов'язань.

Розділ V. Результати перевірки заходів по усуненню крадіжок та марнотратства.

Розділ VI. Результати перевірки стану обліку та звітності.

Розділ VII. Результати перевірки виконання спеціальних завдань.

Розділ VIII. Опис додатків до акта ревізії.

 

Ревізори

Директор

Головний бухгалтер

Акт (довідка) реєструється в контрольно-ревізійному підрозділі, як правило, відразу після його складання. Другий примірник вручається керівникові перевіреного об'єкта (для ознайомлення й підписання) під розписку на першому примірнику акта із зазначенням дати передачі, але не пізніше наступного робочого дня з дати завершення ревізії, що зазначена в посвідчені. Якщо ревізія проводилася за межами населеного пункту, в якому знаходиться контрольно-ревізійний підрозділ, то реєстрація акта здійснюється в день повернення керівника ревізійної групи з відрядження.

Підписують акт керівник ревізійної групи (ревізори), керівник та головний бухгалтер підприємства, що перевіряється. Акт ревізії (перевірки) фінансово-господарської діяльності міністерства, іншого управління, підприємства, установи, організації підписується керівником ревізійної групи (ревізуючим), міністром або одним з його заступників, керівником (або заступником) іншого перевіреного органу управління, підприємства, установи, організації та головним бухгалтером, у разі потреби — іншими відповідальними працівниками перевіреного об'єкта.

Кінцевою датою написання акта, як правило, є останній робочий день проведення ревізії (перевірки), зазначений у посвідчені на її проведення. У зв'язку з можливими затримками в підписанні акта ревізії слід письмово оформити передачу акта на підпис керівникові підприємства, що ревізується, який у такому випадку буде нести відповідальність за порушення встановленого терміну його підписання.

Акт ревізії може бути переданий ревізором на підпис службовою запискою приблизно наступного змісту (зразок).

Зразок

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

Керівнику ___________________________________________

(назва підприємства, що ревізується)

____________________________________________(прізвище, ініціали)

 

Недостачу при цьому два примірника акта документальної ревізії, що проведена мною в підпорядкованому Вам підприємству і прошу оформити їх підписами у відповідності з_______________________________________

(постанова, інструкція тощо та дата їх прийняття)

і в термін, встановлений ______________________________________

(назва інстанції)

Якщо по акту будуть заперечення, прошу надати їх у письмовій формі одночасно з підписаним актом ревізії не пізніше трьох днів з цієї дати.

Ст. ревізор (прізвище, ініціали)

 

Службова записка передається під розписку керівнику або головному бухгалтеру підприємства, що ревізується, на другому примірнику.

Не пізніше ніж через п'ять робочих днів з дня підписання акта із зауваженнями головний бухгалтер або директор повинні подати з приводу зауважень органам КРУ письмові пояснення чи заперечення.

Обов'язкові документи, що додаються до акта ревізії

Виявлені в ході ревізії факти безгосподарності, неефективного витрачання грошових коштів, матеріальних цінностей, фондів, а також зловживання та інші порушення повинні бути підтверджені відповідними документами, наприклад, довідками чи виписками з первинних документів або бухгалтерських записів. В них слід вказати дату здійсненого порушення, зазначити номери первинних документів, назву підприємства, структурного підрозділу чи особи, яка дала дозвіл на здійснення незаконної операції тощо. Нижче наведена схема документального підтвердження найбільш характерних фактів порушень або зловживань (табл.).

Таблиця. Документи, які необхідні для підтвердження порушень

 

 

 

№ з/п	Перелік порушень	Підтверджуються документами (посилання на облікові реєстри)
	Касові операції
Недостача або лишок готівки в касі	Акт інвентаризації касової готівки, довідка бухгалтерії про залишок грошей на дату проведення інвентаризації, пояснення касира
Порушення або зловживання по касових операціях	Описи виявлених порушень з посиланням на пункти положення про ведення касових операцій, посадових осіб, вилучення підтверджуючих документів (оригіналів), в яких є сліди підробок
	Банківські та розрахунково-кредитні операції