Общая характеристика организации

Любая система, в набор элементов которой входит человек, называ­ется социальной. Поэтому любую фирму, компанию, организацию следует рассматривать как социально-экономическую систему, так как важней­шими отношениями в них выступают социальные и экономические.

Для того чтобы любая большая социальная система могла функ­ционировать, достичь определенных целей, необходима управляющая подсистема. Таким образом, организационную систему можно разде­лить на две подсистемы — управляющую и управляемую. В свою оче­редь в управляющей подсистеме можно выделить два блока: блок определения целей и блок регулирования. Функции управляющей системы выполняет система органов управления (формирование целей, планирование, координация, контроль). Управляемая под­система, как правило, состоит из трех блоков: основное производ­ство; вспомогательное производство и блок по обслуживанию дея­тельности. Общая схема производственной компании как организа­ционной системы приведена на рисунке 17.

Организация находится в постоянном движении, нет «неподвиж­ного состояния вещей», но есть относительно устойчивые их состоя­ния. Если объект характе­ризуется уровнями организации, то процессы различаются темпами, интенсивностью информационных потоков, изменяющих эти уровни. Именно в информационном аспекте проявляется взаимосвязь объек­тов и процессов. Действительно, оперативная, рабочая информация, отражающая содержание всевозможных процессов, рождает, форми­рует и совершенствует различные, относительно устойчивые структу­ры. В свою очередь образовавшиеся вновь структуры (объекты) вы­зывают новые циклы оперативной информации.

Рисунок 17 – Схема производственной компании как организационной системы

Социально-экономические системы — открытые системы. Они свободно обмениваются с внешней средой и с другими системами энергией, материальными потоками и информацией. Деловая орга­низация — прежде всего открытая система. Успех фирмы связывает­ся с тем, насколько удачно фирма вписывается во внешнюю среду — экономическую, научно-техническую, социально-политическую. Вся внутрифирменная структура управления выстраивается согласно этим внешним условиям, а изменения, происходящие в ней, есть не что иное, как ответ фирмы на изменения во внешней среде. В организации переплетаются и уживаются интересы личностей и групп, устанавливаются правила и нормы отношений, дисциплина и творчество. У каждой организации — своя миссия, культура, имидж. Организации изменяются в соответствии с требованиями окружающей среды и погибают, когда не способны их выполнить. Класс социаль­но-экономических систем несравненно сложнее, чем класс социо-технических систем. Дело в том, что если в последних управляемой подсистемой является техника, управление носит детерминирован­ный характер, т.е. человек задает команду — машина реагирует опре­деленным образом, то в социальных системах за функции управления, исполнения, контроля отвечает человек, он является и субъектом, и объектом управления. Рассмотрим организацию как основную единицу рыноч­ной экономики, где принимаются управленческие решения.

Организация представляет собой сознательно координируемое соци­альное образование с определенными границами, имеющее определен­ный набор взаимосвязанных целей.

Организация как система представляет собой совокупность взаи­мосвязанных элементов, образующих целостность. Любая организация является открытой системой, так как взаимодействует с внешней сре­дой. В любой организации реализуются три ключевых процесса: полу­чение ресурсов из внешней среды, производство продукта и передача его во внешнюю среду.

Основные потоки в организации (на входе системы — поступле­ние материалов, рабочей силы, капитала; на выходе — готовый про­дукт (товары, услуги)) представлены на рисунке 18.

Рисунок 18 – Основные потоки в организации

Организация как система координации поведения людей обеспе­чивает процесс достижения целей. Деятельность участников организа­ции реализуется в рамках структуры и зависит от эффективности уста­новленных связей между ними. Для того чтобы организация эффективно выполняла свои функции по достижению целей, используют мотивацию, стимулирование, власть, лидерство, управление конфлик­тами, организационную культуру и др. Все организации вне зависимо­сти от целей, типа и конечного результата имеют общие для всех слож­ных организаций характеристики.

1. Ресурсы. Основные ресурсы, используемые организацией, это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и ин­формация. Цели всякой организации (производственной или обслу­живающей) включают преобразование ресурсов.
2. Зависимость от внешней среды. Одной из самых значимых ха­рактеристик организации является ее взаимосвязь с внешней средой. Ни одна организация не может быть закрытой системой. Организация зависит от внешней среды как в отношении своих ресурсов, так и по­требителей, пользователей результатами ее труда. Внешняя среда включает все силы и институты, с которыми организация сталкивается в своей оперативной или стратегической деятельности: экономические условия, законодательство, систему ценностей в обществе, уровень технологий, конкурентов. Внешняя среда никогда не бывает стабиль­на, поэтому мало знать свою «среду обитания» и природу ее измене­ний, надо уметь реагировать на эти изменения. Внешние факторы оказывают влияние на все, что происходит внутри организации.
3. Горизонтальное разделение труда. Очевидной характеристикой для любой организации является разделение труда. Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называется горизонтальным разделением труда. Горизонтальное разделение направлено на диффе­ренциацию функций. Классический пример горизонтального разделения труда на предприятии: производство, маркетинг, финансы, контроль.
4. Подразделения. Любая сложная организация состоит из подраз­делений, которые выполняют конкретные задания и добиваются конкретных специфических целей. Такие подразделения часто назы­ваются отделами или службами. Как и целая организация, частью ко­торой они являются, подразделения представляют собой группы лю­дей, деятельность которых сознательно координируется для достиже­ния общей цели.
5. Вертикальное разделение труда. Работа организации связана с иерархией управления, она разделяется на составляющие части (кто-то должен координировать работу, чтобы она была успешной). Вер­тикальное разделение отделяет координацию как самостоятельную функцию. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления организацией.
6. Необходимость управления. Цель организации рассматривается как ориентир для направлений потоков связей, полномочий и ответ­ственности. Для того чтобы организация могла добиться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством вер­тикального разделения, иерархии полномочий и ответственности. По­этому управление является существенно важной деятельностью для любой организации.

Организация любой компании связана с большим количеством разнообразных видов работ.

Для нормальной работы любая компания должна:

• разработать миссию компании;
• разработать цели и стратегию;
• распределить функции производства и управления; •распределить задания между работниками;
• организовать связи и порядок;
• приобрести или модернизировать технологию производства;
• наладить систему стимулирования, снабжения, сбыт;
• организовать производство;
• контролировать;
• обучать;
• информировать;
• реагировать на изменения.

Необходимо учитывать, что главными элементами любой орга­низации являются люди. Поэтому для достижения поставленных целей очень важно укомплектовать штат профессионально пригод­ными специалистами и правильно распределить роли.