Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам

УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Нормативные документы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (Глава 10 «Представительство. Доверенность»).

2. Постановление Госкомстата РФ от 01.08.01 г. № 55 «Об утверждении унифицированной фор­мы первичной учетной документации № АО—1 «Авансовый отчет».

3. Постановление Правительства РФ от 08.02.02 г. № 93 «Об установлении норм рас­ходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на при­быль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производ­ством и реализацией».

4. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.04 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом).

Если работник нарушит установленный лимит расчетов, организация может быть оштрафована. Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на ту организацию, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя). За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф от 4 000 до 5 000 рублей.

 

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчет­ных лиц организации или сумму невозмещенного перерасхода. Сальдо дебетовое - остаток денежных средств у подотчетного лица. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхо­да и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансо­вым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неис­пользованные).

 

Хозяйственные расходыподтверждаются:

· квитанциями почтовых отделений,

· квитанциями мастерских по ремонту техники или автомоби­лей,

· счетами и чеками магазинов,

· счетами оптовых организаций,

· квитанциями или чеками, подтверждающими оплату кан­целярских и хозяйственных принадлежностей и др.

Подотчетное лицо может приобрести предметы труда. Эти предметы должны быть сданы на склад, на них должен быть выписан приходный ордер склада, а затем на основе требования они выдаются в экс­плуатацию.

 

В том случае, когда произведенные расходы, не подтвержде­ны документально, но они предусмотрены в смете, должен быть составлен акт о расходах, в котором указывается, что сотрудни­ком фирмы были произведены административные расходы соглас­но утвержденной смете расходов на содержание фирмы. Акт ут­верждается руководителем организации, и после обработки в бухгалтерии указанные расходы могут быть списаны на себесто­имость в целях бухгалтерского учета. Однако при расчете налогооблагаемой прибыли эти суммы должны быть учтены.

 

При журнально-ордерной форме учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражают в журнале-ордере № 7. Это комбинированный регистр, сочетаю­щий аналитический и синтетический учет с линейной формой за­писи. А это значит, что каждой выданной под отчет сумме отво­дится в журнале-ордере одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или по­лучения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим опе­рациям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части рас­шифровки оборота по кредиту счета 71.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, аван­совые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или (расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах получен­ных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отче­ты, проверенные арифметически, по существу в отношении целе­сообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации, бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на докумен­тах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

 

Доверенность

Если фирма выдает сотруднику доверенность, то он действует от имени своего предприятия, и все документы, которые он получит от других пред­приятий, будут оформлены на имя фирмы, кото­рую он представляет. Он получит и накладную, и счет-фактуру (что позволит взять НДС в зачет). Если сотрудник доверенности не имеет, для других фирм он — частное лицо. Все, на что может рассчиты­вать этот сотрудник, — это кассовый и товарный чеки. В любом случае эти расходы могут быть при­няты предприятием, но бухгалтерские проводки немного различаются. Эти различия будут показа­ны в таблице бухгалтерских проводок.

Доверенность выписывается в одном экземпля­ре, регистрируется в специальном журнале регист­рации доверенностей и выдается на руки работни­ку, а у бухгалтера остается корешок от доверенно­сти, в котором указываются все ее реквизиты. По­скольку работник представляет свою родную фир­му в другой организации, то доверенность и остает­ся в той организации. Когда работник вернется к работодателю, бухгалтер в корешке доверенности сделает отметку о выполнении поручения.

В доверенности указывается дата ее выдачи и срок действия. Если в доверенности не указан срок действия, то такая доверенность действует 1 год со дня выдачи. Если в доверенности не указана дата ее выдачи, то такая доверенность недействительна. Для получения материальных ценностей утверж­дена форма доверенности № М—2 (утверждена По­становлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. № 71а).

Авансовый отчет

После выполнения поручения фирмы сотрудник предоставляет авансовый отчет. Отчет должен быть заполнен самим сотрудником, а не бухгалтером. Очень часто именно поэтому фирма ограничивает круг подотчетных лиц. Ведь не каждый человек может сразу грамотно заполнить авансовый отчет, и тогда бухгалтеру приходится объяснять очеред­ному новичку, как это делается. Если же подотчет­ные лица постоянно имеют дело с заполнением этих документов, они уже хорошо знают порядок запол­нения. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми оправдательными документами, упомянутыми в отчете. Бухгалтер принимает отчет и документы, отрывает от отчета по линии отреза расписку, заполняет ее и отдает подотчетному лицу. Эта расписка служит оправданием для сотрудника, что все документы сданы им бухгалтеру. Теперь за утерю чеков, накладных и т. д. отвечает бухгалтер. Авансовый отчет должен быть утвержден руково­дителем. Без этого бухгалтер не может принимать его к учету. После того как директор подписывает авансовый отчет, сотрудник считается отчитавшим­ся перед фирмой за сумму, утвержденную в отчете. Если он еще что-нибудь должен фирме, он возвра­щает это (чаще всего в кассу, реже — на расчет­ный счет). Если фирма должна сотруднику, она выдает ему эту сумму (обычно из кассы).

Если работник не возвращает подотчетную сумму, то в Трудовом кодексе предусмотрено, что удержа­ния из заработной платы работника производятся для погашения неизрасходованного и своевремен­но не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на дру­гую работу в другую местность, а также в других случаях (ст. 137 ТК РФ). Работодатель вправе при­нять решение об удержании из заработной платы работника этой суммы не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспарива­ет оснований и размеров удержания (и лучше, если он подтвердит это письменно). В любом случае общий размер удержаний при каждой выплате за­работной платы не может превышать 20%. Если же работник возражает против суммы или срока возврата, или имеет другие претензии к фирме, от­ношения придется выяснять в суде.

Предприятие может принять решение простить долг сотруднику, это право работодателя. Тогда будет считаться, что работник получил доход, и с такого дохода следует удержать налог на доходы физических лиц.

В любом случае, независимо от того, принято ли решение удерживать суммы, идти в суд или простить долг, должен быть издан приказ руково­дителя. Бухгалтер не имеет права предпринимать каких-либо действий без этого приказа.