Организация работы с конфиденциальными документами

Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым строго ограничен. К конфиденциальным относятся документы, имеющие грифы ограничения доступа: 'Конфиденциально"; "Коммерческая тайна"; "Для служебного пользования".

Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений (информации, документов), имеющих подобные грифы. Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.

Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:

• назначение должностноголица или лиц, ответственных за их учет, хранение и использование;

• порядок подготовки и размножения документов;

• отдельную регистрацию документов;

• формирование дел;

• организацию выдачи и хранения документов;

• проверку наличия документов;

• архивное хранение и порядок уничтожения.

Службой безопасности предприятия предусматриваются специальные меры по защите документа при его составлении, на пример, ПК закрепляется за работником, имеющим ключ и пароль; ПК не подключается к локальной сети, сети интернет и т. п.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

ЧЕРНОВИКИ, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью па копии документа" Черновик (файл) уничтожен. Подпись. Дата"

На конфиденциальном документе проставляют гриф ограниче­ния доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра:

Конфиденциально Экз. № 1 ИЛИ

Коммерческая тайна Экз. № 1

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляет­ся на экземпляре, который подшивается в дело. На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться документом, например: Разрешаю:

1.Е.М.Лаврову

2.А.Л.Казакову
Подпись руководителя
Дата

Размножение конфиденциальных документов производится:

Ø с разрешения руководства предприятия;

Ø с ограниченным количеством копий (каждая копия для кон­кретного адресата или исполнителя);

Ø в специально выделенном помещении;

Ø в присутствии должностного лица, ответственного за документ;

Ø с немедленным уничтожением бракованных копий.

Конфиденциальные документы должны регистрироваться от­дельно от остальной документации в "Журнале регистрации конфиденциальных документов".

Листы журналов регистрации: нумеруются; прошиваются; опечатываются; указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.

Все поступающие (входящие) конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) конфиденциальных документов составляется акт в двух экземпля­рах, один из которых направляется отправителю.

Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело (или дела). Дело должно иметь:

Ø гриф ограничения доступа;

Ø список сотрудников, имеющих право пользования этим делом;

Ø нумерацию листов;

Ø внутреннюю опись документов;

Ø заверительный лист.

Хранение дел с конфиденциальными документами производится: в опечатываемом сейфе, к которому не должны иметь доступ другие работники и в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны и сигнализации.

Выдача и возврат конфиденциальных документов должны от­ражаться в "Журнале учетавыдачи конфиденциальных документов".

При выдаче документа:

Ø сверяется номердокумента с номером в журнале;

Ø сверяется количестволистов;

Ø ставится подпись получателя документа и дата.

Выданные для работы конфиденциальныедокументы подлежат возврату и тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные конфиденциальные документы могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы сними, при УСЛОВИИ полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.)

При возврате документа

• сверяется номер документа с номером в журнале;

• сверяется количество листов;

• ставится отметка о возврате;

• ставится подпись получателя документа и дата возврата.

Передача документов и дел между работниками предприятия производится только через сотрудника, ответственного за работу с конфиденциальными документами, с обязательной записью в журнале. Запрещается:

/ изъятие конфиденциальных документов из дел;

/ перемещение из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в "Журнале учета выдачи конфиденциальных документов";

/ несанкционированное копирование и вынос конфиденциальных документов из офиса.

Проверка наличия состоит всверке зарегистрированных доку­ментов в учетных формахс хранящимися в делопроизводстве. Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью: обеспечения сохранности и предотвращения утечки конфиденциальной информации.

Специально созданнаякомиссия предприятия (не менее 3 че­ловек, имеющих допуск к работе с конфиденциальнымидоку­ментами) ежегодно проводит проверку наличия документов. Проверка наличия конфиденциальных документов может про­изводиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала.

При установлении факта утраты конфиденциального документа ставится в известность руководитель предприятия ислужба безопасности; принимаются мерык розыску документ.

На утерянный документ (если розыск не принес положительных результатов) составляется акт и вносится соответствующая отметка об утрате в "Журнале регистрации конфиденциальных документов".

Экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальные документы: для архивного хранения и для уничтожения.

При передаче дел в архив на конфиденциальные документы составляется отдельная опись.

Архивное хранение конфиденциальных документов производится: в опечатанных коробках в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

Уничтожение конфиденциальных документов производится: с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия; в присутствии комиссии; с помощью специальной машины (шредера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

 

ЖУРНАЛ

учета выдачи документов с грифом "Конфиденциально"

Номер Дата Краткое Кол- Кол- Кому Подпись за Отметка о

доку- выда- содержание во во выдан полученный возврате Примечание -

мента чи (заголовок) листов экз. (И.О.Ф.) документ (подпись и

__________________ ________________________ _,__________ дата)____________

Журнал учета выдачи конфиденциальных документов

ЖУРНАЛ

____ регистрации документов с грифом "Конфиденциально" _____

Дата реги- Дата и но- Откуда Краткое I I Кол.во I I Примечание
№ страции мер доку- поступил содер- Кол-во экзем. Испол-
п/п доку- мента (для или куда жание листов пляров нитель
мента входящих) направлен ( заголовок)____________ _________________