Работа с данными при помощи запросов

Создадим запрос к таблицам базы данных Автомагазин, который отберет данные об автомобилях, произведенных не ранее 2000 г. и поставленных одной из фирм, внесенных в таблицу, например АвтоВАЗ.

1. Загрузим программу Access и откроем базу данных Автомагазин. Выбрав вкладку Запросы, щелкнем кнопку Создание запроса в режиме конструктора.

2. Вокне Добавление таблицы, выделяя таблицы Поставщики, а затем — Автомобили и щелкая кнопку Добавить, добавим обе таблицы базы данных Автомагазин. Щелкнув кнопку Закрыть; закроем окно Добавление таблицы.

3. Перетаскивая поля из таблиц Автомобили и Поставщики в бланк запроса, определим поля таблиц для запроса, порядок их размещения. В строке Вывод на экран включим флаг отображения полей. В строке Условие отбора в столбце Фирма зададим условие отбора «АвтоВАЗ», а в столбце Год выпуска зададим условие отбора > 2000.

4. Перейдем в режим таблицы и просмотрим записи базы данных, отобранные согласно созданному запросу. Закроем окно запроса, сохранив макет запроса под именем Запрос АвтоВАЗ не старше 2000.

Создадим запрос с параметром Поиск автомобилей по марке.

5. Для этого, выбрав вкладку Запросы, щелкнем кнопку Создание запроса в режиме конструктора. Затем, в окне Добавление таблицы, выделяя таблицы Поставщики, а затем — Автомобили и щелкая кнопку Добавить, добавим обе таблицы базы данных Автомагазин. Щелкнув кнопку Закрыть, закроем окно Добавление таблицы. Перетаскивая поля из таблиц Автомобили и Поставщики в бланк запроса, определим поля таблиц для запроса, порядок их размещения. В строке Вывод на экран включим флаг отображения полей. В строке Условие отбора в столбце поля Марка, которое предполагается использовать как параметр, введем в ячейку строки Условие отбора текст приглашения [Введите марку автомобиля]. Сохраним запрос, задав ему имя Запрос нужной марки авто.

6. Для проверки действия запроса выберем в меню Вид опцию Режим таблицы. Вокне Введите значение параметра введем значение искомой марки автомобиля, например, ВАЗ-3107. Для поиска автомобилей других марок закроем окно запроса и, выбрав Режим таблицы, зададим новый параметр.

7. Закроем окно таблицы-запроса и завершим работу программы.

Использование макросов

1. Создадим макрос, который открывает созданный ранее запрос с параметром, позволяющий отобрать в базе данных Автомагазин автомобили определенной марки.

2. Загрузим Access и откроем базу данных Автомагазин. Выбрав вкладку Макросы, щелкнем кнопку Создать на панели инструментов. В окне конструктора макроса выберем из списка в столбце Макрокоманда команду ОткрытьЗапрос. Вбланке Аргументы макрокоманды в поле Имя запроса зададим имя запроса с параметром Запрос поиск нужной марки авто. Вполе Режим зададим Таблица, в поле Режим данных зададим Изменение.

3. Закроем окно конструктора макроса, сохранив его под именем Макрос2.

4. Проверим действие макроса, для чего запустим его щелчком кнопки! Запуск. После старта макроса на экране открывается окно ввода значения параметра с приглашением Введите марку автомобиля. Задав марку искомого автомобиля, просмотрим таблицу-результат действия вызванного макросом запроса. Если автомобили такой марки есть, то данные о них будут отображены в таблице. Если таких автомобилей нет, то таблица будет пуста.

5. Создадим макрос, который открывает отчет Пример отчета1, отбирает в нем данные об автомобилях поставщика АвтоВАЗ и печатает отчет на бумаге.

6. Выбрав вкладку Макросы, щелкнем кнопку Создать на панели инструментов. В окне конструктора макроса выберем из списка в столбце Макрокоманда команду ОткрытьОтчет. В бланке Аргументы макрокоманды в поле Имя отчета зададим имя отчета Пример отчета1. В поле Режим зададим Печать, в поле условие отбора зададим [Автомобили]![Поставщик]=[АвтоВАЗ].

7. Закроем окно конструктора, сохранив макрос под именем Макрос3. Проверим действие макроса, для чего запустим его щелчком кнопки! Запуск. После этого будет сформирован отчет, в который будут включены записи, отобранные из базы данных по заданному условию. Затем отчет будет отправлен на принтер.

8. Откроем окно принтера и отменим печать отчета Пример отчета1.

9. Определим параметры запуска СУБД Access при эксплуатации базы данных Автомагазин. Для этого в меню Сервис выберем команду Параметры запуска. Для получения справки о конкретном элементе диалогового окна нажмем кнопку со знаком вопроса в правом верхнем углу диалогового окна, а затем выберем нужный элемент. В окне Параметры запуска определим заголовок приложения, укажем на загрузку страницы доступа к данным.

Проверим действие установленных параметров, для чего закроем окно Access, а затем запустим MS Access и убедимся, что при запуске Access открывается база данных Автомагазин и заданная нами страница доступа к данным Автомобили.

10. Закроем окно Access.

Контрольные вопросы

1. В чем недостатки текстового файла как базы данных?

2. Что такое структурирование информации?

3. Что такое база данных? В чем преимущества использования баз данных для организации данных?

4. Какие модели баз данных вы знаете?

5. Какими свойствами обладает реляционная таблица?

6. Чем отличаются поля и записи таблицы? Какие характеристики используются для описания полей баз данных?

7. Что такое «поле объекта OLE»?

8. Какое поле базы данных называют ключом?

9. Каково назначение и функции систем управления базами данных?

10. Какие типы могут принимать данные в информационных системах?

11. Чем отличается имя данного от значения данного

12. Опишите возможности СУБД MS Access.

13. Какие объекты входят в состав файла базы данных MS Access?

14. Какие ограничения на имена полей, элементов управления и объектов действуют в MS Access?

15. Чем отличаются режимы работы с объектами базы данных в MS Access: оперативный режим, режим конструктора?

16. Опишите, какие типы данных могут иметь поля в MS Access? Каков их предельный размер?

17. Каково назначение справочной системы MS Access? Чем отличается поиск подсказки на вкладках: Содержание, Мастер ответов и Указатель?

18. Что такое выражения в MS Access? Какие бывают выражения и для чего они используются?

19. Какие особенности в записи различных операндов выражений: имя поля, число, текст?

20. Каково назначение построителя выражений?

21. С какой целью выполняется проектирование базы данных и в чем оно заключается?

22. Какие операции с данными в таблице базы данных вы знаете?

23. Каково назначение сортировки данных в таблице? Какие бывают виды сортировки?

24. Что такое фильтр? Каковы особенности расширенного фильтра?

25. Зачем в базах данных используются формы? Какие разделы имеются в форме и для чего они предназначены? Какими способами можно создать форму?

26. Какие элементы управления могут иметь объекты базы данных форма, отчет, страница доступа к данным?

27. Что такое запрос? Каково отличие запроса-выборки и запроса с параметром? Какими способами можно создать запрос?

28. Опишите назначение языка SQL.

29. Для чего нужен отчет? Какие сведения отображаются в отчете? Какова структура отчета? Какими способами можно создать отчет?

30. Какие средства используются в СУБД Microsoft Access для целей автоматизации операций с объектами баз данных? Чем они отличаются?

31. Как можно автоматически выполнить макрокоманду или набор макрокоманд при открытии базы данных?

32. Зачем устанавливается связь между таблицами? Какие типы связей между таблицами возможны?

33. Зачем для связанных таблиц используется механизм поддержки целостности данных? В чем заключается его действие?

34. Какие возможности предоставляются пользователю для изменения настроек и параметров СУБД Access?

Задания

1 а. Создать реляционную базу данных Склад со структурой, позволяющей создать запрос:

 

Наименование материала	Количество поступления	Цена	Дата поступления	Дата	Остаток выдачи	Сумма

Остаток выдачи и Сумма должны быть вычисляемыми полями.

Заполнить созданную базу данных информацией о нескольких товарах. Отсортировать записи в данной базе данных по возрастанию даты поступления, по убыванию количества материала, по алфавиту наименований. Найти в базе данных Склад: материалы, в названии которых присутствует слово «трубы»; материалы, цена которых больше 2000,00р. и дата выдачи которых равна заданному значению в поле Дата.

 

1 б. Создать форму для вывода, просмотра данных в виде следующего бланка:

Склад материалов
Наименование
Количество		Цена		Дата поступления
Остаток		Сумма

Просмотреть информацию базы данных «склад», используя созданную форму.

 

1 в. Создать отчет Ведомость инвентаризации склада в виде бланка следующей формы:

Наименование материала	Количество	Цена	Остаток	Сумма

Вывести отчет Ведомость инвентаризации на печать.

 

2. Разработать подробный проект информационной системы Видеопрокат, включающей связанные таблицы Видеофильмы и Клиенты. Разработать форму ввода/ просмотра данных, запрос, выбирающий из базы данных клиентов, не возвративших видеофильм по истечении срока проката. Разработать страницу доступа к данным таблицы Видеофильмы.