Деловой протокол, приемы, ланч

Многолетний мировой опыт показывает, что в деловом общении далеко не последнее место занимает строгое соблюдение определенных общепринятых норм повеления, правил и порядка организации различных мероприятий и церемоний. Нарушая эти правила и нормы поведения, можно попасть в неудобную с морально-этических да и деловых позиций ситуацию, оскорбить достоинства партнера, серьезно усложнить тем самым дальнейшие деловые контакты.

Формы делового общения и их традиционное оформление

К ним можно отнести прием групп и делегаций партнеров, организацию совещаний и конференций, организацию выставок и ярмарок.

Протокольные вопросы приема делегации. Целью визита может быть выяснение возможностей установления контактов, проведение переговоров, подписание документов, организация конференций, семинаров, выставок и т.п. Форма приема делегации зависит от цели ее приезда и ранга ее главы.

До приезда делегации принимающая сторона должна разработать общую программу, предназначенную для гостей, и подробную программу, включающую технические детали. необходимые для принимающей стороны, других заинтересованных лиц и организаций.

Общая программа включает информацию о:

• встрече делегации;

• деловой части программы (переговоры, встречи, беседы):

• приемах (завтраки, обеды и т.п.);

• культурной программе;

• поездках но стране (предприятиям) и т.п.;

• проводах делегации.

Подробная программа отражает все организационные моменты, связанные с приемом делегации. Так, например, встреча делегации требует проработки таких вопросов, как:

• персональный состав встречающих;

• участие, вслучае необходимости, представителей средств массовой информации;

• преподнесение цветов;

• приветственные речи;

• обеспечение транспортом;

• размещение в гостинице и т.п.

Каждый пункт требует детальной проработки и обязательного определения ответственных исполнителей. Если глава делегации и ее члены прибывают с супругами, то следует предусмотреть специальную программу для них.

Во время пребывания делегации принято организовывать неофициальные неформальные встречи, как хозяевами, так и гостями. Первая такая встреча организуется хозяевами, но в программе должен планироваться свободный вечер, чтобы гости могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу. В программе каждого дня полезно оставлять свободное время для второго завтрака и личных дел.

При встрече зарубежной делегации ранг встречающего главы делегации должен соответствовать рангу и должности приезжающего. Существуют определенные сложившиеся правила взаимных приветствий, включая и последовательность приветствий, размещения в автомашинах, доставления гостей в гостиницу. Правило хорошего тона рекомендует распрощаться с гостями в вестибюле те шпицы (вы убедились, что у них все в порядке с поселением, но не вынуждаете пригласить вас на чашечку кофе, что напрашивалось бы, если бы вы их проводили до номеров). При этом договариваются о визите вежливости или так называемом "протокольном визите".

Цель краткого протокольного визита (20-30 мин) своеобразный ответ на встречу гостя при приезде и одновременно уточнение программы пребывания. Обычно во время этого визита подается угощение (но без спиртного). Инициатива ведения беседы у принимающей стороны, а инициатива ухода - за гостями.

Проведение конференций требует более детальной подготовки, включая и расстилку с разрывом в полтора -два месяца информационных писем В них сообщается: в первом письме — о вероятной тематике, структуре и сроках конференции, а также о вероятном представительском взносе и стоимости проезда и пребывания на конференции.

Второе информационное письмо содержит подробную программу конференции, включая ее деловую, неофициальную и культурную части, сведения о приемах, а также информацию о программе поездок, программе для сопровождающих и т.п.

Проведение выставок может быть связано и с проведением конференций или даже группы семинаров. Как к конференциям, так. в особенности, к выставкам и ярмаркам должно быть подготовлено большое количество информационных материалов: общеин­формационные сведения об организации, ее возможностях, потенциале, репутации; рекламная информация первого уровня о продукции и возможных услугах, предлагаемых организацией; детальная информация о продукции фирмы, рассчитанная на специалистов и солидных квалифицированных потребителей. Вся эта информация должна быть подготовлена с определенным запасом и должна отличаться высоким уровнем полиграфического исполнения. Самые интересные разработки, проспекты которых будут выполнены на газетной бумаге, могут не привлечь внимания потенциальных партнеров.

Визитные карточки — лист не очень плотною картона обычно размером 5 х 9 см — являются важным средством, облегчающим деловое общение. На визитных карточках указываются фамилия, имя, отчество, место работы, адрес, должность, номера служебного телефона, факса, электронной почты. Текст визитной карточки печатается на родном языке, на английском языке и, возможно, на языке страны, в которой приходится бывать. Предпочтительно иметь набор карточек на разных языках (оборотная сторона карточки по возможности должна быть чистой, чтобы можно было делать заметки). Визитными карточками обмениваются при взаимном представлении. Они могут быть широко и разнообразно использованы, заменяя подчас длинные формальные письма. В этом случае карточка может быть послала партнеру, а в ее нижнем левом углу предпочтительно карандашом пишут первые буквы французских слов, например: поздравление P.F. (пу фэт); поздравление с новым годом P.F.N.A.; выражение соболезнования: Р.О; выражение благодарности P.R.; представление P.P.; прощание Р.Р.С. и т.п.

Подарки и сувениры. Цветы дарят деловым партнерам в знак приветствия, по поводу знаменательного события, благодарности за участие в мероприятии и т.п. В принципе можно дарить любые цветы и в любом количестве (четном или нечетном). Совсем не обязательно дарить огромные букеты. Можно обойтись и маленьким букетиком, и одним красивым цветком. Но следует помнить, что в Германии огненно-красные розы воспринимаются как символ страстной любви и вряд ли могут рассматриваться как деловой подарок. В Латинской Америке красный цвет — символ крови и смерти, поэтому мексиканскому партнеру лучше дарить белые цветы, тогда как в Китае и Турции популярны букеты из цветов красного оттенка в сочетании с декоративной зеленью.

Выбор сувениров и подарков зависит от характера взаимоотношений. Хороший подарок изделия художественных промыслов, художественные альбомы. Личные истин (духи, галстуки. рубашки) дарят только очень близким людям.

Подарок не должен быть слишком дорогим, чтобы гость не чувствовал себя должником. Существуют правила хорошею тона при приеме подарков: надо поблагодарить дарящего, затем развернуть пакет, посмотреть, что в нем, и ещё раз поблагодарить за внимание.

Приемы

Приемы играют важную роль в развитии деловых контактов. Главное назначение их не прием пиши и дегустация напитков. Они носят деловой характер и имеют целью углубление и расширение кон тактов, получение нужной информации в неофициальной постановке. Участие в приемах — обязательный вид служебной деятельности. К приему надо тщательно готовиться, решая, с кем и о чем надо поговорить, с кем познакомиться, кого представить. Надо быть готовым и ко всевозможным вопросам со стороны собеседников.

Приемы делятся на дневные и вечерние, с рассаживанием за столом и без него. Кроме того, в перерывах во время совещаний (кофейные перерывы) также возможен обмен мнениями в кулуарах.

Дневные приемы "Бокал шампанского" или "Бокал вина" начинаются в 11 и заканчиваются в 13 ч. Во время такого приема подаются только шампанское, вина, соки, а в качестве закуски — маленькие пирожные, орешки, бутерброды. Приемы проходят стоя.

Стоя же проводится ивечерний прием "Коктейль". Он начинается в 17 или 18 ч и длится два часа. Нормальная продолжительность пребывания на этом приеме — около 1.5 ч. Грубое нарушение этикета — прибытие сотрудников позже руководителя делегации (фирмы). "Коктейль" предполагает подачу коктейлей, вина в бокалах. Закуской служат разнообразные маленькие бутерброды-канапэ, орехи, фрукты, мини-пирожные.

Прием "А ля фуршет" проводится в те же часы, что и "Коктейль". Иго отличие в том, что подастся значительно больше закусок. На столах расставляются закуски, включая и горячие (сосиски, жульены, маленькие котлеты). После подаются десерт, кофе. Гости берут закуску вилкой (отсюда название приема). Приходя на такой прием, прежде всего надо разыскать хозяина приема и поздороваться с ним. Уходить можно не прощаясь. Признак хорошего тона — оставить в передней на особом подносе визитную карточку, загнув у нее уголок.

Ланч

Завтрак устраивается между 12 и 15 ч. Продолжительность его 1—1,5 ч, из коих 45 —60 мин за столом, а 15—30 мин — за кофе в гостиной или за тем же столом. Подают одну—две холодные закуски, одно рыбное или мясное блюдо,

десерт и напитки, соответствующие блюдам. Наиболее почетный вид приема — "Обед-Диннер"— обычно начинается между 19 и 21 ч.

Разновидностью обеда, а иногда ланча является шведский стол. В отличие от обеда он не связан с обязательным размещением гостей за столами. Гости сами наполняют тарелки и рассаживаются за маленькими столами, стараясь сесть с теми людьми, с которыми необходимо поговорить.

Правилам пользования столовыми приборами и правилам, касающимся того, как брать, и есть разные блюда, посвящены многочисленные пособия по этикету. Этими правилами надо владеть на уровне условных рефлексов. Дело еще и в том, что во многих странах дети осваивают эти правила в младших классах школ. Поэтому в глазах представителей цивилизованных стран человек, не умеющий вести себя за столом, выглядит дикарем, и это формирует к нему определенное отношение, в известной мере влияющее и на ход деловых переговоров.

Это относится также и к тематике бесед за столом и вообще в неформальных беседах. Во многих странах считается неприличным вести разговор о доходах семьи, следует избегать разговоров о семейной жизни, о неудачах, болезнях, политике, религии. Это глубоко личные вопросы, и люди не любят открывать свою личную жизнь и личные заботы другим.

не следует говорить в обществе о делах, касающихся только тебя и твоего собеседника, не стоит затрагивать и вопросов, понятых только вам двоим. И. естественно, что при любых неформальных разговорах, как и официальных, следует внимательно выслушивать собеседника и не прерывать его

 

 

Тема 7: Подготовка и исполнение контрактов межд. к-п

1. Правовые основы международной к-п товаров

2. Формы и методы торговли

3. Внешнеторгов. контракт и его структура

4. Базисные условия поставки и риски, связ. с ними

5. Как избежать материального и финансового ущерба при осущ. внешнеэк. деят-ти