Аппаратура, оборудование и материалы

Лабораторная работа №3

СОЗДАНИЕ МНОГОТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ В MS ACCESS

И ЕЕ МОДИФИКАЦИЯ

Цель и содержание: научиться разрабатывать структуру многотабличных баз данных, получить практические навыки создания и редактирования таблиц, установки связей между таблицами, изучить фильтрацию и сортировку.

Теоретическое обоснование

Информационная модель, отражающая состояние объектов и их отношения, с помощью компьютера реализуется базами данных (БД). База данных – это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области и хранимых в памяти вычислительной системы. Примерами БД могут служить: адреса клиентов в адресной книге, сведения о наличии товаров на складе, на оптовой базе, сведения о сотрудниках в отделе кадров и т.п.

Одним из современных прикладных программных пакетов, реализующих БД, является система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access. СУБД – это комплекс программных средств, необходимых для создания БД, поддержки их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации с последующим выводом на устройства вывода и передачей по каналам связи.

Основными объектами БД Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули. Таблица является базовым объектом СУБД, все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц. Таблицы – это набор данных, объединенных одним смыслом, характером, назначением (например, данные о Продажих). В таблицах эти данные хранятся, располагаясь в полях (столбцах) и однотипных записях (строках). Каждое отдельное поле содержит одно какое-либо сведение об элементе таблицы. Отдельная запись состоит из полей и содержит все сведения об этом элементе. Обычно БД состоит из нескольких таблиц, размеры которых ограничены. Число строк в таблице на единицу больше количества записей (последняя пустая строка предназначена для ввода новой записи), а число столбцов равно количеству полей в записи. Заголовки столбцов таблицы соответствуют именам полей.

Каждая таблица реляционной БД должна содержать одно или несколько полей, которые дают возможность однозначно определить каждую запись в таблице. Такое поле называется ключевым. Ключ – один или несколько атрибутов, которые однозначно определяют экземпляр объекта (сущности). Поле можно объявить ключевым, если записи в нем содержат неповторяющиеся значения – это простой ключ. Составной ключ используется в тех случаях, когда в поле имеется повторяющиеся записи, но несколько полей однозначно определяют запись, например, фамилия, имя.

СУБД Access работает со следующими типами данных: текстовый (до 255 символов), числовой, дата/время, денежный, поле МЕМО (для символьных данных большого объема до 65 538 символов), счетчик (для порядковой нумерации записей), логический (данные, принимающие только значение Да или Нет), объекты OLE, гиперссылка (для хранения адресов URL Web-объектов Интернет), мастер подстановок.

Для просмотра и корректировки записей БД, удовлетворяющих указанным пользователем условиям отбора, предусмотрена фильтрация таблицы. Фильтр – это набор условий, применяемый для отбора подмножества записей в таблице, форме или запросе. В Access существуют фильтры четырех типов: обычный фильтр, фильтр по выделенному фрагменту, расширенный фильтр и фильтр по форме.

Макросы – автоматизируют выполнение конкретных операций с данными без программирования.

Модули – содержат программы на языке программирования Visual Basic, применяемые для решения специальных задач БД.

Созданную таблицу с помощью команд меню и кнопок панели инструментов можно модифицировать, изменяя ее записи и поля: вырезать и копировать в буфер, удалять, вставлять, добавлять, скрывать и т.д. При этом для навигации по таблице, имеющей большое число записей, удобно пользоваться Панелью кнопок перехода, которые располагаются в нижней части таблицы. Для изменения структуры таблицы она открывается в режиме Конструктора и затем сохраняется. Шириной столбцов можно управлять методом перетаскивания их границ. Удобно использовать автоматическое форматирование столбцов «по содержимому». Для этого надо стать на границу между столбцами и выполнить двойной щелчок, когда указатель сменит форму.

В большинстве случаев БД состоит из нескольких таблиц, так как их использование оправданно при хранении и использовании больших объемов данных определенным образом организованных. Для связи таблиц между собой применяют ключевые поля (оие для нескольких таблиц) по указанной схеме данных. Связи используются одновременно для отбора записей в одной или нескольких таблицах. Существует несколько типов возможных связей между таблицами: «один к одному», «один ко многим» и «многие к многим». Поля связи в различных таблицах должны быть идентифицированы абсолютно одинаково по всем параметрам при описании структур таблиц. Причем в одной из таблиц выбранное для связи поле должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться. Связь между таблицами позволяет исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны какие-либо поля других таблиц. Таким образом, реализуется механизм целостности данных для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечения защиты от случайного удаления или изменения связанных данных.

Аппаратура, оборудование и материалы

Персональный компьютер, не ниже Pentium-4, операционная система семейства Windows, пакет Microsoft Office Access 2007.