Журнал реєстрації вхідної кореспонденції

Вхідний номер та дата

Кореспон-дент

Дата та номер документа

Заго-ловок

Резолюція

Прізвище виконавця

Відмітка про виконання

При-мітка

 

На обкладинці журналу зазначають назву установи, назву журналу, номер за номенклатурою справ, почато _________, закінчено _________.

Якщо документи реєструють в журналах, то всі аркуші журналу повинні бути пронумеровані в правому верхньому куті, прошиті нитками, кінці яких виводять на останній аркуш. Їх заклеюють папером, який на 2-3 см більший ніж печатка. На ньому пишуть: “В даному журналі прошито, пронумеровано і скріплено печаткою 175 (сто сімдесят п’ять) аркушів”. Вказують прізвище й ініціали секретаря, ставлять підпис і печатку.

Якщо журнал закінчується, на останній сторінці оформлюють запис: “В даному журналі зареєстровано 270 документів”. Вказують посаду, прізвище, ініціали, ставлять підпис та дату.

 

Контроль виконання документів

1 В установі слід мати перелік документів, термін виконання яких підлягає обов’язковому контролю. Для документів без зазначення терміну, таким є 10 днів.

2 На контроль ставлять доручення керівника, зазначені:

· у резолюціях на вхідних документах;

· у формі усного розпорядження;

· в організаційно-розпорядчих документах;

· у вихідних документах, на які очікують відповідь.

3 Документи на контроль ставлять за вказівкою керівника. Для цього на докуметі проставляють штамп „Контроль” або літеру „К ” на лівому полі на рівні заголовка до тексту.

4 Після надходження виконаного документа секретар повинен:

· перевірити терміни його виконання з зазначеним в резолюції;

· перевірити, чи вірно оформлений документ;

· щоб зняти документ з контролю, помічають в журналі про виконання та вказують номер справи, в якій буде зберігатися документ.

 

Обробка та відправлення вихідної кореспонденції

Основні етапи обробки вихідної кореспонденції:

· складання проекту документа:

· узгодження проекту з відповідними посадовими особами;

· перевірка відповідного оформлення документа;

· підписання та узгодження (при необхідності);

· відправка документа адресату;

· підшивка 2-го примірника документа у справу.

1 Проект документа складає виконавець і узгоджує з відповідними посадовими особами.

2 Документи повинні бути оброблені й відправлені в той же день.

3 Вихідний документ оформлюють у двох примірниках: перший - відправляють адресату, другий – підшивають у справу.

Якщо документи повинні бути повернені назад, на них проставляють штамп “Підлягає поверненню”, про що роблять помітку в журналі реєстрації документів.

4 Відправляючи кореспонденцію через відділення зв’язку, секретар повинен:

· на конвертах зазначити поштову адресу відправника та одержувача;

· перевірити наявність додатків;

якщо кореспонденція рекомендована, укладається реєстр згідно зазначеного зразка.

5 Термінову кореспонденцію в межах даної місцевості доставляє співробітник (кур’єр).

6 Якщо пошту доставляє кур’єр, то вносять запис про документ в розносну книгу.

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

Дата та індекс документа

Кореспондент

Зміст документа

Прізвище виконавця

Відмітка про виконання

 

Розносна книга

№ з/п

Найменування документа

Вихідний номер

Дата відправлення

Кому адресовано

Розписка в одержанні

 

Види діловодства

 

У діловодстві розрізняють:

Адміністративне (загальне) діловодство – це операції по документуванню розпорядчої і виконавчої діяльності організації чи підприємства. Документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності органів державного управління називаються організаційно-розпорядчою документацією (ОРД).

Організаційно-розпорядча документація створюється і використовується в різних органах управління – Кабінеті міністрів, міністерствах, відомствах, установах, школах, лікарнях, на підприємствах та ін.

Усі документи системи ОРД можна поділити на 5 груп:

- організаційні (положення, статути, інструкції, правила);

- розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази в загальних питаннях, вказівки);

- довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, доповіді, звіти, договори та ін.);

- з кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики та ін.);

- особисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян, автобіографії, розписки, доручення та ін.).

Застосування стандартів ОРД для організацій, установ і підприємств країни стало підготовкою до уніфікації систем документації, які використовуються в управлінні.

Уніфікація – це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів управлінських документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил складання та оформлення документів. Уніфікація документів включає їх стандартизацію, зменшення кількості видів та різновидів документів, встановлення певного кола ділових паперів з допомогою яких здійснюється управлінська діяльність.

Спеціальне діловодство – це робота з документами, специфічними для кожної із функцій управління, а також для окремих областей діяльності як транспорт, зв’язок, статистика, юриспруденція, військова справа. Серед спеціального діловодства розрізняють: бухгалтерське, нотаріальне, військове, діловодство по особовому складу установи та ін.

Діловодство в установах організовується в залежності від їх виду, особливостей роботи, об’єму документообігу. Об’єм документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних, внутрішніх документів за рік. В залежності від об’єму документообігу установи поділяються на чотири категорії: з об’ємом документообігу понад 100 000 документів на рік; від 25 000 до 100 000 документів; 10 000-25 000 документів на рік; до 10 000 документів на рік.

В залежності від структури установи і об’єму документообігу система ведення діловодства може здійснюватися центра­лізовано, децентралізовано і в змішаній формі.

При централізованій системі всі операції, що пов'язані із службовою інформацією, зосереджені в одному місці (в єди­ній для всіх канцелярії або у секретаря). Застосовується в установах з документообігом до 10 000 документів на рік, з невеликою кількістю структурних підрозділів.

При децентралізованій системі всі операції розподілені за різними структурними підрозділами. Ця система застосовується у закладах, що знаходяться в різних будівлях, віддалених одна від одної.

При змішаній системі частина операцій (наприклад, при­йом і відправка документів) здійснюється централізовано, а решта (оформлення документів, реєстрація, формування в спра­ви) здійснюється як в канцелярії, так і в інших структурних підрозділах. Змішана система ведення діловодства застосовується у великих корпораціях з великим документообігом. Застосовується в установах з документообігом до 100 000 документів на рік,

Вибір системи діловодства залежить від територіального розміщення, обсягу документообігу та організаційної структури підприємства.

Проведення в нашій країні радикальної економічної реформи, що супроводжується лібералізацією зовнішньоекономічних зв'язків, появою численних фірм, корпорацій, спільних підприємств, вільних економічних зон та ін., наданням права виходу на світовий ринок не лише державним, а й акціонерним, кооперативним підприємствам і організаціям, створеним в Україні, зумовлює лавиноподібне зростання кількості фірм, яким потрібен кваліфікований секретар-референт. У фірмах, що займаються малим бізнесом, найбільш доцільною формою ведення діловодства є централізована, тобто всі функції діло­водства концентруються у секретарів-референтів.

 

 

може бути: а) централізована –з документообігом до 10000 документів на рік, б) децентралізована – в установах з територіально відокремленими структурними підрозділами і документообігом понад 100 000 документів на рік.