Враховуючі досвід країн дальнього зарубіжжя, в Україні з метою створення Державного реєстру фізичних осіб – платників податків було прийнято Закон «Про державний реєстр фізичних осіб - платників податків та інших обов’язкових платежів» від 22.12.1994 року. Відповідальність за створення ДРФО згідно законодавства була покладена на Державну податкову службу України. Функціонувати Державний реєстр фізичних осіб почав з 1996 року.
З прийняттям Податкового кодексу України вищезазначений Закон втратив чинність, але державне регулювання формування та ведення Державного реєстру фізичних осіб – платників податків здійснюється відповідно вимог Податкового кодексу України.
Згідно ст..70 Податкового кодексу, формує та веде Державний реєстр фізичних осіб – платників податків (далі Державний реєстр) Центральний орган державної податкової служби України.
До Державного реєстру вноситься інформація про осіб, які є: громадянами України; іноземцями та особами без громадянства, які постійно проживають в Україні; іноземцями та особами без громадянства, які не мають постійного місця проживання в Україні, але відповідно до діючого законодавства зобов’язані сплачувати податки в Україні.
Для фізичних осіб – платників податків, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника, ведеться окремий регістр Державного реєстру з використанням прізвища, ім’я, по батькові та серії і номера паспорта без використання реєстраційного номера облікової картки. Відповідно до цього, повідомлення (не облікова картка) зазначених осіб, окрім прізвища, ім’я, по батькові й дати народження, буде містити місце народження та місце проживання, а також відомості про паспортні дані.
Особливістю реєстрації в Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків є відсутність обмеження за віком, з якого дані про особу вносяться до відповідного банку даних. З цим варто погодитись, оскільки Податковий кодекс не передбачає норм щодо обмеження оподаткування будь – яким віком. Це пояснюється тим, що цивільна правоздатність фізичної особи, тобто здатність особи мати цивільні права та обов’язки, виникає, як це передбачає ст. 25 Цивільного кодексу (ЦК) України, у момент її народження. У випадках, встановлених законом, охороняються інтереси зачатої, але ще не народженої дитини.
Податковий кодекс, як зазначалось, не передбачає подібних обмежень щодо оподаткування осіб, які мають об’єкти оподаткування, тобто фізична особа будь-якого віку (у т.ч. яка тільки народилась) може мати названі об’єкти, а відповідно повинна бути включена до відповідного реєстру. Це положення є слушним та зрозумілим. Воно повністю відповідає принципам оподаткування, прийнятим у державі, й, перш за все, принципу недискримінації. Так, наприклад, дитина, яка тільки народилась, може відразу, у порядку спадкування, отримати нерухомість, яка стає об’єктом оподаткування. Тому об’єктом обліку в Державному реєстрі є фізична особа – платник податків будь-якого віку. Цілком зрозуміло, що внесення відомостей про фізичну особу до Державного реєстру може вплинути на її права та обов’язки, які випливають з цього Кодексу та норм іншого законодавства. Ураховуючи те, що особа, яка подає інформацію про себе до податкового органу для внесення до реєстру, повинна мати відповідний обсяг дієздатності для здійснення відповідних дій.
Так, відповідно до ст. 30 ЦК України, «цивільною дієздатністю фізичної особи є її здатність своїми діями набувати для себе цивільних прав і самостійно їх здійснювати, а також здатність своїми діями створювати для себе цивільні обов’язки, самостійно їх виконувати та нести відповідальність у разі їх невиконання».
Обсяг цивільної дієздатності визначено відповідними нормами ст. 31, 32, 34 ЦК України. Так, повної цивільної дієздатності особа набуває у 18 років, часткова дієздатність встановлюється для малолітніх осіб (до 14 р.), неповна дієздатність – для неповнолітніх осіб (14–18 р.). Крім того, законом встановлюються випадки обмеження дієздатності: встановлення обмеженої дієздатності може мати місце тільки на підставі рішення суду.
Відмінність між частковою, неповною та повною дієздатністю полягає в обсязі цивільних «повноважень», які має особа для набуття для себе відповідних прав та обов’язків. Зокрема, з аналізу зазначених норм ЦК України можна зробити висновок, що фізична особа, яка має неповну цивільну дієздатність, має право сама особисто здійснити подання відомостей про себе до податкового органу.
Отже, Державний реєстр – це автоматизований банк даних (база даних), створений для забезпечення єдиного державного обліку фізичних осіб, які зобов'язані сплачувати податки, збори, інші обов'язкові платежі до бюджетів та внески до державних цільових фондів у порядку і на умовах, що визначаються законодавчими актами України.
Метою створення Державного реєстру є повний облік фізичних осіб, які сплачують податки та інші обов'язкові платежі, організація автоматизованої обробки інформації про сплату податків та інших обов'язкових платежів фізичними особами в режимі комп'ютерної мережі.
До Державного реєстру вноситься інформація про осіб, які постійно проживають в Україні, мають об'єкти оподаткування, передбачені чинним законодавством, і зобов'язані сплачувати податки та інші обов'язкові платежі, не мають постійного місця проживання в Україні, але відповідно до чинного законодавства зобов'язані сплачувати податки в Україні.
Підприємства, установи, організації всіх форм власності, включаючи установи Національного банку України, комерційні банки, інші фінансово – кредитні установи, фізичні особи – суб'єкти підприємницької діяльності, виконавчі комітети місцевих Рад народних депутатів, інші органи, уповноважені проводити державну реєстрацію (ліцензування) фізичних осіб – суб'єктів підприємницької та іншої діяльності, зобов'язані в місячний термін подавати відомості до державних податкових інспекцій за місцем постійного проживання платників податків та інших обов'язкових платежів, а для осіб, які не мають постійного місця проживання в Україні, – за місцем отримання доходів або за місцезнаходженням іншого об'єкта оподаткування.
Використання ідентифікаційного номера Державного реєстру є обов'язковим для використання підприємствами, установами, організаціями всіх форм власності, включаючи установи Національного банку України, комерційні банки та інші фінансово – кредитні установи, в разі:
¾ виплати доходів, з яких утримуються податки та інші обов'язкові платежі згідно з чинним законодавством України;
¾ укладення цивільно-правових угод, предметом яких є об'єкти оподаткування та щодо яких виникають обов'язки сплати платежів;
¾ відкриття рахунків в установах банків;
¾ інших випадках визначених законодавством України.
Джерелами формування інформаційного фонду Державного реєстру є:
¾ дані державних податкових інспекцій по районах, районах у містах і містах без районного поділу про фізичних осіб – платників податків та інших обов'язкових платежів;
¾ інформація підприємств, установ, організацій всіх форм власності, включаючи Національний банк України та його установи, комерційні банки, інші фінансово – кредитні установи, та фізичних осіб – суб'єктів підприємницької діяльності про суми виплачених фізичним особам доходів і утриманих з них податків та інших обов'язкових платежів;
¾ інформація виконавчих комітетів місцевих Рад народних депутатів та інших органів, уповноважених проводити державну реєстрацію (ліцензування) фізичних осіб – суб'єктів підприємницької та іншої діяльності;
¾ відомості міських і районних відділів (управлінь) внутрішніх справ про громадян, які прибули на проживання в даний район або місто чи вибули з них;
¾ відомості відділів реєстрації актів громадянського стану виконавчих комітетів місцевих Рад народних депутатів про громадян, які померли.
До Державного реєстру не вноситься інформація про осіб, які через свої релігійні або інші переконання пройшли відповідну процедуру відмови від ідентифікаційного номера в органах державної податкової служби України за місцем реєстрації.
Реєстрація фізичних осіб здійснюється у податковому органі за місцем проживання чи місцем отримання доходів (для особи, яка не має постійного місця проживання).
Фізичні особи, які раніше не обліковувались в Державному реєстрі, зобов’язані подати відповідному органу державної податкової служби облікову картку фізичної особи, яка є водночас заявою для реєстрації в Державному реєстрі, при цьому ця особа несе відповідальність, встановлену законом. Форма картки встановлюється ДПА України. Для своєчасного внесення змін до облікової картки державні органи повинні подавати в податкову службу відповідну інформацію про зміни даних, які включаються до облікової картки фізичної особи – платника податків.
Фізичні особи про відповідні зміни повинні повідомляти на протязі місяця після таких змін шляхом подання відповідної заяви за формою та у порядку, визначених центральним органом державної податкової служби України. Проведення державної реєстрації фізичної особи – платника податків у Державному реєстрі та внесення змін до даних здійснює центральний податковий орган та повідомляє відповідні органи податкової служби за місцем обліку, проживання чи отримання доходів фізичною особою. Після реєстрації в Державному реєстрі за зверненням платника видається документ, що засвідчує таку реєстрацію.
Облік осіб, які через свої релігійні або інші переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомляють про це відповідні державні органи, здійснюється за прізвищем, ім’ям, по батькові, серією та номером паспорта громадянина України. У паспортах зазначених осіб робиться відповідна відмітка.
У разі виявлення недостовірних даних або помилок у поданій обліковій картці або повідомленні фізичній особі може бути відмовлено в реєстрації та внесенні відмітки до паспорта або продовжено строк реєстрації.
Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта використовується в усіх документах, які містять інформацію про об’єкти оподаткування фізичних осіб або про сплату податків. Документи, які не мають реєстраційного номера облікової картки платника податків або серії та номера паспорта, вважаються оформленими з порушенням вимог законодавства України. Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта податковим органом зазначається у всіх повідомленнях, що надсилаються йому. Аналогічне правило застосовується і відносно платників податків для будь – якої звітності, яка подається до податкового органу. Як і в країнах, що входять до Євросоюзу в Україні, дані Державного реєстру використовуються виключно для обліку одержаних доходів, об’єктів оподаткування, повноти та своєчасності сплати податків та інших обов’язкових платежів. Такі відомості є інформацією з обмеженим доступом.
Органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування, самозайняті особи, податкові агенти подають інформацію про фізичних осіб, що пов’язана з реєстрацією таких осіб як платників податків, нарахуванням, сплатою податків і контролем за дотриманням податкового законодавства України. Відомості надаються із зазначенням реєстраційних номерів облікових карток платників податків безоплатно податковим органам у визначених випадках.
Така інформація стосується:
¾ дати прийняття на роботу або звільнення з роботи фізичних осіб;
¾ реєстрації/зняття з реєстрації за місцем проживання у відповідному населеному пункті;
¾ наявності у фізичних осіб або припинення права власності на морські, річкові та повітряні судна;
¾ смерті фізичних осіб;
¾ реєстрації приватної нотаріальної, адвокатської іншої незалежної професійної діяльності;
¾ державної реєстрації речових прав на нерухоме майно або права на нього;
¾ встановлення піклування над фізичними особами, визнаними судом недієздатними, опіки, піклування і управління майном малолітніх, інших неповнолітніх фізичних осіб, фізичних осіб, обмежених судом у дієздатності, дієздатних фізичних осіб, над якими встановлене піклування у формі патронажу, піклування або управлінням майном фізичних осіб, визнаних судом безвісно відсутніми, а також про подальші зміни, пов’язані із зазначеною опікою, піклуванням або управлінням майном;
¾ інших об’єктів оподаткування.
Державний реєстр фізичних осіб – платників податків формується на основі Державного реєстру фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів. Відповідно до цього немає необхідності здійснювати перереєстрацію в новому реєстрі.
