Организация документооборота на предприятии и пути его оптимизации
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………ГЛАВА 1. Теоретические и практические аспекты организации документооборота на предприятии………………………………………………
1.1. Документооборот и оптимальные пути его реализации при различных формах организации служб ДОУ ………………………………………….…
1.2. Характеристика основных направлений документопотоков в документообороте организаций …………………………………………………
1.3. Порядок организации документооборота и основные этапы движения документов…………………………………………………………………………
1.4. …………………
ГЛАВА 2. Анализ основных характеристик документооборота в ОАО «ДВМП» …………………………………………………………………………
2.1. Краткая характеристика предприятия……………………………………
2.2. Анализ основных характеристик документооборота в ОАО «ДВМП»
2.3.Организация документооборота в ОАО «ДВМП»……………………..
2.4. Пути оптимизации документооборота на предприятии
Заключение………………………………………………………………………….
Список литературы…………………………………………………………………
ВВЕДЕНИЕ
Один из важнейших аспектов документационного обеспечения управленческой деятельности – организация документооборота. Если регистрация документов обеспечивает их учет, поиск, контроль исполнения, то от рациональной организации документооборота, представляющего собой движение документов в организации, зависит, как быстро документы будут доходить до исполнителей, руководителей, заинтересованных должностных лиц, то есть, как эффективно будет налажена внутриорганизационная обратная связь. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, сможет привести к отрицательным экономическим последствиям.
Система документооборота охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по их приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. Однако путь движения документа предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно так же от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам аппарата зависит движение документа при согласовании и подписании[1]. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть. Поэтому анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата, поскольку рационализация документооборота способствует сокращению инстанций, проходимых документом (например, при согласовании), и организации прямоточности движения документов, что исключает повторные инстанции на его пути и повторные операции при обработке, тем самым, повышая производительность труда.
На современном этапе развития документационного обеспечения управления, который характеризуется увеличением информационных потоков, и, соответственно усложнением процедуры и обработки, естественно возрастает научный интерес специалистов к решению данной проблемы. В настоящее время издан целый ряд работ, посвященных теоретическому анализу и прикладным аспектам регулирования документооборота. Исходя из цели работы нами были поставлены определенные задачи.
Их несколько, нумерованным списком, отражая сущность каждого параграфа на основании научных трудов ведущих специалистов в области документационного обеспечения управления, методами исследования, сравнения и анализа выявить эффективный способ определения оптимальной организации документооборота предприятия. А именно:
1.В теоретической части работы необходимо:
· Изучить и проанализировать современные трактовки и понятия документооборота;
· Определить основные формы организации служб ДОУ, основанные на характеристике структуры документооборота;
· Охарактеризовать основные направления документопотоков в документообороте организации;
· Установить порядок организации документооборота и основные этапы движения документов.
2. В практической части исследования следует провести следующие действия:
· Охарактеризовать структуру и функции сектора делопроизводства ОАО "ДВМП".
· Разработать технологию анализа и оптимизации документооборота предприятия.
· Проанализировать основные характеристики документооборота экспериментальной базы исследования.
Объектом исследования моей работы является документооборот судоходной компании ОАО «ДВМП».
Под предметом данного исследования подразумевается подробный анализ документооборота организации. Для этого необходимо изучить историю развития документооборота на предприятии, изучить структуру службы ДОУ и определить ее эффективность. Затем, на основании данных, полученных аналитическим методом, выявить недостатки в структуре службы ДОУ и сформулировать методику по оптимизации документооборота конкретного предприятия.
Для решения поставленных задач нами были привлечены, помимо научной литературы, охарактеризованной выше, следующие группы источников:
1. Законодательные акты:
В этот комплекс мы определяем такие источники, как Конституция РФ[2], Трудовой кодекс[3], являющиеся основополагающим для осуществления деятельности работниками всех служб. Так же в качестве источников использовался комплекс федеральных законов: Федеральный закон «О техническом регулировании», Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»[4] Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»[5].
В Трудовом Кодексе РФ большая часть посвящена регулированию отношений между работником и работодателем организации, а в связи с этим и оформлению документации по персоналу в связи с приемом на работу, перемещением работника в организации, а также расторжением трудового контракта.
Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г. является базовым законом информационного законодательства, который устанавливает:
· термины и определения, связанные с информацией, документом, информационными ресурсами и их использованием;
· право собственности на отдельные документы и массивы документов;
· создание информационных систем, использование информационных технологий и средств их обеспечения;
· правовой порядок в области защиты информации.
Закон Российской Федерации «О государственной тайне» № 5485-1 от 21 июля 1993 г. (в редакции от 22 августа 2004 г.)[6] регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.
Закон Российской Федерации "О языках народов Российской Федерации" № 1807-1 от 25 октября 1991 г. (в редакции от 24 июля 1998 г.)[7] регулирует вопросы использования государственного языка в работе государственных органов, организаций, предприятий и учреждений, в официальном делопроизводстве, в судебной практике, в коммерческой деятельности, в международных отношениях.
Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (с изменениями от 9 мая 2005 г., 1 мая, 1 декабря 2007 г.)[8].
Был введен вместо ранее существовавшего закона «О стандартизации» № 5154-1 от 10 июня 1993 г., который был отменен с 1 июля 2003 г.
В Федеральном законе «О техническом регулировании» на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Новым принципиальным положением является то, что разработчиком национального стандарта может быть любое лицо. Эта практика уже имеет положительный опыт в развитых странах.
2. Нормативно-методическая документация и подзаконные акты
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Федеральной архивной службой России № 68 от 27 ноября 2000 г., зарегистрированная Министерством юстиции Российской Федерации 27 ноября 2000 г. № 68[9].
Государственная система стандартизации Российской Федерации, включающая ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4-93 и др[10]. Одновременно с вступлением в силу Федерального закона «О техническом регулировании» введен в действие ГОСТ Р 1.5-2002 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению».
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов[11], разработанный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие постановлением Госстандарта России № 65-ст от 3 марта 2003 г.
ГОСТ Р 51141- 98 Государственный стандарт Российской Федерации.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения[12].
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России № 299 от 30 декабря 1993 г[13]. На документе должен проставляться код по ОКУД. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.
Так же были изучены действующие нормативные документы, непосредственно издаваемые изучаемой организацией.
В данной работе, при изучении организации документооборота ОАО "ДВМП" применяется аналитически-исследовательский метод, который подразумевает получение исходной информации путем наблюдений. Аналитический метод включает в себя анализ конкретного трудового процесса, разделение его на элементы, проектирование рациональных режимов работы оборудования, организации труда и необходимых затрат времени по элементам трудового процесса
Экспериментальной базой исследования был выбран сектор делопроизводства ОАО «ДВМП», характеристика которого представлена в первом параграфе второй главы.
В работе любой организации документационное обеспечение управления составляет достаточно весомую часть организационной деятельности. От того, насколько эффективно будет спланирована и реализована организация документооборота, зависят качественные и количественные показатели деятельности как службы делопроизводства, в частности, так и всего предприятия, в целом. Это, в свою очередь, повысит конкурентоспособность организации в своем секторе деятельности.
ГЛАВА 1. Теоретические и практические аспекты организации документооборота на предприятии
