Тема 12. Психотехнология эффективных презентаций

1. Организационно-психологические аспекты планирова­ния и постановки презентации

2. Психотехнология устного выступления на презентации

3. Психология визуальных вспомогательных средств

4. Эффективные презентации: учет психологии аудито­рии

Ключевые понятия темы:

– психологические цели презентации;

– психотехнология поведения ведущего презентацию; –психотехнологии визуальных средств презентации; –психологические особенности аудитории презентации.

1. Организационно-психологические аспекты планирования и постановки презентации

Презентации, так же как и торговые ярмарки, выставки и пока­зы дают возможность устанавливать контакты с людьми, мысля­щими с точки зрения вероятной покупки, размышляющими об основной теме презентации. Способность дойти до людей с таким складом ума – огромное преимущество.

От уровня презентации товаров зависит результат сделки – по­ложительный или отрицательный. Опытные бизнесмены знают, как серьезно нужно подходить к встрече с потенциальным покупате­лем. Они заранее готовятся-к презентации, контролируют беседу и постепенно подготавливают успешный финал – совершение сдел­ки.

Есть общий закон, применимый к любым проектам, в том чис­ле и в психологии общения: чем раньше произошла ошибка, тем сильнее она влияет на весь проект и тем труднее возместить вред от нее. Презентация не является исключением.

В данном разделе освещаются ключевые в презентации товара

или услуги проблемы, которые регулируются законами психоло­гии.

Презентация опирается на вербальное, аудиальное и визуальное обеспечение или сопровождение и должна соответствовать сцена­рию. Перед написанием сценария необходимо тщательно проана­лизировать аудиторию, ожидаемую на презентации. Ведущий пре­зентацию должен собрать аудиторию вместе, объединить людей одной идеей и не упускать их из виду.

Очень важно начать с определения приоритетов и первое, что необходимо сделать, – это точно сформулировать цель презента­ции.

Не будет преувеличением сказать, что самой главной целью пре­зентации является убеждение человека или группы людей:

– принять или пересмотреть свою позицию;

– принять или изменить мнение;

– предпринять или воздержаться от какого-либо действия или решения.

Одна из определяющих подцелей презентации – оказать необ­ходимое воздействие на аудиторию. Понятие «воздействие» вклю­чает в себя приемы и способы, призванные разбудить аудиторию, удивить ее и сделать более восприимчивой.

Дело только в том, относительно какого предмета требуется обес­печить убеждение и воздействие на аудиторию. Это значит, что са­мая общая цель, которую мы назвали главной, должна быть пре­дельно конкретизирована.

Конкретизация цели предполагает нахождение ответа на воп­рос: «Что мы стремимся сообщить аудитории?»

Цели – это то, что предполагается объяснить, предложить или продемонстрировать на презентации. Это должно быть обязательно связано с тем, какую выгоду или прибыль могут рассчитывать по-лучять гости презентации. Все должно быть адресовано непосред­ственно их интересам.

Далее очень важно грамотно определиться с аудиторией. Это на­хождение ответа на вопрос: «Кому мы стремимся это сообщить?». Для этого необходимо правильно понять свою аудиторию, а имен­но постараться выяснить у них степень интереса, информирован­ности, понимания, опыта, сопротивления и предрассудков, с ко­торыми могут столкнуться устроители презентации.

Когда первые два этапа отработаны должным образом, необхо­димо решить, как это все построить, то есть определиться со струк­турой. Первое, чему необходимо уделить пристальное внимание, – это вступление. Оно имеет двоякое значение:

– расставляет важные акценты в целях презентации;

– помогает ведущему упростить отношения с аудиторией с помощью «нейтрального» материала, который каждый может при­нять и согласиться с ним.

Здесь чем больше ведущий побуждает присутствующих кивать головами, тем лучше, если только все кивают одобрительно.

Далее ведущий произносит приветственные любезности, то есть просто благодарит людей за то, что они нашли время прийти на презентацию, и выражает надежду на то, что они не пожалеют о том, как его провели.

Затем – представление ведущего и других выступающих.

Очень важно в конце каждого этапа презентации поддерживать обратную связь с аудиторией. Всякий раз, как поставлена точка в каком-то сообщении и ведущий дошел до паузы, полезно еще раз подумать о мышлении аудитории – какие вопросы возникли у нее в данный момент, как там у нее все отражается. Здесь полезны реп­лики типа: «Все хорошо, и все же нет ответа на мой вопрос...». Это - помогает уберечь презентацию от превращения ее в непрерывный поток фактов, которые спустя какое-то время становится очень сложно воспринимать.

Окончание презентации так же важно, как и ее открытие. В про­цессе работы над завершением презентации необходимо возвра­титься к первоначальному предложению. Цель презентации обяза­тельно диктует ее окончание, которое обычно включает в себя сле­дующие моменты:

– краткое резюме важнейших фактов и аргументов и повтор ключевых видеофактов;

– рекомендации по стратегии поведения участников презента­ции;

– предложения относительно ближайших шагов, если рекомен­дации приняты, с конкретными сроками;

– описание вспомогательной литературы по данной проблеме, если таковая имеется;

– благодарность за внимание;

– предложение задавать вопросы.

Организаторы презентации должны продумать массу «мелочей» и иметь четкое представление о следующем:

– как долго продлится презентация;

– будет ли она разбита на части;

– будет ли полностью проходить в одном помещении или по­требуются перемещения в другие места;

– будут ли перерывы на кофе;

– какие разделы необходимо включить в презентацию и каково назначение каждого раздела;

– размечены ли разделы презентации по степени важности, чтобы в случае необходимости можно было быстро отсеять ненужную информацию: А – обязательно включить, Б – включить, если есть возможность, В – стоит упомянуть, если на это останется вре­мя;

– размещены ли разделы в логическом порядке с учетом времени;

– сделаны ли разделы достаточно короткими, чтобы увеличить период повышенного внимания аудитории;

– заканчивается ли каждый раздел важным сообщением;

– составлен ли порядок работы, о котором в общих чертах луч­ше договориться с аудиторией заранее, сохраняя возможность про­являть гибкость и мобильность в ходе презентации;

– продумано ли вступление, которое сразу бы завоевало ауди­торию;

– проработан ли весь проект презентации в поисках моментов, где интерес понижается;

– выявлены ли объяснения или аргументы, которые слишком длинны или сложны;

– определено ли, что присутствующие должны будут запом­нить, и продумано ли, что будет конкретно сделано, чтобы они действительно это не забыли;

– отмечены ли в программе те моменты, когда аудитория дол­жна быть вовлечена в процесс выступления;

– все ли ведущие сделали наброски выступлений;

– решено ли, кого необходимо приглашать на презентацию и в каком количестве;

– какие решения приняты о месте проведения презентации.

Устроителям презентации полезно иметь в виду, что кто-то дол­жен все время обдумывать, улучшать и критиковать презентацию исключительно с позиции зрителя.

2. Психотехнология устного выступления на презентации

Психологи полагают, чтобы презентация прошла успешно, ее с самого начала необходимо рассматривать в некоторой степени как знак благосклонности, оказываемой теми, кто приходит, тем, кто ее организовывает, проводит.

Проблема презентации сходна с проблемой документального телевидения: как преподнести различным группам людей новые факты и идеи в привлекательной, интересной и убедительной фор­ме. Если поискать параллель с другой профессией, то ведущий пре­зентацию гораздо ближе к адвокату, чем к учителю или лектору. Презентация – это упражнение в убеждении.

Успех презентации напрямую связан со способностью выступа­ющих поддерживать и удерживать внимание аудитории. Психологическими исследованиями установлено, что уровень внимания ауди­тории изменяется в течение 40-минутного периода. Сначала он (уро­вень) высокий, затем, в первые 10 минут, снижается очень мед­ленно, затем быстрее, пока не достигнет самого низкого уровня примерно через 30 минут. Затем он вновь начинает подниматься, особенно в последние пять минут.

Из этого следует, что более короткий отрезок (минут 20–25) содержит наибольший процент внимания, хотя чрезмерное коли­чество коротких разделов тоже снижает уровень внимания аудито­рии. Далее, те факты, которые по замыслу выступающего аудито­рия должна запомнить, должны быть в начале и в конце выступле­ния. Особенно важны последняя иллюстрация и вывод в каждом выступлении. Их можно особо выделять паузой после каждого важ­ного пункта. Так как кривая внимания после первых десяти минут падает, то как раз после этого момента наибольшее внимание дол­жно уделяться разнообразию структуры выступления и всевозмож­ным ухищрениям, призванным поднятию внимания аудитории. Следует иметь в виду, что внимание аудитории не возрастает к концу встречи, если слушатели и зрители не будут знать, что она уже приближается к завершению.

Исключительно важная роль на презентации принадлежит веду­щему. Лучшими из них являются те люди, которые:

– ведут себя естественно;

– легки, изящны, дружелюбны и забавны;

– вовсе не производят впечатления, что они словно путами при­кованы к маленьким клочкам бумаги с заранее написанным тек­стом;

– они говорят только для присутствующих и руководствуются их реакцией. Каждый гость презентации у таких ведущих убежден, что если для кого и говорит ведущий, так именно для него.

Пожалуй, первой задачей ведущего является объединение ауди­тории. Этой цели отвечает умение обрисовать экономико-конъюнк­турную ситуацию с представляемым товаром или услугой. Каков бы ни был предмет презентации, очень важно, чтобы все получили предварительную информацию,, а ведущий продемонстрировал свое знание этой ситуации и ее коммерческой подоплеки.

Ведущему важно иметь нюх на скуку. Как только установлен скуч­ный момент, его необходимо нейтрализовать. Может быть, полез­но вернуться к интересной информации, от которой раньше при­шлось отказаться ввиду ее недостаточной важности.

Если аудитория не имеет на руках отпечатанного экземпляра программы презентации, то, естественно, она не знает, что ее ждет впереди. Очень важно давать ей это понять. Обычно это делается с помощью словесных оборотов типа: «Буквально через минуту я продемонстрирую вам кое-какие интересные иллюстрации...», «Скоро мы посмотрим, добьюсь ли я такого эффекта, о котором вы уже слышали...», «Это было снято на пленку и чуть позднее вы это увидите».

Полезно ободрять аудиторию шуткой, сообщая о следующем пункте программы. Следовательно, некоторый набор таких шуток всегда полезно иметь наготове.

Было обнаружено, что просто наличие на столе каких-нибудь привлекательных коробочек, подставок с плакатами или любой маленький дешевый предмет, который имеет отношение к дея­тельности фирмы, удивительно резко повышает интерес аудито­рии.

Считается, что есть одна возможность усилить, обострить вни­мание аудитории, которая слишком часто отвергается, – это дать присутствующим что-нибудь подержать в руках и, если возможно, то и сохранить. Не обязательно вручать каждому, однако, делать это следует.

Психологи утверждают, что перед самой демонстрацией внима­ние обостряется, так что между словами: «Хорошо, давайте попро­буем включить эту машину...» и действительным нажатием на вык­лючатель ведущий получает отличный момент, чтобы сказать что-то важное.

К числу эффективных способов расположить к себе слушателей и зрителей следует отнести:

– любое выражение искренних положительных чувств ведущим;

– какое-нибудь откровение ведущего о себе;

– возражение ведущего собственным доводам во время презен­тации.

Каждый выступающий должен уметь любой раздел презентации завершать наилучшим материалом, хотя бы для того, чтобы слуша­тели могли сказать друг другу за кофе: «Совсем недурно, не правда ли?».

Необходимо уметь сформулировать ключевую фразу, которую должны запомнить слушатели, когда презентация закончится.

Ведущему необходимо иметь в виду то обстоятельство, что ауди­тория, присутствующая на презентации, различается уровнем зна­ний. Это действительно одна из значимых проблем. Ведь надо все хорошо объяснить менее опытным, не нагнать скуку на специали­стов, не потакать наиболее сведущим в данном вопросе слушате­лям в ущерб всем остальным.

Приходится» искать самые разные пути, позволяющие мягко и ненавязчиво сообщать подоплеку вопроса. Этому помогает множе­ство выражений, которые можно использовать без всякого вреда для выступления: «Честно говоря», «Главным образом», «В общем»,

«За некоторым исключением» и т.д. Это облегчает задачу избежать нагромождений многочисленных отступлений и пояснений, пока­зав при этом специалистам, что ведущий знает материал.

Главное же правило здесь таково: «Никогда не переоценивать знания своих слушателей и никогда не недооценивать их интел­лект».

Психологи рекомендуют обращать внимание при подготовке тек­стов выступлений на то, чтобы в них:

– проверить, не осталось ли каких-нибудь информационных пробелов, которые никто не заполнит;

– определить места в текстах, где есть наибольшая вероятность столкнуться с сопротивлением или недоверием аудитории;

– критически рассмотреть все выступления с точки зрения ауди­тории;

– тексты должны быть написаны исключительно в разговорной форме, грамотно. Словарь, грамматика и синтаксис разговорной речи воспринимаются слушателем сходу;

– в текстах должны присутствовать народные выражения, дела­ющие речь яркой и выразительной;

– в разговорной речи допустимо использование сленга;

– использовать только первое и второе лицо, но не третье;

– использовать короткие слова и краткие предложения;

– употреблять активный залог вместо пассивного;

– помнить, устная речь воспринимается слушателем сходу, по­этому вся имеющая отношение к делу информация должна быть представлена в наилучшем порядке, обеспечивающем мгновенное усвоение;

– главные мысли всегда помещать ближе к началу предложе­ния;

– все второстепенные детали предложения поместить после ос­новного глагола;

– расставлять указатели (некий эквивалент глав или парагра­фов). Для этого требуется произнести подводящее итог предложе­ние, а затем задать вопрос, позволяющий перейти к новому разде­лу;

– помнить, что факты гораздо проще усвоить, если их хочется узнать, чем когда просто представляют их. Неоценимым изобрете­нием для этого оказываются риторические вопросы. Они хорошие помощники, когда надо подстегнуть интерес аудитории;

– использовать призеры и аналогии. Считается, что хорошо по­добранная параллель, входящая в сферу опыта аудитории, часто экономит кучу денег, необходимых на визуальные средства или десять минут, требующиеся на объяснение.

Полезно избегать:

– противоречий, двусмысленностей, а также частичных и пол­ных совпадений;

– материалов, которые могут вызвать раздражение;

– технических терминов, если нет уверенности, что аудитория знакома с ними;

– литературных фраз, каких люди никогда не употребляют в разговорной речи;

– длинных предложений: в две строчки уже длинное;

– упрощений до примитивного;

– высокопарного пустословия;

– жаргона;

– абстрактных существительных;

– бормотания;

– запинания и чрезмерных пауз;

– нечеткой речи;

– назойливого словесного и физического манерничанья;

– фраз-паразитов.

Цель ведущего – говорить почти также, как если бы он беседо­вал с парой друзей, сохраняя естественность и стиль своего пове­дения. Опытный, квалифицированный ведущий понимает, что хо­рошее выступление обращено к большой аудитории так, словно это один человек.

3. Психология визуальных вспомогательных средств

Есть старая английская пословица: «Я услышал и забыл, я уви­дел и запомнил, я сделал и понял». Аудитория на презентации вряд ли много сделает и поймет, очень многое будет услышано и забыто. И тем не менее она запомнит то, что увидит. Выступающие должны позаботиться о том, чтобы аудитория увидела все, что она должна будет запомнить.

Презентация разнообразится показом слайдов, видео-, другими визуальными средствами, прослушиванием звукозаписей, сменой выступающих, вопросами и, конечно, любыми другими методами коммуникации.

Чем хороши визуальные средства? Тем, что:

– могут быстро и доходчиво изобразить вещи, которые невоз­можно передать словами: рисунок стоит тысячи слов;

– экономят время;

– вызывают интерес;

– разнообразят презентацию;

– усиливают воздействие выступления на аудиторию;

– они дольше всего остаются в памяти из всего того, что про­исходило на презентации, в то время как слова забываются.

Все визуальные средства можно разделить на три категории:

– поясняющие;

– подтверждающие и

– оказывающие воздействие.

Наблюдения показывают, что воздействующие на аудиторию ви­зуальные средства – это как раз то, о' чем чаще всего забывают. Они легко определяются ответом на вопрос: «Какие изображения выступающим хотелось бы запечатлеть в памяти слушателей?». Их следует хорошо продумать и разместить в ключевых позициях (это начало и конец встречи).

Наиболее распространенные средства визуализации на презен­тациях следующие:

– плакаты;

– схемы;

– слайды;

– белые доски;

– эпидиапроектор;

– проектор;

– сборные визуальные средства;

– видеоролики,

– отдельные предметы;

– действующие модели.

Плакаты. Часто основной недостаток – изображение слишком мелкое, чтобы аудитория могла рассмотреть детали. Очень хороши, но недостаточно используются эскизы и карикатуры, иллюстриру­ющие абстрактные понятия типа рассеянность.

Схемы. Если ведущий – правша, то схема должна находиться слева от него, когда он стоит лицом к аудитории. На схему лучше указывать левой рукой, стоя лицом к аудитории. Иногда ведущие забывают о том, что когда они одновременно говорят и рисуют или показывают на схеме что-то, аудитория слышит их гораздо хуже. Лучше избегать таких ситуаций – проще прерваться на одно-два предложения. Как-то не всегда догадываются, что добиться отлич­ных ровных линий или окружностей можно нарисовав их предва­рительно по шаблонам перед презентацией, а потом всего лишь обвести эти карандашные линии фломастером. Очень важно убе­диться, что схемы хорошо крепятся.

Слайды. Очень полезно помнить, что когда третий слайд подряд демонстрируется вверх ногами, даже самая сдержанная аудитория начинает смеяться. Это означает, что ошибки в применении слай­дов бывают двух типов: в замысле и в исполнении.

Вообще-то первое требование к слайду: он не должен быть са­мообъясняющим. Часто он оказывается эффективным именно тог­да, когда не может быть толком понят до тех пор, пока ведущий

его не прокомментирует. Таким образом, слайд должен быть под­держкой ведущему, а не заменителем его.

Второе, важно помнить, что слова – это не визуальное сред­ство. Это означает, что слайды не должны без особой необходимо­сти демонстрировать текст: слова – это работа ведущего.

Демонстрация слайдов с текстами на презентациях противопо­казана по следующим важным соображениям:

– люди слышат с одинаковой скоростью (скоростью говоряще­го), а читают с разной скоростью. Поэтому аудитория немедленно разбивается на группы, которые мысленно находятся вне контакта с ведущим и друг с другом;

– возникает проблема, что делать в этот момент ведущему: мол­чать или говорить? Если говорить, то что? Если дублировать то, что на экране, тогда зачем нужен слайд? Что-то другое – тогда это грубейшая ошибка коммуникации. Если ведущий будет молчать, то некоторые закончат чтение и будут скучать, дожидаясь, пока дру­гие дочитают.

И все же иногда приходится демонстрировать слайды со слова­ми. В этом случае важно выполнять ряд требований, таких, как:

– слов должно быть мало;

– слова должны быть хорошо видны всем присутствующим;

– слова обязательно должны располагаться строго по горизон­тали, а не под различными углами.

Полезно спрашивать ведущему себя, готовясь к презентации:

– не «Какие слайды нужны на презентации?», а «Нужны ли какие-то слайды на презентации?»

– не «О чем скажет этот слайд?», а «Что покажет этот слайд?» Проектор. При демонстрации слайдов очень важно, чтобы опе­ратор помнил о следующем:

– он должен вручную отобрать слайды в соответствии со сценари­ем, а затем, зарядив их в кассету, еще раз свериться со сценарием;

– он не должен делать каких бы то ни было сокращений или изменений в порядке демонстрации после генеральной репетиции;

– он должен избегать перезарядки слайдов во время презента­ции: лучше использовать вторую кассету или второй проектор;

– если какой-нибудь слайд необходимо показать дважды, то лучше сделать с него копию, вместо того, чтобы его искать, выни­мать и вставлять в другое место;

– иметь фонарик, чтобы находить упавшие слайды;

– следить за тем, чтобы, показав слайд, не убрать его без вся­ких комментариев, особенно когда он достаточно сложен и требует пояснений;

– не стоять между экраном и проектором, так как, во-первых, отбрасывается тень, а во-вторых, часть слайда проецируется на лицо

оператору и придает ему глупый вид, что совершенно отвлекает или, что еще хуже, смешит аудиторию,

– не оглядываться через плечо при смене слайда, чтобы убе­диться, правильный ли кадр демонстрируется: ведущий должен быть в этом уверен, если проводились репетиции;

– как только тема, связанная со слайдом, исчерпана, его нуж­но сразу убрать;

– лучше не пользоваться лазерным фонариком: он отвлекает как говорящего, поскольку ему надо увидеть цель и попасть в нее, так и аудиторию, которая блуждает взглядом по экрану в поисках пятна, невольно по ассоциации припоминая известные сюжеты фильмов с такими же красными кружочками на лбу живой мише­ни.

Белые доски. Обычно на досках оставляют изображения после окончания пояснений. Это ошибка: рисунок отвлекает слушателей.

Эпидиапроектор (ЭДП). Внимание выступающего от аудитории очень легко отвлекается, если ведущий беспокоится, в нужном ли порядке идут рисунки, правильно ли он их кладет и снимает, и т п. Считается, что особыми преимуществами перед схемами эпидиап-роекторы не обладают, за исключением случаев, когда аудитория слишком велика: тогда схемы оказываются слишком малы, чтобы все смогли их рассмотреть. Однако, если ЭДП все-таки использует­ся на презентации, то включать его не следует, пока не разместит­ся рисунок, а при смене изображения его необходимо выключать. Если ведущий пользуется указкой, то ее кончик не должен бродить по экрану – надо указать на нужное место, ненадолго ее там задер­жать, а затем убрать. Не следует использовать указку как щегольс­кую тросточку, маршальский жезл, палочку для почесывания спи­ны и т.п.

Сборные визуальные средства. Это обычно магнитные, прорезные или булавочные доски, на которых можно создавать изображения, добавляя по ходу действия различные детали. Ограничение этого вида визуального средства в том, что большую часть времени пре­зентации придется вылавливать нужную деталь в куче других. В та­ких случаях лучше пользоваться «открывающейся» доской, кото­рая вначале выглядит пустой, но по ходу объяснения заполняется путем снятия пустых карточек. Однако и здесь необходимо учиты­вать один психологический нюанс. Дело в том, что на ранних ста­диях демонстрации открывание идет слишком медленно и аудито­рия быстро начинает скучать от созерцания большого количества неоткрытых карт. Полезно использовать такой прием: очень быстро снять первые карточки – тогда интерес возрастет и можно будет позволить себе действовать немного медленнее и продлить неизве­стность.

Видеоролики. Хороший видеофильм – сам по себе уже надежный и полный вариант презентации. Это наиболее полная и сильная форма коммуникации. Видео привлекает внимание таким путем, который невозможен для печатного слова. Очень полезно при де­монстрации видеороликов:

– избегать затягивания демонстрации: через какое-то время ви­део начинает становиться главной частью презентации, снижая важ­ность и воздействие всего остального;

– сопротивляться искушению использовать хороший отрывок записи только потому, что он хороший, но его невозможно связать с предметом беседы;

– помнить, что видео – это движущееся изображение и оно должно показывать вещи, которые движутся. Там, где обычные фо­тографии выполняют свою задачу дешевле и лучше, лучше исполь­зовать их, а не видео;

– остерегаться оживленных комментариев к отрывкам без зву­ка: возникает проблема ориентироваться в том, что показывается на экране, и успевать за всем этим.

Отдельные предметы. Очень полезны отдельные вещицы, спо­собные быть интересными для аудитории, имеющие отношение к презентации и которые можно достать из кармана или из-под стола. Интерес к презентации существенно возрастает, если на ней де­монстрируют какие-то предметы, поскольку это:

– превращает абстрактную идею в конкретный физический объект;

– не требует утомительной подготовки;

– облегчает запбминание материала аудиторией.

Действующие модели. Демонстрация действующей модели – куль­минация презентации. Если же модель вдруг не работает – то это почти катастрофа. Поэтому, если возможно, то нелишне иметь для страховки второй экземпляр модели, также тщательно проверен­ный и подготовленный.

В целом при работе с визуальными средствами полезно:

– не загораживать их во время использования;

– не оставлять их на виду после того, как закончена работа с ними;

– не отворачиваться от аудитории чаще, чем это необходимо;

– не демонстрировать ничего без пояснения;

– освоиться с ними, чтобы не копаться во время сообщений;

– убедиться, что они используются в периоды пониженного внимания аудитории;

– убедиться, что все они достаточно хорошо видны для всей аудитории.

Недостатки визуальных средств:

– их разработка требует много времени и значительных усилий;

– могут запутать и отвлечь внимание от того, что, собственно, нужно разъяснить, на то, как это подано;

– снижают гибкость презентации;

– стоят больших денег;

– если их демонстрация не удается, то она может полностью провалить презентацию.

4. Эффективные презентации: учет психологии аудитории

Аудитория на презентациях почти во всех случаях приглашается самими ведущими или их организацией, при этом стремление ве­дущего сообщить информацию обычно превышает желание ауди­тории получить ее. Ведущий обращается к аудитории с уважением подчиненного к людям более высокого положения. Он не может потребовать их внимания, самое большее, что он может, – это заслужить его. Обычно презентация бывает успешной, если она раз­жигает любопытство и стимулирует желание получить как можно больше информации.

Первые несколько минут презентации крайне важны, хотя это не имеет никакого отношения к их содержанию. Выступающему необходимо, чтобы слушатели его приняли, и если он даст понять, что у него с аудиторией много общего, то его выслушают с гораздо большим интересом. Существует множество психологических при­емов, предназначенных для того, чтобы расположить к себе слуша­телей. Таковыми являются, например, любое выражение искрен­них чувств выступающего, какое-нибудь откровение о самом себе, возражение собственным доводам во время презентации и многие другие.

По шутливому замечанию Энтона Джея, слушатели в начале презентации похожи на лошадей перед скачками,– рассеявшимися по помещению и глядящими в различных направлениях. Судья на старте должен выстроить их в одну линию, чтобы все они стартова­ли одновременно и помчались в нужном направлении. Аналогичная задача у ведущего – он должен сделать нечто подобное, ибо в про­тивном случае он рискует рвануть галопом с самого начала и блес­тяще промчаться в одиночестве, даже не заметив, что остальные все еще у стартовых ворот.

Продолжительность презентации в каждом конкретном случае зависит от представляемого материала. Естественной особенностью всякой презентации является ограниченность ее продолжительнос­ти. Поэтому первый вопрос ведущего презентации такой: «Сколько времени может уделить этому аудитория?»

Впрочем, здесь уместен вопрос иного рода: а что наполняет со­держанием понятие «аудитория»? Психологами установлено, что аудиторию определяют следующие факторы:

– собраны ли зрители плотно или они рассеяны по помеще­нию;

– насколько хорошо они знают друг друга или не знают вовсе;

– видели ли они ведущего раньше и если да, то как часто;

– тип помещения: высокое или низкое, светлое или мрачное, уютное или некомфортное, большое или маленькое и т.п.;

– расстояние между ведущим и первым рядом и др.

Оказывается, что и характер внимания, с которым присутству­ющие воспринимают все, что происходит на презентации, суще­ственным образом зависит от типааудитории. Какой же бывает ауди­тория?

Существует три различных типа аудитории, различаемые по ко­личеству в ней физических лиц и с точки зрения того, как она реагирует на ведущего:

– большая аудитория. Это группа от 100 до 200 человек;

– средняя аудитория. Это группа от 15 до 100 человек;

– маленькая аудитория. Это группа до 15 человек. Считается, что главный парадокс аудиторий состоит в том, что

чем они огромнее, тем больше похожи на одного человека, тем больше однородность.

Есть проблема и для ведущего: чем больше аудитория, тем меньше она реагирует на то, что презентуется, и тем больше – на челове­ка, который презентует, то есть на ведущего. Характерен ряд важ­ных особенностей для людей, собранных в большую группу в од­ном месте:

– они объединяются и солидаризируются;

– они единодушно принимают и одобряют чье-то лидерство;

– здесь неуместны детальные и обстоятельные дискуссии;

– здесь труднее построить доводы так, чтобы аргументы были уместны и понятны любому, а не некоторым;

– здесь на идеи реагируют не личности, а группа;

– действуют групповые стандарты поведения;

– публично определяются угрозы для группы;

– провозглашается совместное решение идти вперед к...;

– бурно приветствуются те, кто этих людей туда поведет. При проведении презентаций существенную роль играет одно

обстоятельство: аудитория меньше 50 человек или больше 200, по­скольку в середине находится область неопределенности. Поэтому устроителям презентации приходится с самого начала решать воп­рос: какого размера аудитория им нужна? Потому что то, что мож­но сказать обычным голосом группе в 30 человек, совершенно бессмысленно, хотя и возможно, прокричать в микрофон для 200 и более человек.

Психологи отмечают ряд подводных камней для хороших веду­щих. К ним относятся:

– высокомерие, в том числе и неумышленное. Выступающие на презентациях в одиночку находятся на возвышении, в то время как люди, нередко превосходящие ведущих по статусу, сбились в груп­пу, которая их слушает. Ведущий занимает такое положение благо­даря своему авторитету в собственном предмете. Опасность возни­кает, если он начинает высказывать предположения, даже если и верные, по предмету, в котором аудитория, как она в этом изна­чально уверена, более компетентна;

– желание махать кулаками, когда можно применять приемы дзюдо. Презентация – малоподходящее место для убеждения при­сутствующих в том, что их представления ошибочны. Лучшее, что можно сделать в таких ситуациях, это принять их убеждения, но дать понять, что имеют место и неверные заключения;

– публично отвечать на вопросы, способные нанести вред пре­зентации. Лучше это сделать индивидуально в неофициальной об­становке после презентации;

Ведущему полезно знать типы вопросов, способных нести опас­ность для презентации. Это:

– вопрос–скрытое возражение;

– оборонительный вопрос;

– испытующий вопрос;

– вопрос-демонстрация;

– вопрос-вызов.

Вопрос–скрытое возражение. Задается с неодобрением в ситуа­циях, существенно угрожающих интересам того, кто этот вопрос задает. Справиться с этим можно при помощи обычных приемов:

– не становиться в оборонительную позицию;

– переформулировать вопрос для себя;

– не вступать в спор;

– упомянуть о выгодной стороне дела.

Оборонительный вопрос. Обычно его задают в случаях, когда пред­ложение ведущего может задеть интересы того, кто вопрос задал. Единственный способ успешно справиться – это переадресовать этот вопрос самому задающему, добиться, чтобы он разговорился, затем, если есть затруднение разрешить вопрос на фактическом уровне, передать его другим членам группы.

Испытующий вопрос. Предназначен для проверки знаний и опы­та ведущего. Золотое правило – не блефовать и не оправдывать своего незнания. Полезно пообещать задавшему вопрос выяснить неизвестное и выполнить это обещание.

Вопрос-демонстрация. Обычно его задают с целью показать кол­легам, как хорошо задающий вопрос информирован. Ничто не сде­лает этого человека счастливее, чем публичная похвала его зна­ний, подтверждения того, как он умен.

Вопрос-вызов. Возникает, когда ведущий высказывает некоторое суждение, неосторожно посягающее на область знаний одного из зрителей. Самое лучшее – мгновенно отступить, сохраняя досто­инство, возвращая ему права в его владениях и по возможности спросить у него совета.

В целом трудные вопросы лучше всего переадресовывать колле­ге-эксперту, другому члену аудитории, предложить для всеобщего обсуждения.

Можно отметить различия между большими и малыми группа­ми, которые необходимо учитывать ведущему во время презента­ции.

Большая аудитория:

– максимум ораторского искусства;

– максимум четкости в работе с визуальными средствами;

– минимум вопросов. Маленькая аудитория:

– максимум вопросов и ответов;

– максимум неофициальности;

– максимум гибкости в последовательности и содержании;

– максимум знаний своего предмета;

– средние навыки оратора и навыки в обращении с визуальны­ми средствами.

Несколько соображений о месте проведения презентации. По­лезно придерживаться следующих рекомендаций:

– если есть возможность провести презентацию в своем поме­щении, сделать это;

– если приходится выбирать между залом, который чуть мало­ват, и тем, который слишком велик, то с учетом размеров аудито­рии, лучше выбрать меньший: много пустого пространства дей­ствует угнетающе;

– из различных способов рассаживания аудитории стоит вос­пользоваться:

квадратным расположением – самое лучшее; относительно узко и глубоко – хорошо для шоу; широко и неглубоко – является неофициальным и удобно для участия аудитории.

Требования к одежде ведущего-мужчины:

– высококачественная одежда;

– пиджак; если он двубортный, должен быть застегнут, когда ведущий стоит;

- 15 мм манжеты рубашки должны быть видны из-под рукава;

– носки должны быть того же цвета, что обувь или брюки;

– карманный платок должен гармонировать с галстуком или рубашкой по цвету, но ни в коем случае не быть точным по цвету;

– темные нейтральные тона, которые ведущему идут;

– галстук должен быть точно до пояса, не выше и не ниже;

– ремень хорошего качества;

– пояс брюк должен проходить через пуп;

– брюки – достаточной длины, внизу – закрывать щиколотки, но не «подметать» пол;

– хорошая ручка.

Требования к одежде ведущего-женщины:

– изящные серьги, однако не слишком длинные и не бренчащие;

– каблук обуви не слишком высокий; <

– цвет обуви не должен быть светлее платья или юбки;

– насыщенные и яркие тона в деталях поближе к лицу, чтобы привлечь взгляд именно туда.

Полезно избегать:

– старомодной одежды;

– крайностей моды;

– открытой одежды;

– тесной одежды, затрудняющей движения и жесты;

– сильного запаха духов или лосьона для бритья;

– новой одежды или обуви, впервые надетой;

– избытка крупных узоров и ярких цветов на большом про­странстве.

В ходе самой презентации участники-устроители должны усво­ить и обеспечивать непринужденный подход. Не должно звучать никакой критики, никаких обвинений. Господствует абсолютная уве­ренность в том, что все пройдет гладко, «как надо». Не должно быть никаких срочных переговоров шепотом, после которых кто-то срывается с места, даже не пытаясь скрыть поспешность. Особо обращать внимание на то, чтобы какую-то неполадку, промах пре­вратить в шутку, Юмор, успех. Провал – не всегда провал. Иногда это просто неправильная реакция на него ведущего.

Вопросы для самопроверки:

1. Каковы психологические цели презентации?

2. Каковы основные разделы сценария презентации?

3. Каковы психологические требований к ведению презентации, касающиеся ведущего?

4. Каковы психологические требования к текстам выступлений на презентации?

5. Раскройте психологические ресурсы и ограничения визуаль­ных средств презентации:

– плакатов;

– схем;

– слайдов;

– белых досок;

– эпидиапроектора;

– проектора;

– сборных визуальных средств;

– видеороликов;

– отдельных предметов;

– действующих моделей.

6. Охарактеризуйте психологические особенности различных ти­пов аудитории, присутствующей на презентациях:

– большой;

– средней;

– маленькой.

7. Охарактеризуйте типы вопросов, которые могут быть заданы на презентациях ведущему, и наиболее эффективные стратегии от­ветов на них:

– вопрос–скрытое возражение;

– оборонительный вопрос;

– испытующий вопрос;

– вопрос-демонстрация;

– вопрос-вызов.

8. Охарактеризуйте психологические особенности внешнего вида ведущего презентацию.