Деталізація і відновлення показників звітів

При одержанні звіту може виникнути необхідність у більшій конкретизації представлених у ньому даних. Так, одержавши звіт „Оборотно-сальдова відомість”, часто виникає питання, у результаті яких проводок з’явилися ті чи інші підсумкові суми. Для одержання відповіді можна скористатися іншими стандартними звітами, наприклад „Аналіз рахунка” чи „Картка рахунка”, і вже в них подивитися рух по рахунку, проводки, в яких він задіяний, а потім звернутися до журналу операцій і в ньому шукати конкретну операцію або документ.

Коли в комп’ютерній бухгалтерії введена лише одна операція, нескладно, виходячи з підсумкової суми визначити ланцюжок дій, що передували її виникненю. А що робити, якщо бухгалтеру необхідно знайти яку-небудь помилкову проводку при наявності декількох тисяч записів у журналі операцій?

Розуміючи складність подібних задач, при розробці програми „1С-Бухгалтерія” був реалізований, мабуть, найбільш зручний механізм рішення подібних задач - деталізація (розшифровка) звітів. Розглянемо, як працює даний механізм. Розкриємо оборотно-сальдову відомість. При переміщенні курсору миші по графах оборотно-сальдової відомості на деяких клітках він здобуває специфічний вид, що представляє собою сполучення знака + і лупи. Дійсно, у цей момент клацнувши мишею можна забезпечити швидкий перехід до інших аналітичних форм, що розшифровують утворення тієї суми, що знаходиться в даній клітці. Розглянемо як саме реалізується даний механізм у програмі на прикладі деталізації показників звіту „Оборотно-сальдова відомість”. Процес послідовної деталізації звіту показаний на Рис. 23.

Підведемо „лупу” до суми 60000.00 грн. у рядку рахунка 31 „Рахунки в банках”, і клацнемо мишею. Програма видасть меню, у якому запропонує 6 варіантів уточнюючих відомостей:

ð Картка рахунка

ð Відомість по рахунку

ð Аналіз рахунка

ð Звіт по проводках

ð Обороти рахунка (Головна книга)

ð Журнал-ордер (відомість) по рахунку

Виберемо перший варіант деталізації звіту і миттєво одержимо звіт „Картка рахунка”, у якому будуть представлені всі проводки, що забезпечили формування даного підсумку.

Картка рахунку: 31.1

4 Квартал 2003 р.

Дата

Документ

Операции

Дебет

Кредит

Текущее сальдо

Сет

Сумма

Счет

Сумма

Сальдо на 01.10.03

15.10.2003

Операцiя 18

Основний АТ „Агро” договір №23

31.1

10 000,00

68.1

10 000,00

20.10.2003

Банкiвська виписка 0000001

Виписка банку вiд 20.10.03 СВАТ „Промінь” договір №12 Основний

63.1

31.1

6 480,00

3 520,00

25.11.2003

Операцiя 17

Основний АППБ „Аваль” (без угоди)

31.1

25 000,00

60.1

28 520,00

25.11.2003

Операцiя 17

Основний Основний

31.1

25 000,00

31.1

25 000,00

28 520,00

Обороты за период

60 000,00

31 480,00

Сальдо на 31.12.03

28 520,00

Рис. 23 Послідовна деталізація показників звіту

У звіті побачимо, що даний підсумок склався із сум чотирьох проводок, введених в операції від 15.1003; 20.10.03; 25.11.03 „Основний рахунок”. На кожній з цих сум курсор також здобуває знайомі обриси. Тобто, і ці суми можуть бути деталізовані. Але, як? Клацнемо мишею по сумі 10000.00 грн. і миттєво потрапимо у форму редагування операції на ту саму проводку, суму якої ми вибрали. Це - перша проводка операції, вона відображає облік розрахунків з покупцем АТ „Агро”. Тепер, при необхідності, можна виправити цю суму, записати операцію і знову звернутися до кожної з відкритих відомостей. Для того щоб виправлення, зроблені в журналі операцій, відобразилися б й у відомості, її треба обновити клацнувши мишею по кнопці „Обновити”, розміщеної у верхньому лівому куті табличної форми звіту.

Як бачимо, механізм деталізації і відновлення звітів дозволяє швидко знайти причину виникнення тих чи інших підсумків упритул конкретизації окремих проводок. Безумовно, цей режим незамінний при виявленні помилок, що неминуче супроводжують облікову роботу.

Формування й аналіз бухгалтерського балансу

Бухгалтерський баланс відбиває двоїстий характер об’єктів, що враховуються - господарських засобів і їхніх джерел. У зв’язку з цим баланс складається з двох частин - активу і пасиву. Підсумкова вартісна оцінка господарських засобів, якими володіє підприємство, відбивається у шві балансу. Підсумкова вартісна оцінка джерел, за рахунок яких формуються господарські засоби підприємства, відбивається в пасиві балансу. Оскільки кожному засобу відповідає рівновелике джерело його виникнення, то суми активу і пасиву балансу повинні збігатися. Загальна сума активу, рівна сумі пасиву балансу, називається валютою балансу.

Актив і пасив балансу розбиваються на розділи, кожний з який складається з ряду статей, у яких узагальнюється інформація про ті чи інші господарські засоби і їхні джерела. У даному балансі представлена інформація з двох статей.

Звернемося до режиму формування і печатки бухгалтерського балансу через меню „Звіти - Регламентовані” (або „Обов’язкова звітність”).

На екрані розгорнеться список довільних звітів, з якого варто вибрати рядок „Форма 1 (Бухгалтерський баланс)” і унизу вікна натиснути кнопку „Відкрити”. Після чого на екрані з’явиться вікно зі звітом Бухгалтерський баланс (форма 1), зображена на Рис.24

У верхній частині вікна розташована панель настроювання параметрів формування балансового звіту. Тут необхідно встановити бажані значення параметрів, керуючих формуванням балансу. У першу чергу, необхідно встановити період, за який формується баланс. При необхідності можна вибрати параметр „Виводити в гривнях”, тоді показники балансу будуть виводитися не в тисячах гривень, а в гривнях і копійках.

У нижній частині вікна балансу розташований бланк звіту, що являє собою таблицю „1С:Підприємства”, що працює в режимі введення даних. Ця таблиця містить осередки жовтий і зелений кольори.

Комірки, пофарбовані в жовтий колір, призначені для введення і редагування даних.

Комірки, виділені зеленим кольором, їх значення обчислюють на основі даних в осередках жовтого кольору і не редагуються вручну. Це, як правило, рядки, що підсумовують стовпці бланка.

Рис. 24. Вікно настроювання параметрів формування балансу

Після встановлення всіх необхідних параметрів можна запускати процес формування балансу натисканням екранної кнопки „Заповнити”.

Увага! В попередній лабораторній роботі при внесенні операцій були допущені помилки, що призвело до неправильного формування балансу. Тому на підставі лабораторних робіт №2 і №3 потрібно провести детальний аналіз операцій, знайти помилки та їх виправити. Результатом роботи повинен бути правильно сформований баланс підприємства, тобто сума активу повинна дорівнювати сумі пасиву.

Контрольні запитання.

1. Яким чином ведеться пошук бухгалтерських помилок в БПЗ? Показати на конкретному прикладі з використанням інструментарія 1С?

2. Як переглянути первинний документ в журналі операцій?

3. Що таке звітна форма? Які функції вона виконує?

4. Які види системних форм існують в програмі 1С? Що таке системна форма?

5. Чим відрізняється робота системних форм в БПЗ від їх класичних прототипів?

6. Описати на прикладі роботу системної форми „оборотно-сальдової відомості”.

7. Описати на прикладі роботу системної форми „Зведені проводки”.

8. Яким чином користувач може одержати інформацію про стан рахунків бухгалтерського обліку?

9. Описати на прикладі роботу системної форми „Шахматна відомість”.

10. Описати на прикладі роботу системної форми „Аналіз рахунку”.

11. Яким чином переглянути створений та проведений документ?

12. Описати на прикладі роботу системної форми ”Головна книга”.

13. Які існують способи і прийоми формування стандартних звітів?

14. Описати на прикладі роботу системної форми „Аналіз субконто”.

15. Що таке первинний електронний документ?

16. Описати на прикладі роботу системної форми „Звіт по проводкам”.

17. Як виконати деталізацію і відновлення показників стандартного звіту?

18. Описати на прикладі роботу системної форми „Журнал-ордер”.

19. Яким чином створити готовий до друку документ?

20. Описати на прикладі роботу системної форми „Обороти рахунків”.

21. Як сформувати бухгалтерський баланс?

22. Описати на прикладі роботу системної форми ”Оборотно-сальдова відомість по рахунку”.

23. Що таке втринний електронний документ?

24. Яким чином переглянути створений документ?

25. Як переглянути документи в журналi операцiй?

26. Що таке звiти?

27. Який режим дозволяє створювати новi види звiтних форм?

28. Які стандартні звіти включені до складу типової конфігурації?

Список рекомендованої літератури

1. „... Автоматизація бухобліку „1С: Бухгалтерія” Цикл уроків автоматизації бухгалтерського обліку за допомогою програми „1С:Бухгалтерія 7.7” http://www.dtkt.com.ua/automation/ukr/avto_buh7.ht...

2. Бутинець Ф.Ф. та ін. Інформаційні системи бухгалтерського обліку / За ред. проф. Ф.Ф. Бутинця.-Житомир: ПП „Рута”, 2002,-544с.

3. ДЕБЕТ-КРЕДИТ - Автоматизація бухобліку

http://www.dtkt.com.ua/automation/ukr/avto_zmist.html

4. Д.В. Чистов, А.В.Таранов, О.А.Заремба, А.В.Заремба. Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии 7.7 для Украины: Учебное пособие — М.: 1С, 2002. — 523 с.

5. Завгородній В.П. Автоматизація бухгалтерського обліку, контролю, аналізу та аудиту.-К.:А.С.К., 1998.-768с.

6. Информационные системы бухгалтерского учета / Под ред. В.И. Подольского.- М.:Аудит, ЮНИТИ, 1998.-319с.

7. Методичні вказівки до виконання лабораторних робіт з дисципліни „ІКТ”-1С-Бухгалтерія: для студентів денної та заочної форми навчання, спеціальностей 7.050.106 „Облік та аудит” / Т.В.Січко, К.І.Станчук, Н.І.Черняк. Ред. Т.В.Січко, кафедра інформатики та АПУ.- Вінниця: ОЦ ВДАУ, 2001.-73с.

8. „Комплекс програм бухгалтерського обліку на базі 1С: Підприємство 7.7.” http://ndiiu.narod.ru/services.htm