Розповідна форма викладу матеріалу.
У документах за способом викладу виділяють такі види текстів: розповідь, опис, міркування.
У діловій документації переважає розповідна форма викладу. Присудок ставиться здебільшого у формі теперішнього часу, перевага надається пасивним конструкціям (робота – виконується, прибуток — одержується, система освіти — перебудовується, порядок - наводиться та ін.).
Розповідь про події, явища, факти в їх хронологічній послідовності (так, як вони відбуваються в реальній дійсності) використовується в автобіографіях, протоколах, звітах тощо.
Послідовність викладу в розповіді підпорядковується найчастіше саме зовнішньому, хронологічному принципу, а не внутрішньому, причинно-наслідковому. Відступ від цього принципу можливий лише тоді, коли необхідно, наприклад, підкреслити залежність роз'єднаних у часі, але внутрішньо пов'язаних подій. Проте такі відступи повинні бути вмотивовані й логічно виправдані.
Опис — це принцип характеристики явища через перерахування ознак, властивостей та ін. Частини опису, які розкривають ті чи інші риси предмета чи аспекти питання, звуться елементами опису. Звичайно опис включає загальну характеристику явища; елементи ж опису лише обґрунтовують і конкретизують її. Використовується цей спосіб викладу у звітах, актах, наказах, постановах.
Міркування — це спосіб викладу, за якого логічно послідовний ряд визначень, суджень і висновків розкриває внутрішній зв'язок явищ і, як правило, доводить певне положення через причинно-наслідкові зв'язки, через зіставлення, порівняння, розкриття змісту цих зв'язків. У міркуваннях найчастіше щось доводиться; саме тут знаходить своє втілення така логічна форма думки, як доказ. Послідовність викладу визначається побудовою конкретного доказу — дедуктивного (від загального до часткового) або індуктивного (від фактів до узагальнень).
У деяких видах ділових паперів усі три способи викладу поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного.
Прямий порядок слів, вживання інфінітивних конструкцій, дієприслівникових та дієприкметникових зворотів, однорідних членів речення.
Використання синтаксичних конструкцій у діловому мовленні характеризується певними особливостями. Для документів властивий розповідний характер висловлювання. У них використовується прямий порядок розміщення членів реч ення, при якому підмет стоїть перед присудком, узгоджене означення перед означуваним словом, неузгоджене після означуваного слова, додаток після слів, від яких залежить, обставина - в різних місцях речення залежно від значення, способу вираження, напр.: Спеціальний стаж іноді підтверджується показаннями свідків.
У діловому стилі допускається розташування присудка перед підметом у словах автора, які розривають пряму мову або стоять після неї, а також у реченнях, на початку яких є обставинні слова, напр.: “ У Вінниці працює сьогодні 4 пожежно-рятувальних частини”, – інформує міський голова Володимир Гройсман; На території України діють норми безплатної видачі робітникам спеціального одягу.
Синтаксис ділових паперів характерний вживанням інфінітивних конструкцій (перебудувати, втілити, фінансувати, та ін.). У реченнях вживаються пасивні структури з дієсловами на -ться, наказові форми дієслів, безособові форми на - но, -то, напр.: проект обговорюється, затверджено на засіданні,взято участь…, відправлено листи з вимогою…, взяти на себе зобов’язання, створити комісію під керівництвом… тощо.
Із метою економності вислову й точності відтворення думки в документах часто вживають дієприкметникові та дієприслівникові звороти: Зважаючи на відзначене, хочемо висловити думку; Питання, розглянуте на зборах, підтвердило …, Беручи це до уваги..., Взявши до відома..., Відповідаючи на ваш запит.
Рекомендацій щодо їх вживання такі:
- Не рекомендується розпочинати речення або абзац дієприслівниковими зворотами, бо це збільшує його обсяг і надає сухого, трафаретного, канцелярського звучання усьому текстові.
- Оскільки смислова близькість дієприслівникових зворотів до підрядних речень менша, ніж у прикметникових зворотів, при заміні – якщо є можливість вибору – про це слід пам’ятати.
Прості й складні речення можуть ускладнюватися відокремленими, однорідними членами.
