Завантаження електронних таблиць

Особливістю Windows є можливість виконувати ту чи іншу дію більш ніж одним способом, причому, у більшості випадків таких способів множина. Це стосується і процедури завантаження Windows-додатків. Існує багато різних способів завантаження програми Excel, які можна розділити умовно на дві групи: завантаження безпосередньо програми Excel та завантаження Excel з відкриттям документу. До першої групи способів завантаження відносять наступні:

· завантаження програми Excel через Головне меню (Пуск→Программы→ Microsoft Excel);

· клацання по значку Excel на панелі Microsoft Office;

· подвійне клацання по піктограмі Excel на Робочем столе або клацання правої кнопки миші по піктограмі Excel і потім – по пункту Открыть із контекстного меню;

· завантаження Excel із вікна програми Мой компьютер або Проводник (подвійне клацання по значку файлу Excel.ехе, який зазвичай знаходиться в папці Program Files\Microsoft Office\Office).

Завантаження Excel з відкриттям документу заснований на тому, що в Windows з типом документу (точніше, розширенням імені файлу документу) зв’язана певна програма, яка з даним типом документу повинна працювати. Тому, коли виконати подвійне клацання по піктограмі якого-небудь документу Excel, буде завантажена програма Excel і в неї автоматично завантажиться вказаний документ. Для завантаження Excel з наступним відкриттям документу існують такі способи:

1. подвійне клацання лівою кнопкою миші по значку документу Excel, що знаходиться на Робочем столе або в вікні Мой компьютер (Проводник).

2. клацання правої кнопки миші по значку документу та вибір команди Открыть із контекстного меню.

3. якщо потрібний файл Excel нещодавно відкривався, то можливе завантаження Excel та повторне відкриття цього файлу з допомогою пункту Документы в меню кнопки Пуск.

1.4. Елементи вікна Excel

Після завантаження Excel, буде відкрито вікно програми, що містить стандартні для Windows-програм елементи: заголовок вікна, значок системного меню, групу кнопок керування вікном, рядок меню, панелі інструментів, рядок стану, смуги прокрутки. Однак Excel має ще спеціальні компоненти вікна, які характерні саме такому класу програм:

1. рядок формул – це панель у верхній частині вікна Excel, яка використовується для надання вмісту коміркам. Вмістом комірки може бути як яке-небудь постійне значення (наприклад, число або текст), так і формула. З допомогою рядка формул відбувається введення та редагування вмісту комірки.

2. поле імені – це текстове поле зліва від рядка формул, в якому відображається ім’я виділеної комірки, елемент діаграми або об’єкт.

3. робоча область аркуша – графічне представлення електронних таблиць, що служить для наочної організації та зручного аналізу даних. Робоча область складається із комірок та заголовків рядків та стовпців.

4. вкладки аркушів – елементи робочої області в нижній частині вікна Excel, що нагадують вкладки в ящику-каталозі. Клацання мишею по якій-небудь із вкладок відкриває відповідний аркуш робочої книги.

Робота з книгами. Основні дії з файлами виконуються за допомогою команд меню Файл або кнопок на стандартній панелі інструментів.

Якщо при створенні нової книги використовується команда меню, а не кнопка на панелі, то Excel пропонує вибрати шаблон – уже готову книгу, як основу для створення нової. Зразки пропонованих шаблонів можна побачити в області перегляду вікна Создание документа. Коли який-небудь шаблон підходить для розв’язання задачі, необхідно виділити його і натиснути кнопку Да. Копія обраної книги буде відкрита у вікні Excel. Після створення книги її слід зберегти на диску командою Сохранить как при першому збереженні (або для зміни старого способу збереження) і командою Сохранить для збереження змін, внесених до вже існуючого документа. Діалогове вікно збереження файлу – стандартне. При виході з Excel чи закритті книги по команді Закрыть програма “нагадає” про необхідність зберегти результати роботи.

Команда Сохранить рабочую область використовується для збереження поточного стану Excel: усіх встановлених параметрів і розташування відкритих книг. Завдяки цьому завжди можна відновити робочу область у тому вигляді, в якому вона була на момент збереження.

Команда Сохранить в формате HTML запустить майстра Web-сторінок для перетворення даних і діаграм книги у формат HTML. У такому форматі книга може бути поміщена на Web-сторінку.

“Звичайна” книга Excel за замовчуванням має розширювання. xls. Робоча область запам’ятовується у файлі з розширенням. xlw. Якщо створено книгу, яку на далі використовуватимуть як шаблон, необхідно зберегти її як шаблон з розширенням. xlt. Кнопка Параметры у вікні збереження файлу дозволяє задати додаткові умови збереження: встановити режим створення резервної копії (копії файлу, що зберігається, але з розширенням. xlk) і задати паролі для захисту файлу на різних рівнях.

Вікно відкриття файлу також стандартне для Windows. Крім того, Excel “пам’ятає” основні чотири файли, з якими працювали, і виводить їх у нижній частині меню Файл, так що можна швидко відкрити кожний з них.

У вікні Excel можна відкрити стільки книг, скільки потрібно. Кожна наступна книга виводиться зверху останнього активного вікна і стає поточною. Для роботи з відкритими вікнами і швидкого переходу з одного вікна в інше зручно користуватися командами меню Окно. Нижня його частина містить список відкритих книг. Команда Окно→Расположить дозволяє обрати спосіб розміщення відкритих вікон на екрані так, щоб було зручно обмінюватися інформацією між книгами.

Іноді буває зручно мати на екрані кілька вікон для однієї і тієї ж книги, щоб одночасно працювати з декількома її частинами, розташованими далеко одна від одної. Для цього необхідно скористайтеся командою Окно→Новое, щоб створити додаткове вікно для поточної книги, а потім командою Окно→Расположить, щоб розмістити вікна у зручному порядку.

З аркушами поточної книги можна працювати як і з іншими об’єктами Excel, перетягуючи їх мишею або користуючись командами меню Правка, Вставка, Формат або контекстним меню їх ярличків.

Поточну книгу можна роздрукувати, настроївши, якщо потрібно, параметри сторінки, і навіть відправити електронною поштою. Команда Файл → Отправить запускає програму електронної пошти і вкладає в повідомлення поточну книгу.

РОЗДІЛ ІІ. ВВЕДЕННЯ ТА РЕДАГУВАННЯ ДАНИХ

2.1. Які бувають дані

Програма Excel підтримує роботу з декількома типами даних, що можуть бути записані у комірки таблиці: числа (безпосередньо числові формати, логічні значення та комплексні числа), текст, а також формули, за якими відбуваються різноманітні обрахунки.

Для представлення чисел в програмі передбачений ряд форматів: загальний числовий формат, вбудовані числові формати (грошовий, дата, час та ін.) та числові формати користувача.

При введенні чисел в комірку, загальний числовий формат використовується за замовчуванням. Дозволяється введення в комірку цілих чисел, десяткових дробів, а також чисел в експоненціальній формі. Перед від’ємним числом ставиться знак мінус. Введене число розташовується за замовчуванням в крайніх правих позиціях комірки. Незалежно від кількості розрядів, що відображається на екрані, числа Excel зберігає з точністю до 15 розрядів.

Вбудовані числові формати поділяються в Excel на категорії: Денежный, Финансовый, Дата, Время, Процентный, Дробный та Экспоненциальный. Існує також категорія Дополнительный формат, яка включає в себе поштові індекси та телефоні номери. Переглянути список вбудованих форматів можна, якщо клацнути правою кнопкою миші на довільній комірці і в контекстному меню вибрати пункт Формат ячеек.

Логічними значеннями є Истина та Ложь. Ці значення можна вводити безпосередньо з клавіатури, а можна скористатися відповідними вбудованими функціями. Для логічних значень використовується загальний числовий формат. Всередині комірки слова Истина та Ложь розташовуються за замовченням по центру.

Програму Excel не можна було б рахувати універсальними таблицями, якби в Excel не було передбачено підтримки комплексних чисел. Дякуючи набору засобів для роботи з комплексними числами Excel 2000 перетворюється в доволі потужний інструмент в руках інженера або наукового співробітника. Запис комплексного числа в комірці виглядає стандартним чином: а +j в, де а та в – числа у загальному числовому форматі. Вводяться комплексні числа в комірки та обробляються з допомогою відповідних вбудованих функцій.

Якщо вміст комірки не являється ні числом, ні логічним значенням, то в комірку записаний текст. Ознакою тексту є наявність в запису пропусків і (або) нецифрових символів. Комірки можуть вміщати доволі об’ємні текстові фрагменти – до 32767 символів, причому перші 1024 символи відображаються в комірці, а всі символи – лише в рядку формул.

На відміну від чисел, текст в комірці вирівнюється по лівому краю. Текст, що набирається в процесі введення в комірку, можна переглянути в рядку формул або в самій комірці. Якщо введений текст досить довгий, то після введення від буде повністю відображатися на робочому листі лише у випадку, коли сусідні справа комірки пусті. Якщо потрібно, щоб текст, який вводять в комірку, займав декілька рядків, то для початку нового рядка слід натиснути клавіші Alt+Enter. Після команди Alt+Enter курсор переводиться у новий рядок комірки, а висота всіх комірок відповідного рядка таблиці збільшується.

Крім операцій з числовими та текстовими значеннями, в Excel можуть оброблятися дані, що відповідають даті та часу доби. Дати та час інтерпретуються в Excel як числа, причому їх представлення залежить від числового формату, назначеного комірці. Якщо комірці не присвоєний формат дати або часу, то при введені даних програма виконує їх автоматичне розпізнання. Над числами, що відповідають часу доби та датам, можна проводити деякі обчислення, наприклад, їх можна додавати та віднімати. За замовчуванням значення дати та часу вирівнюються в комірці по правому краю.

2.2. Технологія введення даних

Під введення даних в таблицю Excel розуміють запис в комірки деяких значень або формул.

Можливі два варіанти введення даних в таблицю, що здійснюється з допомогою клавіатури.

1. введення безпосередньо в комірку. Виділивши потрібну комірку за допомогою миші або клавіш керування курсором, необхідно почати введення з клавіатури. При цьому в комірці з’явиться курсор у вигляді звичайної мерехтливої вертикальної риски. Після введення даних в комірку для завершення вводу слід натиснути клавішу Enter. Після натискування Enter рамка активної комірки переміститься за замовчуванням на одну комірку нижче.

2. введення в рядок формул. Виділивши потрібну комірку, необхідно перейти у рядок формул, клацнувши по ньому за допомогою миші. Після цього в рядку формул з’явиться текстовий курсор. Набравши дані, слід натиснути клавішу Enter.

При введенні даних Excel автоматично розпізнає числа, текст, дати, логічні значення і т.д. всі ці типи значень записуються у комірки таблиці за певними правилами.

Автозаповнення. Спростити процес введення даних на лист Excel покликаний засіб, який називається автозаповнення. Суть цього засобу, який включається за допомогою маркера заповнення з наступним його переміщенням через весь потрібний діапазон, полягає у автоматичному заповненні однаковими або рівнозмінними даними певного діапазону комірок. Для цього заповнюють потрібними даними першу комірку діапазону. Якщо вміст початкової комірки співпадає з елементом якої-небудь послідовності, раніше заданої в Excel, то в результаті автозаповнення у виділений діапазон будуть введені наступні елементи послідовності. Якщо ж для вмісту вихідної комірки програма Excel не в змозі підібрати жодної послідовності, то при автозаповненні буде здійснено копіювання вихідної комірки в комірки виділеного діапазону.

Прогресії. Засіб автозаповнення дозволяє створювати арифметичні прогресії. Додаткові зручності при автозаповненні з’являються, якщо переміщувати маркер правою кнопкою миші. В такому випадку при проходженні маркера через комірки буде з’являтися спливаюча підказка, що містить значення, яке буде записане в дану комірку. Коли після виділення потрібного діапазону відпустити кнопку миші то з’явиться контекстне меню маркера заповнення. Щоб заповнити виділений діапазон елементами прогресії необхідно вибрати пункт Заполнить значения.

Описаним способом можна створювати не лише послідовності натуральних чисел, але і арифметичні прогресії з довільним кроком – як зростаючі, так і спадні. Однак можливості Excel по створенню прогресій цим не обмежуються.

Можна побудувати також геометричну прогресію або послідовність дат вибравши в контекстному меню маркера заповнення відповідний пункт Прогрессия або Заполнять по рабочим дням.

2.3. Прості прийоми редагування даних

До простих прийомів редагування даних, в першу чергу, слід віднести наступні:

Повна заміна вмісту комірки. Якщо з’являється потреба замінити вміст комірки на нові дані, то потрібно виділити комірку та просто ввести в неї нові дані. Як тільки буде введено перший символ, попередній вміст комірки було видалений.

Редагування в рядку формул. У випадку часткової зміни вмісту комірки можна скористатися рядком формул. Для цього виділяють потрібну комірку та переміщують курсор в текстове поле рядка формул, клацнувши по ньому мишею. Редагують запис в рядку формул звичайними методами набору та редагування тексту.

Редагування всередині комірки. Щоб внести зміни безпосередньо в саму комірку, слід двічі клацнути мишею по комірці – при цьому виділиться весь запис. Якщо клацнути ще раз, в комірці з’явиться курсор. Ці дві операції можна замінити виділенням комірки та наступним натискуванням кнопки F2.

Поки курсор знаходиться в комірці, що редагується (або в рядку формул), можна відмінити внесенні зміни. Для цього можна натиснути клавішу Esc, або кнопку Отменить на панелі інструментів, або кнопку із значком “û” в рядку формул. Завершується редагування вмісту комірки натискуванням на клавішу Enter.

За замовчуванням редагування відбувається в режимі вставка. Режим заміни вмикається клавішею Ins, при цьому в рядку стану з’являється індикатор ЗАМ. Зворотній перехід в режим вставки відбувається при повторному натискуванні Ins.

Коли зміни вносяться у велику кількість комірок, корисним може стати повноекраний режим, який встановлюється через меню Вид → Во весь екран. В цьому режимі не відображуються панелі інструментів та панелі інтерфейсу Windows. Повернення у звичайний режим відображення відбувається повторною командою Вид → Во весь екран.

2.2. Основні прийоми редагування

Виділення об’єктів. Досить часто виникає потреба працювати не з однією коміркою, а з певною групою (групами) комірок, так званим блоком. Блок виділяється “протягуванням” по ньому мишею. Можна виділити одну з кутових комірок блока, а потім скористатися комбінаціями клавіші Shift із клавішами →, ←, ↑, ↓ для виділення всього блока.

Ще один спосіб виділення блока – клацнути на одній з кутових комірок, а потім на протилежній по діагоналі, утримуючи при другому клацанні натиснутою клавішу Shift.

Часто потрібно виконати дію не з одним, а з кількома блоками. Виділивши один з них, при виділенні кожного з наступних утримувати натиснутою клавішу Ctrl.

Для виділення цілого стовпця чи рядка необхідно клацнути на його імені. Для виділення діапазону або групи діапазонів стовпців чи рядків використовують ті ж способи, що і для виділення блока: протягування миші по діапазону; клацання на одній із меж діапазону, а потім на другій з натиснутою клавішею Shift; утримання клавіші Ctrl при виділенні кожного наступного діапазону.

Для виділення всіх комірок аркуша потрібно клацнути на кнопці, розташованій в його лівому верхньому куті.

Видалення комірок, рядків та стовпців. Щоб видалити комірку, потрібно клацнути мишею по цій комірці та виконати команду меню Правка → Удалить. В діалоговому вікні, що з’явиться, необхідно вказати напрям сусідніх комірок (вліво або вверх), використовуючи два верхніх перемикача. Ці комірки після видалення заповнять місце, що звільнилося. В цьому ж діалозі одним з перемикачів можна задати команду на видалення рядка або стовпця, в яких знаходиться поточна комірка.

Видалення рядка (рядків) або стовпця (стовпців) можна здійснити більш швидким способом, без діалогу Удаление ячеек. Для цього необхідно виділити об’єкти, що видаляються, та виконати команду Правка → Удалить. При видалені рядків місце, що звільнилося, заповнюється розташованими нижче рядками, а при видалені стовпців на їх місце зміщуються стовпці, розташовані правіше.

Вставка комірок, рядків та стовпців. В таблиці можна вставити пусті комірки, рядки та стовпці. При цьому потрібно користуватися наступними правилами.

1. вставка пустих комірок. Спершу виділяється діапазон, в який слід помістити нові комірки. Його розмір буде визначатися кількістю комірок, що вставляється. Ввійшовши в меню Вставка → Ячейки в діалоговому вікні Добавление ячеек, необхідно вибрати напрям зрушення комірок (вправо або вниз).

2. вставка рядка. Для вставки одного рядка потрібно виділити довільну комірку в рядку, над якою потрібно вставити нову. Потім в меню Вставка вибрати команду Строки. Для вставки декількох рядків потрібно виділити декілька рядків, що розташовані вище, за кількістю вставки нових та виконати команду Вставка → Строка.

3. вставка стовпця. Щоб вставити один стовпчик, необхідно клацнути по комірці в стовпцю, зліва від якого повинен знаходитися новий, та виконати команду Вставка → Столбцы. Для вставки декількох стовпців потрібно виділити стовпці, з правого боку яких потрібно розмістити нові стовпці. Кількість виділених стовпців повинна співпадати з кількістю стовпців, що вставляються.

Переміщення та копіювання даних на листі Drag and Drop. Це найбільш простий спосіб переміщування та копіювання даних, що полягає в перетаскуванні відображень комірок та діапазонів по полю робочого аркуша. Для використання цього методу необхідно виділити потрібні комірки, що підлягають переміщуванню або копіюванню. Потім потрібно навести курсор миші на товсту рамку комірки (діапазону). При цьому курсор миші змінить форму: з товстого хрестика на стрілку. При цьому потрібно, у випадку операції переміщування комірок, натиснути ліву кнопку миші, а у випадку копіювання – ліву кнопку миші та клавішу Ctrl (при цьому до стрілки курсору добавиться невеликий значок “+”, що позначає копіювання). Перетягнувши відображення комірок на нове місце розташування, слід відпустити кнопку миші. Якщо під час перетягування була натиснута клавіша Ctrl, то відбудеться копіювання даних в нові комірки. Якщо ж Ctrl не була натиснута, то дані будуть вирізані із попередніх комірок та поміщені в нові.

Операції через буфер обміну. Операції переміщення та копіювання через буфер можуть застосовуватися до окремих комірок та до зв’язаних (прямокутних) діапазонів. Звертання до буферу обміну може здійснюватися декількома способами:

· через контекстне меню (команди Вырезать і Копировать);

· з допомогою меню Excel (команди Правка→Вырезать і Правка→Копиро-вать);

· з допомогою кнопок на панелі інструментів (кнопки Вырезать і Копировать);

· шляхом клавішних комбінацій.

Для виконання операції переміщення або копіювання необхідно виділити комірки або діапазон комірок, які повинні бути переміщені (скопійовані). Потім слід виконати команду Вырезать (Копировать) довільним із перерахованих вище способів. Подумки відмітивши діапазон комірок, в який буде здійснено вставку вмісту буферу, клацнути мишею по його кутовій (лівій верхній) комірці. Після необхідно виконати команду Вставить одним із перерахованих вище способів.

Після виконання операції копіювання через буфер обміну область початкових комірок залишається виділеною рухомим пунктиром – його можна відмінити натискуванням клавіші Esc.

Копіювання даних у суміжні комірки

Якщо комірки, в які виникає потреба скопіювати дані, є суміжними (сусідніми) для вихідних комірок, то копіювання можна виконати за допомогою маркера заповнення.

Для цього слід виділити вихідні комірки (область копіювання) і потім навести курсор миші на маркер заповнення. Курсор миші при цьому перетвориться в тонкий чорний хрестик. Після цього необхідно лівою кнопкою перемістити маркер заповнення в комірки, які потрібно заповнити вмістом вихідних комірок. При переміщуванні маркера область вставки буде виділятися на екрані товстим точковим пунктиром. Після відпущення кнопки миші програма скопіює у вказану область вставки дані із початкових комірок. Якщо до цього в області вставки були інші дані, то вони будуть заміщені новими даними.

Перенесення даних із однієї робочої книги в іншу. Поряд з операціями переміщення та копіювання даних в межах одного робочого аркуша Excel допускає аналогічні операції між різними листами однієї робочої книги та між різними робочими книгами.

Переміщення та копіювання на інший лист

Для переміщення даних на інший аркуш всередині однієї робочої книги можна скористатися операціями типу Drag and Drop:

· виділити діапазон вихідних комірок та навеcти курсор миші на рамку діапазону, щоб курсор набув вигляду стрілки;

· натиснути клавішу Alt та перетягнути контур діапазону, що переміщується, на ярлик потрібного аркуша. При цьому відкриється вказаний аркуш;

· помістити контур діапазону на потрібне місце відкритого аркуша.

Аналогічним чином можна виконувати операції копіювання на інший аркуш, при цьому потрібно тримати натиснутими клавіші Ctr та Alt.

Переміщення та копіювання в іншу робочу книгу

Для перенесення даних з однієї робочої книги в іншу потрібно використовувати буфер обміну. Діяти при цьому потрібно аналогічно тому, як переміщувати або копіювати дані через буфер обміну на одному аркуші. Виділивши область вихідних комірок, необхідно виконати команди Вырезать або Копировать. Після цього слід відкрити файл цільової книги та помістити дані із буферу в потрібне місце з допомогою команди Вставить.

Відміна дій. Якщо потрібно відмінити введення в комірку або в рядок даних до того, як була введена команда на запис (клавіша Enter), слід натиснути клавішу Esc. Якщо потрібно відмінити попередню виконану дію, то потрібно використовувати кнопку Отменить на панелі інструментів або пункту меню Правка→Отменить. Натискування кнопки Отменить повертає таблицю у стан, що був до виконання останньої дії. Також в Excel передбачена підтримка багатокрокової відміни попередніх дій. Можна декілька разів підряд натискувати кнопку Отменить, поки таблиця не повернеться до потрібного вигляду.

Висновки

Електронні таблиці Microsoft Excel мають розвинуті засоби роботи з числовою інформацією. Дана програма дуже проста й ефективна в роботі. Використовуючи її, і натискаючи клавіші або працюючи з “мишею” можна дуже швидко й ефективно виконувати не тільки саму трудомістку роботу, але й автоматизувати легку щоденну. До найбільш корисних і ефективних функцій Excel варто віднести: автозаповнення, автозаміну, формули та вбудовані функції, сортування, фільтрацію, створення діаграм та запитів, прогнозування рішень та ін. У сукупності ці функції здатні не тільки полегшити роботу з електронними таблицями, але і відчутно скоротити час трудомістких обрахунків та аналізу даних.

Електронні таблиці Microsoft Excel – незамінний помічник у щоденній роботі. Вони відрізняється від інших зручністю роботи; легкістю в освоєнні, з яким справиться і починаючий користувач; різноманіттям корисних у щоденній роботі функцій і прийомів роботи.

 

Список використаної джерел та літератури

1. Гаевский А.Ю. Самоучитель работы в Microsoft Office: Word 97/2000, Excel 97/2000, Электронная почта. – К.: А.С.К., 2001. – 480 с.

2. Леонтьев Ю. Microsoft Office 2000: краткий курс. – СПб.: Издательство “Питер”, 2000. – 228 с.

3. Руденко В.Д., Макарчук О.М., Патланжоглу М.О. Практичний курс інформатики. За ред. Мадзігона В.М. – К.:Фенікс, 1997.-304с.

4. Спірін О.М. Практична інформатика: 2-ге видання, перероблене і доповнене.

Методичний посібник.- Житомир: Поліграфічний центр ЖДПУ,

2001.-176с.

5. Пасько В., Колесников А. Самоучитель работы на персональном компьютере.

– К.: Издательская группа BHV, 2001. – 656 с.

6. Коварт Р. Windows NT3.51. Энциклопедия пользователя: – К.: Издательство «ДиаСофт», 1997 – 592 с.

7. Клейман Т.М. Комп’ютери в процесі навчання

 

Вкажіть ссилки з інтернету