Управлінська діяльність пов’язана з проведенням нарад, засідань, переговорів, зборів, презентацій, ділових бесід та переговорів. Вони є її оперативними інструментами управлінської діяльності. Розглянемо більш детально основні з них.
Засідання – форма організаційної роботи постійно діючого органу (комітету, колегії, ради, комісії, групи).
Збори – присутність у певному місці людей, об’єднаних конкретною метою (збори працівників підприємства, підрозділу, членів товариства тощо).
Нарада – форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінського процесу.
| Характеристика ділової наради | |
| Позитивні сторони | Негативні сторони |
| Ø Можливість оперативно, в короткий термін одержати потрібну інформацію, ознайомитися з різними точками зору на проблему і шляхи її вирішення; Ø Прийняття колегіальних рішень | Ø Висока вартість нарад Ø Невизначеність колективної відповідальності |
Службові наради – відповідальний вид роботи менеджера і важливий фактор організації діяльності всього апарату управління.
| Особливості проведення нарад різних видів |
| Інструктивна нарада Мета – передавання її учасниками вказівок і розпоряджень, роз’яснення і деталізація їх відповідно до конкретних умов роботи, встановлення методів і термінів виконання вказівок, визначення завдань підрозділів і виконавців |
| Оперативна нарада (п’ятихвилинка) Мета – одержання інформації «знизу» про стан справ, прийняття оперативних рішень щодо перерозподілу ресурсів, погодження дій вибору пріоритетів і розв’язання інших питань господарської діяльності |
Така робота необхідна для прискорення процесу прийняття рішень і підвищення їх обґрунтування. Наради є також ефективною формою обміну інформацією та досвідом роботи. За допомогою нарад спрощується та прискорюється процес доведення конкретних завдань до безпосередніх виконавців, організація контролю тощо. Але, якщо менеджер виносить на нараду такі питання, які міг би вирішити самостійно, то вона перетворюється на марне витрачання часу.
Якщо необхідність наради є очевидною, то її ефективність залежить від якості підготовки і проведення. Готуючись до наради менеджер має здійснити такі заходи:
ü заздалегідь вирішити і чітко сформулювати порядок денний, аби на обговорення винести одне-два (не більше) питань, які менеджер дійсно не може вирішити самостійно або вирішення яких на основі консультацій і особистих контактів менеджера з відповідними спеціалістами є малоефективним;
ü обмежити коло учасників наради працівниками, яких безпосередньо стосуються питання, що необхідно обговорити;
ü своєчасно ознайомити всіх з порядком денним, часом і місцем проведення наради і з матеріалами, які стосуються питань для обговорення (тези доповіді або основного повідомлення, довідки та інший фактичний матеріал, запропоновані проекти рішень тощо);
ü попередньо повідомити всіх учасників наради, аби вони були готові висловити свою думку чи відповісти на ті чи інші запитання;
ü розробити регламент наради. Наприклад: доповідь – 20-25 хв., виступи у дебатах – 3-5 хв., відповіді доповідача на запитання – 5-7хв., викладення проекту рішення – 3-5 хв., обговорення і прийняття рішення – 8-10 хв. Тривалість обговорення одного питання не повинна перевищувати 45-50 хв.;
ü потурбуватися про те, щоб секретар вів протокол наради;
ü забезпечити підготовку приміщення та організаційної техніки (столи, мікрофони тощо).
Таким чином, основними інструментами управлінської праці є наради, засідання, переговори, збори, презентації, ділові бесіди та переговори. Кожний керівник на своєму рівні управління, в межах своїх повноважень повинен володіти майстерністю використання цих інструментів.
