Тема 4. Формування та оформлення справ

Номенклатура справ. Особливості складання номенклатури справ. Види номенклатури справ. Зведена номенклатура справ. Принципи побудови номенклатури справ. Основні реквізити номенклатури справ.

Справа. Справи загального та спеціального провадження. Основні правила формування справ. Особливості оформлення документів-додатків. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах.

Підготовка справ до зберігання та використання. Експертиза цінності документів. Оформлення справ. Складання описів справ. Особливості передачі справ до архівного підрозділу установи і забезпечення зберігання документів.

Функції діловодної служби та основні завдання керівника. Механізація та автоматизація діловодних процесів.

Ключові поняття: номенклатура справ, справа, формування справ, експертиза цінності документів, особливості передачі справ до архівного підрозділу.

Тема 5. Основні положення архівної роботи

Національний архівний фонд: поняття, структура, призначення. Система архівних установ України. Структура, функції та завдання Державного комітету архівів України. Права користувачів документами Національного архівного фонду, що перебувають у державних архівних установах. Обов’язки користувачів документами Національного архівного фонду. Специфіка діяльності архівних установ в Україні.

Поняття архіву. Основні правила приймання справ до архівного підрозділу. Особливості передачі справ до архівного підрозділу. Архівний фонд і архівна колекція. Систематизація справ. Облікові документи архівного підрозділу. Нормативна база здійснення архівної роботи в Україні.

Особливості обладнання приміщень архівного підрозділу. Консервація документа. Розташування документів у архівосховищах. Допуск в архівосховища. Основні архівні довідники. Особливості використання архівних документів. Видача справ у тимчасове користування. Архівна довідка, архівна копія, архівна виписка.

Ключові поняття: національний архівний фонд, обладнання архівосховища, архівні каталоги.

Тема 6. Планування. Документальне оформлення управлінських рішень.

Суть та роль планування як функції управління. Значення планування роботи в органах і підрозділах державного управління. Рівні планування. План як специфічне управлінське рішення. Специфіка планування. Зміст плану та його окремі елементи. Внутрішня структура та будова плану.

Основні принципи планування. Вимоги до планів. Система планування в органах і підрозділах державного управління.

Зміст процесу планування. Форми планів.

Ключові поняття: планування, плановість, план, сутність планування, принципи планування, система планування.

Тема 7. Характеристика та правила складання управлінської документації.

Атрибутивна і функціонально-кібернетична інформація. Соціальна інформація. Структура і властивості соціальної інформації. Властивості соціальної інформації: осмисленість; невідривно від матеріального носія; знаковий (семіотичний) характер; семантичний характер; відносна незалежність плану змісту від плану вираження; цілеспрямованість; цінність; новизна; старіння; дискретність; безперервність; кумулятивність; здатність до розсіювання; повторюваність; здатність до зростання; здатність до багаторазового використання, збереження інформації при її передачі і використанні; неаддітівность; некомутативними; неассоціатівное. Якісні, ціннісні, кількісні характеристики інформації.

Наказ. Вказівка. Заява. Основні реквізити, правила та порядок складання.Інструкція. Протокол. Пояснювальна записка. Основні реквізити, правила та порядок складання. Висновок. Лист. Стенограма. План роботи. Основні реквізити, правила та порядок складання.Звіт. Довідка. Доповідна записка. Основні реквізити, правила та порядок складання. Акт. Припис. Характеристика. Автобіографія. Резюме. Основні реквізити, правила та порядок складання.

Ключові поняття: наказ, вказівка, заява, положення, автобіографія, резюме.

4. Структура навчальної дисципліни

Назви змістових модулів і тем

Кількість годин

денна форма

Заочна форма

усього

у тому числі

усього

у тому числі

лаб

інд

с.р.

лаб

інд

с.р.

Змістовий модуль 1

Тема 1. Предмет, система та завдання курсу “Основи діловодства”.

Тема 2. Порядок підготовки та оформлення документів

Тема 3 Організація роботи з документами та контроль за строками їх виконання

Тема 4. Формування та оформлення справ.

Тема 5. Основні положення архівної роботи.

Тема 6. Планування. Документальне оформлення управлінських рішень.

Тема 7. Характеристика та правила складання управлінської документації.

Усього годин

ІНДЗ

Усього годин

5. Теми семінарських занять

№ з/п	Назва теми	Кількість годин
	Тема 1. Предмет, система та завдання курсу “Основи діловодства”.
	Тема 2. Порядок підготовки та оформлення документів
	Тема 4. Формування та оформлення справ.
	Тема 6. Планування. Документальне оформлення управлінських рішень.
	Тема 7. Характеристика та правила складання управлінської документації.
	Разом

6. Завдання для самостійної роботи студента

Відповідно до освітньо-професійної програми частина навчального матеріалу виноситься на самостійне вивчення студентами.

Метою самостійної роботи є можливість активізувати засвоєння знань студентами, поглибити навички самостійної роботи із навчальною та спеціальною літературою, розвинути вміння студентів самостійно мислити та успішно застосовувати теоретичні знання на практиці.. Самостійна робота студента забезпечується системою навчально-методичних засобів: конспектами лекцій викладача, підручниками, навчальними та методичними посібниками, монографічною літературою і періодикою, а також засобами самоконтролю.

Навчальний час, відведений для самостійної роботи студента, регламентується робочим навчальним планом і повинен становити не менше 1/3 та не більше 2/3 загального обсягу навчального часу студента, відведеного для вивчення конкретної дисципліни.

Самостійна робота студентів полягає в опрацюванні навчально-методичної літератури, вивченні окремих питань, які виносяться на самостійне засвоєння. Форми навчальних завдань – складання конспекту. Конспект виконується в окремому зошиті і перевіряється на семінарських заняттях. В зошиті необхідно акуратно, без скорочення слів виконати всі навчальні завдання.

Самостійна робота є основним засобом засвоєння студентами навчального матеріалу в позааудиторний час без участі викладача. Обсяг і зміст самостійної роботи визначається робочою програмою та робочим планом в межах встановленого обсягу годин із навчальної дисципліни, методичними вказівками викладача.

При організації самостійної роботи студентів з використанням складного обладнання чи устаткування, складних систем доступу до інформації (наприклад, комп'ютерних баз даних, систем автоматизованого проектування тощо) передбачається можливість отримання необхідної консультації або допомоги з боку фахівця. Навчальний матеріал навчальної дисципліни, передбачений робочим навчальним планом для засвоєння студентом в процесі самостійної роботи, виноситься на підсумковий контроль поряд з навчальним матеріалом, який опрацьовувався при проведенні навчальних занять.

Навчальний матеріал, передбачений навчальним планом для засвоєння студентом в процесі самостійної роботи, виноситься на підсумковий контроль поряд з навчальними матеріалом, який опрацьовувався при проведенні навчальних занять.

Самостійна робота студента над засвоєнням навчального матеріалу з конкретної дисципліни може виконуватися у бібліотеці вищого навчального закладу, навчальних кабінетах, комп'ютерних класах (лабораторіях), а також в домашніх умовах.

У необхідних випадках ця робота проводиться відповідно до заздалегідь складеного графіка, що гарантує можливість індивідуального доступу студента до потрібних дидактичних засобів. Графік доводиться до відома студентів на початку поточного семестру.

Самостійна робота студента проводиться за такими напрямами:

Підготовка до практичних (семінарських) занять: вивчення лекційного матеріалу; вивчення теми за підручниками і посібниками; опрацювання рекомендованої монографічної літератури та періодики, передбаченої списком літератури; опрацювання завдань до практичних занять; підготовка конспектів; складання глосарію (є важливим засобом оволодіння категоріями та поняттями з Конституційного права. Усі поняття і категорії заносяться до глосарію регулярно в рамках окремих тем курсу. Терміни і поняття, які потрібно засвоїти і занести до глосарію, наведені до кожного практичного (семінарського) заняття. Основне призначення глосарію полягає у тому, щоб користуватись ним при розгляді питань практичного заняття, в процесі самостійної роботи над курсом; написання індивідуальних навчально-дослідних завдань.

1. Опрацювання програмних питань, що не розглядаються на навчальних заняттях.

2. Підготовка до модулів.

3. Підготовка до іспиту.

№ з/п	Назва теми	Кількість годин
	Предмет, система та завдання курсу “Основи діловодства”.
	Порядок підготовки та оформлення документів.
	Організація роботи з документами та контроль за строками їх виконання
	Формування та оформлення справ.
	Основні положення архівної роботи.
	Планування. Документальне оформлення управлінських рішень.
	Характеристика та правила складання управлінської документації.
	Разом

Питання, які виносяться на самопідготовку

ТЕМА 1. Предмет, система та завдання курсу «Основи діловодства».

1. Поняття курсу, його предмет та джерела

2. Принципи організації діловодства

3. Основна характеристика інформації

4. Класифікація документів

ТЕМА 2: ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ І ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

1. Підготовка документів

2. Оформлення документів згідно вимог

Тема 3. Організація роботи з документами та контроль за термінами їх виконання.

1. Порядок обробки та надсилання вихідних та вхідних документів.

2. Контроль: мета, принципи, види.

3. Терміни виконання документів.