Резерви часу виконання робіт

 

Робота	Повний резерв	Вільний резерв
(1,2)	Л„(1.2) = 0	Лс.(1,2) = 0
(1.3)	я„(і,з) = і	КД1,3) = 1
(2,3)	Лл(2,3) = 0	Лс.(2,3) = 0
(2,4)	Л„(2,4) = 7	Лс(2,4) = 7
(3,4)	*„(3,4) = 0	Лс.(3,4) = 0
(3,5)	*„(3,5) = 3	/Ц3,5) = 3
(4,5)	Я„(4,5) = 0	Лс(4,5) = 0
(4,6)	Л„(4,6)= 6	Лс(4,6) = 6
(5,6)	/?„(5,6) = 0	Лс.(5,6) = 0

На наступному етапі розв'язку задачі необхідно для кожної роботи визначити її повний і вільний резерви.

Розраховані для кожної задачі резерви часу мають значення, наведені в табл.8.

Як видно з таблиці, критичні роботи ніяких резервів часу не мають. Тому ще одним способом побудови критичного шляху є розгляд робіт, для яких обидва види резервів нульові. Отже, кри­тичний шлях утворюють роботи (1,2), (2,3), (3,4), (4,5), (5,6).

Графічне зображення критичного шляху можна одержати за допомогою лінійної діаграми (рис.6). На ній кожна робота зобра­жена горизонтальним відрізком, вільні резерви часу зображені пунктиром, а критичний шлях виділений потовщенням. Така лі­нійна діаграма називається лінійним графіком мережевої моделі.

Загальна характеристика пакету програм MS Project

MS Project — це пакет програм, призначений для автомати­зації проектних робіт. Пакет MS Project здійснює декомпози-цію задачі на складові, послідовність реалізації яких приво­дить до розв'язку всієї задачі. Кожна складова частина задачі (робота) характеризується сукупністю необхідних ресурсів (матеріальних, фінансових, трудових, часових тощо). Сукуп-

ність робіт разом з їх взаємозв'язками та необхідними для їх реалізації ресурсами.

Пакет дозволяє побудувати мережевий графік робіт, на якому відображаються необхідні для них ресурси. Пакет визначає кри­тичний шлях, резерви ресурсів і критичні роботи. Результати мо­делювання пакет видає у вигляді звітів. Розглянемо інтерфейс та основні операції пакета MS Project.

Рис. 7. Головне вікно пакету MS Proect

На рис. 7 зображено головне вікно пакету в момент його заван­таження. На заголовку вікна видно ім'я нового проекту Projectl. На другій панелі вікна звичайно розташовується головне меню пакету, яке надає доступ до більшості операцій. Нижче розташовані панелі інструментів Standard (Стандартна) і Formatting (Форматування). Зліва розташовується вертикальна панель представлень View, за до­помогою якої можна вибрати представлення проекту. Представлення визначає форму відображення проекту і операції, які можна викона­ти над ним. Проект в тому чи іншому представленні відображається в робочій області головного вікна. На нижній панелі головного вікна пакету (панелі статусу) відображається стан пакету та деякі опції.

За замовчуванням пакет відображає проект в представленні діаграми Ганта. Діаграма Ганта складається з двох вікон — вік-

І

на списку робіт (зліва) та вікна послідовності виконання робіт (справа). Діаграма Ганта є одним з типових представлень сукуп­ності робіт, які реалізуються пакетом.

Розглянемо головне меню пакету, звертаючи увагу на опера­ції, які важливі для початку роботи.

File — меню, яке об'єднує операції над файлом проекта в ці­лому: створення, запис на диск, відкриття, друк, властивості, за­вершення сеансу.

Edit — меню редагування поточного об'єкта: редагування об'єкта з використанням буфера Windows, знищення об'єкта, пошук та заміна, формування зв'язків між роботами та їх розрив.

View — меню, яке визначає вигляд вікна пакету та елементів проекту: відображення робіт в тому чи іншому виді (View), фор­мування звітів, відображення панелей інструментів, масштабу-вання вікон.

Insert — меню, яке дозволяє додавати до проекту нові роботи та об'єкти.

Format — меню, призначене для форматування елементів проекту.

Tools — меню, яке визначає параметри функціонування паке­ту, створює ресурси, формує зв'язки між елементами проекту, організує колективну роботу над проектом, автоматизує часто повторювані та трудомісткі операції.

Project — перегляд проекту, фільтрування та сортування да­них, зміна структури робіт, що входять до складу проекту.

Window — впорядкування вікон, вибір вікна зі списку, поділ вікна, дублювання вікна.

Help — гіпертекстова система підказки та допомоги.

Розглянемо зміст вертикального меню інструментів View, ко­манди якого визначають представлення проекту і входять також до розділу View головного меню пакету. Можна виділити два ти­пи представлень: представлення задач (Calendar, Gantt Chart, PERT Chart, Task Usage, Tracking Gannt) і представлення ресурсів {Resource Graph, Resource Sheet, Resource Usage).

Представлення Calendar дозволяє відобразити виконання робіт проекту по тижнях (з врахуванням вихідних днів чи без врахування). Панель скро.лінгу

дозволяє пересуватися вздовж часової осі. Маніпулятори I^аІ-ТІ позиціонують календар на попередній та наступний місяці. Клавіші Zoom In та Zoom Out, розташовані на панелі інструме­нтів Standard, змінюють стандартний розмір смуги для відо­браження робіт тижня.

Створення проекту

При побудові проекту за допомогою пакету MS Project реко­мендується дотримуватися такої послідовності операцій.

1. Створити проект і записати його на диск у вигляді файлу.

2. Визначити дату початку робіт.

3. Визначити список робіт проекту.

4. Визначити ієрархію робіт проекту.

5. Визначити тривалість робіт проекту.

6. Виділити роботам ресурси.

7. Визначити взаємозв'язки між роботами.

8. Побудувати план виконання робіт проекту.

9. Перевірити коректність плану робіт. 10. Визначити базовий варіант проекту.

Розглянемо зміст цих операцій більш детально.

1. Створити новий проект і визначити його ім'я та розташування на диску за допомогою команд File — > New та File -» Save. На ек­рані з'являється пуста діаграма Ганта.

2. Визначити дату початку робіт. Для цього рекомендуємо скористатися командою Project — > Project Information і занести дату початку робіт в поле Start Date форми параметрів проек­ту.

Рис.8. Форма визначення реквізитів роботи

3. Визначити список робіт проекту. Для цього потрібно ско­ристатися представленням Gantt Chart, яке в лівій половині ро­бочої області надає таблицю з полями Task Name та Duration. На­зви робіт проекту необхідно вписати в поле Task Name послідовно розташованих рядків таблиці. Для редагування цього поля можна скористатися розташованою вище панеллю редагу­вання або формою Task Information, яка з'являється при подвій-

ному натисненні мишею на рядок таблиці, або при виконанні операції Project —> Task Information. Можна скористатися також меню правої клавіші миші та інструментом Task Information, роз­ташованою на панелі Standard. Назви робіт заносяться в поле Name цієї форми. Кожній роботі приписується стандартна трива­лість {Duration) в один день (Id). На правій половині вікна в тому ж рядку з'являється смужка довжиною в один день, яка почина­ється днем початку робіт.

4. Визначити ієрархію робіт. Рекомендується проект розділи­
ти на декілька етапів, розташувавши назви етапів перед їх робо­
тами. Назву проекту теж рекомендується записати першим ряд­
ком таблиці робіт. Для додавання нового рядка перед поточним
рядком таблиці можна скористатися командою Insert —» New
Task. Знищення зайвого рядка таблиці здійснюється командою
Edit — > Delete Task.

Визначення підлеглості поточного рядка до попереднього ре­алізується інструментом Indent P з панелі Formatting. Відміна підлеглості здійснюється інструментом Outdent Шт.

5. Визначити тривалість робіт. Для цього тривалість кожної роботи в днях потрібно вписати в поле Duration таблиці. В ре­зультаті смужка роботи на правій половині діаграми Ганта відпо­відно продовжується.

6. Визначити послідовність виконання робіт. Якщо роботи повинні виконуватися послідовно, то їх потрібно відмітити і ви­конати операцію Edit —> Link Tasks (або скористатися інструмен­том Link Tasks Ш з меню Standard). Вибір для зв'язування дові­льно розташованих робіт здійснюється мишею при натиснутій клавіші Ctrl.

В результаті смужки робіт в правій поло­вині діаграми Ганта зміщуються в часі і зв'язуються стрілочками, які показують по­слідовність виконання робіт.

Для розриву послідовного зв'язку робіт потрібно виділити їх мишею і скористатися командою Edit —>

Unlink Tasks або інструментом Unlink Tasks Ші з панелі Standard.

7. Визначити необхідні для виконання робіт трудові ресурси.
З цією метою потрібно скористатися командою Tools — > Resources

—> Assign Resources або інструментом Assign Resources ййі з па­нелі Standard і занести список посад необхідних працівників. На екрані з'являється форма з таблицею трудових ресурсів проекту (рис. 9).

Рис. 9. Форма з таблицею трудових ресурсів проекту

В поле Name цієї таблиці потрібно вписати посади всіх необхід­них для виконання проекту працівників. Не закриваючи вікна ре­сурсів, послідовно вибираємо роботи проекту і визначаємо кількість необхідних працівників та їх посади. Для цього в полі Unit потріб­них для виконання роботи посад працівників вписуємо їх кількість в процентах (безпосередньо або за допомогою лічильника).

14. За допомогою представлення Resource Sheet визначимо доступні для проекту категорії працівників, їх кількість та пара­метри оплати їх праці. Для цього потрібно вибрати одно з пред­ставлень ресурсів (Resource Graph, Resource Sheet або Resource Usage) і виконати команду Project —> Resource Information або

скористатися інструментом Resource Information ній з панелі Standard. На екрані відображається діалогове вікно параметрів оплати праці (рис. 10) з 4 закладками, які дають доступ до сторі­нок форми з різними групами параметрів:

• General; на цій сторінці відображаються загальні параметри посади, серед яких відмітимо назву посади та максимальну кіль­кість ставок (в процентах); якщо перемикач Resource Availability, який визначає наявність ресурсів, встановлений в положення Available for entire project, то задана кількість працівників цієї ка­тегорії доступна на протязі всього часу реалізації проекту, інакше вони доступні лише в проміжку часу від дати From до дати То;

• Working Time; тут можна визначити робочий час працівників на цій посаді;

• Costs, де можна задати параметри оплати праці працівників, які займають цю посаду;

• Notes, на якій можна ввести примітки.

Сторінка параметрів Costs має ще 5 закладок: А, В, С, D, Е. Ці закладки дають доступ до п'яти варіантів оплати праці працівни-

ків, які виконують обов'язки, передбачені посадою. Кожен з варі­антів дозволяє визначити:

Рис. 10. Форма визначення параметрів оплати праці

• базовий оклад {Standard Rate) — місячна плату за виконання працівником посадових обов'язків в робочий час;

• ставку за працю в позаробочий час Overtime rate Rate (по­наднормова ставка);

• ставка оплати від виробітку {Per Use Cost), яка визначає до­даткову плату пропорційно кількості виробленої продукції, об'єму наданих послуг, кількості використаних матеріалів та комплектуючих тощо.

Визначені на цій сторінці варіанти оплати праці можуть бути використані в представленні Task Usage за допомогою команди Project — > Assignment Information.

Сторінка Working-Time цієї ж форми (Рис.П) дозволяє визна­чити календар робочого часу працівників, які виконують перед­бачені посадою обов'язки. Спочатку за допомогою списку вибо­ру Base Calendar потрібно вибрати базовий календар робочого часу. В пакеті вбудовано три базових календарі: Standard (І змі­ни), Night Shift (нічної зміни), 24 Hours (цілодобовий). Календар першої зміни визначає п'ятиденку: всі дні з понеділка по

п'ятницю як робочі (Working), суботу та неділю — як вихідні (Nonworking). Календар нічної зміни задає шестиденку: всі дні з понеділка по суботу робочі, неділі — вихідні. Цілодобовий кале­ндар всі дні тижня вважає робочими. Для зміни статусу дня з ро­бочого на вихідний потрібно виділити його мишею і перемикач For selected dates встановити в положення NonWorking Time. Для зміни статусу дня з вихідного на робочий потрібно перемикач встановити в положення Working Time. Дні з нестандартним ста­тусом в календарі підкреслюються.

Рис.11. Сторінка визначення робочого часу працівників

Поля From і То, розташовані на цій же сторінці діалогового вікна, дозволяють змінити робочі години, які базовим календарем визначені стандартним чином. Дні з нестандартними робочими годинами на календарі відображаються штриховкою.

Якщо певна робота проекту вимагає затрат матеріальних ре­сурсів (основних засобів, матеріалів, запчастин тощо), то їх вар­тість можна закласти в проект як постійні затрати (Fixed Costs) за допомогою представлення Task Usage, заносячи відповідні зна­чення з клавіатури в поле Fixed Costs. Відмітимо, що в цьому представленні поле Total Costs відображає загальну вартість ро­боти, етапу чи всього проекту.

Якщо використання ресурсів (трудових, часових) при вико­нанні певної роботи проекту підлягає певним обмеженням, то ці обмеження потрібно занести в проект. Для цього в представленні Task Usage рекомендуємо вибрати мишею роботу проекту і ско­ристатися командою або інструментом Task Usage. На сторінці Advanced діалогової форми Task Information (рис. 12) розташову­ються списки вибору Task Type та Туре (в групі Constrain task). Перший з них дозволяє вибрати форму обмежень на використан­ня трудових ресурсів:

Рис. 12. Сторінка обмежень на використання ресурсів

• Fixed Units — обмеження на ставки працівників;

• Fixed Duration — час використання працівників;

• Fixed Work — обмеження на час роботи працівників. Другий список вибору визначає декілька варіантів обмежень

на використання трудових ресурсів:

• As Late As Possible — використати ресурси як можна пізніше;

• As Soon As Possible — використати ресурси як можна швидше;

 

• Finish No Earlier Than — закінчити використаня ресурсів не раніше заданої дати;

• Finish No Later Than — закінчити використаня ресурсів не пізніше заданої дати;

• Must Finish On — використання ресурсів повинно закінчи­тися точно заданою датою;

• Must Start On — використання ресурсів повинно початися заданою датою;

• Start No Earlier Than — використання ресурсів повинно по­чатися не раніше заданої дати;

• Start No Later Than — використання ресурсів повинно поча­тися не пізніше заданої дати.

Якщо для визначення обмеження потрібна дата, то вона зада­ється в полі Date з групи Constrain task.

Хід реалізації проекту відображає діаграма Tracking Gantt. Для визначення відсотку виконання роботи потрібно в полі Task Name представлення Tracking Gantt вибрати мишею роботу і ско­ристатися командою або інструментом Task Information. В полі Percent complete, розташованому на сторінці General форми ви­значення реквізитів роботи (рис.8), потрібно ввести значення від­сотку виконаної роботи. Введений відсоток відображається спра­ва від рядка цієї роботи на діаграмі.

Аналіз проекту

Аналіз використання трудових ресур­сів. Представлення Resource Graph на стовпчиковій діаграмі відображає заван­таженість працівників в різних періодах (днях, тижнях, місяцях, кварталах, пів­річчях) в процентах. Ліва половина вікна діаграми призначена для вибору посад працівників. Переванта­женість працівників (pverallocated — ситуація, коли їх потрібно більше, ніж є в наявності) на цій діаграмі відображається черво­ним кольором.

Аналіз використання трудових ресурсів дає представлення Resource Usage. В лівій частині діаграми відображаються посади та роботи, в яких задіяні працівники на цих посадах, а також кі­лькість годин, затрачених на виконання робіт.

ІАналіз результатів і І ^Аналіз виконання етапів проекту. Пред-
розробка протоколу ставлення Pert Chart кожну роботу проекту

7 days

Моп 06.10.0:

Wed 15.10.0

зображає прямокутником, на якому зверху вказано назву роботи, посередині — її но­мер та кількість днів, необхідних для її ви­конання, а внизу — дати початку та закінчення роботи. Якщо ро­бота вже виконана, то на діаграмі вона зображається прямокут­ником, закресленим двома лініями навхрест. Якщо ж робота по­чата, але ще не завершена, то вона зображається прямокутником, закресленим однією лінією. Якщо прямокутник, що представляє роботу, не закреслений, то вона ще не починалася.

Аналіз резервів часу проекту. Резерви часу відображаються в представленні Gantt Chart таблицею, яку можна побудувати за

допомогою команди View —> Table —> Shedule. В цій таблиці для кожної роботи (Task Name) задаються дати її початку (Start) і за­кінчення (Finish), а також дати найпізнішого початку роботи (Late Start) і найпізнішого закінчення (Late Finish), резерви часу в рамках етапу (Free Slack) та в цілому (Total Slack).

Статистичний аналіз проекту. Пакет має засоби для побудови статистики проекту та ходу його виконання. Для побудови статисти­ки потрібно скористатися операцією Project —> Project Information —> Statistics, яка створює на екрані таблицю з такими даними:

• Current — статистика поточного варіанту проекта в цілому (з врахуванням коректив, які вносяться в проект);

• Baseline — базовий варіант проекту (для порівняння); будь-який варіант проекту можна запам'ятати як базовий (у вигляді бюджету в розрізі робіт та ресурсів) командою Tools —» Tracking — > Save Baseline;

• Actual — хід виконання проекту;

• Variance — відхилення проекту від базового варіанту;

• Remaining — залишки ресурсів, які передбачені проектом, і ще не використані в ході його виконання.

В стовпчиках Start та Finish цієї таблиці відображаються дати початку та закінчення проекту:

• в рядку Current це дати поточного варіанту проекту;

• в рядку Baseline це дати базового варіанту проекту (якщо базовий варіант не визначений, то ці дати теж невизначені, NA);

• в рядку Actual це дати початку та закінчення виконання проекту; значення NA для дати закінчення виконання проекту свідчить про те, що проект ще не завершений;

• в рядку Variance це кількість днів відхилення відповідних дат.

В стовпчиках Duration і Work відображаються затрати трудо­вих ресурсів, заплановані в згаданих варіантах проекту (Current, Baseline) та фактично затрачені в ході його виконання (Actual) — в робочих днях (Duration) та в годинах (Work). В стовпчику Cost відображаються затрати коштів, запланованих проектом (Current, Baseline) та реально витрачених в ході його реалізації (Actual). Рядок Remaining відображає резерв робочого часу (стовпчики Duration і Work) та коштів (стовпчик Cost).

Внесення змін в проект. Вади проекту, які були знайдені в ході його аналізу, потрібно усунути шляхом коректування проек­ту. Типові вади проекту:

• перенавантаженість виконавців робіт проекту;

• перевищення витрат, запланованих на виконання робіт проекту;

• перевищення часу виконання проекту.

Перенавантаженість виконавців робіт проекту. Ця ситуація виникає тоді, коли максимальна кількість доступних для проекту працівників певної категорії (встановлюється у вікні Resource Information, доступному в будь-якому з ресурсних представлень проекту) менша від кількості працівників цієї категорії, необхід­ної для виконання конкретної роботи проекту (вікно Assign Resources). В ресурсних представлення перевантажені ресурси відмічаються червоним кольором.

Для відображення перевантаженості ресурсів можна скориста­тися представленням Resource Graph. Меню правої клавіші миші дозволяє вибрати одну з ресурсних діаграм, серед яких рекоменду­ється діаграма Peak Units. Стовпчики цієї діаграми відображають співвідношення кількості необхідних та наявних працівників, а вздовж її горизонтальної осі відкладається час, що дозволяє відо­бразити динаміку завантаженості працівників. Ситуації переванта­женості працівника на діаграмі відповідає стовпчик з двох частин: голубого і червоного кольорів. Частина голубого кольору відобра­жає ступінь нормального завантаження роботою (Allocated) праців­ника в даний період часу, а частина червоного кольору — ступінь перенавантаженості (Overallocated) працівника. Покращення вико­ристання трудових ресурсів можна досягнути за рахунок:

♦ збільшення кількості виконавців;

♦ переходу від паралельного до послідовного виконання де­яких робіт.

Перевищення витрат, запланових на виконання робіт про­екту:

♦ зменшення витрат можна досягнути за рахунок:

♦ зменшення кількості працівників;

♦ зменшення оплати праці працівників;

♦ вилучення з проекту деяких робіт;

♦ зменшення витрат на основні засоби, матеріали та комплек­туючі.

Перевищення часу виконання проекту:

♦ зменшити тривалість деяких робіт;

♦ перейти від послідовного до паралельного виконання деяких робіт.

Звіти. Побудований проект можна описати за допомогою ці­лої системи звітів, які пропонує пакет MS Project. Система звітів пакету реалізується пунктом меню View -» Reports у вигляді діа­логового вікна (рис. 13).

Діалогове вікно дозволяє вибрати одну з п'яти груп найваж­ливіших звітів, які ми назвемо стандартними (клавіші Overview,

₄346

Current Activities, Costs, Assignments, Workload) або скористатися клавішею Custom для доступу до всіх наявних в пакеті звітів.

Рис. 13. Діалогове вікно для вибору звітів

Опис звітів наведено в додатку 1.

Висновки

1. Об'єктом проектування при створенні АІС є управлінський процес, який функціонує на торговель­ному підприємстві, його змістовна, функціональна час­тина і технологія реалізації управлінських процедур.

2. В процесі проектування створюються і розроб­ляються важливі компоненти АІС — інформаційне, тех­нічне, программне забезпечення, технологія розв'язку функціональних задач та система прийняття управлін­ських рішень.

3. Найбільшого поширення при створенні АІС отримали мережеві методи планування і управління.

4. Автоматизація проектних робіт АІС доцільно здій­снювати за допомогою пакета программ MS Project.

5. Пакет MS Project дозволяє провести декомпози-цію задачі на складові. Кожна складова частина задачі характеризується сукупністю матеріальних, фінансо­вих, трудових ресурсів. Застосування цього пакету до-

зволяє оптимізувати ресурси, необхідні для створення АІС.

6. Користувач створюваної АІС — керівник, мене­джер, спеціаліст підрозділу торговельного підприємст­ва — приймає активну участь в роботі, яка пов'язана з переходом на нову інформаційну технологію.

ТЕМА 4