Вивчення фактичного матеріалу на базі практики

За матеріалами, зібраними під час практики проводять аналітичні дослідження з метою визначення ступеню вирішення проблеми, яка є темою бакалаврської кваліфікаційної роботи, на конкретному об'єкті дослідження.

Слід з’ясувати відомості щодо загальної характеристики об'єкта дослідження, що охоплює інформацію про назву (повну і скорочену), підпорядкованість, основні види діяльності, час створення чи реорганізації, форму власності, організаційну та штатну структуру, а також оцінку рівня технології виробництва: наявність сучасних передових технологій, застосування ноу-хау та власних розробок, можливість заміни застарілих форм документообігу новими, використання автоматизованих систем управління, висвітлитидинаміку основних статистичних показників його господарської діяльності за кілька років. Для отримання цих відомостей вивчають нормативно-правові документи суб'єкта господарювання, статистичні звіти, та аналітичні матеріали, інші документи за рекомендацією керівника та консультантів.

Тема бакалаврської кваліфікаційної роботи визначає зміст і структуру поглибленого аналізу системи документів, що функціонують на базі практики, дослідження діловодної, інформаційної чи іншої діяльності підприємства в межах документно-комунікаційної сфери. Призначення цього аналізу полягає у виявленні упущень та недоліків, які дадуть змогу окреслити напрями вирішення проблеми, що є темою бакалаврської роботи. Для отримання цих відомостей можна використати статистичну звітність, відомості управлінського обліку, які не становлять комерційної таємниці, схеми документообігу, довідкові, інструктивні та інші матеріали, результати власних досліджень студента.

Вивчивши передовий вітчизняний і зарубіжний досвід з проблеми дослідження за літературними джерелами, методичними матеріалами і практичними відомостями, і оформивши результати цього вивчення у вигляді відповідного аналітичного огляду, студент повинен зробити власні висновки щодо відповідності об'єкта дослідження сучасним вимогам.

Висновки, сформульовані за результатами аналізу є основою для розроблення рекомендацій.

4.2.1. Аналіз стану предметної області

Аналіз стану предметної області включає в себе:

· Аналіз установи загалом

· Аналіз об’єктів предметної області та взаємозв’язків між ними

· Аналіз нормативних документів установи.

Цей розділ є одним з основних, оскільки за його результатами в подальшому здійснюється формулювання та вирішення основного завдання кваліфікаційної роботи.

В цьому розділі здійснюється опис, характеристика сучасного стану досліджуваної теми на об’єкті дослідження, ґрунтовний аналіз із використанням накопиченого фактичного матеріалу із залученням усіх теоретичних знань певного методичного інструментарію. Всі приклади наводяться лише з досліджуваного підприємства щодо його сучасного стану. Якщо можливо, текст необхідно ілюструвати дійсними документами, показуючи їх у додатках. Усі аналітичні розрахунки, графіки, таблиці повинні супроводжуватися поясненнями, які дозволяють з’ясувати сутність управлінських процесів, їхні особливості та тенденції розвитку. У розділі необхідно розкрити такі складові досліджуваного питання (проблеми):

· подати загальну характеристику об’єкта дослідження. Тут необхідно відобразити організаційні, виробничі, документно-інформаційні характеристики організації (установи, фірми) та результати діяльності за 2-3 роки тощо;

· зробити поглиблений аналіз проблеми відповідно до теми випускної роботи, який необхідно спрямувати на діагностування та опис діяльності щодо вибраного напряму дослідження із ґрунтовним аналізом зібраного фактичного матеріалу за допомогою вказаних у вступі методів дослідження.

Джерельною базою для розділу є планові та фактичні показники діяльності організації чи галузі: всі види документів управлінської діяльності, статистичні дані, звітність, а також результати індивідуальних спостережень, опитувань тощо, які зібрані під час проходження практики (документи, анкети, розрахунки тощо).

В здійснені аналізу стану предметної області студент повинен зібратиматеріалита вивчити інформацію з таких питань:

· законодавча та нормативно-правова база діяльності організації чи установи, вибраної для практики;

· установчі документи (паспорт, статут і т. ін.);

· апарат управління, структура;

· організація діловодства;

· історія організації діловодства в установі (організації);

· завдання і функції служб діловодства;

· посадовий і технічний склад працівників служби діловодства;

· функціональні обов’язки та посадові інструкції;

· особливості організації роботи з документами;

· організація документообігу (типи документів, призначення), створення, використання, зберігання, опис, передача в архів, списання;

4.2.2. Документаційне та інформаційне розв’язання проблеми

Після здійснення аналізу предметної області студент повинен описати та дослідити варіанти розв’язання проблеми. Для цього потрібно побудувати інформаційну та функціональну моделі задачі, а також описати основні характеристики програмних, системних та допоміжних засоби, які застосовуються в роботі для побудови баз даних чи веб-систем, розроблення або фахове використання прикладного програмного забезпечення, їх порівняльний аналіз та обґрунтування переваг і можливостей застосування в конкретному випадку.

Для розв’язання проблеми студент повинен зібратиматеріалита вивчити інформацію з таких питань:

· організація інформаційних потоків, що циркулюють в установі;

· методи збору та характер інформації, необхідної для діяльності установи;

· інформаційний менеджмент, структура відділу збору та обробки інформації;

· аналіз структури підрозділу,у якому проходить практика.

· маркетинг інформаційних послуг (характер інформаційної продукції та кінцевий споживач);

· аналіз перспектив комп’ютеризації виробничої діяльності установи з позиції оптимізації інформаційних потоків;

· програмне забезпечення,використовуване в процесі виробничої діяльності структур та підструктур установи, що відповідають за документообіг та інформаційні потоки.

Інформаційне моделювання передбачає опис процесів, які відбуваються в предметній області за допомогою певних мовних засобів, зокрема за допомогою діаграм, схем, графіків тощо, які є зрозумілими як для розробника моделі, так і для її споживача (користувача).

Не зважаючи на різні тенденції розвитку підходів до побудови інформаційних систем (ІС) на сьогодні основним є структурний підхід, який полягає в декомпозиції (розбитті) ІС на функції, що автоматизуються: система розбивається на функціональні підсистеми, які у свою чергу діляться на підфункції, що діляються на завдання і так далі. При цьому ІС зберігає цілісне уявлення, в якій всі компоненти взаємопов'язані.

Усі найбільш поширені методології структурного підходу базуються на ряді загальних принципів, які випливають з поняття системи та її структури. Основними такими принципами є:

· принцип "розділяй і володарюй" - вирішення складних проблем шляхом їхнього розбиття на множину менших незалежних завдань, легших для розуміння і вирішення;

· принцип ієрархічного впорядковування - організація складових частин проблеми в ієрархічні деревовидні структури з додаванням нових деталей на кожному рівні.

Найпоширенішими діаграмними засобами структурного моделювання є:

· для побудови функціональної моделі системи використовуються діаграми потоків даних – DFD (Data Flow Diagrams);

· для побудови моделі даних використовуються діаграми "суть-взаємозв'язок" – ERD (Entity-Relationship Diagrams).

Форми і методи контролю

На базах практики студенти повинні дотримуватися встановленого режиму праці.

Студенти ведуть поточні записи про проходження практики у щоденниках, матеріали яких необхідно використати для складання підсумкового звіту.

Щоденник практики за темою бакалаврської кваліфікаційної роботи є документом, у якому міститься оперативна інформація про проходження всіх етапів практики. Це основне предметне джерело наступного узагальнення зібраних даних у вигляді звіту про практику. Кожний студент веде щоденник за встановленою формою. В щоденнику робиться помітка про отриманий інструктаж з техніки безпеки і охорони праці з коротким викладанням змісту і підписами інструктуючого та студента. В записах необхідно висвітлити характер та обсяг виконаної за день роботи, зауваження з техніки безпеки, технології та організації робочих процесів, описати збори, екскурсії тощо. В щоденнику керівники практики записують свої відгуки щодо роботи практиканта. Підпис керівника має бути завірений печаткою підприємства.

Вимоги до звіту

У звітах про проходження практики треба коротко і конкретно описати роботу, особисто виконану студентом згідно з розділом 4, а також коротко описати історію заснування бази практики, профіль діяльності, вказати прізвища керівників практики,за темою бакалаврської роботи..

Звіт про практику за темою бакалаврської кваліфікаційної роботи являє собою результат самостійної творчої роботи студента. Він складається індивідуально в період проходження практики. Якість звіту визначається не тільки детальним висвітленням всіх питань програми, але головним чином, аналізом усіх викладених процесів організації, керування, технології та конструювання з конкретними варіантами вирішення відмічених студентом завдань. Тому по кожному етапу практики роблять висновки і вносять реально обґрунтовані пропозиції. Звіт повинен бути поданий за 2-3 дні до закінчення практики на перегляд керівникові практики від виробництва, який у кінці звіту дає короткий відгук про роботу студента і якість звіту, підписує звіт і завіряє печаткою підприємства.

Текстова частина звіту, як правило, супроводжується рисунками, схемами, фотографіями, ескізами, бланками документації тощо. Неприпустимо переписування у звіт загальних положень із посібників, інструкцій. Титульна сторінка роботи оформляється відповідно до додатку 1.

Складений студентом звіт повинен мати наскрізну нумерацію сторінок. Аркуші звіту необхідно зшити, титульний аркуш оформити згідно з додатком 1. Обсяг звіту 20 – 25 сторінок формату А4.

Текст на сторінці розміщується рівномірно з дотриманням відступів: зверху – 2,0 см, знизу – 3,0 см, зліва – 2,0 см, справа – 1,0 см. При комп’ютерному наборі необхідно вибрати шрифт TimesNewRomanCyr, розмір шрифта – 14, міжрядковий інтервал – 1.5, вирівнювання абзаців – по ширині, перший рядок – відступ 1 см.

Керівники практики від бази і Національного університету "Львівська політехніка" перевіряють та затверджують звіт.

До звіту додається характеристика практиканта з оцінкою професійної підготовки майбутнього фахівця. Затверджує характеристику керівник від бази практики.

Якщо результати, рекомендації бакалаврської кваліфікаційної роботи впроваджено у виробництво (прийнято до впровадження), керівники бази практики (або з місця роботи студента) підтверджують довідкою (листом) на ім'я завідувача кафедри із зазначенням назви підприємства (організації), в якому здійснено впровадження (прийнято до впровадження) результатів роботи, із вказанням реквізитів документів, які це підтверджують.

Звіт повинен містити наступні розділи:

Вступ.

Розділ 1. Аналітичний огляд джерел

Розділ 2. Аналіз стану предметної області

Розділ 3. Документаційне та інформаційне розв’язання проблеми

Висновки

Література

Додатки