Письмо иностранному партнеру

Информационно-справочная документация

(Извлечение из книги)

Содержание

16. Информационно-справочная документация.. 2

16.1. Служебные письма. 2

16.1.2. Информационное письмо. 3

16.1.5. Письмо-извещение. 4

16.1.6. Письмо-напоминание. 5

16.1.7. Гарантийное письмо. 6

16.1.9. Коммерческие письма. 7

16.1.10. Письмо-приглашение. 9

Примеры речевого этикета. 10

16.1.11. Письмо иностранному партнеру. 11

16.2. Служебные записки. 13

16.2.1. Докладная записка. 13

16.2.3. Представление. 14

16.2.4. Объяснительная записка. 16

16.3. Протокол. 17

16.4. Телеграмма. 19

16.5. Телефонограмма. 20

 

16. Информационно-справочная
документация

16.1. СЛУЖЕБНЫЕ ПисьмА

Ø Пример сопроводительного письма

 

Санкт-Петербургская государственная академия Директору учебно-методи-

методов и техники управления (ЛИМТУ) ческого центра «Профиль»

Кафедра правового обеспечения управления А.В. Смирнову

196135, Санкт-Петербург, ул. Гастелло, 12 188203, г. Минск, ул. Мира, 26

Тел.: (812) 371-81-19, факс: (812) 371-81-19

E-mail: [email protected]

 

22.01.2007 № 12-06\45

На № 02-03\11 от 11.12.2006

 

О предоставлении документации

 

Высылаем Вам документацию по кадровому делопроизводству, дополненную и переработанную с учетом последних изменений.

 

Приложение: 1. Методическое пособие по юридическим аспектам кадрового делопро-

изводства (автор М.Ф. Воронина) – на 22 л. в 2 экз.

2. Методическое пособие по делопроизводству (автор Л.Я. Круглянская) – на 18 л. в 2 экз.

 

Заместитель заведующего

кафедрой М.Ф. Воронина

 

Иванова 371-81-19

 

Информационное письмо

Ø Пример информационного письма

Санкт-Петербургская государственная академия Директорам методов и техники управления (ЛИМТУ) образовательных учреждений Кафедра правового обеспечения управления   196135, Санкт-Петербург, ул. Гастелло, 12 Тел.: (812) 371-81-19, факс: (812) 371-81-17 E-mail: [email protected] 26.04.2007 № 04-12\36   О выпуске книги   Санкт-Петербургская государственная академия методов и техники управления подготовила к изданию книгу «Справочное пособие специалиста кадровой службы». В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов, правила организации работы с документами, юридические аспекты кадровой службы, основы психологии делового общения и основные технологии работы с персоналом. Заказать книгу можно по телефону: 371-81-19.   Заместитель заведующего кафедрой М.Ф. Воронина

 

Письмо-извещение

Ø Пример письма-извещения

 

Санкт-Петербургская государственная академия Директору фирмы «Шархат» методов и техники управления (ЛИМТУ) 200187, г. Николаев, 196135, Санкт-Петербург, ул. Гастелло, 12 ул. Советская, 23 Тел.: (812) 443-71-17, факс. (812) 371-81-17 E-mail: [email protected], ОКПО 50044959   02.02.2007 № 02-13\29 На № 03-12\98 от 26.01.2007   Об отказе в удовлетворении просьбы   Сообщаем Вам, что просьба о расселении Ваших сотрудников на период обучения удовлетворена быть не может в связи с отсутствием в Академии своего общежития.   Зам. ректора по общим вопросам Г.М. Иванов

 

Письмо-напоминание

Ø Пример письма напоминания

Санкт-Петербургская государственная академия Начальнику методов и техники управления (ЛИМТУ) Конструкторского бюро НИИпроекта Кафедра правового обеспечения управления 198203, Санкт-Петербург, ул. маршала Жукова, 26 196135, Санкт-Петербург, ул. Гастелло, 12 Тел. (812) 371-81-19, факс: (812) 371-81-17 E-mail: [email protected]   16.01.2007 № 12-34\01   Об оплате обучения   Напоминаем Вам, что в соответствии с договором от 16.01.2007 № 24/16 Вы должны оплатить обучение двух сотрудников до 23.01.2007.   Заведующий кафедрой О.А. Горов

 

Гарантийное письмо

Ø Пример гарантийного письма

Санкт-Петербургская государственная академия Ректору Зеленоградского методов и техники управления (ЛИМТУ) гуманитарного университета   196135, Санкт-Петербург, ул. Гастелло, 12 201098, Зеленоград, пр. Мира, 8 Тел.: (812) 371-81-19, факс: (812) 371-81-17 E-mail: [email protected]   30.01.2007 № 04-12\34   О стажировке преподавателей   Академия готова принять на стажировку трех преподавателей университета сроком на два месяца. Стажеры обеспечиваются жильем, им выплачивается стипендия в размере минимальной заработной платы.   Ректор Г.М. Иванов   Главный бухгалтер Н.П. Орлова

 

Коммерческие письма

Запрос

Ø Примерписьма-запроса

ЗАО «Стандарт» Торговая компания «Свет»   100234, Москва, пр.Мира, 3 196544, Санкт-Петербург, Тел/факс: 323 77 90 ул.Новаторов, 8 №12/09 – 64   О запросе предложения на поставку электрооборудования   Просим выслать в наш адрес предложение в 4-х экземплярах на поставку электрокалориферов ЭКО-16, ЭКО-18. В предложении просим указать стоимость одной единицы при продаже оптом и поштучно, сроки поставки, стоимость транспортировки и форму оплаты. При ответе просим ссылаться на номер письма. Заранее благодарим, убеждены, что наше сотрудничество будет плодотворным.   С уважением Директор С.Ю. Лисицын

 

Ø Примерответа на письмо-запрос

Торговая компания «Свет» ЗАО «Стандарт»   196544, Санкт-Петербург, 100234, Москва, пр. Мира, 3 ул. Новаторов, 8   15.01.2007 № 05- 07/11 На № 12/09-64 от 24.12.2006   О поставках калориферов   Благодарим за запрос от 24.12.2006 на поставку калориферов. Сообщаем Вам, что с огромным удовольствием ее выполним. Конкретную информацию о ценах, сроках поставки, транспортировке и форме оплаты Вы найдете в приложении. Еще раз хотелось бы заверить Вас в нашем желании сотрудничать.   Приложение: прайс-лист на 5 л. в 2-х экз.   С уважением Председатель правления торговой компании И.В. Любибогова

Рекламация

Ø Пример письма-рекламации

АО «Эталон» Директору выставочного центра «Экспо-Бизнес» 280119, г. Могилев, ул. Некрасова, 5 А.А. Иванову Тел./факс: (172) 233 16 03 220609, г. Минск, пр. Машерова, 1 22.01.2007 № 25/08-15 Об уплате неустойки Согласно договору от 15.05.2006 № 4/31 Ваша организация должна была поставить нам продукцию до 25.12.2006 на сумму 380 млн. руб., но фактически продукции поступило на сумму 289 млн. руб. В связи с недопоставкой продукции у нас возникли убытки от уменьшения объема производства. В соответствии с договором п. 9.2 Вам надлежит уплатить неустойку в размере 8% от стоимости недопоставленной продукции. Признанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет. Приложение: 1. Расчет неустойки на 1 л. в 1 экз. 2. Расчет убытков на 3 л. в 1 экз. 3. Документы, подтверждающие причинение убытков, на 6 л. в 2 экз. 4. Накладная от ______ № ______. 5. Счет __________ от __________. Директор Ю.В. Гранский Главный бухгалтер В.О. Сабинова

 

 

Письмо-приглашение

Ø Пример письма-приглашения

 

Санкт-Петербургская государственная академия Заместителю директора методов и техники управления (ЛИМТУ) Методического центра обучения профсоюзных работников Кафедра правового обеспечения управления А.А. Кузьминой 196135, Санкт-Петербург, ул.Гастелло, 12 Тел.: (812) 371-81-19, факс: (812) 371-81-17 196173, Санкт-Петербург, канал Грибоедова, 126 E-mail: [email protected] 29.01.2007 № 04-15\61 Уважаемая Анжелика Адольфовна! Академией 15 февраля 2007 г. в 8.00 планируется проведение практического семинара на тему «Новое в трудовом законодательстве Российской Федерации». Сведения об участии в семинаре присылайте на адрес Академии до 06.02.2007. Искренне надеемся на Ваше участие. С уважением, ректор Г.М. Иванов Воронина 371-81-19

 

 

Примеры речевого этикета

Ø Примерприглашения на презентацию

Имя(Name):______________________________________ Адрес (Adress):___________________________________ Телефон (Phone №):_______________________________ На презентацию, которая состоится (that will be held) Дата (date):_________2007 г. в (at)_______часов (haurs)

 

Ø Примерофициального приглашения на прием

 

(Имя), управляющий... (фирма), имеет честь пригласить Вас на... (вид приема), который состоится в... (место)... года в... часов. Форма одежды... Просьба ответить (Без подписи)

 

Ø Пример принятияофициального приглашения на прием

(Имя) с благодарностью принимает Ваше приглашение принять участие в... (вид приема), который состоится в...(место)...года в... часов. (Без подписи)

 

Ø Примеротказа от официального приглашения

 

(Имя) с благодарностью принимает Ваше приглашение принять участие в... (вид приема), который состоится в...(место)...года в... часов, но, к сожалению, не может его принять в связи с запланированной на этот день встречей. (Без подписи)

Ø Примерприглашения на выставку

 

Господа, С... до... (даты) будет проводиться (характеристика) выставка в... (место) Мы рады сообщить Вам, что на выставке будут представлены наши товары. Некоторые из наших новых моделей могут представлять для Вас особый интерес. Мы были бы очень рады, если бы Вы смогли посетить выставку и наш стенд №___. Прилагаем несколько билетов на выставку. С уважением,....(Имя)

 

Письмо иностранному партнеру

Ø Пример письма иностранному партнеру

на английском языке

 

RIVER BANK HOUSE 67, UPPER THAMES STREET, London, ES 4 V ZAN Telephone: 01 248 2217 (30 lines) Your ref: RM/si Our ref: DB/ap/175 Telex: 886678 LDN 17 May 2007 Mr. R. Morrison P. Mariow & CO/LTD 21 Bird Street London E1 6 TM Dear Mr. Morrison Order 345 Unfortunately, we have not yet received the computers «OPTIMA 133» which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund our money. We look forward to hearing from you. Yours sincerely Barker Derek Barker Manager Encl. Order 345 Carbon copy M. Pryor

 

 

перевод на русский язык

 

 

РИВЕР БАНК 67, АППЭ ТЕМЗ СТРИТ, Лондон, ЕС 4 V ЗАН Ваш номер: RM/si Наш номер: DB/ap/175 Телефон: 01 248 2217 (30 линий) Телекс: 886678 LDN   Господину Моррисону 17 мая 2007 П. Марлоу & К.ЛТД 21 Берд Стрит Лондон Е1 6 ТМ О заказе № 345 Уважаемый г-н Моррисон К сожалению, мы до сих пор не получили компьютеры «OPTIMA 133», которые являются частью нашего заказа. Мы были бы признательны, если бы Вы смогли отправить их как можно быстрее или возместить наши затраты. Жду Вашего ответа. Искренне Ваш D.Barker Дерек Баркер Управляющий Прил. Копия заказа 345 Копия М. Прайеру

 

16.2. Служебные записки

Докладная записка

Ø Пример докладной записки

 

Администрация Ивановской области Руководителю администрации Ивановской области Управление торговли П.И. Полетаеву ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 30.01.2007 № 8 г. Иваново О выделении помещений для торговли мебелью   В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью. В 12-ти из 15-ти районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей. В связи с необходимостью создать условия, отвечающие нормам и правилам торговли мебелью, прошу дать указания руководителям администраций районов о предоставлении для этой цели соответствующих помещений.   Начальник управления торговли Е.Г. Тарасов

 

Представление

Форма представления

 

Наименование структурного Адресат подразделения Резолюция ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ______________ №________ Место составления О переводе на другую работу Фамилия Имя Отчество Год рождения Образование Должность Структурное подразделение Вид перевода Стаж работы в данной организации Оценка производственной деятельности Повышение профессионального уровня Основание Руководитель структурного Личная Расшифровка подразделения подпись подписи Визы заинтересованных лиц

 

Форма представления о поощрении

 

Наименование структурного Адресат подразделения Резолюция ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ______________ №________ Место составления О поощрении Фамилия Имя Отчество Год рождения Образование Должность Структурноеподразделение Стаж работы в данной организации Оценка производственной деятельности Мотив поощрения Основание Вид поощрения Руководитель структурного Подпись Расшифровка подразделения подписи Представитель общественной Подпись Расшифровка организации (при наличии) подписи Визы заинтересованных лиц В дело 00-00 Подпись Дата

 

Объяснительная записка

Ø Пример объяснительной записки

 

Научно-исследовательский институт Директору института рыбного хозяйства Д.И. Иванову Бухгалтерия   ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА   23.02.2007   22.01.2007 не выплачена зарплата работникам института. Причина состоит в том, что работник бухгалтерии Смирнова А.И. несвоевременно оформила необходимые документы. Отсутствие надлежащего контроля не позволило своевременно выявить этот факт. После принятия срочных мер зарплата была выплачена сотрудникам 20.02.2007. Иванова А.И. предупреждена о недопустимости подобного отношения к порученным обязанностям. Приняты меры по усилению контроля за своевременностью выполнения работниками бухгалтерии своих обязанностей.   Главный бухгалтер В.В. Сивков

 

 

16.3. Протокол

Ø Пример протокола

 

Санкт-Петербургская государственная академия методов и техники управления (ЛИМТУ) Кафедра правового обеспечения управления   ПРОТОКОЛ 29.01.2007 № 2   Заседания кафедры   Председатель – Фитенко Е.Н. Секретарь – Калицкая Н.А.   Присутствовали: 23 человека (список прилагается). Приглашенные: (перечисляются фамилии приглашенных в алфавитном порядке с указанием должностей)   ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О работе кафедры правового обеспечения управления. Доклад заведующего кафедрой Горова О.Н. 2. О представлении Ворониной М.Ф. к присвоению Почетного звания «Заслуженный работник образования Российской Федерации». Доклад ректора Академии Иванова Г.М. 1. СЛУШАЛИ: Горова О.Н. – текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: Кузнецов С.Л. – ставит вопрос о дополнительном выделении компьютеров типа «Pentium» для кафедры. Сумцов А.С. – предлагает внедрить на кафедре новые методы обучения. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Одобрить основные направления работы отдела 1.2. Разрешить административно-хозяйственной службе приобрести для нужд отдела информатизации 3 компьютера необходимой конфигурации. 2. СЛУШАЛИ: Иванова Г.М. – текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Пугов Ю.В. – поддерживает предложение о выдвижении Ворониной М.Ф. на присвоение почетного звания «Заслуженный работник образования Российской Федерации». Лученков И.Н. – говорит о серьезных заслугах Ворониной М.Ф. в деле развития отечественного образования. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. Выдвинуть Воронину М.Ф. на присвоение ей почетного звания «Заслуженный работник образования Российской Федерации».   Председатель Подпись Е.Н. Фитенко Секретарь Подпись Н.А. Калицкая

Ø Пример выписки из протокола

 

Санкт-Петербургская государственная академия методов и техники управления (ЛИМТУ)   Кафедра правового обеспечения управления ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА от 02.02.2007 № 4   Заседания кафедры   ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О работе кафедры правового обеспечения управления. Доклад заведующего кафедрой Городова О.А. 2. О представлении Ворониной М.Ф. к присвоению Почетного звания «Заслуженный работник образования Российской Федерации». Доклад ректора академии Иванова Г.М.   2. СЛУШАЛИ: Иванова Г.М. – текст доклада прилагается. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. Выдвинуть Воронину М.Ф. на присвоение ей почетного звания «Заслуженный работник образования Российской Федерации». Председатель Подпись Е.Н. Фитенко Секретарь Подпись Н.А. Калицкая   Верно Секретарь Подпись Н.А. Калицкая 21.02.2007

 

 

16.4. Телеграмма

Ø Пример телеграммы

 

СРОЧНАЯ ЧЕЛЯБИНСК УНИВЕРСИТЕТ КАФЕДРА ПСИХОЛОГИИ ПРОШУ ПРЕДСТАВИТЬ 15 МАРТА СПИСОК УЧАСТНИКОВ КОНФЕРЕНЦИИ ПСИХОЛОГОВ ВЫСЛАТЬ ТЕЗИСЫ ДОКЛАДОВ ТЧК РЕКТОР АКАДЕМИИ ИВАНОВ ________   196135, Санкт-Петербург, ул. Гастелло, 12 Ректор Академии Г.М. Иванов 05.03.2007

 

 

16.5. Телефонограмма

Ø Пример оформления телефонограммы подобно письму

 

Управление пассажирского транспорта Руководителям служб движения   Передала секретарь А.И. Петрова Приняла секретарь И.П. Иванова тел. 432 12 12 тел. 422 03 15 17 ч. 20 мин. ТЕЛЕФОНОГРАММА 19.02.2007 № 43 г. Пенза 20 февраля с 13 до 16 час. будет снято напряжение в контактной сети трамваев маршрутов №2 и №5. Заблаговременно известите пассажиров названных маршрутов и организуйте движение других видов транспорта.   Зам. начальника городского управления пассажирского транспорта М.В. Мухамедов

 

 

Ø Оформление телефонограммы на бланке

 

Наименование организации Адресат Должность, инициалы и фамилия Должность, инициалы и фамилия сотрудника, передавшего сотрудника принявшего телефонограмму телефонограмму № телефона № телефона ТЕЛЕФОНОГРАММА Дата Индекс Время передачи Текст Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

 

Ø Оформление телефонограммы в журнале для приема телефонограмм

 

Должность, инициалы и фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, и номер его телефона	Должность, инициалы и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона	Дата и номер телефонограммы	Время передачи	Текст телефонограммы	Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефоно- грамма