Ћекции.ќрг


ѕоиск:




 атегории:

јстрономи€
Ѕиологи€
√еографи€
ƒругие €зыки
»нтернет
»нформатика
»стори€
 ультура
Ћитература
Ћогика
ћатематика
ћедицина
ћеханика
ќхрана труда
ѕедагогика
ѕолитика
ѕраво
ѕсихологи€
–елиги€
–иторика
—оциологи€
—порт
—троительство
“ехнологи€
“ранспорт
‘изика
‘илософи€
‘инансы
’ими€
Ёкологи€
Ёкономика
Ёлектроника

 

 

 

 


»скусство общени€ в менеджменте. ѕроведение совещаний, собраний, бесед и переговоров




ќбщени€ Ц основна€ форма человеческого быти€, извечное свойство человека. “ака€ Ђроскошьї как общение делает человека человеком. ќтсутствие или недостаток общени€ деформируют человеческую личность.

“аким образом, общение Ц важнейша€ форма взаимодействи€ людей. ” большинства людей процессы общени€ занимают до 70% времени, а менеджеры на различное общение трат€т в среднем 80% своего рабочего времени. ¬ процессе общени€ одни люди передают другим свои идеи. ћежду ними устанавливаетс€ обратна€ св€зь. ¬ их поведение внос€тс€ определенные коррективы.

—пособность к общению Ц важнейшее качество человека.   люд€м, вступающим в контакт и умеющим располагать к себе, мы относимс€ с симпатией, а с замкнутыми стараемс€ вообще не общатьс€ или обращатьс€ лишь в случае крайней необходимости.

ќбщение служит жизненно важной цели Ц установление взаимосв€зей и сотрудничеству людей. ѕрактически все проблемы бизнеса так или иначе св€заны с общением, потому что общение Ц это процесс передачи идей, мыслей и чувств, доведение их до понимани€ другими людьми. Ётот процесс доминирует в нашей жизни.

¬ современном менеджменте общение играет определ€ющую роль. ƒл€ менеджера Ц человека, который посто€нно должен работать с людьми, способность к общению жизненно необходима. Ёто самый важный навык, которым должен обладать менеджер. ”становлена четка€ взаимосв€зь между степенью его общительностью и успешной де€тельностью организации.

«амкнутость, высока€ и сверхвысока€ общительность ограничивают познавательные возможности руководителей по анализу, изучению и оценке как членов коллектива, так и ситуации в целом. Ќередко при прин€тии управленческих решений они могут руководствоватьс€ только внешними признаками, что, естественно, сказываетс€ на качестве их работы. ¬ысока€ общительность мешает руководител€м сосредоточитьс€ на решении главных вопросов взаимодействи€ в коллективе, вызывает у них трудности в концентрации внимани€.

 ак правило, у членов коллектива уже сложивша€с€ социально-психологическа€ установка на определенный уровень общени€ с руководител€ми. —верхобщительные и замкнутые руководители вызывают рассогласование между их поведением и установками членов коллектива, что в целом отрицательно вли€ет на формирование благопри€тного социально-психологического климата в коллективе. ¬ысокообщительные руководители своей неумеренной общительностью просто мешают работе коллектива. ѕри взаимодействии с исполнител€ми срабатывает механизм Ђблокировкиї общени€ с ним, поэтому общение происходит на услови€х, далеких от оптимальных.

ћенеджер, не обладающий должной чувствительностью к общению, как правило, много времени и энергии тратит впустую, усилива€ этим недовольство подчиненных. –уководитель должен понимать, что умение общатьс€ Ц не менее значимый элемент его профессиональной де€тельности, чем специальные знани€ и навыки работы.

‘орма общени€ Ц это процесс взаимодействи€ людей, специфика их поведени€ по отношению их друг к другу. √лавное в выборе форм общени€ в том, чтобы Ђдрузей не сделать врагами, а врагов сделать друзь€миї (»нге фон ¬едемайер).

¬ данном случае речь идет о качестве общени€, а точнее, о его культуре. ¬ св€зи с этим важно выделить следующие компоненты общени€:

- коммуникатор Ц тот, кто инициирует общение, сообщает информацию;

- аудитори€ (реципиенты) Ц тот, кому сообщают информацию;

- сообщение Ц то, что говор€т (содержание информации);

- средства общени€ Ц технические средства, благодар€ которым информаци€ поступает к ее получателю.

 

–исунок ћодель процесса общени€

—пособность к общению всегда относилась к числу важнейших человеческих качеств.   люд€м, легко вступающим в контакты и умеющим располагать к себе, мы относимс€ с симпатией, а с замкнутыми стараемс€ либо вообще не общатьс€, либо вступать в ограниченные контакты, лишь в случае крайней необходимости.

ћенеджмент относитс€ к числу важнейших областей, где общение играет определ€ющую роль. ƒл€ современного менеджера, личности, котора€ должна работать с людьми, способность к общению жизненно необходима. Ёто самый важный навык, которым должен обладать менеджер. Ќа успешность де€тельности организации вли€ет уровень общительности менеджера.

 

–исунок ¬ли€ние уровн€ общительности менеджера на успешность функционировани€ организации

—обрание - об€зательное меропри€тие, в котором принимают участие все члены организации, например, ежегодное собрание акционеров или общее собрание членов кооператива. ѕор€док проведени€ собрани€ регламентируетс€ уставом соответствующей организации, ход собрани€ и прин€тые решени€ фиксируютс€ в специальном документе Ч протоколе собрани€.

—овещание Ц это общеприн€та€ форма делового общени€ по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмыслени€ и решени€. —овещани€ провод€тс€ дл€ того, чтобы обсудить начало, ход или завершение тех или иных меропри€тий, меры контрол€ и координировани€ де€тельности различных подразделений и структур, провести обмен информацией, взаимное общение работников из одной деловой среды, поддержать деловые контакты. —овещание предполагает участие широкого круга заинтересованных лиц, не об€зательно выступающих на нем.

ѕравила проведени€ совещаний

—овещание Ц это сложна€ технологическа€ управленческа€ операци€, требующа€ тщательной подготовки. –абота по подготовке к совещанию начинаетс€ с определени€ его цели. «атем намечаетс€ повестка дн€, определ€етс€ состав участников, день, врем€ и место проведени€.

—овещани€ лучше проводить в определенные дни недели, что позвол€ет работникам эффективно, заранее планировать свое врем€ и не нарушать рабочего режима и ритма их де€тельности. Ћучше если собрание назначаетс€ на непривычное врем€, например, на 9:45 или 10:45, скорее всего, люди не будут опаздывать. — утра лучше всего проводить оперативные совещани€, нацелива€ людей на первоочередные задачи.

Ѕольшое значение имеет правильный подбор участников совещани€. ѕриглашать на совещание следует минимальное количество людей Ц только тех, без кого оно окажетс€ неэффективным. „ем больше людей приглашено на собрание, тем лучшей организации и контрол€ оно требует.

ѕри определении состава приглашенных на совещание нужно учитывать следующие факторы:

1. ќбсуждаемые вопросы и решени€, которые необходимо прин€ть;

2. »нформацию, которую необходимо получить во врем€ совещани€;

3. »нформацию, которую необходимо предоставить приглашенным;

4. ѕотенциальную роль каждого приглашенного в обсуждении подн€тых вопросов.

–езультат собрани€ во многом зависит от компетентности участников. ѕринимать решение о составе участников совещани€, следует руководствоватьс€ цел€ми встречи, профессиональными интересами, личными характеристиками сотрудников. ѕо мнению некоторых специалистов, количество участников совещани€, при котором достигаетс€ наибольша€ результативность в рассмотрении повестки дн€, не должно превышать 7-10 человек.

”частников совещани€ следует оповестить о совещании и его повестке дн€ заблаговременно, чтобы они успели подготовитс€ к нему. ¬ повестке дн€ должны быть указаны: тема совещани€, его цель, перечень обсуждаемых вопросов, врем€ начала и окончани€ совещани€, место проведени€, фамилии докладчиков, ответственных за проведение лиц, врем€, отведЄнное на каждый вопрос. ѕрактика показывает, что в повестку дн€ целесообразно включать один-два главных вопроса и несколько мелких, которые можно решить быстро.

ќсновным докладчиком, как правило, на совещании €вл€етс€ руководитель. ”спех совещани€ во многом зависит от подготовки основного сообщени€. –абота над докладом состоит из нескольких этапов. ¬ перовую очередь разрабатываютс€ цели и задачи доклада.

ќбща€ длительность совещани€ не должна превышать двух часов. ≈го целесообразнее проводить в конце рабочего дн€ или во второй его половине, чтобы не сбивать людей с рабочего ритма, далее Ц работа над самим докладом. ѕотом следует работа над формой речи, над ее €зыком, стилем, подбором цитат, примеров, цифр и т.д. ¬ конце следует поработать над техникой речи.

—ледует учесть, что немаловажным фактором, вли€ющим на результативность совещани€, €вл€етс€ выбор помещени€ дл€ его проведени€. ѕодбирать помещение следует исход€ из количества участников встречи. ќно должно иметь приемлемую звукоизол€цию и температуру воздуха, хорошую вентил€цию и удобную мебель.

“ак же на совещании следует правильно разместить всех приглашенных, позаботитьс€ о том, чтобы никто не беспокоил участников во врем€ проведени€ совещани€. –азмеща€ приглашенных, необходимо учитывать два очень важных фактора:

1. ѕрисутствующие должны видеть друг друга;

2. ¬едущий должен находитьс€ в таком месте, которое позвол€ет наладить зрительный контакт с каждым из присутствующих.

–екомендуетс€ перед каждым участником совещани€ класть папку с соответствующей документацией и проектом решени€. ѕор€док проведени€ совещаний зависит от характера рассматриваемых на них вопросов, цели, задач и многих других факторов. Ќо в большинстве случаев, сценарий совещани€ включает в себ€ определенные темы, постановку вопросов, их обсуждение и поиск приемлемого решени€.

Ќачинать совещание лучше с позитивной установки и четко обознача€ временные рамки, это поможет люд€м сконцентрироватьс€ на вопросах, вынесенных на повестку дн€. ¬о врем€ совещани€ делать перерывы. ¬ конце совещани€ необходимо подвести итоги.

 аждое совещание нужно начинать с приветстви€. ≈сли на заседании присутствуют новые лица, то они должны по очереди представитьс€, называ€ им€ и должность. » только после этого можно приступать к обсуждению вопросов, вынесенных на повестку дн€.

Ёкономи€ времени Ц это основной фактор успешного проведени€ собрани€. — самого начала необходимо контролировать регламент, чтобы избежать пустой траты времени. ƒл€ этого следует придерживатьс€ нескольких правил:

1. Ќачинать заседание воврем€, даже если пришли еще не все приглашенные;

2. Ќапомнить присутствующим о Ђстоимостиї заседани€;

3. –азместить часы так, чтобы вы могли хорошо видеть циферблат.

4. ƒелать перерывы, если собрание длитс€ долго;

5. ƒавать присутствующим врем€ дл€ обдумывани€ тех или иных вопросов;

6. «аканчивать заседание воврем€ или даже раньше, если удалось обсудить все вопросы до истечени€ намеченного времени.

Ќеобходимо, чтобы каждый присутствующий осознал важность собрани€. Ёто позволит не сожалеть о потраченном зр€ времени. ¬се участники должны знать, что на обсуждение подн€тых вопросов тратитс€ ровно столько времени, сколько нужно.

— самого начала собрани€ ведущий должен направл€ть дискуссию в нужное русло. ƒл€ этого следует:

1. ѕридерживатьс€ повестки дн€;

2. —пособствовать решению вопросов.

 лючевым моментом совещани€ €вл€етс€ подведение итогов.

—овещани€ проход€т оперативно и конструктивно, когда участники не просто информированы о правилах поведени€, но придерживаютс€ их.

ѕосле совещани€ необходимо направить усили€ на выполнение прин€тых решений: проанализировать ход и результаты; внимательно просмотреть протокол результатов; создать услови€ дл€ реализации намеченных меропри€тий.

¬ заключительной части совещани€ руководитель должен четко сформулировать прин€тые в ходе коллективного обсуждени€ решени€, назвать ответственных исполнителей и установить сроки исполнени€, чтобы удостоверитс€ в достижении всеми участниками общей договоренности.

ќсобенности проведени€ собраний

ќсновными ориентирами при подготовке собраний служат нормативно-распор€дительные документы, регламентирующие де€тельность самой организации в целом и собрани€ как органа коллегиального управлени€.   числу таких документов относ€тс€: учредительный договор, устав организации, законодательные акты, играющие роль типовых положений подобного рода учреждений. ¬ таких документах нередко содержатс€ указани€ о том круге вопросов, которые могут быть вынесены на коллегиальное обсуждение, включены в повестку дн€ собрани€.  роме того, в организационно-распор€дительных документах часто привод€тс€ описание процедуры подготовки к собранию, регламент этой работы, определ€ющие степень уместности тех или иных технологий делового взаимодействи€.

ƒл€ формировани€ у участников собрани€ готовности к содержательному общению за несколько дней до его проведени€ им может быть представлена справка по существу обсуждаемой проблемы. ƒл€ ее составлени€ целесообразно создать группу экспертов, ориентированных на проведение всестороннего анализа положени€ дел в организации.

 ак правило, материалы к собранию (повестка, тезисы или тексты докладов, проекты решений и т. п.) предоставл€ютс€ предполагаемым участникам не позднее чем за три-четыре дн€ до его начала. Ёто позвол€ет им вносить изменени€ в уже разработанные документы, а затем оперативно представл€ть свои предложени€ в ходе собрани€.

ƒл€ облегчени€ работы над проектом регламента можно использовать в качестве исходной заготовки следующую распространенную схему проведени€ собраний:

1. ¬ступительное слово общей продолжительностью до 5 минут, в котором сообщаютс€ общие правила работы собрани€, режим его проведени€, примерное врем€ окончани€;

2. ќсновной доклад продолжительностью до 30 минут;

3. ¬опросы к докладчикам и их ответы (каждый вопрос и ответ Ч не более 2 минут);

4. ¬ыступлени€ содокладчиков, дополнительные сообщени€ (не более 10Ч15 минут на всех выступающих с дополнительными сообщени€ми);

5. ¬опросы содокладчикам (не более 1 минуты на каждый вопрос и ответ на него);

6. ¬ыступлени€ участников собрани€ (5Ч7 минут);

7. ќтветы докладчиков (не более 5 минут каждому);

8. ќтветы содокладчиков (не более 3 минут каждому);

9. —правки по ходу собрани€ (их должно быть не более трехЧп€ти, чтобы не отвлекать внимание от основной темы и не порождать ощущени€ слабой предварительной подготовки к собранию; на одну справку следует отводить не более 3 минут);

10. „тение проекта решени€ собрани€ (не более 5 минут);

11. ѕредложени€ по проекту решени€ (не более 1Ч3 минут на каждое);

12. ѕодведение итогов собрани€ (не более 10 минут).

ќбычно при наличии 50Ч75 участников считаетс€ оптимальным проведение перерывов по 10 минут через каждый час. ѕри большем числе участников перерыв целесообразно проводить через 1,5Ч2 часа работы и делать его длительностью 15Ч20 минут. ѕриведенна€ схема структурировани€ собрани€ по содержанию и времени носит примерный характер.

ѕеред собранием, как и перед совещанием, докладчику необходимо тщательно подготовить текст доклада, отработать выступление.

“ак же отличительной чертой собрани€ €вл€етс€ составление протокола. ѕри проведении совещани€ тоже может вестись протокол, но он носит формальный характер. ѕротокол представл€ет собой важный организационно-распор€дительный документ. ¬ этом протоколе должны быть зафиксированы ход обсуждени€ затронутых вопросов, процедура прин€ти€ решений и сами решени€ собрани€. Ѕольшое значение дл€ протокола как дл€ официального документа имеет соблюдение правил его оформлени€.

¬ ходе собрани€ окончательный вариант полного протокола составить практически невозможно. ѕоэтому составл€етс€ черновой протокол. ѕри решении острых вопросов подобного рода протоколы могут составл€тьс€ не одним, а несколькими участниками собрани€, которые затем в п€тидневный срок составл€ют и оформл€ют чистовой вариант протокола.

ѕолностью подготовленный протокол подписываетс€ председателем и секретарем собрани€. ќкончательные решени€ собрани€ довод€тс€ до его участников в виде самосто€тельных документов Ч постановлений и решений, которые создаютс€ на основе содержащегос€ в протоколах материала.

ƒл€ проведени€ собрани€ избираетс€ председатель. ќсновными об€занност€ми председател€ €вл€ютс€: следить за регламентом; объ€вл€ть фамилию и должность выступающего, наименование организации, представителем которой он €вл€етс€. ѕредседатель собрани€ должен удовлетвор€ть определенным требовани€м, основные из которых: компетентность, беспристрастность, умение выражатьс€ четко и €сно и терпимость к чужому мнению. ѕредседатель не имеет права выказывать свое предпочтение тому или иному мнению или участнику собрани€, а так же нав€зывать свое мнение. —вои предложени€ он должен излагать после всех.

ѕроведение переговоров. ¬ практике менеджмента при проведении деловых переговоров используютс€ следующие основные методы:

¬ариационный ћетод. ѕри подготовке к сложным переговорам (например, если уже заранее можно предвидеть негативную реакцию противной стороны), вы€сните следующие вопросы:

  • в чем заключаетс€ идеальное (независимо от условии реализации) решение поставленной проблемы в комплексе
  • от каких аспектов идеального решени€ (с учетом всей проблемы в комплексе, партнера и его предположительной реакции) можно отказатьс€,
  • в чем следует.видеть оптимальное (высока€ степень веро€тности реализации) решение проблемы при дифференцированном подходе к ожидаемым последстви€м, трудност€м, помехам
  • какие аргументы необходимы дл€ того, чтобы должным образом отреагировать, на ожидаемое предположение партнера, обусловленное несовпадением интересов и их односторонним осуществлением (сужение или соответственно расширение предложени€ при обеспечении взаимной выгоды, новые аспекты материального, финансового, юридического характера и т.д.)
  • какое вынужденное решение можно прин€ть на переговорах на ограниченный срок
  • какие экстремальные предложени€ партнера следует об€зательно отклонить и с помощью каких аргументов

“акие рассуждени€, выход€т за рамки чисто альтернативного рассмотрени€ предмета переговоров. ќни требуют обзора всего предмета де€тельности, творчества и реалистичных оценок.

ћетод интеграции. ѕредназначен дл€ того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосв€зей и вытекающих отсюда потребностей развити€-кооперации; ѕрименение этого метода, конечно же, не гарантирует достижени€ соглашени€ в детал€х; пользоватьс€.им следует в тех случа€х, когда, например, партнер игнорирует общественные взаимосв€зи и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций.

Ќе предавайтесь иллюзи€м и не считайте, что можно прийти к согласию по каждому пункту переговоров; если бы так было на самом деле, то переговоры вообще были бы не нужны.

ћетод уравновешивани€. ѕри использовании этого метода учитывайте приведенные ниже рекомендации.

ќпределите, какие доказательства и аргументы (факты, результаты расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно использовать, чтобы побудить партнера прин€ть ¬аше предложение.

¬ы должны на некоторое врем€ мысленно встать на место партнера, т.е. посмотреть на вещи его глазами.

–ассмотрите комплекс проблем с точки зрени€ ожидаемых от партнера аргументов "за" и доведите до сознани€ собеседника св€занные, с этим преимущества.

ќбдумайте также возможные контраргументы партнера, соответственно "настройтесь" на них и приготовьтесь использовать их в процессе аргументации.

Ѕессмысленно пытатьс€ игнорировать выдвинутые на переговорах контраргументы партнера.

 омпромиссный метод. ”частники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера следует добиватьс€ соглашени€ поэтапно. ѕри компромиссном решении согласие достигаетс€ за счет того, что партнеры после неудавшейс€ попытки договоритьс€ между собой с учетом новых соображений частично отход€т от своих требований (от чего-то отказываютс€, выдвигают новые предложени€). „тобы приблизитьс€ к позиций партнера, необходимо мысленно предвосхитить возможные последстви€ компромиссного решени€ дл€ осуществлени€ собственных интересов (прогноз степени риска) и критически оценить допустимые пределы уступки.

ѕравила организации и проведени€ деловых бесед направлены на то, чтобы способствовать успешному их проведению, чтобы удовлетворение и хорошее впечатление от взаимодействи€ осталось у каждой из сторон. ќсновной принцип Ц равноправи€ и взаимного уважени€. ќбычно о времени и месте поведени€ беседы договариваютс€ заранее, за 3 Ц 5 дней. ћеньший интервал может помешать кому-то из участников, нарушив их планы, больший Ц снижает надежность договоренности из-за возможных изменений графика каждого участника. ћестом проведени€ обычно €вл€етс€ служебное помещение одного из участников, но не исключена и нейтральна€ территори€. “от, кто проводит беседу в своем офисе, получает преимущество Ђсвоей территорииї, что отчасти нарушает принцип равноправи€. Ёто должно быть уравновешено предупредительным и подчеркнуто внимательным его отношением к другому участнику встречи (убедитьс€, что ему удобно врем€ и он не будет испытывать затруднений при поиске места встречи, про€вл€ть гостеприимство в процессе встречи, предоставить более удобное место за столом переговоров, предложить кофе и т.д.) ѕродолжительность беседы также определ€етс€ заранее и регламент должен соблюдатьс€ каждой из сторон. ѕри длительных беседах рекомендуетс€ через 40-50 минут устраивать перерыв, чтобы продуктивность работы не снижалась от утомлени€.

—остав участников беседы (и переговоров) также согласуетс€ заранее и отражает баланс интересов сторон. ќговариваютс€ также тематические рамки беседы и ее основные цели. ¬ том случае, если участники имеют высокий должностной статус и беседа носит в высшей степени официальный характер, то прибывающего на встречу участника должен встретить недалеко от входа и проводить к месту проведени€ разговора сотрудник более низкого статуса, например, секретарь. ѕоведение участников встречи регулируетс€ правилами этикета в соответствии с их статусом. ≈сли участники беседы ранее не были знакомы, то их взаимное представление сопровождаетс€ обменом визитными карточками.

ѕроведение беседы предполагает конфиденциальность содержани€, поэтому фиксировать ход беседы или отдельные обсуждаемые положени€ можно только при взаимном согласии, т.е. этот вопрос требует особого обсуждени€.





ѕоделитьс€ с друзь€ми:


ƒата добавлени€: 2015-11-23; ћы поможем в написании ваших работ!; просмотров: 1832 | Ќарушение авторских прав


ѕоиск на сайте:

Ћучшие изречени€:

Ћаской почти всегда добьешьс€ больше, чем грубой силой. © Ќеизвестно
==> читать все изречени€...

2198 - | 2058 -


© 2015-2024 lektsii.org -  онтакты - ѕоследнее добавление

√ен: 0.04 с.