Організація готівкових розрахунків

 

Готівкові розрахунки – це платежі готівкою за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги) між підприємствами, підприємцями і фізичними особами.

Розрахунки готівкою використовуються для обслуговування населення – виплати заробітної плати, матеріального заохочення, дивідендів, пенсій, грошової допомоги тощо. Отримавши готівкові кошти (грошові знаки національної валюти України – банкноти і монети), населення і здійснює різні платежі. При розрахунках готівкою фінансова служба підприємства керується тим, що підставою для визначення сум витрат готівки і підтвердженням цих витрат є договори, копії товарних чеків, рахункові звіти підзвітних осіб про витрату отриманої готівки. Сфера готівкового обігу у кожній країні щороку збільшується кількісно за суб’єктами. Однак кількісно за грошовою масою готівковий обіг обов’язково контролює центральний банк кожної країни. Саме перед головним державним фінансовим інститутом стоїть непроста задача пошуку раціональних фінансових інструментів, оптимізації та підвищення ефективності проведення готівкових операцій з метою досягнення фінансової макроекономічної стабільності національної економіки.

У ринковій економіці сфера готівкових розрахунків є обмеженою. Кризова економіка характеризується розширенням сфери використання готівки, яка обслуговує в основному тіньовий господарський оборот. Механізми проведення готівкових операцій регулюються певною законодавчою і нормативною базою. В Україні вона відбита на офіційному сайті Національного банку – www.bank.gov.ua.

Для здійснення готівкових розрахунків кожне підприємство повинно мати касу і вести касову книгу за встановленою формою, відповідно до типової форми № КО-4 (дод. А). Приймається готівка касами підприємств за прибутковими касовими ордерами,що підписує головний бухгалтер підприємства. Підтверджує прийом грошей касою квитанція до прибуткового касового ордера.

Видається готівка з кас підприємства за видатковими касовими ордерами,платіжними відомостями чи іншими подібними документами, відповідно оформленими (зі штампом, реквізитами видаткового касового ордера і підписами керівника та головного бухгалтера).

Готівковий виторг, що надійшов до каси підприємства протягом робочого дня, мають здати до установи банку для зарахування його на поточний рахунок.

Готівка може бути використана клієнтами на господарські потреби, а також для проведення розрахунків з бюджетом та державними цільовими фондами через сплату податків і зборів (обов’язкових платежів). Підприємства, що мають податковий борг, здійснюють виплати, пов’язані з оплатою праці тільки за рахунок коштів, одержаних зі своїх рахунків у банківських установах. Готівку з рахунків підприємства одержують у межах готівкових коштів і витрачають її за цільовим призначенням. У касі підприємства залишок готівки на кінець робочого дня не має перевищувати ліміту каси, встановленого банком та узгодженого з підприємством.

Ліміт каси для кожного підприємства визначається установами банків з урахуванням режиму і специфіки роботи підприємства, його еквівалентності від установи банку, обсягу касових оборотів (надходжень і видатків) за всіма рахунками, встановленими строками і порядком здавання готівкового виторгу, тривалості операційного часу установи банку, наявності домовленості підприємства з установою банку на інкасацію та здавання готівкового виторгу у вечірню касу банку тощо. Ліміт каси може переглядатися протягом року у встановленому порядку на обґрунтоване прохання підприємства.

Для підприємств, які мають готівковий виторг зі строком здавання його в банк щодня у день надходження до каси підприємства, ліміт каси встановлено у розмірах, потрібних для забезпечення їх роботи вранці наступного дня.

Для підприємств, які мають готівковий виторг зі строком здавання його наступного дня, ліміт каси дорівнює середньоденному готівковому виторгу.

Для підприємств, що мають готівковий виторг з іншим строком здавання його в банк ліміт каси встановлюється у розмірах, що залежать від установлених строків здавання виторгу та її суми.

Для підприємств, ліміти каси яким установлюються згідно з фактичними витратами готівки (крім виплат, пов’язаних з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів), – у межах середньоденної видачі готівки.

Ліміт каси підприємствам (крім підприємств торгівлі, громадського харчування та послуг) встановлюють установи банків за погодженням із керівниками підприємств на підставі розрахунку середньоденного надходження готівкового виторгу або середньоденної видачі готівки. Державному казначейству, його територіальним органам, бюджетним установам та організаціям, що утримуються на кошти Державного та(або) місцевих бюджетів і обслуговуються органами Державного казначейства, ліміт каси установою банку не встановлюється. Державне казначейство самостійно визначає порядок встановлення такого ліміту в його касі, касах бюджетних установ та організацій, які воно обслуговує.

Самостійно визначають розмір готівки, що постійно перебуває в їх касах, селянські (фермерські) господарства, повідомляючи про нього обслуговуючим установам банків. Готівку понад визначені розміри вони мають здавати до установ банків. Ліміт каси для підприємств грального бізнесу, враховуючи гральні доми, казино, гральні автомати з грошовим виграшем тощо, встановлюється з урахуванням особливостей діяльності та режиму роботи цих закладів відповідно до переліку та правил ведення азартних ігор і затвердженого підприємством положення про призовий фонд у межах середньоденної видачі готівки, але не більше максимально можливого виграшу відвідувача.

Також ліміти каси установи банків не встановлюють для фінансових установ (кредитних спілок, ломбардів, лізингових компаній, довірчих товариств, страхових компаній, установ накопичувального пенсійного забезпечення, інвестиційних фондів тощо) та підприємств поштового зв’язку. Зазначені установи самостійно встановлюють ліміт каси. Не встановлюється також ліміт каси фізичним особам – суб’єктам підприємницької діяльності та самим банкам.

Ліміт установлюється підприємствам, які мають рахунки в установах банків і здійснюють операції з готівкою. При відкритті поточного рахунка (у період укладання договору на розрахунково-касове обслуговування) новостворене підприємство подає установі банку заявку-розрахунок для встановлення загального ліміту каси, порядку та строків здавання готівкового виторгу. Діючі підприємства, які мають поточні рахунки в різних установах банків, подають зазначену заявку-розрахунок на власний розсуд до будь-якої установи банку, в якому відкрито його поточні рахунки, а іншим установам банків надає копії заявки-розрахунку з установленим лімітом каси. Заявка-розрахунок подається і в разі перегляду з ініціативи підприємства або банку раніше встановленого ліміту каси.

Механізм розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі проводиться за наступною формою (Дод. 2до «Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні»).

 

Таблиця 2.1

Типова форма розрахунку установлення ліміту залишку готівки в касі _________________________________________________________________ (найменування підприємства) _________________________________________________________________ (місцезнаходження підприємства) 1. Касові обороти N з/п Найменування показників Фактично за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти, що передують стро-ку встановлення (перегляду) ліміту каси   Готівковий виторг (надходження до кас, крім сум, одержаних із банків)     Середньоденні надходження (р. 1/кількість робочих днів підприємства за три місяці)     Виплачено готівкою на різні потреби (крім виплат, пов’язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів)     Середньоденна видача готівки (р. 1/кількість робочих днів підприємства за три місяці)             Найменування показника Установлено підприємством 1. Ліміт залишку готівки в касі     Найменування показника Визначається строк здавання готівкового виторгу (готівки) та зазначаються реквізити договорів банківських рахунків 2. Строки здавання готівкового виторгу (готівки)     Керівник підприємства Головний (старший) бухгалтер «___» ____________ 20__ р. «___» ____________ 20__ р. М. П.

 

Підприємства зобов’язані здавати готівковий виторг понад установлений ліміт каси в порядку і строки, визначені установою банку для зарахування на їх поточні рахунки. Якщо ліміт каси підприємству взагалі не встановлено, то вся готівка в його касі на кінець дня має здаватися до банку (незалежно від причин, унаслідок яких ліміт каси не встановлено).

Розрахунки готівкою проводяться із застосуванням прибуткових (дод. Б) та видаткових касових ордерів (дод. В), касових і товарних чеків (дод. Г і Д), розрахункових квитанцій (дод. Е), які підтверджують факт продажу (повернення) товарів або коштів, надання послуг, а також рахунків-фактур (дод. Ж), договорів, угод, контрактів, актів закупівлі товарів, проїзних документів тощо. Прийом готівки підприємством при здійснені розрахунків з населенням проводиться з використанням контрольно-касових апаратів (ККА).

Прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (дод. З), який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості.

Готівкові розрахунки обслуговують акти купівлі-продажу товарів, як правило, з участю населення, між підприємствами і населенням. Підприємства (організації, установи) використовують у розрахунках між собою готівку лише для купівлі необхідних ним товарів на незначні суми. Головна сфера застосування готівки пов’язана з формуванням грошових доходів населення та їх витратою. З рахунків підприємств готівка видається за допомогою чеків, на звороті яких вказується цільове призначення грошей, що будуть одержані. Касові операції, тобто касове (готівкове) обслуговування народного господарства і населення, є важливим напрямком діяльності НБУ. Цю функцію НБУ делегував комерційним банкам, які безпосередньо взаємодіють з юридичними та фізичними особами. Банки організують збір (інкасацію) готівки, що вивільняється з господарського обороту, а також видачу підприємствам і населенню готівки відповідно до чинних положень та правил.

Сума готівкового розрахунку одного підприємства з іншим не має перевищувати десяти тисяч гривень протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Платежі понад установлену граничну суму виконуються винят­ково в безготівковій формі. При цьому кількість підприємств (підприємців), з якими проводяться такі розрахунки протягом дня, не обмежується.

Вказане вище обмеження не поширюється:

· на розрахунки підприємств (підприємців) із фізичними особами, бюджетами та державними цільовими фондами, малими і середніми підприємствами в разі використання готівкових коштів, одержаних ними за рахунок кредитної лінії Європейського банку реконструкції та розвитку для розвитку малих і середніх підприємств;

· добровільні пожертвування;

· благодійну допомогу;

· вилучену органами державної податкової служби готівку;

· розрахунки за спожиту електроенергію;

· використання коштів, виданих на відрядження;

· розрахунки підприємств (підприємців) між собою під час закупівлі сільськогосподарської продукції;

· розрахунки готівкою за спожиту підприємствами електроенергію способом внесення готівки в каси енергопостачальників.

НБУ встановив для всіх суб’єктів господарювання єдині правила обігу готівки, її збереження і раціонального витрачання. Для підприємств встановлено єдиний порядок приймання грошей до каси, їх зберігання, транспортування і видачі, єдині вимоги до технічного оснащення і обладнання приміщень, кас підприємств, оформлення касових документів, ведення касової книги, проведення ревізій каси і контролю за дотриманням касової дисципліни. Установи банків зобов’язані постійно контролювати дотримання всіма суб’єктами господарювання правил ведення касових операцій.

Після одержання (видачі) грошей за ордером чи будь-яким іншим документом, що його заміняє, проводиться касиром відразу ж запис у касову книгу. Наприкінці кожного робочого дня касир підсумовує проведені за день операції, виводить залишки грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії під розписку в касовій книзі другий відривний лист (копія записів у касовій книзі за день) з оригіналами прибуткових і видаткових касових документів.

Готівкові кошти з каси видаються співробітникам фірми на наступні цілі:

· господарські й операційні витрати;

· у порядку відшкодування зроблених працівником з особистих коштів витрат на нестачу фірми (за рішенням керівника);

· витрати на відрядження;

· виплату заробітної плати;

· виплату матеріальної допомоги з соціального страхування і стипендій;

· виплату позик та інше.

Одержана в установі банку готівка, призначена на оплату праці, пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), цільових виплат, може зберігатися в касі підприємства протягом трьох робочих днів. Для проведення цих виплат працівникам віддалених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів готівка може зберігатися в їх касах понад встановлений ліміт каси протягом п’яти робочих днів, ураховуючи день одержання готівки в установі банку. Оплата праці, виплата допомог із соціального страхування і стипендій здійснюються за платіжними відомостями. Готівка, одержана в установі банку на інші виплати, має видаватися підприємством своїм працівникам у той самий день. Суми готівки, одержані в установі банку і не використані за призначенням протягом встановлених вище строків, повертаються підприємством в установу банку не пізніше наступного робочого дня установи банку та підприємства або можуть залишатися в його касі (у межах встановленого ліміту) і видаватися на ті самі цілі.

Видача готівки з кас підприємств проводиться винятково під звіт за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії авансового звіту про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт. Підзвітні особи зобов’язані подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрату одержаних у касі сум у такі строки:

· за відрядженнями – протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження;

· на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини (крім металобрухту), – протягом десяти робочих днів із дня видачі готівки під звіт;

· на інші виробничі (господарські) потреби – наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Якщо з каси підприємства підзвітній особі одночасно видана готівка на відрядження та для вирішення у цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі й для закупівлі у населення сільгосппродукції та заготівлі вторсировини), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження має подати до бухгалтерії підприємства повний звіт про суми, що були їй видані для вирішення виробничих (господарських) питань і безпосередньо на відрядження. У разі придбання працівником підприємства за власні готівкові кошти товарів (продукції, послуг) або використання цих коштів у відрядженні для потреб підприємства він звітує за витрачені кошти у вищезазначеному порядку.

Для своєчасного одержання коштів з каси банку підприємства зобов’язуються подавати в обслуговуючий їх банк касові заявки, необхідні банкам для складання прогнозів касових оборотів. Прогнозні розрахунки очікуваних надходжень готівки в касу банку, а також планованих платежів дозволяють банку організувати безперебійну видачу готівкових коштів клієнтам.

Касова заявка кожного підприємства має показати банку, з одного боку, скільки готівки надійде від даного клієнта в касу банку, а з іншого – скільки готівки буде потрібно видати з кас банку. Касова заявка складається з двох розділів. У першому розділі відбиваються всі надходження готівки в касу підприємства (крім сум, отриманих з банку) за окремими статтями касового прогнозу банку, а також указують, які суми з цього виторгу будуть здані в банк. У другому розділі касової заявки клієнт відбиває розрахунок очікуваних виплат заробітної плати, стипендій, виплат соціального характеру, пенсій і матеріальних допомог із соцстраху та інших виплат.

Крім власне касових заявок підприємства мають подавати до банку додаткові розрахунки до них:

· торговельні, транспортні, видовищні організації – дані про надходження торговельного виторгу;

· комунальні, підприємства побутового обслуговування – дані про надходження грошового виторгу від надання відповідних послуг;

· фінансові органи - дані про надходження податків і зборів і т.ін.

З метою зниження негативних чинників розвитку економіки НБУ встановлені фінансові санкції за порушення діючих правил ведення операцій з готівкою. Чинним законодавством України до підприємств (підприєм­ців) застосовуються штрафні санкції:

· за перевищення встановлених лімітів каси;

· неоприбуткування (неповне оприбуткування) в касах готівки;

· перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без вичерпного пояснення про використання раніше виданих коштів;

· витрата готівки з виторгу на виплати, пов’язані з опла­тою праці, за наявності податкового боргу;

· використання одержаних в установі банку готівкових кош­тів не за цільовим призначенням;