Автоматизированные системы электронного документооборота

Информационные системы обеспечения ТИС

К информационным системам обеспечения ТИС (могут быть и подсистемы, отдельные АРМ, ППП) можно отнести системы, реализующие различные офисные технологии и автоматизирующие отдельные типовые направления деятельности всех уровней территориального управления. К этим системам можно отнести ИС документооборота, Web-порталы территории, ИС ведение кадрового учета и др.

 

Автоматизированные системы электронного документооборота

 

В территориальном управлении используются самые различные документы: финансово-экономические, административно-управленческие, технические, научные и другие. Документы могут формироваться вручную, с использованием типовых форм и при помощи средств автоматизации.

Создание развитие ТИС требует разработки унифицированной системы документации (УСД). УСД – это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных различных видов хозяйственной деятельности, также нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих задач и функций. Основными принципами разработки УСД являются: единообразие форм документов и правила их составления; создание общей модели построения документов; включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач; сопряжение с действующими системами классификации и кодирование технико-экономической информации и др.

Оформление документов в ТИС должно удовлетворять требованиям УСД федерального уровня, соответствующих межотраслевых и ведомственных систем документации, Государственной службы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Автоматизированная система электронного документооборота (АСЭД) – это системы, предназначенные для подготовки и хранения документов, регистрации и контроля их движения, ведения истории и выполнения документов.

АСЭД реализуют функции:

· подготовки документов (АСЭД подготавливают тексты документов, создают их версии и копии, прикрепляют к тексту документов внешние файлы любого формата, позволяют найти нужный документ, устанавливают связь между документами и его приложениями, производят разграничения доступа к тексту документов):

· регистрация и контроль движения документов (АСЭД отражают перемещения документов между исполнителями, осуществляют контроль исполнения документов). Любой документ в АСЭД снабжается электронной карточкой, в которую вносятся регистрационные номера, грифы срочности и секретности, сведения об авторах, исполнителях, визы, комментарии, резолюции, списки адресов рассылки и др.;

· обмен документами по электронной почте (АСЭД осуществляет обмен документами по электронной почте с использование электронной цифровой подписки и шифрования);

· хранение документов (в АСЭД создается хранилище документов, которое представляет собой БД, хранящее содержимое полей электронных карточек и информационного массива для самих документов).

Принцип работы АСЭД включает в себя элементы АИПС. Структура системы может быть представлена на рис. 1.

Рис. 1. Структура АСЭД.

На практике встречаются и неполные реализации АСЭД, когда создаются ИС, автоматизирующие либо отдельные функции управления документооборотом (например, архивные ИС), либо управление осуществляется только определенными типами документов (ИС «Обращения граждан», «Распоряжения», и др.).

Современная организация документооборота в органах территориального управления ориентируется на работу с бумажными документами, поэтому АСЭД чаще всего функционируют в таком режиме как, при котором электронные документооборот сопровождает традиционный (бумажный). Однако ведутся активные работы по разработке технологии использования электронной цифровой подписки (ЭЦП) а электронном документообороте, что позволит исключить такого рода дублирование. Технически эта проблема решается путем использования технических средств электронной цифровой подписки. Условия использования электронной цифровой подписки регламентируются Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи, а также нормативными актами субъектов РФ и муниципальных образований.

Web-порталы территорий

Создание информационной системы Интернет привело к началу реализации в рамках развитых стран концепции «Электронного правительства». Существо этой концепции заключается в использовании виртуального пространства для повышения эффективности функционирования органов власти и государственных учреждений. Основной задачей «электронного правительства» является использование информационных технологий и коммуникационных сетей для оптимизации взаимодействия органов государственного и муниципального управления с гражданами, бизнес-структурами, и общественными организациями. Эта концепция легла в основу федеральной целевой программы (ФЦП) «Электронная Россия» и ряда других программ информатизации регионов и муниципальных образований РФ.

Согласно концепции «электронного правительства» административное web-представительство в своем развитии проходит несколько этапов. На начальном этапе, основной задачей web-порталов является предоставления органами территориального управления информации широкому кругу пользователей – населению, предприятиям и организация. Web- порталы территорий могут включать информацию по основным сферам деятельности органов управления: по экономике, социальной, финансовой сфере, по межрегиональным и международным связям, а также культурно-научную жизнь региона. При этом web-портал территории, представляющий органы управления региона, может включить как справочный, так и информационно-новостной разделы.

Справочный раздел портала включает:

· набор документов, определяющих и регламентирующих деятельность органов управления (положение, устав, регламент работы и пр.);

· контактную информацию, включая время работы, телефоны, распоряжение, адреса электронной почты, список ответственных сотрудников с указание приемных часов;

· правила составления и заполнения различных заявлений и форм;

· подробную информацию по целевым мероприятиям;

Информационно-новостной раздел объединяет:

· официальные сообщения и пресс-релизы органов управления;

· аннотация выступлений, статьи и интервью руководителей и сотрудников органов управления;

· ответы на наиболее часто приходящие на web-узел вопросы;

· статистические данные, аналитические материалы, публикуемые учреждениями в соответствии с их функциями;

· базу нормативных документов и мониторинг законодательства;

· сообщения по профильной тематике информационных агентств, отдельные материалы СМИ.

Следующий этап развития «электронного правительства» предполагает превращение web-портала в инструмент взаимодействия с население и организациями. На этом этапе электронные процедуры обмена информацией позволяют воспроизвести многие процессы, которые ранее решались в ходе непосредственного, личного визита в то или иное учреждения. Таким перспективным направлением развития web-порталов является реализация взаимодействия с гражданами. Можно выделить два важных направления развития такого взаимодействия: организация интерактивного предоставления услуг населению (в первую очередь – выдача различных справок, получение и ответ на обращения, заявления и др.) и обеспечение обратной связи граждан с администрацией путем организации интерактивных опросов общественного мнения и открытых дискуссий по вопросам развития территории. Особое значение для реализации такого рода взаимодействия является обеспечение населенных пунктов общественными точками доступа к информационным сетям.

Например, созданный ЮВАО г. Москвы в 2002 г. web-портал (www.uvao.mos.ru) позволяет жителям получать информацию о деятельности исполнительной власти. На портале различные справочники, информация о проводимых мероприятий, об услугах на портале, новости и др. Выделены разделы: «Вопрос-ответ», «Форум», «Обратная связь». Развивается сеть центров общественного доступа в Интернет: интеллект-центры, интернет-кафе, интернет-клубы, места доступа в сеть в почтовых отделениях, библиотеках. На портале создаются реестры организации – провайдеров, представляющих услуги связи и доступ в Интернет для населения.

В настоящее время развитие такого интерактивного взаимодействия администрации граждан в основном сдерживается недостаточной развитостью информационно-коммуникационной инфраструктуры.

Значительный экономический эффект от создания web-порталов территорий может дать информация о тендерах и закупках для нужд территории. Например, публикация на web-портале объявлений о проведении тендеров среди организаций и предприятий на осуществление поставок, электронных закупок, либо на выполнение других работ.