Ћекции.ќрг


ѕоиск:




 атегории:

јстрономи€
Ѕиологи€
√еографи€
ƒругие €зыки
»нтернет
»нформатика
»стори€
 ультура
Ћитература
Ћогика
ћатематика
ћедицина
ћеханика
ќхрана труда
ѕедагогика
ѕолитика
ѕраво
ѕсихологи€
–елиги€
–иторика
—оциологи€
—порт
—троительство
“ехнологи€
“ранспорт
‘изика
‘илософи€
‘инансы
’ими€
Ёкологи€
Ёкономика
Ёлектроника

 

 

 

 


«агальноприйн€т≥ правила складанн€ д≥лових лист≥в




ƒ≥лове листуванн€ пос≥даЇ значне м≥сце в практиц≥ зовн≥шньоеконо≠м≥чноњ д≥€льност≥. ¬оно Ї одним ≥з основних засоб≥в обм≥ну ≥нформац≥Їю. ‘ункц≥ональне призначенн€ д≥лових лист≥в €к елемента д≥ловоњ кому≠н≥кац≥њ пол€гаЇ в дос€гненн≥ домовленост≥ м≥ж двома ≥ б≥льше партнерами (орган≥зац≥€ми, п≥дприЇмствами, ф≥рмами, окремими особами та ≥н.).

ѕисьмов≥й д≥лов≥й мов≥ властиве широке використанн€ ситуац≥йних кл≥ше, стереотипних вираз≥в ≥ фраз. —тандартизац≥€ д≥лового листуванн€ викликана, по-перше, вимогами економност≥ мови, по-друге, необх≥дн≥≠стю полегшити процедуру обробки лист≥в.

ќсновною мовою м≥жнародного д≥лового сп≥лкуванн€ останн≥м часом стала англ≥йська. Ћист на англ≥йськ≥й мов≥ буде зрозум≥лим д≥лов≥й людин≥ в будь-€к≥й точц≥ земноњ кул≥. Ќеобх≥дно ч≥тко у€вл€ти, про що писати, €к аргументувати, €ких ц≥лей дос€гти. ѕри цьому необх≥дно впевнитис€, що саме лист Ї найб≥льш ефективним способом вир≥шенн€ даного питанн€.

„≥ткий пор€док письмового викладанн€ €коњ-небудь ≥дењ Ц це перший крок до перетворенн€ њњ в житт€. ЌемаЇ сумн≥ву, людин≥ значно легше сп≥лкуватис€ усно, н≥ж вислов≠лювати своњ думки письмово. ќднак, д≥йсн≥сть така, що вм≥ти писати по≠винн≥ вс≥.

÷≥л≥ того, хто пише, добре в≥дом≥: привернути увагу читача до €коњ-небудь ситуац≥њ або проблеми; дати можлив≥сть читачу без труднощ≥в зрозум≥ти написане; спонукати того, хто читаЇ, д≥€ти так, а не ≥накше.

÷е зрозум≥л≥ ц≥л≥, €к≥ лежать на поверхн≥. јле Ї ще одна ц≥ль, прихова≠на нав≥ть в≥д того, хто пише. ÷е Ц краще зрозум≥ти проблему, скласти струнке лог≥чне у€вленн€ про свою ≥дею. Ќа жаль, про це часто забувають.

ѕисьмова мова маЇ своњ сильн≥ та слабк≥ сторони (табл.2).

“абл.2 Ц ’арактеристика письмовоњ мови

—ильн≥ сторони —лабк≥ сторони
1. “ой, хто пише, маЇ можлив≥сть планувати зм≥ст ≥ форму свого листа. 2. “ому, хто читаЇ, легше, зрозум≥ти детал≥ пов≥домленн€, особливо цифровий матер≥ал. 3. “ой, хто читаЇ, може перечитати м≥сц€, важк≥ дл€ розум≥нн€. 4. ѕисьмове пов≥домленн€ може стати основою дл€ дискус≥њ. 5. ƒруковане слово над≥йно збер≥гаЇтьс€. 1. “ой, хто пише, не маЇ можливост≥ прикрасити свою мову м≥м≥кою ≥ жестами. 2. “ой, хто читаЇ, може легко в≥двол≥ктис€ в≥д тексту. 3. “ой, хто пише, не маЇ можливост≥ точно знати, хто буде знайомитис€ з його матер≥алами, ≥ час, коли це в≥дбудетьс€.

1. —кладанн€ плану листа. ѕ≥сл€ того, €к ч≥тко визначена ц≥ль написанн€ листа, складаЇтьс€ його план. –етельно в≥дбираютьс€ вс≥ факти, €к≥ необх≥дно вказати в лист≥. “екст листа, зви≠чайно, складаЇтьс€ ≥з трьох основних частин:

Ц вступ (посиланн€ на попередн≥й лист, коротка констатац≥€ €кого-небудь факту та ≥н.);

Ц основний зм≥ст (проханн€, вказ≥вка, додатков≥ зведенн€ та ≥н.);

Ц заключна частина (под€ка, проханн€ написати у випадку, коли що-небудь незрозум≥ло, та ≥н.).

¬ступна частина залежить в≥д ц≥лей написанн€ листа:

* якщо направл€Їтьс€ лист у в≥дпов≥дь, то у вступ≥ може висловлюватис€ под€ка за прислане вам запрошенн€, доброзичливе пов≥домленн€ про те, що адресат Ї в≥домим у своњй галуз≥ знань та ≥н. Ќаприклад, We thank you for the mater≥als handed over to us by your representat≥ve... (ћи д€куЇмо ¬ам за матер≥али, передан≥ нам ¬ашим представником...).

* якщо лист носить суто ≥нформац≥йний характер, то в ньому коротко викладаЇтьс€ ≥стор≥€ створенн€ ф≥рми, њњ розвиток ≥ становленн€, а також суть д≥€льност≥ в даний час, навод€тьс€ статистичн≥ дан≥ та ≥н. Ќаприклад, We w≥sh to ≥nform you that our company cooperate w≥th... (ћи пов≥домл€Їмо, що наша компан≥€ сп≥вроб≥тничаЇ з...).

* якщо необх≥дно по€снити запитанн€, поставлен≥ вашим партнером,
то, кр≥м в≥дпов≥д≥, висловлюЇтьс€ думка про можлив≥сть подальшого
сп≥вроб≥тництва або про в≥дсутн≥сть такоњ можливост≥, визначаютьс€
зустр≥чн≥ позиц≥њ. Ќаприклад, In connection with your enquiry we are informing you that we could send a group of specialistsЕ(” звТ€зку з ¬ашим запитом ми пов≥домл€Їмо, що могли б направити групу спец≥ал≥ст≥в...).

* якщо лист носить характер реагуванн€ на невиконанн€ вз€тих на
себе зобовТ€зань, недотриманн€ строк≥в поставок або ≥нш≥ д≥њ, €к≥ торкаютьс€ ваших ≥нтерес≥в, оц≥нка того, що сталос€, ≥ ваш≥ висновки, спр€мован≥ на розрив стосунк≥в, не повинн≥ носити р≥зкого характеру. Ќаприклад, We are puzzled to learn that you have not signed our documentsЕ (ћи з подивом д≥зналис€, що ¬и не п≥дписали наш≥ документиЕ).

ќсобливе значенн€ маЇ викладанн€ основного зм≥сту листа. ¬с€ ≥нформац≥€ повинна даватис€ коротко, лог≥чно, досить ч≥тко ≥ однознач≠но. ќднак ≥ надм≥рне захопленн€ лакон≥чн≥стю невиправдане, оск≥льки це може призвести до додаткових запитань, розТ€снень ≥ уточнень, що зат€г≠не переписку й практичне вир≥шенн€ питанн€.

* якщо в лист≥ даютьс€ €к≥-небудь ≥нструкц≥њ ≥ вказ≥вки, краще €кось
визначити час њх виконанн€. “ак≥ визначенн€ €к Уin the nearest futureФ
(Унайближчим часомФ) дуже розпливчаст≥ й небажан≥.

ѕри складанн≥ основноњ частини листа застосовуютьс€ в≥дом≥ правила:

1. ѕроанал≥зуйте вс≥ з≥бран≥ дан≥. ¬≥дкиньте, €кщо це можливо, все дру≠гор€дне.

2. «групуйте факти за вибраним напр€мком. ѕ≥дбер≥ть п≥дзаголовки дл€ кожного розд≥лу.

3. «апиш≥ть кожен заголовок на окремому листку паперу. —клад≥ть до нього список коротких запитань.

4. ќбдумайте пор€док викладанн€. ¬иходьте з принципу Ц в≥д в≥домо≠го до нев≥домого.

5. Ќе вдавайтес€ в детал≥. Ќе зупин€йтес€ на банальност€х.

6. ¬икористовуйте граф≥ки, таблиц≥, схеми та ≥н.

7. Ќамагайтес€ зробити текст, щоб в≥н добре читавс€, не б≥йтес€ по≠працювати над чернетками.

«аключна частина листа також маЇ своњ вар≥анти:

* ¬ заключн≥й частин≥ листа традиц≥йно виражаЇтьс€ над≥€ на розви≠ток стосунк≥в, ≥ на те, що викладена в лист≥ ≥нформац≥€ буде корисна ≥ по≠
служить у майбутньому ц≥л€м розвитку взаЇмовиг≥дних звТ€зк≥в та ≥н. Ќаприклад, We would like to maintain cooperation and assure youЕ (—под≥ваЇмос€ п≥дтримувати сп≥вроб≥тництво ≥ зав≥р€Їмо ¬ас...)

* якщо лист адресуЇтьс€ одержувачу, з €ким ще не був встановлений д≥ловий контакт, то в заключн≥й частин≥ можна висловити запевненн€ в тому, що пропозиц≥њ, викладен≥ в лист≥, були ц≥кавими, ≥ ви маЇте над≥ю на швидке одержанн€ в≥дпов≥д≥ або виконанн€ замовленн€. You prompt execution of our order would be appreciated. (Ѕудемо вд€чн≥ за швидке вико≠нанн€ нашого замовленн€).

*” випадку розриву д≥лових контакт≥в з партнером заключну частину листа можна сформулювати б≥льш абстрактно ≥ звести њњ до фрази: We simultaneously testify to our openness for business like cooperation in future. (ќдночасно ми засв≥дчуЇмо свою в≥дкрит≥сть дл€ д≥лового сп≥вроб≥тницт≠ва в майбутньому).

“аким чином, при вс≥й негативност≥ зм≥сту листа ¬и даЇте партнеру можлив≥сть у випадку зм≥ни його позиц≥њ повернутис€ до д≥лового сп≥вро≠б≥тництва. ћожливо, така в≥дпов≥дь буде б≥льше ознакою доброго тону, н≥ж д≥йсно над≥Їю на сп≥вроб≥тництво в подальшому, але правила етикету будуть дотриман≥.

* ѕри необх≥дност≥ в заключн≥й частин≥ листа вказуЇтьс€ пр≥звище,
посада, адреса та номер телефону особи, €ка могла б допомогти у вир≥шенн≥ питань, €к≥ виникають. “аке пов≥домленн€ робитьс€ в максималь≠но доброзичливому тон≥. Ќаприклад, If necessary do not refuse an opportunity to establish contact with our representative (A.Petruk) clear up all questions that arise with him. (ѕри необх≥дност≥ не в≥дмовл€йте у можливост≥ звТ€затис€ з нашим представником ј. ѕетруком ≥ зТ€сувати вс≥ питанн€, €к≥ виникають).

2. —тиль д≥лового листа. «араз, €к н≥коли, час дорогий дл€ кер≥вника ≥ у нього немаЇ бажанн€ чи≠тати багато непотр≥бних сл≥в. ќднак, особа, €ка пише д≥ловий лист, по≠винна створити добре враженн€, тому к≥лька сл≥в, €к≥ визначають почутт€ дружби ≥ доброзичливост≥, будуть дуже доречн≥.

Ќе варто також переб≥льшувати компл≥менти, бо це може викликати протилежний ефект, ≥ читач може в≥дчути, що той, хто писав, був нещи≠рим. ¬ид≥л€ють так≥ вимоги при написанн≥ д≥лового листа:

1. ѕро кожне положенн€ пиш≥ть з нового р€дка.

2. ѕиш≥ть про те, що ¬и хочете, найпрост≥ше ≥ зрозум≥ло.

3. Ќе пиш≥ть агресивно.

4. Ќе допускайте переб≥льшенн€ в компл≥ментах.

5. ѕамТ€тайте, що справжн≥ почутт€ мають б≥льший ефект, н≥ж фаль≠шив≥.

6. Ќе допускайте бюрократичних звертань, €к≥ стали нормою в≥тчиз≠н€ного д≥ловодства. «ам≥сть цього повинен застосовуватис€ стиль, в €ко≠му ≥нтереси справи поЇднувалис€ б з етичними нормами.

7. Ќе переб≥льшуйте значимост≥ свого власного становища ≥ памТ€тай≠те, що дл€ закордонного партнера в≥тчизн€н≥ званн€ не мають нав≥ть дру≠гор€дного значенн€. «авоювати авторитет можна т≥льки справжн≥ми знан≠н€ми ≥ досв≥дом роботи.

8. ƒосконало перев≥р€йте текст з точки зору повноти в≥дображенн€ ≥нформац≥њ, ч≥ткост≥ викладенн€.

3. “он листа не повинен бути н≥ високопарним, н≥ недбалим. –екомен≠дуЇтьс€ використовувати нейтральний ≥ позитивний тон, не допуска≠ючи ≥рон≥њ, ви€ву грубост≥ тощо (табл. 3).

“абл. 4 Ц’арктеристика д≥лових тон≥в у лист≥

–екомендований тон Ќебажаний тон  
1. We shall be glad to pay just as soon as we receiveЕ... (ћи будемо рад≥ заплатити, €к т≥льки отримаЇмо...) 1. We can not pay until we receiveЕ... (ћи не можемо заплатити, поки не отримаЇмо...)  
2. We can not sent you the statement before... (ћи не можемо над≥слати ¬ам документ перед...)  
2. We will send you the statement shortly afterЕ... (ћи над≥шлемо ¬ам документ в≥дразу ж п≥сл€...)  
3. Though we asked you to sing the appear you...(’оч ми ≥ просили ¬ас п≥дписати папери, ¬и...)  
3. We asked you to sign the paper butЕ... (ћи просили ¬ас п≥дписати папери, але..)  
4. We do not understand your failure to pay the bill. (ћи не розум≥Їмо, чому ¬и не оплатили рахунок).  
4. We are sure that your nonpayment is an oversight. (ћи впевнен≥, що ¬аша несплата Ї помилкою).  
5. We are sorry to learn from your letter thatЕ... (ћи прикро вражен≥, д≥знавшись ≥з ¬ашого листа, що...) 5. We have your letter in which you claim thatЕ (” нас ¬аш лист, в €кому ¬и за€вл€Їте, що...)  
6. This sum balances your account. (÷€ сума балансуЇ ¬аш поточний трахунок). 6. This corrects the mistake you made in the amount of the cheque due to as (ƒ€куючи нам, це виправл€Ї помилку в сум≥ чека).  

 

ƒо того, €к побудована фраза, багато в чому залежить результат д≥ло≠вого сп≥лкуванн€, €ке повинне бути спри€тливим. ¬ести д≥ловий д≥алог у доброзичливому тон≥ б≥льш важливо, н≥ж вживати гарн≥ слова ≥ правильно розм≥щувати њх. Ћюдина, €ка не маЇ досв≥ду д≥лового листуванн€, маЇ схильн≥сть до дуже довгих речень, що обт€жуЇ розум≥нн€ тексту. ≈мп≥рично встановле≠но, що коли читач зустр≥чаЇтьс€ з фразою, €ка перевищуЇ 20 сл≥в, то по≠роджуЇтьс€ тенденц≥€ перечитати њњ ще раз.

¬ той же час надм≥рна лакон≥чн≥сть не дозвол€Ї зрозум≥ти лист або в≥н просто звучить грубо. “ому необх≥дно переважно писати реченн€ серед≠ньоњ довжини, р≥зноман≥тн≥ за конструкц≥Їю.

 





ѕоделитьс€ с друзь€ми:


ƒата добавлени€: 2015-11-05; ћы поможем в написании ваших работ!; просмотров: 729 | Ќарушение авторских прав


ѕоиск на сайте:

Ћучшие изречени€:

ѕобеда - это еще не все, все - это посто€нное желание побеждать. © ¬инс Ћомбарди
==> читать все изречени€...

1269 - | 1217 -


© 2015-2024 lektsii.org -  онтакты - ѕоследнее добавление

√ен: 0.019 с.