Распорядительные документы

 

К распорядительным документам относятся приказ по основной деятельности и приказ по личному составу

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения как основных, так и оперативных задач его деятельности.

Приказ по основной деятельности предприятия или организации является локальным нормативным актом, обязательным для исполнения всеми работниками. Приказом оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности, т.е. так называемые инициативные приказы.

Кроме того, приказы издаются, когда требуется довести до сведения работников документы вышестоящих органов власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности учреждения. Эти приказы относятся к категории изданных «во исполнение».

Приказы должны соответствовать действующему законодательству и поэтому многое зависит от их подготовки. Процесс подготовки приказа можно разделить на несколько этапов.

Сначала необходимо изучить действующие законодательные, нормативные акты, в соответствии с которыми реализуется данное направление деятельности. На следующем этапе выявляются ранее изданные по этому вопросу приказы или другие документы, анализируются причины их выполнения или особенности невыполнения. Только после этого можно начинать составлять проект документа, точно определив цель его издания, и установить конкретные сроки исполнения и исполнителей, четко сформулировать распорядительные действия. Затем приказ оформляется, визируется юрисконсультом, указанными в документе исполнителями и лицом, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. В некоторых случаях его визирует финансовая служба. Согласование проекта приказа с другими организациями проводится в случае необходимости.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке. В типовой формуляр входят следующие реквизиты:

наименование министерства /ведомства (для организаций прямого подчинения); наименование организации /учреждения (с указанием организационно-правовой формы); название вида документа — ПРИКАЗ; дата; индекс (номер); место составления/издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования.

Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу на 2—3 интервала ниже реквизита «место составления/издания документа» от границы левого поля. Заголовок должен точно отражать содержание документа, быть кратким и емким. Он начинается с предлога «О» и отвечает на вопрос «О чем?» («О создании...», «Об утверждении...»). Печатается заголовок через один интервал, служит целям регистрации и поиска, облегчает восприятие текста приказа. Нужно помнить, что сначала составляется и редактируется текст документа, и лишь затем к нему формулируется заголовок.

Текст приказа состоит из двух частей — констатирующей (вводной) и распорядительной. В констатирующей части содержится обоснование причин, целей и задач издания приказа. В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога «для...» или со сложных предлогов «в связи...», «с целью...», например, «Для организации подготовки...», «С целью привлечения дополнительных средств...», «В связи с реорганизацией...».

В тех случаях, когда распорядительные действия нуждаются в подробном объяснении, констатирующая часть текста инициативного приказа содержит изложение фактов, оценок, причин, обстоятельств, а затем дается типовая конструкция с вышеуказанными предлогами.

Другая часть приказов по основной деятельности — так называемые приказы, изданные «во исполнение».

Констатирующая часть таких приказов начинается со слов «В соответствии...», «На основании...», «Во исполнение...» и затем печатаются наименование вида документа, наименование организации-автора, полный заголовок к тексту, дата и индекс того документа, во исполнение которого издается данный приказ. Завершается констатирующая часть словом «ПРИКАЗЫВАЮ:» — причем оно оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами без разрядки и заканчивается двоеточием.

Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с отдельной строки с абзаца.

Если в приказе устанавливаются правила или нормы, регулирующие основную деятельность учреждения в течение длительного времени, то примерная модель формулировки выглядит так: «что (с)делать с какого срока (на какой срок)». Например: «Утвердить штатное расписание института социальной работы на 2-е полугодие текущего года».

Если в приказе даются поручения исполнителям, то в каждом пункте необходимо указать конкретные фамилии исполнителей, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. Поручительские пункты формулируются по такой модели: «кому сделать — что сделать — когда (к какому сроку) сделать». "Например: «Управлению кадров (Егорова Т.С.) разработать новое Положение о персонале к 01.09.99.».

Иногда руководитель делегирует свою контролирующую функцию какому-либо должностному лицу. В этом случае последним пунктом приказа будет специальный пункт о контроле исполнения.

После текста, не ниже, чем через 3 интервала, оформляется подпись от границы левого поля, включающая сокращенное наименование должности лица, подписывающего приказ, личную подпись и ее расшифровку. Расшифровка подписи начинается от 6-го положения табулятора, строчными буквами, без скобок и пробелов между инициалами и фамилией, на уровне последней строки наименования должности. Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа. Визы или грифы согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа ниже подписи. Если виз несколько, то они располагаются двумя рядами — от 0-го и 4-го положений табулятора. В состав визы входят наименование должности визирующего, его личная подпись и ее расшифровка, а также дата.

Приказ по личному составу —это правовой акт, издаваемый руководителем учреждения по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией. Прием на работу, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление и изменение размеров оплаты труда, предоставление отпусков, изменение фамилии и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами, — все это документально оформляется в приказах по личному составу. Данная разновидность приказов готовится службой управления персоналом (кадрами) на основе докладных записок руководителей структурных подразделений, личных заявлений, заключенных контрактов. Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с КЗоТ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы.

По структуре эти приказы могут быть простыми и сложными. В простом приказе оформляется только одно распорядительное действие. Если оно совершается с одним работающим, то приказ называется индивидуальным, а если действие распространяется на нескольких сотрудников, — сводным. Объединение нескольких распорядительных действий (пунктов) делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, нужно учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности поиска информации в процессе работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют внедрение автоматизированных систем обработки и подготовки кадровой документации.

Отличительной особенностью приказов по личному составу является то, что они выполняют двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора (контракта), т.е. этот документ является распорядительным, с другой стороны, такой приказ регистрирует этот факт, т.е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов.

Приказы по личному составу оформляются на общем бланке учреждения. При подготовке приказов на компьютере можно разработать и ввести в базу данных трафареты, включающие не только реквизиты общего бланка, но и типовые элементы текста, характерные для каждой конкретной ситуации. Следует заметить, что приказы о поощрениях и взысканиях всегда издаются простыми (часто — индивидуальными) и могут быть оформлены по образцу приказа по основной деятельности, т.е. с обоснованием мотивов и причин издания в констатирующей части текста.

В типовой формуляр приказа по личному составу входят следующие реквизиты: наименование министерства/ведомства (для организаций прямого подчинения); наименование организации/учреждения (с указанием организационно-правовой формы); название вида документа — ПРИКАЗ; дата; индекс (номер); место составления/издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы. Обязательными являются также отметки об ознакомлении с текстом приказа всех названных в нем лиц.

Дата составления приказа является одновременно датой его подписания и вступления в силу. В сводных и сложных приказах отдельные пункты могут иметь и свои индивидуальные для каждого сотрудника сроки вступления в силу.

Индекс (номер) приказа по личному составу всегда смешанный, буквенно-цифровой. К порядковому номеру документа (обычно ведется валовая нумерация в пределах года) через тире или косую черту добавляются буквенные индексы, указывающие на конкретную их подгруппу (поощрения, увольнения, командировки и пр.). Иногда это еще и буквенные индексы, указывающие на срок хранения приказа — приказы долговременного (75 лет) срока хранения имеют буквенную часть индекса ЛС (по личному составу) и регистрируются отдельно, а приказам со сроком хранения 3 года дается буквенное обозначение К (кадровый).

Заголовок к тексту простого индивидуального приказа кратко формулирует содержание распорядительного действия, начинается с предлога «о» (о чем?) и включает фамилию и инициалы сотрудника. Например: «О приеме Елисеева Г.Е.», «О предоставлении отпуска Орловой С.Ф.», «Об изменении фамилии Никитиной Е.М.». Заголовок к тексту сводных или сложных приказов формулируется обобщенно: «По личному составу».

Текст приказа по личному составу состоит из распорядительной части, которая формулируется по пунктам. Слово ПРИКАЗЫВАЮ здесь отсутствует. Каждый пункт начинается с названия распорядительного действия (ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ и т.д.), оформляемого на отдельной строке прописными буквами от границы левого поля. Далее с новой строки указываются полностью фамилия, имя и отчество сотрудника, затем наименование его должности, профессии, специальности и наименование структурного подразделения, дата совершения распорядительного действия (юридического факта), его условия, мотивы или причины (в случае необходимости — со ссылкой на соответствующую статью КЗоТ). Дата, указанная в тексте соответствующего пункта, является индивидуальной датой его вступления в силу.

Текст каждого пункта приказа по личному составу должен заканчиваться указанием на основание для совершения распорядительного действия и издания приказа. Основанием являются документы (их может быть несколько), в которых фиксируется согласие сторон на заключение, изменение, расторжение трудовых правоотношений (например, заявление сотрудника с визой начальника структурного подразделения и резолюцией руководителя) либо содержится обоснование какой-то производственной необходимости (например, докладная записка руководителя структурного подразделения) или формулируются мотив и причина для совершения распорядительного действия (например, копия документов ЗАГС, представление и т.п.).

Основание оформляется после каждого пункта приказа от границы левого поля строчными буквами, после него ставится двоеточие и затем в именительном падеже указываются название вида документа (документов), дата его составления, номер, заголовок. Текст, относящийся к основанию, печатается через один интервал.

Следует помнить, что прием на работу руководителей и их заместителей, главных бухгалтеров, руководителей структурных подразделений, лиц, на которых возложена материальная ответственность, обозначается термином НАЗНАЧИТЬ на должность, прием рядовых рабочих и служащих ПРИНЯТЬ (кем?). Далее в модели указываются наименование должности, специальности или профессии (в точном соответствии со штатным расписанием), наименование структурного подразделения, дата начала трудового договора, условия оплаты труда и дополнительные условия, которые оговариваются при заключении трудового договора.

При оформлении перевода необходимо указать точное наименование новой должности, профессии, специальности, наименование нового структурного подразделения, дату перевода, условия оплаты труда. При временном переводе в тексте указывают срок, мотив или причину перевода и дают ссылку на соответствующую статью КЗоТ. При переводе на срок более одного месяца необходимо личное заявление сотрудника (для перевода на срок до одного месяца согласие сотрудника не требуется).

При предоставлении отпуска в тексте указываются его вид, даты начала и окончания, продолжительность в рабочих или календарных днях.

При оформлении командировки указывают место командирования, цель командировки, дату ее начала и продолжительность.

Факты перемены фамилии, имени и отчества, зарегистрированные органами ЗАГС, оформляются в организациях в приказе с помощью распорядительного оборота: «СЧИТАТЬ (кого?) изменившей фамилию на (какую)».

Расторжение трудового договора оформляется с использованием терминов, противоположных тем, которые были использованы для его заключения с данным конкретным работником (НАЗНАЧИТЬ — ОСВОБОДИТЬ, ПРИНЯТЬ — УВОЛИТЬ).

Право подписания приказов по личному составу может быть делегировано первым руководителем одному из его заместителей или заместителю по персоналу, однако это должно быть зафиксировано в учредительных документах, или в протоколе о распределении обязанностей, или в их должностных инструкциях.

Визы на проекте приказа оформляются также обычным порядком. Обязательной является виза кадровой службы, подготовившей проект приказа.

С подписанными приказами по личному составу сотрудники, которых приказы касаются, должны быть ознакомлены под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом оформляется так же, как и визы, и чаще всего включает фразу «С приказом ознакомлен», которая печатается от границы левого поля.

Распорядительные документы могут готовиться и издаваться на основе протоколов.

Протоколом называется документ с записью всего происходящего на заседании или собрании. В нем фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальными органами. Как правило, протокол ведется во время заседания, однако если заседание стенографируется или записывается на фонограмму, он может составляться после их расшифровки.

Ведет протокол секретарь заседания. От его умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Проведению заседания коллегиального органа предшествует подготовительная работа, в ходе которой формулируется повестка дня, составляются списки участников заседания и приглашенных, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений по основным вопросам.

Протокол оформляется по форме общего бланка. В типовой формуляр протокола входят: наименование министерства/ ведомства (для организаций прямого подчинения); наименование организации/учреждения (с указанием организационно-правовой формы); наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);

дата заседания; номер протокола; место заседания; гриф утверждения (когда протокол подлежит утверждению); заголовок; текст; подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. Если заседание продолжалось несколько дней, то указываются две даты — начала и окончания.

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение срока его полномочий. В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание, конференция и т.д.) и название коллегиального органа в родительном падеже (например, «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива», «совещания студсовета»).

После оформления бланковой части приступают к оформлению текста.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста начинается со слова «Председатель», оно пишется через 2 интервала после заголовка от левого поля с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя данного конкретного заседания (а не председателя коллегиального органа) и его инициалы. Аналогично оформляется слово «секретарь». Эта часть текста опускается при проведении оперативных совещаний. На следующей строке перечисляются присутствующие (после двоеточия), обычно это делается в алфавитном порядке. На больших заседаниях состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается запись в самом протоколе. Затем записываются фамилии приглашенных с указанием их должности, а иногда и с названием организации. Заканчивается вводная часть повесткой дня, в которой перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о (об)». Если повестка дня занимает слишком много места, то она может прилагаться к протоколу, о чем в тексте протокола делается соответствующая запись.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня, причем по каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом они зрительно разбивают текст и облегчают его восприятие. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра, обозначающая порядковый номер вопроса в повестке дня. Если имеется текст доклада или выступления, то он не записывается в протокол, а через тире после фамилии выступившего указывается:

«Текст доклада (сообщения, выступления) прилагается».

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Если решение содержит несколько вопросов, то они подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, подобно распорядительным документам, должна быть конкретной и состоять из следующих частей: кому, что сделать и к какому числу.

На собраниях, где принятие решений требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько присутствует на заседании. А при выборах должностных лиц в тексте протокола приводятся результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседании протоколы подразделяются на полные и краткие. Краткий протокол содержит информацию о фамилии докладчика, теме доклада и фамилиях выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях по такому протоколу невозможно, поэтому краткий протокол допустим лишь при наличии стенограмм или подробных приложений. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать коллективную работу, т.е. выработку решений в столкновениях мнений, дискуссиях.

В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. Не позднее чем в десятидневный срок протокол уточняется, выверяется по стенограммам или фонозаписи, редактируется и оформляется. Подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Организационные документы

 

Организационные документы включают уставы, положения и инструкции.

Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере их деятельности. Уставы должны содержать определенные положения, без которых государственная регистрация организации не допускается. Так, в уставе должны быть определены: наименование организации, ее местонахождение, предмет и цели деятельности, порядок образования имущества или формирования уставного капитала, органы управления и контроля, условия реорганизации и прекращения деятельности и др.

Положения — нормативные акты, определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы структурного подразделения, комиссии, деятельность должностных лиц и т.п. В отдельную группу можно выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Положения утверждаются в установленном порядке. И уставы, и положения являются сложными документами, их структура и содержание обычно определяются учреждениями-разработчиками.

Инструкции — правовые акты, которые издаются в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности организаций, их подразделений и служб, должностных лиц, граждан, а также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов.

Инструкция оформляется на общем бланке, утверждается специальным распорядительным актом или непосредственной подписью руководителя. При утверждении инструкции в распорядительном документе (например, приказе) устанавливается срок ее введения, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов и лиц, на которых распространяются ее требования, например «Инструкция о ведении делопроизводства...».

Текст инструкции состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Любая инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области применения, порядок пользования, другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой). Текст инструкции носит указывающий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и др. Излагается текст от третьего лица («Руководители должны анализировать...») или в безличной форме («Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс...»).

Должностная инструкция имеет немаловажное значение в деятельности организации. Она должна разрабатываться руководителем структурного подразделения или ведущим специалистом, визироваться юристом, утверждаться руководителем учреждения/организации.

Должностная инструкция состоит из нескольких разделов.

В разделе «Общие положения» устанавливаются сфера деятельности конкретного работника (должности), порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, называются квалификационные требования, подчиненность работника и должностные лица, которыми он руководит, перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности работника в соответствии с его трудовым договором.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются виды работ, возложенных на работника, и указывается форма его участия в процессе управления, например: руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует.

В разделе «Права» определяются права, предоставляемые работнику для выполнения возложенных на него функций и должностных обязанностей по согласованию, подписанию и утверждению документов, по отношению к вышестоящему руководству, по представительству в других организациях, по отношению к другим руководителям структурных подразделений, по отношению к подчиненным подразделениям и отдельным работникам.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды ответственности за несвоевременное или некачественное выполнение специалистом своих должностных обязанностей, неиспользование предоставленных ему прав, несоблюдение конфиденциальности служебной информации. Указывается также, в каких случаях работник несет материальную ответственность за причиненный ущерб, неправильную постановку учета и хранения материальных и денежных средств, документов.

В разделе «Взаимоотношения (связи) по должности» устанавливается круг функциональных служб и должностных лиц, с которыми данный конкретный работник вступает в официальные служебные взаимоотношения, обменивается информацией (могут быть указаны сроки получения и предоставления информации), определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

После ознакомления инструкцию подписывает специалист, на которого она составлена.