Подготовка и оформление управленческих документов

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах. Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся прогнозирование, планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчет финансирования, материально-техническое обеспечение. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, организаций и предприятий. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систру документации.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации. Основными направлениями совершенствования документации с конца 60-х годов становятся стандартизация и унификация, разрабатываются унифицированные системы документации, созданные по единым правилам и требованиям и содержащие информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В настоящее время действует около двадцати унифицированных систем документации. Стандартами установлены определение, назначение и состав видов документов, входящих в унифицированные системы, а также форматы, размеры полей документов, расположение частей и зон документа.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации является системой, имеющей свой формуляр-образец (т.е. набор реквизитов и их расположение). Именно с этой системой документации сталкивается любой работник управленческого аппарата, и именно эта система документации включает наибольшее количество документов. Требования к оформлению документов этой системы изложены в ныне действующем ГОСТ 6.38-90 (разработан и проходит стадию утверждения новый ГОСТ).

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его реквизитов (элементов). Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, он определяется назначением документов, например, протокол, акт, приказ. Для реквизита с постоянной информацией высчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

Служебные документы, как правило, составляются на бланке — стандартном листе бумаги, на котором воспроизведена постоянная информация и отведено место для переменной информации. ГОСТы предлагают два вида бланков: бланк письма и общий бланк для всех остальных видов документов.

В бланк письма входят следующие реквизиты: государственный герб, эмблема организации, наименование министерства или ведомства (вышестоящего), наименование организации — автора документа, наименование структурного подразделения, индекс предприятия связи, полный почтовый адрес, номер телефона/факса.

В общем бланке содержится следующая информация: государственный герб, эмблема организации, наименование министерства или ведомства (вышестоящего), наименование организации — автора документа, наименование структурного подразделения, вид документа (или место может остаться свободным для последующего заполнения), место составления или издания документа.

Кроме того, на оба вида бланков могут наноситься ограничительные отметки (в виде черточек-уголков) для переменных реквизитов, имеющих закрепленное за ними место. В бланке для писем это дата, индекс (номер), ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметка о контроле, место адресата. В общем бланке отмечается место таких реквизитов, как дата, индекс, заголовок, отметка о контроле исполнения, гриф утверждения. Уголками могут быть также отмечены поля документа.

Для каждого из этих видов бланков допускаются угловой и продольный варианты расположения реквизитов.

Для документов постоянного применения (например, справок с места работы или учебы, актов, договоров и т.п.) бланки могут быть изготовлены с трафаретным текстом и пропусками для заполнения переменной информацией.

При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате управленческой деятельности, необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов.

Государственный герб могут помещать на своих бланках только организации, имеющие на это специальное разрешение от вышестоящего министерства (ведомства). Воспроизведение изображения герба должно точно соответствовать утвержденному черно-белому изображению и помещаться на верхнем поле документа над серединой реквизита «наименование министерства или ведомства».

Автор документа. Под этим общим названием подразумеваются три реквизита. Автором служебного документа может быть только организация, предприятие, учреждение, причем наименование автора дается с указанием подчиненности: «наименование министерства/ведомства», «наименование учреждения/организации», «наименование структурного подразделения». Все наименования должны быть написаны в именительном падеже и в строгом соответствии с правовыми актами (например, уставными документами). Если имеется установленное правовым актом сокращенное наименование, то оно дается в скобках под полным, а краткое могут помещать на своих документах только подведомственные организации.

Адрес организации предполагает перепись, ответ на документ. Он включает почтовый индекс, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа, телефона, факса; на части тиража бланков, предназначенных для гарантийных и подобных финансовых писем, указываются банковские реквизиты.

Вид документа. В общем бланке на том же месте, где в бланке для письма располагается адрес учреждения-автора, остается свободное место для указания вида документа. Вид документа может впечатываться в общий бланк машинописным способом, а может быть изготовлен заранее типографским способом (если годовая потребность в каком-либо виде документа приблизительно известна, например, приказы, постановления). Вид документа означает совокупность документов, выполняющих однородные функции. Он дает первое общее представление о назначении документа, его форме, характере информации. Все служебные документы, за исключением письма, имеют название и поэтому включают этот обязательный реквизит.

Место составления или издания документа указывается заранее в общем бланке и оформляется в соответствии о административно-территориальным делением (например, пос. Шарапове Чеховского р-на Псковской обл.; г. Кинель Самарской обл. и т.п.). Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква «г.» не ставится.

В процессе работы заполняются определенные реквизиты бланка.

Дата документа является обязательным реквизитом. Она ставится в момент подписания и является одновременно датой отправки документа. Помимо даты, проставляемой на бланке, датируются также все стадии оформления и обработки документа: согласование, утверждение, проставление резолюций, получение документа и его исполнение. Поэтому дата входит составной частью в ряд других реквизитов.

Индекс документа — это условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, проставляемое в бланке на одном уровне с датой. Для внутренних документов (приказов, протоколов, распоряжений) — это обычный порядковый номер с начала года. В учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам, с сентября, а не с января. Для исходящих документов, главным образом писем, индекс складывается из нескольких частей:

индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре (куда подшита копия отправляемого документа) и порядкового номера отправляемого документа.

Ссылка на индекс и дату входящего документа. Место для этого реквизита отведено только в бланке письма, так как этот реквизит предполагает переписку, ответ на посланное письмо. Ссылка на индекс и дату инициативного документа — один из важнейших поисковых признаков, позволяющий при получении ответного письма определить, в какое структурное подразделение направить его на исполнение, а также найти копию инициативного документа, на который пришел ответ. Этот реквизит полностью переписывается из инициативного документа цифровым способом.

В настоящее время почти все организации имеют постоянных иностранных корреспондентов. Для переписки с ними разрабатываются специальные бланки, в которых такие реквизиты, как название организации и ее адрес, пишутся дважды — на русском и иностранном (чаще всего английском или французском) языках: слева на русском, справа на иностранном.

Адресование документов, т.е. указание получателя, которому предназначается документная информация, пишется на документах, отправляемых в другие организации либо частным лицам, а также на документах, представляемых руководству (заявлениях, докладных и объяснительных записках). Адресат — сложный реквизит, он может состоять из нескольких частей:

— наименование учреждения (организации) — в именительном падеже;

— наименование структурного подразделения — в именительном падеже;

— указание должности получателя — в дательном падеже;

— фамилия и инициалы — в дательном падеже;

— почтовый адрес.

Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Например, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения и руководитель, которому адресован документ, при этом реквизит начинается с названия должности. При адресовании в сторонние организации с должности следует начинать адресование только в том случае, если документ направляется непосредственно руководителю организации. Если документ направляется частному лицу, то сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы, то же самое соблюдается и при направлении документа не постоянному, а разовому корреспонденту.

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно; в любом случае на одном документе не должно указываться одновременно более 4 адресатов.

При адресовании документов иностранным корреспондентам следует придерживаться международных почтовых правил. Обычно письма адресуются в организацию или конкретному лицу без указания должности. Сначала указываются фамилия и инициалы, затем название организации, номер почтового ящика, номер дома, название улицы, название города, название страны.

Каждая составная часть реквизита «адресат» должна печататься с новой строки через 1,5 интервала от одного и того же положения табулятора.

Согласование документа — это предварительная оценка проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующему законодательству и другим нормативным актам. Поэтому многие документы до подписания согласовываются с заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями, учреждениями.

Внутреннее согласование, т.е. согласование внутри учреждения, проводится, как правило, с финансовой службой или главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя учреждения, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Оформляется внутреннее согласование визой, состоящей из личной подписи визирующего и даты. При необходимости виза может оформляться более полно: с указанием должности визирующего и расшифровки его подписи. Место визы на документе ниже подписи и в зависимости от вида документа — на первом (заявления, докладные записки) или втором/третьем экземпляре (письма, приказы). В приложении к инструкции по делопроизводству для каждого документа должен быть указан перечень необходимых виз при его оформлении.

Внешнее согласование (в зависимости от содержания документа) может проводиться с теми организациями, чьи интересы затрагивает содержание документа — с научно-исследовательскими и вышестоящими организациями. Оформляется внешнее согласование протоколом обсуждения проекта документа, справкой или чаще всего грифом согласования.

Гриф согласования состоит из нескольких частей:

слова СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами без кавычек, а также из наименования должности (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты.

Место грифа согласования — также после подписи. Если грифов согласования несколько, они могут быть оформлены на одном уровне вертикальными рядами. При многочисленных внешних согласованиях оформляется отдельный лист согласовании.

При работе с документами важное значение имеет их удостоверение, т.е. подпись, печать, гриф утверждения.

Подпись — реквизит любого служебного документа. Под правом подписи понимается полномочие должностных лиц учреждений, организаций и предприятий на подписание исходящих от них документов. Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях об учреждении и структурных подразделениях, а также в должностных инструкциях. Руководители и их заместители подписывают приказы и другие распорядительные документы по учреждению, докладные записки, справки и письма, направляемые в вышестоящие и равностоящие учреждения. Документы, исходящие из структурного подразделения, подписывает руководитель. Непосредственные исполнители в пределах своих полномочий подписывают составленные ими сводки, справки, докладные записки, обзоры, отчеты и т.п.

На документах, принимаемых коллегиальными органами, должны проставляться две подписи — председателя и секретаря.

Документы, связанные с получением денежных средств и товарно-материальных ценностей, тоже должны иметь две подписи: первую и вторую. Право первой подписи обычно принадлежит руководителю организации или его заместителю, а право второй — главному (старшему) бухгалтеру или руководителю финансовой службы.

На договорах проставляются подписи всех договаривающихся сторон.

В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и расшифровка подписи. Когда документ оформляется на бланке, то в название должности не должно входить название учреждения. Реквизит «подпись» помещается не ниже, чем через 2—3 интервала после текста и от нулевого положения табулятора, т.е. прямо от полей. Если наименование должности длинное и занимает более одной строки, то к нему применяется правило длины многострочного реквизита — каждая строка не должна быть длиннее 28 знаков, через 1,5 интервала, при этом расшифровка подписи помещается на уровне последней строки наименования должности. В учебных и научных учреждениях в подписях могут указываться звания и степени.

Если документ составлен комиссией, то при оформлении подписей указывается лишь распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии). Подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, без указания должностей.

Расшифровка подписи состоит из инициалов и фамилии. Инициалы должны стоять перед фамилией без пробелов. Подписывается обычно первый экземпляр документа, оформленный на бланке, но при оформлении отправки документа в несколько адресов есть различия: если документ отправляется в вышестоящие и равные учреждения, то подписывается каждый экземпляр, а если в подведомственные учреждения, то подписывается первый экземпляр, — он будет подшит в дело, а отсылаются заверенные копии.

Печать. Для удостоверения наиболее важных документов ставится печать, которая свидетельствует их подлинность.

Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре находится изображение Государственного герба РФ, а по окружности дается полное наименование учреждения. Гербовая печать в учреждении только одна; ее оттиск проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.п.), а также на договорах, документах, оформляемых при получении денег, товарно-материальных ценностей, на актах выполнения работ, списания, приема-передачи оборудования, дел. Проставление гербовой печати на документах часто оговаривается в специальных нормативных актах.

Помимо гербовой печати, в учреждениях обычно бывает несколько простых печатей, которые могут иметь круглую, квадратную, треугольную, прямоугольную форму. Простыми печатями удостоверяются размноженные экземпляры распорядительных документов, копии документов, отсылаемых из учреждения, пропуска,справки.

Оттиск печати должен быть четким и проставляться так, чтобы затрагивать часть названия должности и часть подлинной подписи подписавшего документ.

Гриф утверждения. Утверждение является способом удостоверения некоторых видов документов, оно санкционирует их содержание и распространяет действие на определенный круг лиц или организаций. Утверждению подлежат положения, уставы, планы, инструкции, штатные расписания, некоторые разновидности актов, протоколов. Такие документы приобретают юридическую силу только после утверждения. Утверждение проводится после подписания документа и имеет два варианта оформления: простое утверждение руководителем посредством подписи или издание распорядительного документа (приказа, постановления). Оба способа удостоверения имеют одинаковую юридическую силу. Если утверждаемый документ издается одновременно с распорядительным, то он оформляется как приложение к этому распорядительному документу. При любом способе утверждения на утверждаемом документе в правой верхней части его проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления.

В первом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, указания должности руководителя, наименования учреждения, личной подписи, ее расшифровки — фамилии с двумя инициалами и даты утверждения. Во втором случае пишется слово УТВЕРЖДЕНО, указываются вид распорядительного документа в именительном падеже, его номер и дата.

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся без кавычек, прописными буквами.

Прохождение и исполнение документа в учреждении фиксируются специальными отметками, помогающими определить, какова стадия его исполнения, где он находится в данный момент и т.п.

Отметка о поступлении. При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данном учреждении. Проставляется она специальным штемпелевальным аппаратом или штемпелем вручную. Состоит отметка о поступлении из сокращенного названия учреждения, в которое поступил документ, даты получения документа, входящего регистрационного номера (индекса). Дата получения документа — один из важнейших поисковых признаков и, кроме того, начало отсчета срока исполнения поступившего документа. Входящий регистрационный номер служит для поиска документа в делопроизводстве, а также используется для учета количества поступивших документов за какой-либо фиксированный отрезок времени. Место этого реквизита — правый угол нижнего поля первой страницы.

Резолюция. После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю, который в резолюции должен указать порядок его исполнения.

Резолюция — надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Она закрепляет решение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы распорядительный документ, составленный на полученном документе, поэтому к резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, краткость, конкретность. Элементами, составляющими резолюцию, являются текст, подпись и дата. Текст резолюции содержит три части: фамилия и инициалы исполнителя (кому поручается), характер и порядок решения вопроса (что поручается), срок исполнения. Резолюция может назначить несколько исполнителей — в этом случае ответственным является тот, чья фамилия стоит первой. Как правило, резолюция является основанием постановки документа на контроль и определения контрольного срока исполнения. Место резолюции — в верхней части документа, между адресатом и текстом документа. В любом случае резолюция должна находиться на свободном от текста месте.

Отметка о контроле. Документы, требующие исполнения и ответа, берутся на контроль. Обычно это делается после проставления на документе резолюции. Отметка о постановке документа на контроль находится на левом поле документа на уровне заголовка. Чаще всего это написанная от руки цветным карандашом или нанесенная штемпелем большая буква «К», но иногда на этом месте пишется контрольный срок исполнения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может быть проставлена на документе после решения вопроса, поставленного в документе. Состоит эта отметка из слов «в дело», № дела, в который должен быть подшит документ, подписи исполнителя и даты направления документа в дело. Отметка может также содержать конкретную информацию о порядке решения вопроса с указанием даты и номера документа, например письма.