Лабораторная работа 9. Обработка списков в CALC

 

Создание списка

Таблица базы данных в Calc называется списком. Столбцы в списке – это поля базы данных, а их заголовки – имена соответствующих полей. Каждая строка списка – это запись в базе данных. Список создается на отдельном листе. Для автоматической идентификации при последующей обработке входящих в него данных слева оставляется пустой столбец, сверху – пустая строка. Первая строка списка – имена полей; для удобства работы целесообразно выделить эту строку шрифтом, отличным от шрифта записей. Все данные одного столбца должны быть однотипны – иметь один формат и одинаковый шрифт. Некоторые поля могут заполняться по результатам вычислений (вычисляемые поля).

Для создания списка с информацией о Ваших товарищах по факультету введите имена полей: в ячейке В2 – Группа, С2 – Фамилия, D2 – Имя, далее – Дата (рождения): в формате даты, Экзамен1, Экзамен2, Экзамен3 – три поля с оценками по результатам последней сессии, средний Балл (вычисляемое поле; установить числовой формат с выводом результата с двумя знаками после запятой). Выделите имена полей жирным шрифтом.

В следующей строке (без пропуска строки) введите данные о себе, а в поле Балл введите соответствующую формулу =(F3+G3+H3)/3, или функцию для расчета среднего значения: вставка функций, категория – статистические, аргумент – протащите мышью по ячейкам F3:H3.

Введите данные для 15 студентов.

Переименуйте рабочий лист: Исходный список. Сохраните файл под именем Список.

Сортировка списка

Скопируйте список на два других рабочих листа этой же книги. Переименуйте лист 2: Сортировка по фамилиям. Для сортировки – упорядочения данных по алфавиту или в порядке возрастания (убывания) числовых значений - щелкните мышью по любой ячейке списка, выберите меню Данные / Сортировка, проверьте установку переключателя в группе Идентифицировать столбцы по (подписям). В поле Сортировать по выберите в раскрывающемся списке Группа, в поле Затем по – Фамилия, в последнюю очередь по – Имя. Все три соответствующие переключателя установите в положение по возрастанию. После щелчка ОК будет проведена сортировка списка по возрастанию номеров групп, при совпадении номеров групп – по алфавиту фамилий, при совпадении фамилий – по именам.

Переименуйте лист 3 с другой копией списка: Сортировка по баллу. Опробуйте здесь различные варианты сортировки: по датам, по одному и нескольким экзаменам. Последнюю сортировку выполните по группам и баллам (то есть сортировка по баллам внутри каждой группы).

Поиск с помощью стандартного фильтра

Поиск нужных данных из списка может быть произведен с помощью формы (Данные /Стандартный фильтр). В соответствующие поля вводятся условия поиска (критерии): для поиска по точному соответствию вводится нужная запись, при поиске по близкому соответствию используются подстановочные символы * (любая последовательность символов) или? (один неизвестный символ), при поиске по числовому сравнению используются операторы отношения <, <=, > и т.п. Если указаны критерии поиска для нескольких полей, то будут искаться записи, удовлетворяющие всем условиям одновременно.

Найдите отдельно по каждому критерию: студентов с именами, например, Сергей, Ольга, с фамилиями, начинающимися на А, К, родившихся до 1997 года (введите в поле Дата <1/1/97 – без пробелов!), со средним баллом, большим 4. Для перехода от одной записи к другой щелкайте по кнопкам Назад или Далее. При вводе нового критерия не забывайте удалять предыдущий (кнопка Очистить).

Опробуйте поиск по нескольким критериям одновременно, например, фамилия заканчивается на ов (*ов), при этом средний балл больше 3,5.

Автофильтрация данных

Для вывода записей, удовлетворяющих заданным условиям, на рабочий лист используется фильтрация данных. Для автофильтрации щелкните мышью по одной из ячеек списка и воспользуйтесь меню Данные / Фильтр / Автофильтр. У каждого имени поля появляется кнопка со стрелкой, используемая для отбора данных: после щелчка по стрелке у любого из полей можно выбрать из раскрывающегося списка – Все записи, Первые 10 записей, конкретное значение или задать условие фильтрации.

Выберите в раскрывающемся списке поля Группа значение, соответствующее Вашей группе: все остальные данные будут удалены. Для восстановления всех данных в списке поля Группа выберите Все или меню Данные / Фильтр / Отобразить все. Можно фильтровать список несколько раз. Снова выберите в значение, соответствующее Вашей группе, в списке поля Экзамен1 выберите 5: будут выведены данные о студентах Вашей группы, получившие отличные оценки за первый экзамен.

Восстановите список. Для задания более сложных условий отбора используется пункт Условие. В раскрывающемся списке поля Балл выберите Условие; для вывода данных о студентах со средним баллом от 3.5 до 5 в диалоговом окне введите в верхней строке слева – больше (выбирается из раскрывающегося списка), в правой – 3.5, проверьте установку переключателя И / ИЛИ на И, в нижней строке слева выберите из списка меньше или равно, справа – 5, щелкните ОК. Восстановите список.

Выберите в Вашей группе фамилии, начинающиеся, например, на К и родившихся до 1/07/98 (вначале отбор по группе, затем – по фамилиям: больше К, в последнюю очередь – по датам). Восстановите список.

Для исходного списка выберите фамилии студентов со средним баллом от 4 до 5.

В восстановленном списке найдите данные о студентах, родившихся, например, до 1998 года или позже 1996 года. Вновь восстановите исходный список. Для отмены режима автофильтрации вновь выберите Данные / Фильтр / Автофильтр.

Расширенная фильтрация

Для работы с расширенным фильтром вначале просмотрите справку по этому вопросу, примеры условий отбора расширенного фильтра.

Для использования расширенного фильтра

· вначале скопируйте строку имен полей в область рабочего листа ниже списка

· под скопированной строкой введите условия поиска (эта область листа называется диапазон критериев); условия, введенные в одной строке, выполняются с логическим И, в разных строках – с логическим ИЛИ

· щелкните по любой ячейке основного списка

· войдите в меню Данные / Фильтр / Расширенный фильтр

· в диалоговом окне выберите место размещения отфильтрованного списка

· проверьте правильность ссылок на исходный список

· укажите ссылку на диапазон критериев, предварительно активизировав щелчком мыши соответствующее поле

· щелкните ОК.

Последние два задания, выполненные с помощью автофильтра, выполните с использованием расширенного фильтра. Сравните результат.