Проверка качества и количества полученной продукции

1. Реклама.

2. Разработка тендерной документации.

3. Публикация тендерной документации.

4. Приемка и вскрытие тендерных предложений.

5. Оценка тендерных предложений.

6. Подтверждение квалификации участников торгов.

7. Предложение и присуждение контракта.

Организация конкурсных торгов — сложная и многоплановая работа. Здесь мы дадим лишь краткую ее характеристику, необходи­мую для ознакомления с этой широко используемой в развитых странах мира возможностью налаживания высокоэффективных вза­имоотношений поставщиков и потребителей.

Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций, а именно:

— инструктирует участников торгов о процедуре торгов,

— дает описание закупаемых товаров или услуг,

— устанавливает критерии для оценки предложений,

— определяет условия будущего контракта.

Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:

— предварительное назначение членов тендерного комитета, про­водящего оценку предложений;

— рассмотрение только тех предложений, которые отвечают тре­бованиям, изложенным в тендерной документации;

— безусловное следование объявленным в тендерной документа­ции процедурам оценки;

— отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных пред­ложений, в котором должно быть показано, как оценивались тен­дерные предложения, обоснованы причины отклонения предложе­ния и даны рекомендации по присуждению контракта.

Победителем конкурсных торгов признается участник, предста­вивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требо­ваниям тендерное предложение.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потен­циального поставщика могут быть письменные переговоры между по­ставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров потребитель получает офи­циальное предложение на поставку товаров от потенциального по­ставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый —

когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца то­вара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (или оферты). Эти документы аналогичны пред­ложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурс­ных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложе­ний строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты:

— наименование товара,

— количество и качество товара,

— цену,

— условия и срок поставки,

— условия платежа,

— характеристику тары и упаковки,

— порядок приемки-сдачи.

Оферты могут быть твердыми и свободными (инициативными).

Твердая оферта направляется только одному покупателю с указа­нием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения.

Если покупатель принимает предложение, то он направляет про­давцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если контрагентам не удается придти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте.

Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным парт­нерам.

Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств про­давца по отношению к покупателю. Она может высылаться неогра­ниченному числу потенциальных потребителей и включать как пе­речисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров меж­ду поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необ­ходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, ус­ловия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая по­явится в ответном предложении.

В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.

Оценка предложений, поступивших к потенциальному потреби­телю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высшее качество в сочетании с мини­мальной ценой.

4.4.2. Основные требования к выбору поставщика

Имеется два основных критерия выбора поставщика: (1) стои­мость приобретения продукции или услуг и (2) качество обслужива­ния.

Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость, к которой можно отнести, например, изменение имиджа организа­ции, социальную значимость сферы деятельности фирмы, перспек­тивы роста и развития производства и т. п.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслужива­ния понимается гарантированность обслуживания потребителя нуж­ными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сро­ков доставки и т. п. Надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя.

В отдельных случаях качество обслуживания, а также отдельные условия поставки не отражаются на цене приобретения.

Кроме основных критериев выбора поставщика, существуют и прочие критерии, количество которых может быть достаточно вели­ко, например, более 60. К ним относятся:

— удаленность поставщика от потребителя,

— сроки выполнения текущих и экстренных заказов,

— наличие у поставщика резервных мощностей,

— организация управления качеством продукции у поставщика,

— психологический климат в трудовом коллективе поставщика,

— риск забастовок у поставщика,

— способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования,

— кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.

Для сбора информации, необходимой для применения перечис­ленных критериев, требуется использование разнообразных источни­ков. Ими могут быть, например:

— собственное расследование;

— местные источники, такие, как действующие на данной терри­тории юридические лица или «осведомители» официальных орга­нов;

— банки и финансовые институты;

— конкуренты потенциального поставщика;

— торговые ассоциации, например, Торгово-промышленная па­лата России;

— информационные агентства;

— государственные источники, такие, как регистрационные па­латы, налоговая, лицензионные службы и пр., обладающие откры­той для ознакомления информацией.

В отборе источников информации следует руководствоваться пра­вилами:

1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой им информа­ции.

2. Как минимум один из используемых источников должен быть независимым, т. е. не быть заинтересованным в возможных послед­ствиях использования предоставленной им информации.

Окончательный выбор поставщика производится лицом, прини­мающим решение, и не может быть полностью формализован.

4.5. Правовые основы закупок

Грамотное ведение закупочных операций требует отдельных зна­ний основ хозяйственного права, касающихся заключения контрак­та как основы закупок, поставки товаров и их оплаты.

4.5.1. Основные элементы контракта

1. Предложение и принятие предложения

Контракт оформляется в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию товаров по назначенной его цене и на других условиях поставки, а другая сторона принимает это предложение.

В большинстве случаев контракты бывают письменными, но воз­можны и устные, которые часто выполняются не менее тщательно, чем письменные.

Редкое применение устных контрактов связано прежде всего с тем, что отсутствие документа затрудняет доказательство наличия контракта в судебных инстанциях.

2. Финансовые условия

Контракт должен иметь стоимость, т. е. он становится контрак­том в юридическом смысле только тогда, когда в нем оговорены финансовые условия.

3. Право заключать контракты

Такое право имеют только определенные должностные лица (ди­ректор, генеральный директор), уполномоченные фирмой и дейст­вующие от ее имени.

4. Законность

Контракт обязан быть законным, т. е. всецело отвечать юридиче­ским нормам страны. Например, незаконным будет контракт на поставку продукции, производство которой запрещено законода­тельством.

4.5.2. Условия контракта

Заключение контракта предполагает согласование разных усло­вий, как четко выраженных, так и подразумеваемых. Все они долж­ны найти отражение в документах, на основе которых оформляется контракт.

Четко выраженные условия — те, которые фактически отражены в контракте.

Подразумеваемые условия — те, которые либо вытекают из зафик­сированных в контракте, либо являются сами собой разумеющими­ся, исходя из здравого смысла.

Поставщик теряет право собственности на товары после заключе­ния контракта, если иное специально не оговорено в контракте или товары еще не произведены.

В качестве условия контракт может предусматривать возмещение убытка (имеется в виду оговоренная в контракте сумма, которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении им срока поставки). Эта сумма не является штрафом и обычно устанавливает­ся заранее в разумных пределах.

Штрафы — действенное средство заставить поставщика выпол­нить условия контракта. В отличие от возмещения убытка штраф представляет собой сумму, увеличенную по сравнению с указанной в контракте и возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки, поставки товара ненадлежащего качества и т.д.

Если заранее предусмотрены случаи, когда поставить товар в срок не представляется возможным по причинам, не зависящим от поставщика, то в контракте следует установить соответствующее условие — форс-мажор.

4.5.3. Структура контракта

Структура контракта, соответствующего законодательству РФ, показана на примере закупки мяса.