Документы, отражающие внутрипроизводственные отношения

В протоколе отражается ход обсуждения вопросов на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протокол ведется обычно в процессе самого мероприятия или, если оно фиксируется на пленке, составляется в течение пяти дней специалистом в соответствующей области.

В «шапке» указывается название организации или коллективного органа, слово «протокол» и его порядковый номер, название мероприятия, место и дата его проведения (либо начала и окончания заседания).

Вводная часть протокола содержит фамилии председателя, секретаря и всех присутствующих (в том числе и приглашенных) в алфавитном порядке и повестку дня. Если присутствующих много, составляется их отдельный список (для приглашенных указывается место работы), а в основном документе показывается лишь их общее число. Иногда к нему прикладывается также и повестка дня, оформляемая отдельно. Название каждого из пунктов в ней начинается с предлогов «о» или «об» и печатается без отступления от края текста.

Основная часть протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня по разделам, каждый из которых начинается с номера вопроса, его наименования и слова «слушали»; с новой строки, с абзаца, в именительном падеже дается фамилия, а иногда должность докладчика. Содержание выступления излагается от третьего лица или делается запись «текст прилагается». Затем фиксируются в порядке поступления вопросы и ответы на них, в заключение делается запись о решении («решили», «постановили»). Иногда протокол может содержать общую постановляющую часть, в которой указывается, что, кому и когда нужно сделать.

Если содержание выступлений стенографируется, допустим краткий протокол, в нем после списка присутствующих и приглашенных указываются порядковые номера вопросов по повестке дня, заголовки выступлений и фамилии докладчиков в порядке очередности.

Справка подтверждает те или иные факты и события, относящиеся к сотрудникам. Повторяющийся характер многих из них позволяет оформлять справки на трафаретных бланках, вписывая от руки лишь фамилию, имя, отчество, а также место, куда она представляется. Внутренние же справки оформляются на обычных листах.

Докладная записка предназначена для информирования руководства организации о сложившейся ситуации, выполнении работниками поручения и проч. Она готовится как по личной инициативе, так и по поручению, и служит основой принятия решения. Ее текст состоит из двух частей: констатирующей и побудительной; в последней излагаются просьбы и предложения автора. Внутренняя докладная пишется на простом листе бумаги и подписывается составителем; внешняя — на бланке за подписью должностного лица.

Объяснительная записка разъясняет руководителю причину имевших место фактов, произошедших событий, в которых сотрудник принимал участие, и оформляется аналогично докладной.

Акт составляется комиссией или должностным лицом для официального подтверждения того или иного факта, имевшего отношение к сотруднику, на основе тщательного изучения событий и документов, состоит из двух частей: вводной и констатирующей, подписывается составителями и при необходимости утверждается руководителем.

Во вводной части перечисляются основания составления акта, лица, принявшие участие или присутствовавшие при описываемых событиях (в алфавитном порядке с указанием должности и места работы), делаются ссылки на соответствующие документы. В констатирующей части излагаются цели, суть и результаты работы, проделанной его составителями.

Доверенность свидетельствует о предоставлении доверителем (руководителем организации, подразделения) поверенному (подчиненному сотруднику) права совершать от его имени определенные действия. Она оформляется на официальном бланке и включает в себя такие элементы, как фамилии, имена и отчества доверителя и поверенного; основной текст; подпись доверителя; подпись должностного лица, заверивших документ; печать; даты составления и заверения.

Расписка является документом, удостоверяющим факт получения сотрудником каких-то ценностей, а при необходимости обязательство и срок их возврата. Она содержит такие реквизиты, как название документа, текст, должность, фамилию, имя и отчество лица, получившего ценности, подпись и дату.

Контрольные вопросы к 9-ой главе.

1. Назовите основные пункты трудового договора (контракта).

2. Какие документы связаны с заключением трудового договора?

3. Какие документы связаны с прекращением трудового договора?

4. Перечислите основные документы по учету кадров.

5. Назовите основные документы, регламентирующие деятельность персонала.

6. Что такое протокол?

7. Как оформляются справки, докладные и объяснительные записи?