Автоматическое вычисление общих и промежуточных итогов в списке данных

Работа со списком данных в Excel

 

Электронная таблица, все строки которой содержат однородную информацию, рассматривается как список или база данных. Excel предоставляет дополнительные возможности по работе с такими данными. Чтобы таблица воспринималась как список, должны быть соблюдены следующие условия:

– во всех строках в одинаковых столбцах должны находиться однотипные данные, т.е. информация должна быть однородной;

– заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка;

– названия строк должны находиться в левом столбце списка;

– в таблице не должно быть пустых строк и столбцов, в том числе между заголовками и первой строкой данных. Первая пустая строка считается признаком конца списка.

К данным списка можно применять различные функции: сортировать, фильтровать, подводить итоги и т. д.

Самый быстрый способ простой сортировки данных выполняется следующим образом: установить курсор в любую ячейку нужного столбца и нажать на панели инструментов «Стандартная» кнопку (для сортировки по возрастанию) или (по убыванию). Для сложной сортировки применяют команду Данные → Сортировка.

Для установки фильтра данных по столбцам следует выделить нужные столбцы и выполнить команду Данные → Фильтр → Автофильтр.

 

Если данные представлены в формате списка, то Excel может создать структуру данных, которая позволяет скрыть или отобразить уровни детализации данных. Щелкая символы структуры (в левом верхнем углу листа Excel), и (слева от номеров строк или сверху над заголовками столбцов), можно быстро отобразить только определенные группы строк или столбцов.

Чтобы сгруппировать какие-либо строки, столбцы или ячейки, нужно их выделить, а затем выполнить команду Данные → Группа и структура → Группировать. Зачастую перед началом создания структуры выполняют сортировку данных, чтобы выстроить их вместе.

В таблице на рис. 1 сгруппированы и скрыты столбцы C и D, строки 2-7. Их можно вывести, нажав соответствующие кнопки .

 

Рис. 1

Автоматическое вычисление общих и промежуточных итогов в списке данных

Это удобный способ быстрого обобщения и анализа данных в электронной таблице. При подведении итогов могут быть вычислены сумма, количество значений, среднее, максимум, минимум и т. д. Excel автоматически создает нужную итоговую формулу и подставляет в нее адреса ячеек.

Рассмотрим процесс подведения итогов на конкретном примере.

Пусть в таблице учета коммунальных платежей (рис. 2) необходимо вычислить итоги по каждому плательщику по горячей и холодной воде.

 

Рис. 2

 

Для автоматического вычисления итогов нужно выполнить следующую последовательность действий:

1) отсортировать список по тому столбцу, для каждого значения в котором необходимо подвести итоги – в нашем примере это столбец «Плательщик»;

2) установить курсор в любую ячейку таблицы (при необходимости можно выделить какую-либо ячейку, требуемый диапазон ячеек или всю таблицу);

3) ввести команду Данные → Итоги;

4) в диалоговом окне «Промежуточные итоги» установить необходимые параметры. При этом в п. «При каждом изменении в:» должен быть тот столбец, по которому проводилась сортировка списка, а в окошке «Добавить итоги по:» могут быть отмечены только числовые поля, по которым требуется выполнить вычисления (рис. 3).

 

Рис. 3

 

В результате будет создана структура таблицы (рис. 4), пользуясь которой можно скрыть исходные данные и оставить только итоговые строки (слева от номеров строк имеются кнопки уровней структуры: 1 – общий итог, 2 – промежуточные итоги (по плательщикам), 3 – все строки исходной таблицы. При этом можно, выбрав только итоговые строки, обычным порядком построить по ним диаграмму.

 

Рис. 4

 

Для удаления итогов нужно установить курсор в любую ячейку таблицы, выполнить команду Данные → Итоги и в окне «Промежуточные итоги» нажать кнопку «Убрать все».

Если нужны несколько итоговых строк с разными операциями, например, сумма данных и среднее арифметическое (рис. 5), то нужно полностью выполнить первую операцию подведения итогов (сумму), затем аналогичным образом в окне «Промежуточные итоги» задать следующую операцию (среднее) и снять флажок «Заменить текущие итоги».

 

Рис. 5