Удосконалення обліку і звітності коштів спеціального фонду бюджетних установ

Враховуючи, що в сучасних умовах ефективне функціонування системи управління доходами і видатками спеціального фонду в бюджетних установах неможливе без застосування сучасних автоматизованих систем і новітніх комп’ютерних технологій, у ході проведення дослідження запропоновано провести комплексну автоматизацію облікових робіт щодо обліку доходів та видатків у бюджетних установах.

Автоматизовані робочі місця працівників бухгалтерського обліку визначають інформацію, яка обробляється, роблять неможливими дублювання обробки інформації, скорочують час на обробку інформації, виключають час телефонного спілкування між підрозділами для уточнення необхідної інформації та визначають відповідальних за коректність (достовірність) інформації, яка формується для аналізу даних кожного підрозділу бюджетної установи [67, с.13].

Ринок програмного забезпечення в Україні недостатньо наповнений програмами, що спрямовані на забезпечення системи управління бюджетними установами й ведення обліку в них. Лідером на ринку програмного забезпечення сьогодні є російські програмні продукти «1С: Бухгалтерія для бюджетних установ», «Парус-Бюджет». Існують і програми вітчизняних фірм, такі як «СофтТАКСІ» (X-DOOR), «АБ-Система» («Офіс-2000»), «Імпакт» («Акцент-Бухгалтерія»), «Баланс-Клуб» (SoNet), «ТРАСКОсофт» (Trade Manager), GMS (Offise Tools), Глобал Аудит («Quasi+Бухгалтерія»). Проте іх недостатньо для організації обліку на належному рівні [79, с.76].

"Парус-Бюджет”–це комплексна система автоматизації облікових задач для бюджетних установ.Дана система розроблена у відповідності з вимогами бюджетної класифікації. В ній враховані останні зміни у веденні бухгалтерського обліку, визначені законодавством.

Можливості «Парус-Бюджет» розподіляються на: комплекс управління фінансово-економічною діяльністю, в який входять підсистеми планування і фінансування, бухгалтерського, розрахунку заробітної плати та комплекс управління матеріально-технічним забезпеченням, який включає підсистеми управління складським обліком, обліку договорів, централізованого матеріально-технічного постачання, кадрів і штатного розпису.

Парус-Бюджет є системою, яка забезпечує спільну роботу великої кількості користувачів в обчислювальній мережі. Кожний користувач може скористатися будь-якою інформацією, до якої він має право доступу для виконання своїх службових обов’язків незалежно від того де, коли і ким дана інформація була внесена в мережу [61, с.28].

«1С: Підприємство 8. Бухгалтерія для бюджетних установ України» - це готове до роботи рішення, в якому враховані вимоги законодавства і реальна практика роботи установ різної відомчої приналежності. Програма вирішує наступні завдання: облік затверджених кошторисних показників за загальним і спеціальним фондами; облік узятих зобов'язань і фінансових зобов'язань; облік операцій з готівкою і безготівковими грошовими коштами; ведення взаєморозрахунків з постачальниками і покупцями; ведення взаєморозрахунків з підзвітними особами; облік ПДВ; облік необоротних активів, запасів і бланків строгої звітності; облік валютних операцій; формування меморіальних ордерів і головної книги; формування регламентованих звітних форм [104, с.16].

Для зручності користувачів передбачено: режим очікування підключення до інформаційної бази; створення списків загальних інформаційних баз; широка інтеграція з Microsoft Office; інтерактивне перепроведення документа. (користувач зможе стежити за ходом виконання проведення документа й оцінювати час, що залишився до завершення операції, завдяки інформації про дату і час оброблюваного документа, яка виводиться на панелі стану); взаємодія з програмними продуктами «Мережа» і «Кур’єр» Державного казначейства України («1С:Бухгалтерія 8 для бюджетних установ України» дозволяє формувати реєстри, здійснювати друк і запис на диск у форматі тієї версії програмного забезпечення Державного казначейства України, яка використовується в установі); перезапуск клієнтської програми; збереження змін при завершенні роботи системи.

«1С: Підприємство 8. Бухгалтерія для бюджетних установ України» розроблена згідно всіх вимог та нормативних актів щодо ведення обліку в бюджетних установах.При розробці рішень основний акцент зроблено на доступності і ергономіці програмних продуктів.

Отже, можна зробити висновок що, при виборі программного забезпечення при організації обліку в бюджетних установах варто надати перевагу програмі«1С:Підприємство 8. Бухгалтерія для бюджетних установ України», що дозволить повніше задовольнити потреби бюджетних установ у сфері методології, технологічних і програмних рішень, а також забезпечити можливість обміну інформації шляхом якісного переходу між різними програмними продуктами [55, с.218].

Сучасні вимоги щодо забезпечення потреб управління необхідною інформацією ставлять нові завдання перед інформаційною системою. У зв’язку з цим постановка завдання розробки програмного забезпечення для обліку та контролю повинна охоплювати такі етапи робіт [53, с.101]:

1) формулювати основні принципи обліку для конкретної бюджетної установи з урахуванням вимог чинного законодавства та внутрішніх потреб. Доцільним було б рекомендувати включити до переліку принципів внутрішнього характеру такі позиції, як підпорядкування інформаційної системи єдиній меті – забезпечення зростання ефективності функціонування бюджетної установи;

2) на основі розроблених принципів сформувати мету розв’язання завдання;

3) сформувати критерії, які має задовольняти автоматизована система. Доцільними є такі критерії: повнота набору функцій, модульність, інтегрованість, гнучкість, авторизований доступ до інформації.

На основі опрацьованих даних доцільно побудувати аналітичний облік таким чином, щоб можна було забезпечити можливість формувати й отримувати необхідні дані в таких аспектах [95, с.74]:

- за необоротними активами: досягти можливості формування облікової інформації за чотирма групами основних засобів; вести аналітичний облік нарахування зносу за основними засобами, придбаними за рахунок загального та за рахунок загального фонду" та 401.2 "Фонд у необоротних активах за їх видами, придбаних за рахунок спеціального фонду";

- за доходами і видатками загального та спеціального фондів: забезпечення розмежування видатків на надання платних послуг бюджетних установ (за рахунок коштів спеціального фонду) і послуг, які забезпечуються у зв’язку з функціональними повноваженнями (за рахунок загального фонду) формування калькуляції з визначення собівартості платних послуг повинне відбуватися з виділенням груп прямих та непрямих витрат за відповідними кодами економічної класифікації видатків, підрахунком загальної суми понесених витрат;

- накопичення непрямих накладних витрат повинне відбуватися на рахунку 83 "Витрати до розподілу" з наступним розподілом між рахунками видатків 80 "Видатки загального фонду" та 81 "Видатки спеціального фонду" щодо аналітичної структури;

- розподіл непрямих накладних витрат програма повинна проводити за формулами, запропонованими користувачем.

За іншими ресурсами слід передбачити можливості деталізації напрямів використання та кодування рахунків з урахуванням місць їх зберігання, а також автоматизованого управління їх руху [88, с.45].

Таким чином, формування автоматизованої інформаційної системи, яка б базувалася на рекомендованих принципах і позиціях, забезпечить оперативне вирішення завдань обліку, контролю та аналізу, сприятиме якісному контролю за формуванням доходів і видатків бюджетних установ, забезпеченню ефективності використання фінансування та економії грошових і матеріальних ресурсів. У кінцевому підсумку це забезпечить зростання обсягів і якості наданих бюджетними установами послуг.

Отже, спеціальний фонд містить обсяг надходжень зі спеціального фонду бюджету та їх розподіл за повною економічною класифікацією на здійснення видатків спеціального призначення, а також на реалізацію пріоритетних заходів, пов’язаних з виконанням установою основних функцій.

Для обліку доходів спеціального фонду використовують рахунок 71 «Доходи спеціального фонду», а для обліку видатків - рахунок 81 «Видатки спеціального фонду». Усі видатки поділяються на касові та фактичні. По закінченні року сума фактичних доходів та витрат списується в порядку закриття рахунків на рахунок 432 «Результат виконання кошторису за спеціальним фондом».

Для зберігання та обліку грошових коштів спеціального фонду в органах державної казначейської служби відкриваються спеціальні реєстраційні рахунки, а в установах банку відкриваються спеціальні бюджетні рахунки.

Основними первинними документами з організації обліку коштів спеціального фонду бюджетної установи є акти, договори, угоди, контракти, платіжні доручення, квитанції, банківські виписки та ін. Інформація з цих документів переноситься у меморіальні ордери, на онсові яких формується фінансова, оперативна, статистична звітність. Типові форми бланків затверджено Національним банком України та Міністерством фінансів. Залежно від технічних можливостей бюджетної установи облік спеціального фонду може вестися у паперовій чи електронній формі.

У ході дослідження запропоновано провести комплексну автоматизацію облікових робіт щодо обліку доходів та видатків у бюджетних установах.

Таким чином, розроблені рекомендації та пропозиції сприятимуть удосконаленню методики обліку доходів і видатків спеціального фонду бюджетних установ та визначенню результату виконання кошторису за спеціальним фондом органів державного управління в сучасних умовах господарювання.