Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда области, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные архивные документы создаются страховые копии. Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создание и хранение их страховых копий осуществляется архивными органами и учреждениями системы архивного отдела администрации области в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Органы государственной власти и прокуратуры области, органы местного самоуправления, прокуратуры городов и районов, учреждения, организации и предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части архивного фонда области для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, правилами и инструкциями Государственной архивной службы России, нормативно-методическими документами учреждений системы архивного отдела администрации области, разрабатывают и утверждают по согласованию с архивным отделом администрации области нормативно-методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.
Органы государственной власти и прокуратуры области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия не могут уничтожить документы, срок хранения которых истек, до утверждения архивным отделом администрации области описей на дела постоянного хранения. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда области не могут уничтожить эти документы без согласования с соответствующими архивными органами и учреждениями. Постоянное хранение документов Архивного фонда области
Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда области осуществляют:
-государственный архив, Центр документации новейшей истории области архивных фондов и архивных документов органов государственной власти, прокуратуры области, органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности, находящихся на ее территории и отнесенных к федеральной собственности, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;
-государственные музеи и библиотеки - архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, поступающих в государственную собственность области на законном основании, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда области обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях объединений, учреждений, организаций, предприятий. Временное хранение документов Архивного фонда области осуществляют органы государственной власти и прокуратуры области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия в созданных ими ведомственных архивах:
-архивных документов органов государственной власти, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального подчинения в течение 15 лет;
-архивных документов органов государственной власти и прокуратуры области, прокуратур городов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятий областного подчинения в течение 10 лет;
-архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства в течение 5 лет;
-записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел, похозяйственных книг в течение 75 лет;
-архивных документов, образовавшихся при осуществлении деятельности совместных (с участием области) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности области, в течение 10 лет;
-научной, технологической и патентной документации в течение 10 лет;
-конструкторской документации в течение 15 лет;
-проектной документации по капитальному строительству в течение 25 лет;
-телеметрической документации в течение 5 лет;
-кинодокументов, фонодокументов и видеофонограмм не более 3 лет со времени изготовления;
-фотодокументов в течение 3 лет;
-документов на машинных носителях в течение 5 лет.
В необходимых случаях сроки ведомственного хранения указанных документов могут быть изменены архивным отделом администрации области.
