Використання в обліковому процесі формування витрат на збут комп’ютеризованих программ

 

Одною з причин успішного розвитку малого підприємництва є ефективна та раціональна організація бухгалтерського та податкового обліку. Як показує практика ефективність обліку значно підвищується, якщо його інформація являється повною, своєчасною і динамічною, що обумовлює необхідність автоматизації облікової інформації. Cаме тому, на сучасному етапі розвитку продуктивних сил перед підприємствами, котрі прагнуть ефективно організувати свою діяльність, постає завдання вибрати програмний продукт для автоматизації обліку та управління, котрий задовольнятиме їх вимоги.

Автоматизація допомагає домогтися максимальної керованості своєї компанії, відчувати зміни ринку і мати можливість швидко на них реагувати. Одним з основних показників ефективності роботи підприємства є його продуктивність: якість, кількість і швидкість обробки інформації.

Автоматизація викличе зміну ролей бухгалтерії. Якщо раніше кожен з бухгалтерів вів окрему частину обліку і витрачав час на рутинні розрахунки, то тепер всі рутинні операції робитиме комп'ютер.

Застосування комп’ютерної техніки для автоматизації обліку та управління на підприємствах малого бізнесу має як переваги та недоліки. Як перевагу, можливо визначити, що сучасні комп’ютерні засоби дозволяють значно полегшити працю бухгалтерів та знизити трудомісткість окремих операції, зменшити кількість помилок при складанні первинних документів та зведених облікових регістрів, терміново отримувати необхідну інформацію, як недолік – високу вартість комп’ютерного обладнання та програмного забезпечення, що не завжди може дозволити собі підприємство з невеликими обсягами діяльності. В умовах автоматизованої обробки інформації бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація використовуються набагато ширше, ніж при ручній обробці даних. Можна виділити три категорії користувачів автоматизованої системи обліку: керівники, користувачі з прямим фінансовим інтересом, тобто особи, зацікавлені в стабільному фінансовому стані підприємства, та користувачі з непрямим фінансовим інтересом.

Впровадивши автоматизацію виробництва ми отримаємо можливість спостерігати, аналізувати та керувати параметрами технологічного процесу, що дозволить оперативно приймати певні управлінські рішення. Також, це дозволить створити інформаційну базу даних на підприємстві, яка відображатиме стан об’єктів обліку та їх характерні параметри у предметній діяльності що розглядається.

Автоматизація обліку витрат дозволить вирішувати такі основні завдання:

− одержання оперативної інформації про залишки у виробництві, про виробничі витрати, нараховану заробітну плату;

− визначення і аналіз собівартості виробленої основної і попутної продукції і зіставлення показників з обліком накладних витрат;

− одержання звітів про залишки матеріалів за певний період, про вихід продукції з виробництва;

− групування, систематизація і перегрупування витрат для фінансового, управлінського та податкового обліку;

− визначення та систематизація відхилень від нормативних затрат;

− складання фактичних (звітних) калькуляцій;

− відображення витрат у системі синтетичних рахунків;

− «глибокий» аналітичний облік витрат.

Окрім цього, автоматизація обліку сприятиме розвитку нових видів обліку, зокрема прогностичного, для визначення, вивчення та відображення господарських фактів, які можуть відбутися в результаті відхилення від встановлених, а також підвищить продуктивність праці бухгалтерів.

Нормальної роботи бухгалтерії та підприємства в цілому можна досягти, коли необхідна інформація чи певний документ відшукується негайно. Сприятиме цьому запровадження електронного документообігу. Однією з головних переваг електронного документообігу є те, що первинний документ передається з комп’ютера на комп’ютер в тому вигляді, в якому він був створений, а окремі відомості з такого документа можуть бути використані як вихідні, які використовуються в різних підрозділах або для різних завдань.

Для реалізації факту передачі матеріалів зі складу у виробництво використовується документ «Вимога - накладна». Вартість матеріалів поміщених до табличної частини документа, списується на витрати виробництва. Причому в цьому документі можна відобразити різні види витрат: виробничі та загальновиробничі, адміністративні та витрати на збут. У бухгалтерському обліку вони відповідають списанню вартості матеріалів на відповідні рахунки.

Перелік матеріалів зазначених в документі, прив’язується до певної номенклатурної групи, яка визначає аналітику витрат. Розподіл витрат на збут при розрахунку собівартості готової продукції буде виконано саме на цю номенклатурну групу (у цьому прикладі група «М'які меблі»).

Рис. 2.2. Розподіл витрат на збут при розрахунку собівартості готової продукції

 

Найбільше поширення серед облікових програм отримала «1С Бухгалтерія», яка має ряд переваг перед іншими подібними програмними продуктами. «1С Бухгалтерія» виступає комплексним програмним продуктом, який має багато спеціалізованих галузевих версій. Програма має гнучку конфігурацію та може бути настроєна відповідно до вимог конкретного підприємства. Різні версії цієї програми можуть бути використані для створення окремого АРМ бухгалтера або для організації системи бухгалтерського обліку на основі локальної комп'ютерної мережі підприємства з можливістю оновлення встановленого програмного продукту через Internet. Комплекс рішень «1С Бухгалтерія» передбачає ведення бухгалтерського обліку від запису господарських операцій до складання бухгалтерської звітності.

Оскільки на ПрАТ «Фабрика Мрія» ще не використовується комп’ютерна форма обліку ми пропонуємо використовувати саме це програмне забезпечення. 1С: Бухгалтерія 8.0 – це універсальна програма масового призначення для автоматизації бухгалтерського обліку, що включає підготовку обов'язкової звітності. Основною перевагою ведення обліку виробництва за допомогою системи «1С: Бухгалтерія 8.0» є те, що синтетичні рахунки витрат можна побудувати на трьох або п'яти рівнях. Це дає можливість деталізувати виробничі витрати за статтями й об'єктами, що сприятиме повнішому розподіленню непрямих витрат та уникненню арифметичних помилок під час здійснення такого розподілу.

Програма «1С: Бухгалтерія 8.0» відрізняється від інших систем автоматизованого обліку тим, що її зручно використовувати з метою комп'ютеризації різних ділянок виробництва в розрізі окремих структурних підрозділів підприємства. Для цього створюється довідник, в якому перераховані всі підрозділи підприємства. Таким чином, автоматизований облік витрат на рахунку 23 «Виробництво» ведеться з використанням субконто «Підрозділи». Це досить зручно для підприємства.

Господарські операції, пов'язані зі списанням виробничих запасів на витрати будівництва, оприбуткуванням продукції, розрахунком її собівартості, відображають в обліку за допомогою документа Калькуляція. Калькуляція зберігається в журналі «Виробництво». Після створення документу Попередня калькуляція для списання запасів на витрати будівництва на рахунок 23 «Виробництво», цей документ записується в журнал Виробництво. У цьому журналі, окрім всієї іншої інформації, є змога побачити статус цього документа.

Документ Калькуляція буває двох видів: Попередня і Остаточна. Якщо документ уведений у режимі Уведення нового, то це попередня калькуляція, а якщо у режимі На підставі – то це калькуляція остаточна. Змінити вид калькуляції неможливо. Наприкінці року, коли всі виробничі затрати списано на рахунок 23 «Виробництво» на підставі попередньої калькуляції, вводять остаточну калькуляцію. У типовій конфігурації передбачена можливість автоматичного формування остаточних калькуляцій для всіх незакритих попередніх калькуляцій. Для цього потрібно виконати команду з головного меню Створення остаточних калькуляцій.

Мета остаточної калькуляції – відкоригувати попередні значення витрат реальними на кінець року. Тобто, у Остаточні калькуляції заповнюється реквізит Сума кінцева. При проведенні документа Остаточна калькуляція формуються коригуючі проведення за кредитом рахунка 23 «Виробництво».

В програму «1С: Бухгалтерія 8.0» закладено параметри формування стандартних звітів, які призначені для отримання даних за підсумками по бухгалтерських проводках в різних розрізах.

Практика впровадження у вітчизняних підприємствах автоматизованих систем обліку господарської діяльності, показує, що їхня дорожнеча частково окуповується за рахунок зниження деяких витрат виробництва. Так, за рахунок впровадження комп'ютерної програми «1С: Бухгалтерія 8.0» можна досягти ефекту в частині:

− наскрізного і своєчасного оперативно-виробничого планування й обліку виробництва, що дає змогу на 20 – 30% знизити втрати безпосередньо у виробничих підрозділах;

− уникнення необлікованих нестач матеріальних цінностей на 3–5%;

− зниження собівартості продукції за рахунок скорочення загальновиробничих та адміністративних витрат на 3–5%.

Крім того, автоматизовані системи дають можливість одержати оперативну управлінську інформацію для внутрішніх користувачів. Так, звіт «Аналіз рахунка» надає інформацію про обіги рахунка з іншими рахунками за вибраний період, а також про сальдо на початок і кінець звітного періоду. «Картка рахунка» дає змогу отримати детальну інформацію про операції на рахунку. Зі звіту «Оборотно-сальдова відомість за рахунком», який сформовано для рахунку 23 «Виробництво», можна отримати інформацію про залишки і обіги в розрізі видів затрат. Головна книга по рахунку використовується для виведення оборотів і залишків рахунку за кожен місяць. Він може бути досить корисний при підбитті підсумків і складанні звітності.

Таблиця 2.6

Документи програми «1С: Підприємство» для обліку витрат

Документи програми «1С: Підприємство» для обліку витрат
Документ конфігурації	Вид витрат
«Калькуляція»	прямі матеріальні витрати
«Нарахування зарплати»	прямі витрати на оплату праці
«Нарахування зносу»	амортизація
«Послуги сторонніх організацій»	інші прямі витрати

 

Треба зауважити, що більшість малих підприємств, що вирішили придбати програму для бухгалтерського обліку, стикається з такої банальної проблемою, як недостатня технічна оснащеність. Адже зважаючи на застаріле комп’ютерне обладнання програми не будуть працювати. У результаті доводиться шукати старі версії.

Рейтинг автоматизованих програм, що використовуються юридичними та фізичними особами показано на рисунку 2.2. Таким чином, застосування комп’ютерної техніки дозволяє обробляти внутрішню бухгалтерську інформацію, як в цілому по підприємству, так і по окремим об'єктам бухгалтерського обліку та формувати податкову та статистичну звітність для надання до відповідних органів. Автоматизація системи бухгалтерського обліку дозволяє істотно полегшити труд бухгалтера, позбавити його від рутинної роботи, підвищує оперативність та точність облікової інформації, дозволяє більше приділяти уваги проведенню економічного і фінансового аналізу роботи підприємства та пошуку резервів щодо підвищення ефективності цієї роботи. Саме тому ПрАТ «Фабрика Мрія» ми рекомендуємо ввести «1С: Бухгалтерія 8.0».

Рис. 2.3 Рейтинг автоматизованих програм, що використовуються юридичними та фізичними особами за 2013р.

 

Адже, тільки за умови автоматизації можна максимізувати ефективність та ведення облікової діяльності, що безумовно є необхідним кроком на шляху до розвитку і процвітання підприємства. Використання «1С: Бухгалтерія 8.0» у бухгалтерському обліку призведе до підвищення ефективності кінцевого продукту управління – прийняття ефективних рішень з метою досягнення поставлених цілей.

2.6. Перспективні напрями інтеграції фінансового, податкового, управлінського та статистичного обліку на ПрАТ «Фабрика Мрія»

 

За останні роки в Україні у зв’язку з реформування економіки, кардинальними змінами оподаткування традиційно єдина системабухгалтерського обліку почала змінюватись. Як результат з неї поступововикристалізовуються три підсистеми, які хоч і поєднані між собою, однакмають певні відмінності. ватись. Як результат з неї поступововикристалізовуються три підсистеми, які хоч і поєднані між собою, однакмають певні відмінності.

Такий поділ бухгалтерського обліку є об’єктивним, оскільки на рубежі другого й третього тисячоліття наша держава інтегрується у світову економіку й очевидною є потреба приведення національної системи у відповідність із міжнародною практикою, оскільки його інформація має формуватися на загальноприйнятих методологічних підходах. Таким чином, як і в більшості економічно розвинутих країн, в Україні здійснюється впровадження стандартів бухгалтерського обліку, який нині поділяють на фінансовий, податковий та управлінський.

Разом з тим, тривала ізоляція вітчизняної системи бухгалтерського обліку від зарубіжних досягнень у цій галузі зумовила те, що розробку методики організації фінансового й, особливо, податкового та управлінського обліку на підприємствах безпосередньо доводиться розпочинати заново, бо їхня методологія науковцями навіть не досліджувалась.

Незважаючи на недоліки методології та методики, об’єктивний висновок може бути однозначним: єдина система бухгалтерського обліку поділяється на підсистеми фінансового, податкового, управлінського та статистичного, кожний з яких має свою специфіку та різну мету.

Зокрема, управлінський облік забезпечує необхідною інформацією керівництво і спеціалістів підприємства, отже, така інформація є внутрішньою.

Фінансовий облік забезпечує складання звітності для зовнішніх користувачів, тому ця інформація не може бути конфіденційною, її мають право перевіряти контролюючі органи – ревізори, податкові інспектори, спеціалісти вищестоящих органів управління. Доступ зовнішніх користувачів до інформації управлінського обліку теоретично закритий. Управлінський облік законодавчо не регламентується, а здійснюється підприємством самостійно. Фінансовий облік здійснюється за загальноприйнятими положеннями (стандартами).

В управлінському обліку використовуються всі види вимірників: натуральні, умовні, трудові, грошові тощо. У фінансовому обліку інформація виражена в узагальненому грошовому вимірнику. Відрізняються ці види обліку і частотою подачі інформації користувачам. Вона є дуже оперативною в управлінському обліку: її можна подавати навіть щогодини за найбільш динамічними показниками (або й до початку операцій – прогнозна) та щозміни, щотижня, щодекади чи раз на місяць – за іншими. Інформація фінансового обліку подається зовнішнім користувачам, як правило, після завершення кварталу (як виняток, інформація податкового обліку, що подається після завершення місяця чи кварталу).

Якщо абстрагуватись від особливостей податкового обліку, можна стверджувати, що фінансовий облік має високий рівень синтезації інформації. З певними застереженнями можна вважати, що фінансовий облік на підприємстві – це синтетичний облік. Реєстрами фінансового обліку, як правило, є журнали, в яких інформація у більшості випадків згрупована за синтетичними рахунками чи субрахунками першого порядку, та Головна книга.

Отже, управлінський облік достатньо деталізований, він ведеться за значно ширшою номенклатурою об’єктів.

бухгалтерський облік повинен виконувати такі завдання як вибір об'єктів обліку та пов'язаних з ними витрат; оцінку ефективності розміру витрат; відображення виробничих процесів з метою управління збутом, класифікація витрат при визначенні собівартості продукції, формування внутрішньої звітності по виробничим процесам.

Можна зауважити, що облік реалізації посідає одне з найважливіших місць у бухгалтерському обліку та забезпечує підприємство такими даними як інформацію про збут і реалізацію продукції, товарів, робіт і послуг, планування об'ємів реалізації, встановлення оптимального рівня цін, кон'юнктуру окремих ринків збуту, очікуваний прибуток від збуту та інші.

З метою управління процесом збуту продукції підприємство має виконувати наступні завдання:

- Формувати збутову політику під­приємства, як основу вдосконалення системи збуту;

- визначати пріоритети, на які доцільно орієнтувати збутову політику;

- розглянути загальну модель формування збуто­вої політики, а також доцільність документально­го закріплення збутової політики;

- визначити основні завдання маркетингового під­розділу та функції керівника маркетингового від­ділу;

- досліджувати напрями оптимізації планування продажів.

Гострою проблемою на сьогодні є те, що підприємства в обліку не виділяють витрат на збут. Бухгалтер відносить ці витрати на адміністративні витрати Такі дії викривляють інформацію, що наводиться в звітності.

Цілі збуту продукції виходять із цілей підприємства, серед яких переважає максимізація прибутку. Тобто досягнення мак­симального прибутку можливе лише за умов успіш­ної реалізації таких завдань у сфері збуту.

Вивчення зарубіжного досвіду щодо питань становлення оптимального складу (переліку) статей витрат, в тому числі і матеріальних, дозволяє стверджувати, що одним із можливих варіантів для вітчизняних підприємств є досвід Данії. Облік витрат в Данії, як зазначається в економічній літературі ведуть за такими статтями:

• матеріали;

• оплата праці, в тому числі:

• заробітна плата робітників;

• винагороди робітникам;

• інші види оплати.

• оплата за оренду виробничих приміщень;

• маркетингові витрати;

• амортизація;

Встановлено, що відсутність окремої статті витрат "Маркетингові витрати" у складі витрат на збут не надає можливості оцінити ефективність маркетингу, як напрямку діяльності підприємства; вплив маркетингових витрат на обсяг реалізації продукції (товарів, робіт, послуг), на кінцевий фінансовий результат.

Ознайомлення з діючою практикою обліку на вітчизняних підприємствах свідчить, що можливості застосування позитивного зарубіжного досвіду є достатньо широкими. Багато спільних рис забезпечують безболісний перехід до ведення обліку витрат за методикою зарубіжних країн. Одночасно, виділення, наприклад, в складі витрат на збут такої статті, як маркетингові витрати під відповідним номером субрахунку 931, але кожне підприємство згідно наказу про облікову політику самостійно визначає який субрахунок використовувати і в якій статті витрати виділяти так як у практиці вітчизняних підприємств така стаття відсутня, (тому це або на нашу думку введення) забезпечить належний рівень пошуку каналів збуту, що, в свою чергу, сприятиме зростанню прибутковості виробництва.

Можна також запропонувати ввести групування організацій-споживачів продукції за критерієм дотримання умов договору та платіжної дисципліни. Практичне втілення цієї пропозиції може знайти своє відображення через розробку і складання спеціальних аналітичних таблиць, які б відображали терміни оплати згідно договору і фактично здійснений розрахунок.

Коли підприємство намагається охопити всі канали збуту (великий гурт, супермаркети, ринки, роздріб), воно повинно мати дуже швидкий і достовірний зв'язок із клієнтом. Це дає змогу знати його вподобання, запити й оперативно реагувати на зміну кон'юнктури. За таких умов компанія виробляє не те, що хоче, а те, що бажає споживач. Найбільш суттєвий вплив на витрати здійснюють функціональні фактори пов'язані із його успішним функціонуванням. До цих факторів ми відносимо:

а) залучення додаткової робочої сили;

б) комплексне управління якістю - впевненість, що якість продукції є одним із головних факторів, що забезпечують конкурентну перевагу;

в) раціональне використання потужностей

г) ефективність планування підприємства з точки зору внутрішньозаводської логістики;

д) використання зв'язків із постачальниками і замовниками в контексті ланцюжка цінностей і витрат підприємства.

Таким чином, проведені нами дослідження дозволили виявити необхідність виокремлення витрат на збут в окрему статтю, що сприятиме більш достовірному визначенню собівартості реалізації окремих видів виробів. До складу статті витрати на збут ми пропонуємо відносити витрати на формування маркетингових комунікацій. Однак виділення окремою статтею витрат на збут у складі прямих витрат можливе лише за умови їх використання на конкретний вид продукції підприємства та й то разово. Доцільніше відносити ці витрати до непрямих та включати їх до собівартості окремих виробів шляхом розподілу пропорційно обсягам реалізації.

 

 

Висновки до розділу 2

 

1. Кращій ідентифікації витрат на збут продукції повинно сприяти внесення змін до Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, щодо структури рахунку 93 “Витрати на збут”, а саме рекомендовано відкрити п’ять субрахунків відповідно до найбільш використовуваної класифікації витрат на збут: 931 – витрати на рекламу і маркетинг, 932 – витрати на зберігання готової продукції; 933 – транспортні витрати збуту, 934 – трансакційні витрати, 935 – інші витрати на збут.

2. Запропонований графік руху первинних документів з обліку витрат в підприємствах лісопильної промисловості (в т. ч. витрат на збут) забезпечить впорядкування первинної інформації для записів у бухгалтерському обліку, розподіл посадових обов’язків між працівниками, зміцнення контрольної функції бухгалтерського обліку.

3. Фінансовий облік забезпечує складання звітності для зовнішніх користувачів, тому ця інформація не може бути конфіденційною, її мають право перевіряти контролюючі органи – ревізори, податкові інспектори, спеціалісти вищестоящих органів управління.

4. З метою поліпшення інформаційного забезпечення та оптимізації витрат на збут розроблено еластичний кошторис формування таких витрат та відомість їх обліку для лісопильних підприємств. Згадані документи запропоновані для застосування в плануванні, обліку і аудиті витрат, проведенні аналітичних розрахунків та аналізі базових чинників, що впливають на збут продукції галузі.

5. Організація управління й обліку на підприємстві сьогодні неможливі без застосування інформаційних технологій і ефективного їх використання. «1С: Бухгалтерія» - універсальна програма масового призначення для автоматизації бухгалтерського обліку.

6. Встановлено, що відсутність окремої статті витрат “Маркетингові витрати” у складі витрат на збут не надає можливості оцінити ефективність маркетингу, як напрямку діяльності підприємства; вплив маркетингових витрат на обсяг реалізації продукції (товарів, робіт, послуг), на кінцевий фінансовий результат.