Роль, місце і завдання обліку, аналізу і аудиту в управлінні витратами на збут

Витрати на збут продукції, як і адміністративні витрати, також належать до витрат періоду, а отже, мають певні спільні риси з ними. Спільність проявляється у тому, що вони не включаються до складу виробничої собівартості конкретних видів продукції, робіт чи послуг, а загальною сумою в кінці звітного періоду відносяться на фінансові результати. Дана обставина змушує вести управління збутовими витратами в цілому по підприємству чи організації.

Рис. 1.1. Схема організації управління збутом підприємства

Докорінною відмінністю даних витрат порівняно з адміністративними є те, що витрати на збут належать до змінних, тобто перебувають у прямій залежності від обсягів реалізації продукції, виконаних робіт чи послуг.

У зв'язку з належністю витрат на збут до категорії змінних витрат, управління ними має певні особливості у порівнянні з адміністративними витратами. Головний акцент при управлінні даними витратами робиться на забезпечення складання достовірного кошторису та наступного контролю за недопущенням перевитрат згідно із затвердженим кошторисом.

Оскільки витрати на збут перебувають у пропорційній залежності до обсягів реалізації продукції (робіт, послуг), то при складанні кошторису витрат на збут необхідно брати до уваги планові обсяги реалізації наступного кварталу та проводити певне коригування витрат по тих чи інших статтях у сторону збільшення їх або ж зменшення (залежно від зміни обсягів та умов реалізації). З метою складання оптимального кошторису доцільно брати до уваги не лише кошторис попереднього звітного періоду, а й проводити науково обґрунтовані розрахунки витрат на підставі здійсненого детального аналізу фактичного виконання кошторису за попередній період.

Однією із складових системи управління витратами на збут є раціональна розбивка квартальної суми даних витрат, передбачених у кошторисі, на помісячні. Найбільш простим варіантом є рівномірний поділ квартальної суми на три однакові частини. Проте такий спосіб має ряд суттєвих недоліків, які, у кінцевому результаті, призводять до необґрунтованості контрольних показників та зводять усю попередню роботу щодо формування загального кошторису нанівець.

За основу при розподілі квартальної суми витрат слід брати кількість робочих днів у місяці, так як процес реалізації (відвантаження) продукції, як і її виготовлення, а також управлінські дії, направлені на забезпечення збуту продукції (робіт, послуг) здійснюються у ці дні. Такий підхід до вирішення даного питання забезпечить, на нашу думку, більш оптимальний розподіл витрат на збут, з одного боку, та служитиме надійнішим орієнтиром для працівників управлінського апарату в частині дотримання кошторису витрат, з другого боку.

Можна зауважити, що облік реалізації посідає одне з найважливіших місць у бухгалтерському обліку та забезпечує підприємство такими даними як інформацію про збут і реалізацію продукції, товарів, робіт і послуг, планування об'ємів реалізації, встановлення оптимального рівня цін, кон'юнктуру окремих ринків збуту, очікуваний прибуток від збуту та інші.

З метою управління процесом збуту продукції підприємство має виконувати наступні завдання:

- формувати збутову політику під­приємства, як основу вдосконалення системи збуту;

- визначати пріоритети, на які доцільно орієнтувати збутову політику;

- розглянути загальну модель формування збуто­вої політики, а також доцільність документально­го закріплення збутової політики;

- визначити основні завдання маркетингового під­розділу та функції керівника маркетингового від­ділу;

- досліджувати напрями оптимізації планування продажів.

Цілі збуту продукції виходять із цілей підприємства, серед яких переважає максимізація прибутку. Тобто досягнення максимального прибутку можливе лише за умов успішної реалізації таких завдань у сфері збуту.

Особлива увага щодо виконання кошторису покладається на працівників бухгалтерії, оскільки вона є основним «постачальником» інформації для адміністрації, зокрема її верхніх ешелонів управління. Фактичні дані щодо витрат за статтями кошторису бухгалтерія повинна регулярно (бажано щоденно, а у разі неможливості щотижнево або щодекадно) надавати відповідальним працівникам апарату управління з тим, щоб останні могли вживати оперативні міри впливу на недопущення перевитрат у цілому за місяць. Поряд з цим бажано вказувати і залишок невикористаного згідно з кошторисом ліміту. Лише така постановка питання та її практична реалізація суттєво поліпшать процес управління витратами на збут продукції (робіт, послуг).

Збут більшої кількості виробів, що досягається за рахунок зниження ціни, вимагає обґрунтування з погляду його впливу на загальні фінансові результати діяльності підприємства. У зв'язку з цим необхідно розрахувати достатнє для компенсації фінансових втрат збільшення обсягів продажів.

Тільки при обсязі продажів, що враховує безпосереднє збільшення кількості продажів, підприємство одержить запланований обсяг прибутку, а збільшення прибутку може бути досягнуте при будь-яких обсягах продажів, що перевищують отримане значення.

Для ефективної організації управління витратами на місцях їх виникнення потрібно також визначишся з питанням, хто ним буде займатися. Цими функціями на підприємстві повинні займатися такі підрозділи підприємства, як відділ збут, відділ постачання, відділ ціноутворення, планово-економічний відділ, фінансовий відділ.

Важливого значення в процесі управління витратами на збут продукції (робіт, послуг) на завершальній його стадії надається економічному аналізу. Головне завдання останнього полягає в оперативному вияві відхилень фактичних значень за окремими статтями кошторису від зафіксованих у ньому та найголовніше у встановленні причин цих відхилень і винуватців (при наявності перевитрат).

Проведення економічного аналізу сприяє пошуку резервів подальшого зниження витрат, стимулює до творчої активності безпосередніх виконавців, в руках яких зосереджена найбільша здатність формування та здійснення витрат на збут у тому чи іншому розмірі.