Хочешь быть умным, научись разумно спрашивать, внимательно слушать, спокойно отвечать и переставать говорить, когда нечего больше сказать. Лафатер

Тест «Культура телефонного общения»

 

В тесте даются формулировки наиболее распространенных правил телефонного общения. Если вы всегда соблюдаете данное правило, то запишите себе 2 балла, иногда – 1 балл, никогда – 0.

 

1. Я набираю номер телефона только тогда, когда твердо уверен в его правильности.

 

2. Я тщательно готовлюсь к деловому телефонному разговору, добиваясь максимальной краткости.

 

3. Перед особо ответственными телефонными переговорами делаю нужные записи на листке бумаги.

 

4. Если предстоит долгий разговор, спрашиваю собеседника, располагает ли он достаточным временем и, если нет, переношу разговор на другой, согласованный, день и час.

 

5. Добившись соединения по телефону с нужным учреждением, называю себя и свое предприятие.

 

6. Если я «не туда попал», прошу извинить меня, а не вешаю молча трубку.

 

7. На ошибочный звонок вежливо отвечаю: «Вы ошиблись номером» и кладу трубку.

 

8. Работая над важным документом, выключаю телефон.

 

9. В деловых телефонных переговорах «держу себя в руках», даже если до этого был чем-то раздосадован.

 

10. В качестве отзыва на телефонный звонок называю свою фамилию или организацию.

 

11. Во время продолжительного монолога собеседника по телефону время от времени подтверждаю свое внимание краткими репликами.

 

12. Завершая деловой разговор по телефону, благодарю собеседника и желаю ему успеха.

 

13. Если коллега, которого спрашивают по телефону, отсутствует, спрашиваю, что ему передать, и оставляю записку на его столе.

 

14. Если во время разговора с посетителем звонит телефон, я, как правило, прошу перезвонить позже.

 

15. В присутствии сотрудников стараюсь говорить по телефону вполголоса.

 

16. Если собеседника плохо слышно, прошу говорить громче или перезвонить.

 

Ответы

 

25 баллов и более – вы вполне владеете культурой телефонной беседы.

 

20-24 баллов – в целом, вы владеете искусством телефонного разговора, но есть еще резервы для совершенствования.

 

менее 20 баллов – целесообразно еще раз изучить правила.

 

Телефон – самый быстрый способ связи в современной жизни. Он позволяет решить многие деловые проблемы, установить контакты без непосредственной встречи. Однако телефон может стать и настоящим бедствием, если не уметь им пользоваться, пренебрегать правилами делового общения.

 

Из всех видов переговоров самыми сложными являются переговоры по телефону. Специфика телефонного общения определяется прежде всего фактором дистантности общения.

 

Собеседники не видят друг друга, поэтому из всех паралингвистических факторов в телефонном общении остается только интонация. Основное перераспределение информативной нагрузки происходит между вербальным уровнем и интонационным. Таким образом, интонация делового телефонного разговора значима не менее, чем содержание речи. Особенно значим интонационный рисунок начала и конца общения. Начало и конец беседы закрепляют весь спектр положительных эмоций: оптимизм, уверенность в своих позициях, доброжелательность и уважение к собеседнику. Психологи утверждают, что если есть расхождения между содержанием речи и тоном сообщения, то люди будут больше доверять тону, чем содержанию.

 

Подсчитано, что каждый телефонный разговор длится 3-5 минут, а так как руководитель разговаривает по делам 20-30 раз в день, значит, в общей сложности несколько часов. Поэтому, прежде чем звонить, продумайте, о чем вы хотите сообщить или какие сведения вам нужно получить, ясно и четко сформулируйте свой вопрос.

 

Подсчитано, что во время телефонного разговора треть времени уходит на паузы между словами и выражение эмоций, это и формирует нечеткость фраз. Недоговоренность и не позволяет сэкономить время.

 

Интересно, что мужчина и женщина ведут телефонные переговоры по-разному. Более того, если разговаривают мужчина с мужчиной или женщина с женщиной, то они перебивают друг друга одинаково часто, но когда разговаривают мужчина и женщина, то мужчина перебивает женщину в два раза чаще. Мужчины сосредоточиваются больше на содержании разговора, женщин привлекает сам процесс общения, они тоньше воспринимают нюансы разговора, оценивают собеседника не только как «передатчика информации», но и как человека.

 

Следует иметь в виду и еще одну особенность мужского телефонного разговора. Оказывается, мужчины слушают внимательно лишь 10-15 секунд, а потом они начинают анализировать ситуацию и уже готовы прервать разговор, сделать выводы.

 

Излишняя вежливость в телефонных разговорах неуместна. «Будьте добры, попросите, пожалуйста, если вам не трудно…» - такие церемонии ни к чему. Это затягивает разговор, вызывает раздражение.

 

Если вы договорились о телефонном звонке но не уверены, что о вас помнят, следует напомнить о последнем разговоре, назвать себя. Тем самым вы избавите собеседника от ненужного «вступления», во время которого он будет судорожно вспоминать, кто вы и о чем он с вами договаривался.

 

Кстати, как правильно сказать: «Вам звонят» или «Вам звонят»? рекомендуется: звонят, позвоните, позвонят.

 

Перед каждым звонком ответьте самому себе на три вопроса:

 

· Имеется ли острая потребность в разговоре?

 

· Обязательно ли знать ответ партнера?

 

· Нельзя ли встретиться с партнером лично?

 

Какой вопрос лучше всего решать по телефону?

 

· вы хотите быстро сообщить или получить определенные сведения;

 

· вам надо выяснить мнение того или иного должностного лица по интересующему вас вопросу;

 

· вам надо уточнить, остается ли в силе прежняя договоренность о встрече с кем-то;

 

· вам надо сообщить партнеру об изменении ситуации;

 

· вы договорились с кем-то о телефонном звонке.

 

Когда звонить?

 

С 8.00 до 9.30, с 13.30 до 14.00, после 16.30. В другие часы длительность разговора по телефону удваивается, решение затягивается.

 

Выражения, которых следует избегать

Я не знаю

Такой ответ подрывает доверие к вам и вашей фирме. Лучше попросить разрешения подождать и уточнить необходимую информацию, например: «Разрешите, я уточню это для вас»

 

Мы не сможем этого сделать

С помощью такой фразы вы можете потерять клиента или партнера. Попытайтесь найти возможное решение проблемы собеседника. Думайте о том, что можно в этой ситуации сделать, а не о том, чего нельзя

 

Подождите секундочку, я скоро вернусь

Говорите правду, когда прерываете разговор: «Для того, чтобы найти нужную информацию, может потребоваться две-три минуты. Можете ли подождать или позвольте я перезвоню», запишите номер телефона

 

Нет

«Нет» в начале предложения не способствует конструктивному решению проблемы. Используйте приемы, не позволяющие клиенту или партнеру ответить «нет», например: «Мы не в состоянии выплатить вам компенсацию, но готовы предложить дополнительную услугу. Это вас устроит, ведь так?»

 

Не следует

Следует

 

Долго не поднимать трубку.

Поднять трубку до четвертого звонка.

 

Начинать разговор словами «Привет», «Да», «Говорите».

Представиться, назвать свое подразделение и вашу должность.

 

Спрашивать «Могу ли я вам помочь?»

Спросить «Чем я могу вам помочь?»

 

Вести две беседы одновременно.

Концентрировать внимание на одной беседе; внимательно слушать.

 

Оставлять телефон без присмотра хотя бы ненадолго или подолгу его занимать.

Предложить перезвонить, если требуется время для выяснения деталей.

 

Использовать для заметок клочки бумаги и листки календаря.

Использовать бланки для записи телефонных разговоров или деловой блокнот.

 

Говорить «Все обедают», «Никого нет», «Перезвоните».

Записать информацию и сообщить абоненту, что ему перезвонят.

 

 

Трубку снимают левой рукой, чтобы правой можно было записать передаваемую информацию (для левшей, соответственно, наоборот). Недалеко от телефонного аппарата всегда под руками должны быть телефонный блокнот для записи сообщений и ручка.

 

Типичные ошибки при телефонном общении

 

Самым большим недостатком при телефонном общении является равнодушие. Кто не заинтересован в деле, тот не сможет достойно представить свою фирму.

 

Из-за отсутствия интереса отвечающий совершает такие ошибки, как:

 

· неготовность вести диалог;

 

· недружелюбие, сухость в общении;

 

· подчеркнутая краткость, граничащая с невежливостью;

 

· нетерпение;

 

· желание быстрее закончить разговор и положить трубку.

 

Естественно, отсюда проистекают и другие ошибки, связанные в основном с негативным отношением к партнеру по телефону:

 

· отсутствие обращения к собеседнику по имени-отчеству;

 

· недостаточное участие в проблемах собеседника;

 

· неумелая постановка вопросов;

 

· долгие паузы, связанные поиском документов.

 

Иногда в трубке бывает плохая слышимость. Но это не означает, что вам надо повышать голос. Мнение о том, что если я плохо слышу собеседника, то и он плохо слышит меня и, значит, надо говорить громче, в случае с телефоном является ошибочным. При плохой слышимости надо не повышать голос самому. А попросить собеседника говорить громче и поинтересоваться при этом, как он слышит вас.

 

Разговаривайте по телефону на том же уровне громкости, что и при очной беседе. Громкая речь по телефону часто менее разборчива, так как параметры микрофона и телефона выбраны с расчетом на обычный, средний уровень громкости.

 

Не следует говорить и слишком быстро, так как в этом случае приходится часто повторять то, что не было понято собеседником.

 

Телефон усугубляет недостатки речи. Особенно неразборчиво звучат числа и числительные. Поэтому произносить их нужно более отчетливо.

 

При обычном внутригородском общении регламент делового телефонного разговора ограничивает продолжительность

Информативной беседы

1 мин. – 1 мин. 15 с

 

Беседы, целью которой является решение проблемы

3 мин.

 

 

При этом соответственно выделяются следующие композиционные части:

Информативная беседа

Деловые переговоры с целью принятия решения

 

1. Взаимное представление 20+-5 с

1. Взаимное представление 20+-5 с

 

2. Введение собеседника в курс дела 40+-5 с

2. Введение собеседника в курс дела 40+-5 с

 

3. Заключительные слова и слова прощания 20+-5 с

3. Обсуждение ситуации 100+-5 с

 

4. Заключительные слова и слова прощания 20+-5 с

 

 

В целях экономии времени представление во время телефонного диалога происходит не так, как при личной встрече. Сначала называется фирма, затем должность и фамилия звонящего:

 

А. – Фирма «Информцентр», здравствуйте.

 

Б. – Добрый день.

 

А. – Отдел связей с общественностью. Мы вам делали предложение в отношении рекламной поддержки презентации нашей организации.

 

При жестком лимите времени выработались устойчивые речевые формулы, закрепленные за той или иной ситуацией и облегчающие выбор словесной формы передачи информации. Так, например, при переходе ко второй части (введение собеседника в курс дела) часто используют следующие фразы:

Мне нужно (необходимо)

Проинформировать вас…

 

Поставить в известность…

 

Обсудить с вами вот что…

 

Я должен (должна)

Сообщить вам…

 

Объяснить вам…

 

Вы не могли бы меня

Проконсультировать…?

 

Я звоню вам вот по какому делу…

 

У меня вот какой вопрос…

 

Я вам звоню…

По просьбе…

 

По рекомендации…

 

Меня просили

С вами связаться по вопросу…

 

 

В отсутствие визуального контакта реактивные реплики должны быть более энергичными. Трубка не должна «молчать»: для говорящего это означает, что его не слушают или слушают невнимательно. Реактивные реплики типа «Да-да», «Хорошо», «Понятно», «Так-так» сопровождают сообщение.

 

При переходе ко второй, а затем к третьей части (обсуждение ситуации) говорящими часто используются приемы перефразирования и авторизации информации (авторизация – ссылка в речи на источник информации).

Перефразирование

– Как я вас понял…

 

– Как я понимаю, вы утверждаете…

 

– Другими словами, вы считаете…

 

– Если я вас правильно понял, вы говорите…

 

Авторизация

– По моим предположениям…

 

– По нашим сведениям…

 

– По данным …

 

– По имеющимся у нас данным…

 

– Как нам стало известно…

 

 

Иногда из-за плохой слышимости, большого объема информации, которую трудно воспринять на слух, абоненты используют реплики корректирующего характера:

 

– Вы не могли бы повторить…

 

– Простите, я не расслышал…

 

– Вы меня слышите?

 

– Вы поняли мое сообщение?

 

– Вы меня не так поняли…

 

не совсем верно поняли…

 

неправильно поняли…

 

Очень существенным с точки зрения реализации речевого замысла является результирующий этап.

 

Заключительные фразы, предшествующие выходу из контакта

Вызывающий

Принимающий

 

- Кажется, все обсудили (обговорили)

- Все?

 

-Вот, пожалуй, и все

-У вас все ко мне?

 

-Вот и все

- Вы закончили?

 

- Договорились?

- По этому вопросу, кажется, все?

 

- Обо всем договорились?

- Еще что-нибудь?

 

- Вы удовлетворены?

-Да, пожалуй

 

Вызывающий

Принимающий

 

- Что-нибудь еще?

-Да-да, конечно!

 

- Больше никаких уточнений и дополнений не будет?

- Кажется, ничего

 

- Вы что-то еще хотите сказать?

- Нет

 

- Нет, что вы!

 

 

Благодарят за информацию, предложение, приглашение, поздравление, помощь:

 

– Спасибо за предложение, мы обсудим возможность участия в выставке.

 

– Благодарю вас за приглашение и с удовольствием его принимаю.

 

– Очень признателен вам за помощь.

 

– Должен (должна) поблагодарить вас за консультацию.

 

Извиняются за беспокойство, за несанкционированный звонок, за долгий разговор (большое количество вопросов), за беспокойство в нерабочее время, за поздний звонок, за прерывание разговора по каким-то причинам, за неверное соединение:

 

– Прошу прощения за то, что беспокою вас в выходной день…

 

– Примите мои извинения за слишком долгий разговор (за большое количество вопросов)…

 

– Извините за то, что отрываю вас от дел…

 

– Извините за затянувшийся разговор…

 

Выражают надежду на скорую встречу, на благоприятное решение вопроса, исход дела.

 

Этикетные формы занимают в телефонном деловом разговоре довольно большое место. Рассмотрим, какую часть от общего лексического состава телефонного диалога занимает этикетная лексика.

 

А. – Алло. Я хотел бы поговорить с господином Головиным.

 

Б. – Я у телефона.

 

А. – С вами говорит Роман Малинин, представитель фирмы «Макс».

 

Б. – Очень приятно. Слушаю вас.

 

А. – Мне хотелось бы до начала переговоров кое-что уточнить.

 

Б. – Пожалуйста. Я вас слушаю.

 

А. – Изменилась ли цена квадратного метра экспозиции в связи с инфляцией?

 

Б. – Да, конечно. Сейчас один квадратный метр площади в павильоне стоит двадцать долларов, а на открытой площадке – десять.

 

А. – Спасибо. Это все, что я хотел узнать.

 

Б. – Если у вас возникнут еще какие-нибудь вопросы, звоните. Я к вашим услугам.

 

А. – Спасибо. В случае необходимости я обязательно воспользуюсь вашим предложением. Всего доброго.

 

Б. – До свидания.

 

Таким образом, этикет не только регулирует отношения общающихся, но и является средством рациональной организации телефонного диалога. Это очень важно ввиду строгой регламентации времени телефонного общения.

Пример делового телефонного разговора

 

А. – Алло. Центр «Интерконгресс».

 

Б. – Здравствуйте. Радитехнический университет. Миронова Ольга. Я вам вчера звонила относительно симпозиума.

 

А. – Добрый день. Слушаю вас.

 

Б. – Вы можете предоставить нам помещение на сто тридцать – сто сорок человек?

 

А. – Да. Мы можем забронировать для вас конференц-зал на сто пятьдесят мест.

 

Б. – Это нам подходит, спасибо. А как оформить аренду мебели?

 

А. – В заявке нужно точно указать названия всех предметов и их количество.

 

Б. – Как отправить вам заявку?

 

А. – Вы должны отправить на наш адрес гарантийное письмо. В нем вы и укажете все виды услуг и их стоимость.

 

Б. – Понятно. Письмо можно отправить и по почте, и по факсу.

 

А. – Да.

 

Б. – И через сколько дней вы его получите?

 

А. – Письмо идет обычно два-три дня.

 

Б. – Это довольно долго.

 

А. – Можно послать с нарочным, тогда оно придет к нам в течение двух часов.

 

Б. – Так мы и сделаем. Спасибо большое за исчерпывающую информацию.

 

А. – Пожалуйста. Всего доброго.

 

Американский бизнесмен Х.Маккей считает, что «любой человек, который поддерживает с вами телефонные контакты, будет доволен, зная, в какое время он может вас застать. Вот почему при деловых переговорах всегда сообщайте ему об этом».

 

Вопросы для самоконтроля

 

1. Почему нужно грамотно разговаривать по телефону?

 

2. Что значит «отработать ход» беседы?

 

3. На какие вопросы нужно подготовить ответы перед деловой беседой?

 

4. Что влияет на успех деловой беседы?

 

5. Каковы особенности делового телефонного разговора?

 

6. Как правильно подготовиться к деловому разговору по телефону?

 

7. Какие элементы включает в себя грамотное общение по телефону, когда речь идет о звонящем?

 

8. Какие элементы включает в себя грамотный ответ по телефону?

 

Задание 1

Предложите новую услугу своего рекламного агентства по телефону различным типам клиентам. Разыграйте ситуации в парах.

 

Задание 2

Вы звоните новому (старому) клиенту, потребности и вкусы которого вам неизвестны (известны). Вам необходимо:

· расположить к себе клиента;

· убедить его сделать заказ.

 

Задание 3

Вам необходимо напомнить о себе после продолжительного перерыва. Как вы построите беседу по телефону? Как беседа по телефону будет зависеть от типа партнера? Приведите две-три различные ситуации. Разыграйте их в парах.

 

Задание 4

Группа разбивается на пары и проводит телефонные разговоры в следующих ситуациях: поликлиника, редакция журнала, деканат, банк, магазин, иностранное консульство.

Тема разговора произвольна, но надо соблюдать следующие условия: провести разговор грамотно, задать всего один вопрос, используя при этом минимальное количество слов.

Затем собеседники меняются ролями и снова ведут разговор в заданных ситуациях.

 

Задание 5

Парам предлагается продемонстрировать свое умение разговаривать по телефону. Они задают три последовательных (логически связанных) вопроса в следующих ситуациях: автосервис, театр, гарантийная мастерская, парикмахерская, дельфинарий. Вопросы можно подготовить заранее. Главная задача – провести разговор правильно, обходясь минимальным количеством слов. По окончании каждого разговора проводится его совместный анализ.

 

Задание 6

Дома сядьте за телефон и, пользуясь нашими рекомендациями, обзвоните 5-7 учреждений. Подсчитайте, в скольких из них сидят профессиональные «ответчики». Проанализируйте свои разговоры. Много ли вы допустили оплошностей? В дальнейшем старайтесь избегать подобных ошибок.

 

J Кстати, когда во время разговора вы улыбаетесь, голос делается более приятным/

 

Занятие 3. Дискуссия

 

Кто слишком усердно убеждает, тот никого не убедит.

 

Никола Шамфор,

 

французский писатель-моралист

 

Каждый деловой человек, каким бы родом деятельности он ни занимался, должен уметь компетентно и эффективно обсуждать жизненно важные проблемы, доказывать и убеждать, аргументировано отстаивать свою точку зрения и опровергать мнение оппонента.

 

Спор как вид деловой коммуникации широко применяется при обсуждении разногласий, в ситуации отсутствия единого мнения по обсуждаемому вопросу. Спор – наука убеждать. Убеждение – это метод воздействия на сознание личности через обращение к ее собственному критическому суждению.

 

Результат убеждения считается успешным тогда, когда партнер в состоянии самостоятельно обосновать принятое решение, оценить положительные и отрицательные его стороны, а также возможности и полследствия других вариантов и решений.

 

Убеждение более действенно:

 

· в рамках одной потребности;

 

· при малой интенсивности эмоций;

 

· с интеллектуально развитым партнером.

 

В процессе убеждения можно использовать следующие схемы:

 

· постановка проблемы, ее место в ряду других, актуальность и срок решения, необходимость решения, варианты решения, их достоинства и недостатки, последствия, необходимые средства, затраты, другие условия;

 

· увеличение ценности достоинств предложения и уменьшение ценности его недостатков; увеличение ценности данного варианта и уменьшение ценности альтернативных вариантов;

 

· убеждение партнера путем представления ему различных точек зрения;

 

· принцип постепенного охвата: разбить предложение на этапы и двигаться последовательно, добиваясь согласия на каждом из них. Другое применение этого принципа: перед предстоящим заседанием с несколькими участниками – предварительно обсудить свой вопрос с каждым участником отдельно и заручиться их согласием;

 

· в качества приема программирования можно задать вопрос с акцентированием (обычно по существу дела) и не требовать на него немедленного ответа. Через какое-то время вопрос сам возникнет в мыслях партнера и заставит его думать.

 

Правила ведения спора

 

1. Обсуждать можно только тот вопрос, в котором хорошо разбираются обе стороны. Не спорить о слишком близком (затрагивает интересы сторон) и слишком далеком (об этом трудно судить).

 

2. Необходимо согласовать с оппонентом предмет спора.

 

3. Точно придерживаться обсуждаемого вопроса, не уходить от предмета обсуждения. Вести спор вокруг главного, не размениваться на частности.

 

4. Нельзя допускать приемы психологического давления: переход на «личности» и т.д.

 

5. Занимать определенную позицию. Проявлять принципиальность, но не упрямство.

 

6. Соблюдать этику ведения полемики: спокойствие, выдержку, доброжелательность.

 

Тактика ведения спора

 

1. Расположить аргументы в следующем порядке: сильные – в начале аргументации, а самый сильный – в конце ее. В споре для убеждения сильным аргументом является тот, который кажется наиболее убедительным партнеру, т.к. затрагивает его чувства и интересы.

 

2. Разоблачить возможные доводы оппонента, предвосхитить аргументы. Это позволяет разоружить противника еще до нападения.

 

3. Отсрочка ответа на каверзный вопрос, ответ в подходящий момент.

 

4. Эффективно опровергать второстепенные аргументы.

 

Виды аргументов

 

Аргументы различаются по степени воздействия на ум и чувства людей.

Сильные аргументы

Слабые аргументы

Несостоятельные аргументы

 

Точно установленные и взаимосвязанные факты и суждения, которые вытекают из них

Умозаключения, основанные на двух и более отдельных фактах, связь между которыми неясна

Суждения на основе подтасованных фактов

 

Законы, уставы, руководящие документы, если они исполняются и соответствуют реальной жизни

Уловки и суждения, построенные на алогизмах

Ссылки на сомнительные, непроверенные источники

 

Экспериментально проверенные выводы

Ссылки (цитаты) на авторитеты, неизвестные или малоизвестные слушателям

Потерявшие силу решения

 

Заключения экспертов

Доводы личного характера, вытекающие из обстоятельств или диктуемые побуждением, желанием

Домыслы, догадки, предположения

 

Цитаты из публичных заявлений, книг, признанных в этой сфере авторитетов

Доводы, версии, обобщения, сделанные на основе догадок, предположений, ощущений

Доводы, рассчитанные на предрассудки, невежество

 

Показания свидетелей и очевидцев событий

Выводы из неполных статистических данных

Выводы, сделанные на основе фиктивных документов

 

Статистическая информация

Выдаваемые авансом посулы и обещания

 

Результаты социологических опросов, проведенных специалистами

Ложные заявления

 

 

Некорректные приемы или уловки в споре

 

· софизм;

 

· умолчание (выступающий не касается главных проблем, зато раздувает мелкие, малозначащие вопросы);

 

· использование ложных, недоказанных аргументов;

 

· приклеивание ярлыков;

 

· ссылка на авторитеты;

 

· абсурдная гиперболизация;

 

· огульное несогласие;

 

· высокомерный ответ;

 

· отвлечение оппонента от предмета спора;

 

· довод+комплимент в адрес противника;

 

· аргумент к физической силе;

 

· аргумент к невежеству;

 

· аргумент к жалости;

 

· аргумент к выгоде;

 

· аргумент к здравому смыслу.

 

Как избавиться от агрессивности в споре

 

· Не доминируйте словами, позой, тоном. Тот, кто доминирует, мало слышит и понимает из того, что говорят, а тот, на кого «давят», теряется и переходит в психологическую защиту.

 

· Не давайте волю эмоциям. Когда эмоции берут верх, разум притупляется.

 

· Не спешите возражать. Дайте партнеру выговориться. Если слушать внимательно, возможно и возражать не придется: под влиянием внимательного и терпеливого слушателя пыл оппонента гаснет.

 

· Не принимайте оборонительную позу.

 

Вопросы для самоконтроля

 

1. Почему деловой человек должен владеть методами и приемами ведения дискуссий?

 

2. Что представляет собой спор как вид деловой коммуникации?

 

3. Что способствует эффективности убеждения?

 

4. Какие аргументы можно отнести к некорректным?

 

5. Какие факторы влияют на внушаемость?

 

6. Охарактеризуйте основные требования к культуре спора.

 

7. Является ли спор эффективной формой деловой коммуникации? Почему?

 

8. «В споре рождается истина», «Споры погубили Рим!» - чем, на ваш взгляд, вызвано такое противоречивое отношение к спору?

 

Задание 1

 

Выступающий рассказывает о каком-то поступке. Остальные указывают на негативные явления поступка, стараясь «испортить» настроение говорящему. Задача говорящего – в течение 2-3 минут противостоять напору «критиков», защищая свою позицию. Не следует «отмахиваться» от критики, надо в ответ приводить контраргументы.

 

Задание 2

 

Инновационная игра «Есть идея!»

 

Цели:

 

· развитие умений разрабатывать новые идеи и отказываться от стереотипных путей решения проблемы;

 

· развитие творческого мышления и способности осуществлять экспертизу идей с помощью полярных аргументаций;

 

· развитие умений аргументированно вести дискуссию;

 

· развитие и закрепление умений работать в режиме заданных норм и регламента;

 

· развитие навыков группового сотрудничества, эффективного взаимодействия с деловыми партнерами.

 

Игровые группы:

 

«НОВАТОРЫ». Основная задача группы – представить на защиту и обосновать новые прогрессивные идеи.

 

«ОПТИМИСТЫ». Основная задача группы – аргументированно и обоснованно защитить выдвинутую «новаторами» идею; вскрыть конструктивные стороны этой идеи.

 

«ПЕССИМИСТЫ». Основная задача группы – аргументированно и обоснованно вскрыть несостоятельность выдвинутой на защиту идеи, отметить возможные негативные последствия ее внедрения, обозначить проблемы, порождаемые этой идеей.

 

«РЕАЛИСТЫ». Основная задача группы – аргументированно доказать возможность реального внедрения выдвинутой «новаторами» на защиту идеи на основе заданных критериев:

 

· новизна предлагаемой идеи;

 

· конструктивность и снятие проблем;

 

· ресурсная и организационная обоснованность;

 

· практическая реализуемость в ближайшей перспективе.

 

Задание 3

 

Подготовьте дискуссию по одной из данных тем или предложите свою:

 

1. Реклама: наука или искусство.

 

2. Женщина и карьера: «за» и «против».

 

3. Талант: счастье или проблема.

 

4. Феминизм и современное общество.

 

 

Деловые переговоры

 

Не получить того, что ты хочешь, - почти то же самое, что не получить совсем ничего.

 

Аристотель

 

Переговоры – специфический вид деловой коммуникации, имеющий свои правила и закономерности, использующий разнообразные пути к достижению соглашения, совместный анализ проблем. Цель переговоров – найти взаимоприемлемое решение, избегая крайней формы проявления конфликта.

 

Мастерство ведения переговоров в бизнесе очень необходимо. А сам процесс переговоров сопровождает деятельность бизнес-структур практически ежедневно.

 

Переговоры могут быть официальными – с протоколом, строгой процедурой, соблюдением специальных ритуалов – и неофициальными, похожими на непринужденную беседу, не предполагающими по окончании подписания тех ли иных официальных бумаг.

 

Кроме того, переговоры могут быть внешними (с деловыми партнерами и клиентами) и внутренними (между сотрудниками). Наконец, переговоры, имеющие одинаковое содержание, могут очень отличаться по своим психологическим целям.

 

По определению О.Эрнста, переговоры предназначены в основном для того, чтобы с помощью взаимного обмена мнениями (в форме различных предложений по решению поставленных на обсуждение проблем) «выторговать» отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех участников переговоров.

 

Большинство специалистов, чьи работы посвящены вопросам подготовки и проведения переговоров, считают, что при умелом ведении переговоров «хороший» результат всегда может быть достигнут.

 

Однако принятия решения о выборе стратегии переговоров еще не достаточно. В процессе переговоров могут возникнуть конфликтные ситуации, которые спонтанно и непреднамеренно могут вовлечь партнеров в процесс нарастания враждебности, а за ней и привести к борьбе. Поэтому переговоры надо уметь вести.

 

Выделяют два подхода к переговорам: конфронтационный и партнерский.

 

В основе конфронтационного подхода лежит уверенность, что целью переговоров является победа, а отказ от полной победы означает поражение. Партнерский подход реализуется путем совместного с партнером анализа проблем и поиска взаимоприемлемого решения, при котором в выигрыше оказываются оба участника. Стимулом для эффективного начала переговоров может послужить понятие об общей цели, а оно достигается через выявление общих потребностей.

 

Прежде чем начинать подготовку к переговорам, следует определиться, в чем состоят ваши интересы, каков может быть результат, чем можно или необходимо поступиться для его достижения, и только после всесторонней оценки всего этого поставить перед собой цель.

 

Чтобы правильно сформулировать цели переговоров, необходимо знать:

 

· каковы наши собственные интересы;

 

· каково наше положение в организации, отрасли, пр.;

 

· какие и перед кем у нас имеются обязательства;

 

· кто наши деловые партнеры и союзники;

 

· др.

 

Вопросы, на которые нужно заранее подготовить ответы

 

1. Почему именно эта фирма пригласила вас для переговоров? Какова причина приглашения?

 

2. Каковы стратегические и тактические цели этой фирмы?

 

3. Каковы основные характеристики фирмы: профессиональные, социальные, экономические, т.п.?

 

4. Кто из сотрудников вашей организации ранее проводил переговоры с данной фирмой и каково впечатление от переговоров?

 

5. На все ли ваши вопросы будут получены ответы и каковы вопросы, которые предположительно могут вызвать отрицательные эмоции у вашего контрагента?

 

6. Какой вид информации окажется самым доходчивым для вашего партнера

 

Тактики реагирования в переговорном процессе

Партнер занял полностью противоположную позицию

Ожидайте до тех пор, пока партнер что-либо скажет

 

Вам предъявляют завышенные требования

Дайте понять, что такие условия для вас не подлежат обсуждению

 

Вас поджимают со временем

Скажите четко, что вы можете воспользоваться другими предложениями

 

Партнер вас непрерывно перебивает

Попросите вежливо, но твердо дать договорить вам до конца. Повторите предложение

 

На аргумент противоположной стороны вам ничего не приходит в голову дельного

Часто бывает достаточно промежутка времени между фразами, для того чтобы вновь сосредоточиться на обсуждаемом вопросе

 

Вам в навязчивой манере задают вопросы

Оценивайте лишь то, что партнер хочет сказать по существу

 

Приводят в поддержку своих аргументов цифры, данные, факты, результаты исследований, которые вам неизвестны

Требуйте точного указания источника; попросите, чтобы вам дали в руки оригинал

 

Пункты договора и условия сделки, выдвигаемые противоположной стороной, представляются несущественными

Попросите поточнее раскрыть существо предложений

 

Партнер обращается с вами снисходительно

Покажите, что вы не обращаете внимания на то, как себя ведет партнер

 

Употребляет термины, которых вы не знаете

Настоятельно попросите партнера четко и доступно объяснить применяемые термины

 

 

Конструктивные приемы ведения переговоров

 

Прием поиска общей зоны решения. Выслушав мнения других участников и сопоставив их со своими, найдите общие моменты или общие интересы.

 

Прием компромисса. Участники, не сумев устранить разногласия, идут на взаимные уступки друг другу.

 

Прием разделения проблемы на отдельные составляющие. Если не удается решить проблему целиком, следует выделить в рей отдельные составляющие и попытаться достичь соглашения по ним. Вопросы, по которым не удается достичь соглашения, снимаются. В результате вы добиваетесь частичного соглашения.

 

Преимущества, если переговоры ведет один человек

 

1. Оппонент не имеет возможности адресовать вопросы самым слабым участникам вашей команды.

 

2. Вся ответственность лежит на одном человеке.

 

3. Оппоненту не удается ослабить ваши позиции за счет разногласий между членами вашей команды.

 

4. Можно без затягивания, на месте принимать решения.

 

Команда лучше потому, что…

 

1. В нее входят люди, сведущие в разных вопросах, что снижает вероятность ошибок.

 

2. Команда создает более сильную оппозицию противоположной стороне.

 

На чьем «поле» встречаться

На вашей территории

«На чужом поле»

 

Всегда можно посоветоваться с партнерами или лицом, поручившим вести переговоры

Вы можете сосредоточиться исключительно на переговорах, тогда как «в родных стенах» слишком многое отвлекает

 

Вы можете заниматься и другими делами, а также будете окружены привычными удобствами

Можно придержать информацию, сославшись на то, что у вас ее нет с собой

 

Психологическое преимущество – на вашей стороне: оппонент пришел к вам, а не вы к нему

Существует возможность перешагнуть «через голову» оппонента и обратиться непосредственно к его шефу

 

Это экономит время и деньги на дорогу

Организационные вопросы ложатся на оппонента

 

Вы можете организовать пространственную среду, чтобы эффективно использовать возможности невербальной коммуникации

Находясь на территории партнера и анализируя его окружение, вы легко определите его психогеометрический тип и это даст возможность для выбора наиболее эффективного сценария взаимодействия с ним

 

 

Стратегии взаимодействия

Ориентированные на конфликт

Ориентированные на консенсус

 

1. Возражать

 

«Этого я еще не слышал», «Это вы видите в искаженном свете», «Здесь вы меня неправильно поняли»

1. Задавать вопросы

 

«Какого вы мнения об этом?», «К какой теме вы хотите обратиться?»

 

2. Поучать

 

«Вы должны еще раз тщательно просмотреть документы», «Вы должны меня лучше слушать», «Итак, теперь вы меня внимательно послушайте»

2. Констатировать

 

«Это новый аспект вопроса для меня»

 

3. Оправдывать

 

«Это, по-видимому, было так», «Этого мне никто не сказал»

3. «Я»-обращение

 

«Я не понимаю, почему вы этому пункту придаете такое большое значение. Я хотел бы, чтобы мы перешли к следующему вопросу», «Мне нравится ход переговоров, которые мы до сих пор вели»

 

4. Убеждать

 

«Вы ведь со мной одного мнения, что…»

4. Внимательно слушать

 

«Я правильно вас понял, что…», «Что касается меня, я с вами соглашусь, но …»

 

5. Утверждать, настаивать

 

«По-другому это нельзя сделать», «Я на это смотрю так…»

5. Аргументация к выгоде

 

«Это означает для вас…», «Тем самым вы получаете гарантию…», «Это вам позволит…», «Это вам сулит…»

 

6. Провоцировать, игнорировать, иронизировать

 

«Ваше предложение показывает, что вы теоретик. К сожалению, на практике это все выглядит по-другому»

 

 

Типы вопросов для успешных переговоров

 

1. Настройка. Вы привлекаете внимание партнера и подготавливаете почву для обсуждения (например, «Как ваши дела?»).

 

2. Получение информации.

 

3. Передача информации.

 

4. Толчок к работе мысли. «Какой же выход вы видите, у вас есть конкретные предложения?»

 

5. Принятие решения. «Мы можем подвести итоги?»

 

Вопросы для самоконтроля

 

1. Чем отличаются конфронтационный и партнерский подходы к переговорам?

 

2. Какие требования предъявляются к специалистам, ведущим переговоры?

 

3. Каковы преимущества, когда переговоры ведет один человек?

 

4. Каковы преимущества, когда переговоры ведет команда?

 

5. Охарактеризуйте структуру переговоров?

 

6. Как взаимодействовать с партнером на переговорах?

 

7. Что такое «тактика ведения переговоров»?

 

Тест 1. «Умеете ли вы вести деловые переговоры?»

 

1. Бывает ли, что вас удивляют реакции людей, с которыми вы сталкиваетесь в первый раз?

 

2. Есть ли у вас привычка договаривать фразы, начатые вашим собеседником, т.к. вам кажется, что вы угадали его мысль, а говорит он слишком медленно?

 

3. Часто ли вы жалуетесь, что вам не дают всего необходимого для того, чтобы успешно закончить порученную вам работу?

 

4. Когда критикуют мнение, которое вы разделяете, или коллектив, в котором вы работаете, возражаете ли вы (или хотя бы возникает у вас такое желание)?

 

5. Способны ли вы предвидеть, чем вы будете заниматься в ближайшие 6 месяцев?

 

6. Если вы попадаете на совещание, где есть незнакомые вам люди, стараетесь ли вы скрыть ваше мнение по обсуждаемым вопросам?

 

7. Считаете ли вы, что в любых переговорах всегда кто-то становится победителем, а кто-то обязательно проигрывает?

 

8. Говорят ли о вас, что вы упорны и твердолобы?

 

9. Считаете ли вы, что на переговорах всегда надо запрашивать вдвое больше того, что вы хотите получить в конечном итоге?

 

10. Трудно ли вам скрыть свое плохое настроение, например, когда вы играете в карты и проигрываете?

 

11. Считаете ли вы необходимым возразить по всем пунктам тому, кто на совещании высказал мнение, противоположное вашему?

 

12. Неприятна ли вам частая смена видов деятельности?

 

13. Заняли ли вы ту должность и получили ли ту зарплату, которые наметили для себя несколько лет назад?

 

14. Считаете ли вы допустимым пользоваться слабостями других для достижения своих целей?

 

15. Уверены ли вы, что можете легко найти аргументы, способные убедить других в вашей правоте?

 

16. Готовитесь ли вы старательно к встречам и совещаниям, в которых вам предстоит принять участие?

 

Ответы

 

Запишите себе по одному очку за каждый ответ, совпавший с данными ниже:

1, 2, 3, 4, 6, 7, 9, 14, 15, 16 – нет

5, 8, 10, 11, 12, 13 – да

 

 

0–5 баллов – Вы не рождены для переговоров. Лучше всего вам подобрать себе работу, где от вас этого и не потребуется.

 

6–11 баллов – Вы хорошо умеете вести переговоры, но есть опасность, что вы проявите властные черты своего характера в самый неподходящий момент. Вам стоит заняться повышением своей квалификации в этой сфере, а главное – учиться жестко держать себя в руках.

 

12–16 баллов – Вы всегда очень ловко ведете переговоры. Но будьте осторожны! Окружающие вас люди могут подумать, что за этой ловкостью скрывается нечестность и от вас лучше держаться подальше. А такое мнение на пользу не идет!

 

Тест 2. «Как вести деловые переговоры?»

 

1. Во время переговоров на чем вы настаиваете?

 

а) на соглашении;

 

б) на своем решении;

 

в) на использовании объективных критериев при выборе решения.

 

2. Стремитесь ли вы во время переговоров к единственному решению?

 

а) стремлюсь к единственному ответу, приемлемому для обеих сторон;

 

б) стремлюсь к единственному решению, приемлемому для себя;

 

в) представляю множество вариантов на выбор.

 

3. Ради соглашения идете на уступки или требуете преимуществ?

 

а) примиряюсь с односторонними потерями ради достижения соглашения;

 

б) требую односторонних преимуществ в награду за соглашение;

 

в) продумываю возможность взаимной выгоды.

 

4. При ведении переговоров намечаете ли вы «нижнюю границу» - т.е. результат переговоров, выраженный в виде худшего из допустимых вариантов?

 

а) открываю свою «нижнюю границу»;

 

б) скрываю свою «нижнюю границу»;

 

в) не устанавливаю «нижнюю границу».

 

5. Во время переговоров вы выдвигаете предложения или прибегаете к угрозам?

 

а) прибегаю к угрозам;

 

б) изучаю интересы сторон;

 

в) выдвигаю предложения.

 

6. Во время переговоров меняете ли вы свои позиции?

 

а) легко меняю позиции;

 

б) твердо придерживаюсь намеченных позиций;

 

в) сосредотачиваюсь на выгодах, а не на позициях.

 

7. Во время переговоров доверяете ли вы их участникам?

 

а) да;

 

б) нет;

 

в) действую независимо от доверия или недоверия.

 

8. Требовательны ли вы в подходе к участникам переговоров и решениям?

 

а) нет;

 

б) да;

 

в) стараюсь быть мягким к участникам переговоров и требовательным к решениям.

 

9. Ради сохранения отношений идете ли вы на уступки в ходе переговоров?

 

а) уступаю ради сохранения отношений;

 

б) требую уступок в качестве условия продолжения отношений;

 

в) отделяю спор между людьми от решения задачи переговоров.

 

Ответы

 

Если у вас преобладают ответы «а» - ваш стиль переговоров – уступчивость, а цель переговоров – соглашение.

 

Если у вас больше ответов «б» - ваш стиль переговоров – жесткость, давление. Цель переговоров – только победа, причем односторонняя, только с вашей стороны.

 

Если больше ответов «в» - ваш стиль переговоров – сотрудничество. Цель – взаимовыгодные решения.

 

Упражнение-тренинг «Как вы ответите на возражения»

 

Представьте себе, что в ответ на ваше предложение по цене ваш партнер заявляет следующее: «Ваша цена очень высока. Мы вели переговоры с другой фирмой, они просят меньшую сумму и, кроме того, предложили меньшие сроки». Как вы ответите на эти возражения?

 

1. Способ оттягивания. Воздерживайтесь слишком рано говорить о цене. Сначала объясните, в чем заключается польза продукта, и только потом называйте цену. Не торопитесь сразу соглашаться с требованиями клиента, это делает ваше предложение малоценным.

 

2. Способ бутерброда. Перечислите все преимущества для клиента, которые дает ему ваше предложение, а «сверху положите» цену. Или наоборот: цена, потом - все преимущества. В конце сказанной фразы будет польза для клиента, а не голые цифры, обозначающие цену. Вы перемещаете внимание партнера с темы денег на обсуждение вашего продукта и его преимуществ.

 

3. Способ сэндвича. «Поместите» цену между двумя «слоями», отражающими пользу для партнера. «Продавайте» свое коммерческое предложение, припася на «десерт» особенно привлекательный аргумент, подтверждающий необходимость принятия предложения и его выгоду для клиента.

 

4. Способ сравнения. Соотнесите цену с пользой продукта, со сроком его эксплуатации, с иными расходами клиента: «Хотя новая вывеска стоит на Х рублей больше, чем другая, зато она служит в два раза дольше, значит, вы дополнительно еще три года будете испытывать удовольствие, используя ее в работе».

 

5. Способ деления. «Расшифруйте» цену. Разложите ее на более мелкие составляющие.

 

6. Способ умножения.

 

7. Обращение эмоционального характера. Чаще взывайте к эмоциям партнеров. Дайте понять, что они достойны того, чтобы позволить себе нечто особенное.

 

8. Способ подведения итогов. В правой колонке таблицы запишите все недостатки, которые перечислил клиент. Затем вместе с ним еще раз проанализируйте все достоинства и преимущества вашего предложения и перечислите их в левой колонке таблицы. После этого спросите его, неужели он хочет из-за единичных недостатков отказаться от такого количества преимуществ.

 

9. Аргументы, указывающие на недостатки. В помещенной выше таблице укажите цену, которая устраивала клиента. Затем объясните ему, наличие каких недостатков или отсутствие каких преимуществ связано с более низкой ценой. При этом называйте исключаемое преимущество, зачеркивайте его в таблице красным маркером и комментируйте, что означает отсутствие данного преимущества.

 

10. Согласительный способ. Воздерживайтесь от скидок, предлагайте иные бесплатные услуги.

 

11. Уступка за уступку. Идите на уступки только в том случае, если объем заказа большой и если за этим заказом поступят другие, не меньшие.

 

12. Способ продажи отличий. Не продавайте цены! Продавайте те качества, продукты, достижения, сильные стороны, которые отличают вашу фирму от других, например:

 

· интенсивность установочных и монтажных работ;

 

· богатый опыт;

 

· отзывы и рекомендации довольных сотрудничеством с вами партнеров;

 

· высококачественные консультации и классные специалисты;

 

· систематическое обслуживание;

 

· близость к клиенту с точки зрения местонахождения;

 

· отраслевые ноу-хау и т.д.

 

 

Деловые совещания

 

Секрет удачного выбора сотрудников прост – надо находить людей, которые сами хотят делать то, что бы нам хотелось от них.

 

Ганс Селье

 

Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в этой ситуации становятся коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и участники совещания, как правило, специалисты, в чье компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать.

 

Типы совещаний: совещания по планированию; совещания по мотивации труда; совещания по внутрифирменной организации; совещания по контролю за деятельностью работников; совещания, специфические для фирмы.

 

Подготовка совещания

 

Цели. Цель совещания – это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке.

 

Повестка дня – это, как правило, письменный документ, получаемый участниками совещания заранее и содержащий следующую информацию:

 

· тема совещания;

 

· цель совещания;

 

· перечень обсуждаемых вопросов;

 

· время начала и окончания совещания;

 

· место, где оно будет проходить;

 

· фамилии и должности докладчиков;

 

· время, отведенное на каждый вопрос;

 

· место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

 

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем.

 

Время проведения. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

 

Число участников. Оптимальное число участников 6-7 человек. Не надо приглашать на совещание всех, а только тех, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решить вопрос. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия присутствующих, удлиняя совещания.

 

Кроме того, следует разрешить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещания, а только на момент обсуждения его проблемы.

 

Лучше, если руководитель делегирует полномочия вести совещание тем специалистам, кто наиболее компетентен в обсуждаемой проблеме. Во-первых, это способствует повышению ответственности за принимаемые решения у разных работников, а во-вторых, повышает активность участников по генерированию идей или конструктивных предложений. Как говорил Геродот, чтобы найти правильное решение, нужно знать, какие еще имеются.

 

Замечено, что когда совещание ведет первый руководитель, да еще в авторитарном стиле, то участники такого совещания стараются «не высовываться», думают не столько о проблеме, сколько о самосохранении и зачастую «одобряют» решение, предложенное руководителем, даже не считая его эффективным.

 

Организация пространственной среды. Рекомендуется рассаживать участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Но необходимо позаботиться о совместимости персонала.

 

Установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже – те, которые сидят рядом. Не привлекая внимания к этому, надо посадить участников так, чтобы не оказались напротив друг друга те, кто может сорваться и помешать совещанию.

 

Кто есть кто на ваших совещаниях?

 

Руководить совещанием легче, когда знаешь типологию людей, участвующих в нем. Так, Марк МакКормак в книге «Секреты бизнеса для всех» предлагает обратить внимание на типы участников совещания, за которыми нужно наблюдать в процессе его проведения.

 

«Говорящие начистоту»

 

Это люди, которые всегда честно высказывают свое мнение. Они не хитрят, у них нет задних мыслей. Это ценные участники любого совещания. Но их необходимо защищать, так как они могут не столько положить конец спорам, сколько породить новые.

 

«Мученики»

 

Они хорошо разряжают обстановку и быстро берут на себя ответственность, когда что-то пошло не так. Опасность в том, что они берут на себя вину чересчур быстро, возможно прежде, чем вы сумеете докопаться, кто и что стоит у истоков случившегося.

 

«Каменные лица»

 

Эти держат свои мысли при себе. Вам постоянно приходится гадать, какую игру эти люди ведут и на чьей они стороне.

 

«Заводилы»

 

Они усвоили поразительную силу слов: «Вы правы. Я никогда не думал об этом». Это хорошие участники совещания.

 

«Ораторы»

 

Проникновение в суть вещей подменяется у них эмоциями и краснобайством. Создается впечатление, что они из кожи вон лезут, чтобы убедить в первую очередь самих себя, а не вас. Обращайтесь с ними осторожно – или лучше не обращайте на них внимания.

 

«Адвокаты дьявола»

 

Для них все спорно. Хорошо то, что они часто докапываются до правды. Плохо то, что они отнимают чересчур много времени и наносят слишком много ран. На совещание следует приглашать не более одного из них.

 

«Разрушители»

 

Слова не могут произнести, чтобы не погубить чью-то идею, чей-то проект или чье-то самолюбие.

 

«Любители расслабиться»

 

Они откидываются на спинку стула, поудобнее устраивают ноги, настраиваются на долгий приятный отдых и вовсе не торопятся решать вопросы, стоящие на повестке дня. Целесообразно встречаться с такими партнерами в холле или в помещении, где нет стульев.

 

«Государственные мужи»

 

Продвигают себя или заставляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми. Теоретически к такому типу участников должен относиться руководитель совещания.

 

Как контролировать дискуссию

 

а) для сохранения единства участников совещания:

 

· не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов;

 

· не высказывать первым свою точку зрения;

 

· поддерживать новых работников, молодых специалистов и не позволять нападать на них;

 

б) для активизации участников совещания:

 

· иметь оптимальную стратегию принятия решения;

 

· создать условия для творческой работы;

 

· не использовать самому и не позволять другим оперировать деструктивной критикой и критиканством;

 

· не давать участникам совещания возможности выключаться из работы;

 

· не оставлять без внимания даже самые незначительные предложения;

 

в) для активизации обсуждения предложений:

 

· задавать вопросы;

 

· высказывать одобрение тем участникам совещания, кто вносит конструктивные предложения;

 

· побуждать возникновение альтернативных точек зрения;

 

· не допускать резких выпадов в чей-либо адрес;

 

· чем выше «температура» дискуссии, тем хладнокровнее должен вести себя ее организатор;

 

· оказывайте всестороннюю поддержку новым прогрессивным идеям;

 

· будьте готовы к отрицательному исходу коллективного обсуждения;

 

· не подавляйте мнение меньшинства, возможно, оно и есть перспективное.

 

Вопросы организатору

 

До совещания

 

1. Требуется ли вообще проводить совещание?

 

2. Какая есть возможность заменить совещание?

 

3. Должен ли я лично принимать в нем участие?

 

4. Возможно ли сведение моего участия до минимума?

 

5. Что сделать, чтобы сократить число участников до минимума?

 

6. Удобно ли выбрано время?

 

7. Закрыто ли для посторонних помещение?

 

8. Имеются ли все необходимые для проведения совещания материалы?

 

9. Каковы цели отдельных пунктов повестки дня?

 

10. Как лучше рассадить участников совещания и какие приемы создания творческой атмосферы использовать?

 

После совещания

 

1. Был ли подобран правильно состав участников делового совещания?

 

2. Правильно ли участники совещания расположились в пространстве относительно друг друга?

 

3. Были ли заинтересованы участники в п