Распорядительные документы

Распорядительная документация – совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных учреждений и предприятий в целях реализации возложенных на них функций.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечить выполнение поставленных перед ним задач.

К распорядительным документам относятся: постановления, решения, приказы, распоряжения и указания.

ПРИКАЗ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации.

В зависимости от содержания приказы делятся на 3 вида: на приказы по личному составу (о кадрах), по вопросам основной и административно-хозяйственной деятельности организации.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части приводятся цели, задачи и принципы издания приказа. Она начинается со слов «В связи», «В целях», «На основании» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без кавычек и пробелов, на отдельной строке от границы левого поля. Намеченные мероприятия излагаются по пунктам. В каждом пункте указываются конкретный исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Распорядительная часть заканчивается постоянной формулировкой: «Контроль за исполнением приказа возложить на …»(указывается структурное подразделение или должностное лицо). Отсутствие указания об ответственном лице означает, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять руководитель от имени которого он издан. Не допускается использование в приказах формулировки: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой»

При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части приказа располагаются в определённой последовательности: приём на работу, перевод, увольнение и т.д.

В конце каждого пункта приказа даётся основание для его составления.

Перед текстом приказа располагают заголовок, кратко и точно отражающий содержание и отвечающий на вопрос «о чем?» (о создании комиссии, об организации отдела маркетинга).

Проект приказа до подписания подлежит согласованию, которое осуществляется путем визирования.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Приказы подписываются руководителем или тем его заместителем, которому дано такое право, и вступают в силу с момента подписания, если в тексте не указан иной срок введения в действие.

Секретарь после издания приказа организует ознакомление сотрудников с его содержанием. В приказах по личному составу, отметка об ознакомлении с ним всех названных в нем лиц является обязательной. На нижнем поле документа или на обороте сотрудник пишет: «с приказом ознакомлен», ставит подпись, Ф.И.О. и дату ознакомления.

На основании приказа может быть получен самостоятельный документ «Выписка из приказа», который представляет собой копию какой-либо части приказа, заверенную в установленном порядке.

РАСПОРЯЖЕНИЕ – правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам основной деятельности организации единолично руководителем или его заместителем.

Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений и должностных лиц.

Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ, только в констатирующей части используются слова «Предлагаю», «Обязываю».