Форми бухгалтерського обліку

Однією з важливих передумов раціональної організації обліку є застосування найефективнішої форми бухгалтерського обліку, його технічної оснащеності.

Під формою бухгалтерського обліку розуміють певну систему взаємозв'язаних між собою облікових регістрів встановленої форми і змісту, що обумовлює послідовність і способи облікових записів.

Основними відмітними ознаками, що визначають особливості окремих форм бухгалтерського обліку, є:

· зовнішній вигляд і будова облікових регістрів,

· взаємозв'язок регістрів синтетичного і аналітичного обліку, послідовність і техніка облікової реєстрації.

Сучасними формами бухгалтерського обліку, вживаними на підприємствах і в організаціях, є: меморіально-ордерна, Журнал-головна, журнально-ордерна і автоматизована (комп'ютерна).

Меморіально-ордерна (контрольно-шахова) форма бухгалтерського обліку характеризується тим, що на підставі оформлених і оброблених документів (первинних або згрупованих) складають меморіальні ордери. У них робиться посилання на документ, що послужив підставою для записів (або стисло висловлюється зміст операції), його номер і дата складання, указуються кореспондуючі рахунки і сума. Це сприяє впорядкуванню записів.

Меморіальні ордери складаються як на один документ, так і на групу однорідних документів. Меморіальні ордери реєструються в Реєстраційному журналі (регістр хронологічного обліку). Реєстраційний журнал призначений для забезпечення збереження меморіальних ордерів, а також для подальшої перевірки повноти і правильності облікових записів на синтетичних рахунках. Після реєстрації дані меморіальних ордерів записують в Головну книгу, щоє систематичним регістром синтетичного обліку. Рахунки Головної книги будуються за шаховим принципом.. Така побудова Головної книги забезпечує контроль кореспондуючих рахунків, дозволяє аналізувати господарські обороти за даними рахунків синтетичного обліку..

В кінці місяця, підраховують обороти по дебету і кредиту кожного рахунку, визначають залишки і складають оборотну відомість. При цьому побудова рахунків Головної книги дозволяє складати оборотну відомість по синтетичних рахівницях не тільки простої, але і шахової форми.

Аналітичний облік при меморіально-ордерній формі ведуть на картках, а касових операцій — в Касовій книзі. Записи в регістри аналітичного обліку роблять на підставі первинних документів, прикладених до меморіального ордера. Після закінчення місяця підраховують підсумки і складають оборотні відомості по рахунках аналітичного обліку. Після звірки записів за даними рахунків складають баланс і інші форми звітності.

Перевагами цієї форми бухгалтерського обліку є то, що використовування меморіальних ордерів сприяє впорядкуванню систематичного обліку, а звірка дебетових і кредитових оборотів по рахівницях Головної книги з оборотом Реєстраційного журналу дає можливість перевірити повноту і правильність облікових записів. Проте при певних перевагах меморіально-ордерна форма має значний ряд істотних недоліків, що істотно знижують її використовування на підприємствах і в організаціях.

Форма бухгалтерського обліку Журнал-головна є спрощеним варіантом меморіально-ордерної форми і використовується на невеликих за об'ємом діяльності підприємствах і в установах, план рахунків яких передбачає незначну кількість рахунків синтетичного обліку (малі і середні підприємства, бюджетні установи і ін.). Свою назву ця форма одержала від основного її регістра синтетичного обліку — книги Журнал-головна.

Особливістю цієї форми бухгалтерського обліку є поєднання хронологічного і систематичного обліку по синтетичних рахунках в одному комбінованому регістрі — книзі Журнал-головна, що поєднує в собі Реєстраційний журнал і Головну книгу. У лівій частині книги (перші чотири графи) ведуть хронологічну реєстрацію господарських операцій, оформлених відповідними документами. Ця частина книги замінює Реєстраційний журнал. Права частина книги розділена на ряд подвійних граф і призначена для систематизації зареєстрованих господарських операцій по дебету і кредиту відповідних синтетичних рахунків. Ця частина книги замінює Головну книгу.

Кожну господарську операцію (на підставі відповідних документів або меморіальних ордерів) записують у відповідному рядку книги Журнал-головна три рази: у графі оборотів, по дебету одного і кредиту іншого рахунку. В кінці місяця підраховують підсумки загальної суми обороту, а також дебетових і кредитових оборотів синтетичних рахунків.

Аналітичний облік ведуть на картках або в книгах. Господарські операції в них відображають на підставі відповідних документів, прикладених до меморіального ордера. В кінці місяця за даними аналітичних рахунків складають оборотні відомості, підсумки яких звіряють з даними відповідних синтетичних рахунків в книзі Журнал-головна. Після перевірки правильності записів на рахунках складають баланс і інші форми звітності.

Основною перевагою форми Журнал-головна є простота і наочність записів в синтетичному обліку. Проте при використовуванні великої кількості синтетичних рахунків ця форма втрачає наочність записів.

Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку базується на широкому використовуванні системи накопичувальних регістрів — журналів-ордерів і допоміжних відомостей до них.

Записи в журнали-ордери (основні регістри) здійснюють безпосередньо на підставі виконавчих документів по мірі їх обробки (без складання меморіальних ордерів). У журналах-ордерах хронологічний і систематичний облік суміщені. Звідси зрозуміла і назва цих регістрів:

вони одночасно служать журналами (оскільки записи в них здійснюються в хронологічному порядку) і ордерами (оскільки місячні обороти журналів-ордерів в розрізі кореспондуючих рахунків замінюють собою меморіальні ордери).

Журнали-ордери для попередження повторних записів побудовані за кредитовою ознакою: всі операції відображають по кредиту даного синтетичного рахунку і дебету кореспондуючих з ним рахунків. Кредитова ознака узята в основу побудови журналів-ордерів тому, що кредит рахунку в більшості випадків показує як би початок руху засобів, звідки вони поступають, а дебет — його закінчення, тобто куди засоби використані.

Записи господарських операцій в журналі-ордері здійснюють за шаховим принципом: у один робочий прийом суму операції записують одночасно по дебету і кредиту кореспондуючих рахунків. Цедозволяє значно скоротити кількість облікових записів, зменшити об'єм облікової роботи і підвищити якість самого обліку.

В кінці місяця по кожному журналу-ордеру підраховуються обороти. Місячні обороти журналів-ордерів переносять в Головну книгу, призначену для узагальнення даних поточного обліку журналів-ордерів. Для кожного синтетичного рахунку в книзі відводиться окрема сторінка, а для запису місячних оборотів — окремий рядок. Кредитові обороти журналів-ордерів в Головну книгу переносяться загальним підсумком; дебетові обороти рахунків записуються окремими сумами з різних журналів-ордерів (щоб показати кореспонденцію дебетового обороту). Таким чином, журнали-ордери і Головна книга взаємно доповнюють один одного і дають розгорнену кореспонденцію по дебету і кредиту кожного рахунку.

В кінці місяця по кожному синтетичному рахунку Головної книги виводять залишок, який записують в окрему графу. За даними Головної книги складають баланс.

Однією з істотних переваг журнально-ордерної форми обліку є пристосованість облікових регістрів для складання звітності. Для цього завчасно в журналах-ордерах передбачається перелік показників звітності, в розрізі яких і здійснюється поточний облік.

Комп'ютерна форма бухгалтерського обліку. Упровадження в обліковий процес комп'ютерної техніки зумовило заміну паперових носіїв інформації технічними з доданням їм, згідно Положенню про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку (затвердженому наказом Мінфіну України від 24.05.95 № 88), юридичної сили. Первинна інформація про господарські операції вводиться в комп'ютерну систему програмістом або самим бухгалтером, який здійснює візуальний і машинний контроль, веде діалог, виправляє помилки, обробляє за допомогою комп'ютера інформацію; за допомогою друкуючого пристрою одержує відповідні машинограми (документів, регістрів синтетичного і аналітичного обліку, оборотних і сальдових відомостей, звітних форм). Документи і машинограми для додання ним юридичної сили долини відповідати вимогам стандартів і бути закодованими згідно із затвердженою системою кодифікування. Підписи осіб, відповідальних за достовірність інформації, виконуються у вигляді пароля або іншим способом авторизації, дозволяючи однозначно ідентифікувати особу, що здійснила операцію, і виключає можливість користування чужими кодами.

Таким чином, система обліку, що базується на використовуванні сучасної обчислювальної техніки, є особливою формою бухгалтерського обліку, що відповідає сучасним вимогам управління і забезпечує: поєднання документації і реєстрації облікової інформації, зниження трудомісткості обліку з одночасним підвищенням достовірності і оперативності інформації; інтеграцію всіх видів обліку — оперативного, бухгалтерського, статистичного; своєчасне представлення інформації, необхідної для управління.

Малі підприємства самостійно обирають форму бухгалтерського обліку, виходячи з потреб свого виробництва і управління, їх складності і чисельності працюючих. Підприємствам, зайнятим в матеріальній сфері виробництва, рекомендується використовувати облікові регістри, передбачені журнально-ордерною формою бухгалтерського обліку. Підприємства торгівлі, громадського харчування і постачальницько-збутові організації використовують скорочену журнально-ордерну форму бухгалтерського обліку.