Другий напрямок наукової організації управлінської праці - розподіл і кооперація праці (див. тему 3). 4 страница

- методи непрямого нормування: враховують вплив різних факторів на навантаження службовців.

За допомогою цих методів встановлюються укрупнені нормативи чисельності різних категорій працівників. Крім того, методи непрямого нормування застосовуються для встановлення норм обслуговування, тобто кількості обслуговуємих працівників, що приходиться на одного обслуговуючого (наприклад, кількість робочих на одного комірника).

Норма обслуговування передбачає якісне обслуговування даним працівником апарату управління певної кількості працюючих. Вона встановлюється для фахівців і технічних виконавців, що мають нерівномірне навантаження у різні періоди часу.

При вивченні другого питання “Облік та аналіз робочого часу менеджера” студенту слід звернути увагу на те, що для вивчення використання робочого часу менеджера необхідно проаналізувати наступні моменти:

- чи дозволяє собі менеджер витрачати час на інших?

- чи витрачає менеджер час на дрібні неважливі справи?

- чи дозволяє собі менеджер віднімати час на емоції?

- чи вміє менеджер досить добре планувати і чи не створює собі роботу, що потребує додаткових витрат часу?

- чи робить менеджер те, що могли б виконувати інші?

- чи досягає менеджер мети у встановлений ним термін?

Для аналізу змісту роботи менеджера необхідно здійснювати класифікацію робіт, що ним виконуються.

Класифікація видів робіт для аналізу змісту роботи менеджера:

1. За змістом:

- комплексні;

- економічні;

- технічні та ін.

2. За характером спонукальних причин:

- за власною ініціативою;

- з ініціативи підлеглих;

- з ініціативи зверху (у залежності від рівня управління).

3. За періодом, що охоплює управлінську діяльність:

- короткострокові;

- середньострокові;

- довгострокові.

4. За характером виконуваної діяльності:

- збори, наради;

- прийом відвідувачів;

- обхід та ін.

Для удосконалення організації управлінської праці необхідно проводити аналіз витрат робочого часу за допомогою наступних методів (вибір методу залежить від задач і їх масштабів):

1) порівняння фактичних витрат часу по кожному виду робіт з нормативами (проте на багато управлінських робіт нормативи відсутні, тому доцільно застосовувати інші методи);

2) методу порівняння фактичних витрат часу даного менеджера із середніми витратами часу інших менеджерів того ж рівня;

3) хронометражу - спостереження і вимірювання витрат робочого часу на здійснення окремих елементів операції, що повторюється, або її загалом для аналізу прийомів праці, розробки нормативів або визначення причин відхилення від норм.

Психологічно він неприємний для працівника, але грає дуже важливу роль в справі наукової організації праці, зокрема, управлінської.

Хронометраж використовується, якщо операції дуже короткочасні (наприклад, конвертування); необхідно вивчити окремі їх елементи, що повторюються, важливі в даний момент; врахувати усі витрати часу на операцію. Він може бути:

- безперервним;

- вибірковим (для окремих елементів операцій);

- цикловим (застосовується при спостереженні за найкоротши-ми елементами шляхом об'єднання їх в групи у різних комбінаціях).

При підготовці до хронометражу операцію, що досліджується, поділяють на елементи - комплекси прийомів, дії, рухи і встановлюють їх межі, що визначаються фіксажними точками - різко вираженими моментами початку і закінчення, визначають необхідну кількість спостережень. Спостереження фіксуються на спеціальному спостережливому листі. Потім дані обробляються, виключаються дефектні виміри і визначається середня тривалість кожного елементу операції.

Безпосереднім об'єктом хронометражу є оперативний або підготовчо-заключний час на машинно-ручних роботах. У результаті можна зробити розрахунок середньої тривалості тієї або іншої операції (Тср.оп.) за формулою:

 

Тривалість усіх операцій

Тср.оп. = -----------------------------------------

Кількість операцій

 

Знання середньої тривалості операції і її окремих елементів допомагає удосконалити її структуру, оптимізувати витрати часу.

4) методу спрощених спостережень (передбачає використання звичайного годинника);

5) фотографії робочого часу (ФРЧ) застосовується для встановлення структури його витрат протягом робочого дня менеджера (використовується, якщо відхилення витрат часу від середньої величини перевищують 10% і треба з'ясовувати їх причини).

Якщо при хронометражі об'єктом вивчення є елементи оперативного часу на конкретний вид роботи, то при ФРЧ фіксуються витрати часу на усі види робіт і перерв, що спостерігалися протягом певного терміну.

Фотографія робочого часу (індивідуальна і групова; суцільна і вибіркова) доцільна при обстеженні великої групи виконавців, що здійснюють ідентичні роботи, з охопленням їх усіх або більшої частини, як правило, протягом 10 - 15 днів по 5 днів у кожній декаді місяця в періоди з найбільш типовим складом робіт.

Основними документами при цьому є карта фотографій, що містить назву підрозділу, дату, відомості про тих, що спостерігаються, характеристики робочого місця і обладнання і лист спостереження, який відображає час початку і закінчення окремих операцій, їх тривалість, поєднання, результати, примітки, з яким працівника знайомлять.

Внаслідок цієї роботи складаються дві таблиці, в одній з яких відображаються витрати часу в хвилинах на кожний вид робіт і терміни їх проведення; у другій - втрати часу, їх причини, період, коли вони мали місце. На їх основі проводиться аналіз, у межах якого визначаються величина і питома вага корисних витрат; втрат часу, що залежать і що не залежать від виконавців; кількість часу, необхідного для виконання певних операцій (творчих, логічних, допоміжних).

Різновиди фотографії:

- метод моментних спостережень: фіксуються не витрати часу, а дані про те, чим працівник займався у певні випадково вибрані моменти.

При цьому розрізнюють індивідуальні, групові і маршрутні спостереження (за об'єктом, що рухається по певному маршруту, або за декількома об'єктами, розташованими далеко один від одного). Метод моментних спостережень забезпечує високу точність результатів при відносно невеликих витратах часу і коштів, але його використання вимагає високої кваліфікації, тому частіше він застосовується керівником в порядку контролю при обході робочих місць підлеглих;

- самофотографія (основою якою є карта самофотографії).

Карта самофотографії містить наступні відомості: прізвище, ім'я і по батькові працівника, посада, стаж роботи за спеціальністю, зокрема, на даному підприємстві, перелік елементів витрат робочого часу, витрати часу по днях тижня (дві графи - кількість спостережень у день і сумарні витрати), анкету з побажаннями.

Витрати робочого часу, отримані в результаті самофотографії, підраховуються по окремих видах (елементах) робіт. Потім складаються зведені таблиці по посадах, по видах робіт, по стажу, на основі яких виявляються втрати часу, пов'язані з недоліками в організації і обслуговуванні робочих місць, нераціональним використанням технічних засобів.

Виділивши категорії «роботи» і «перешкоди» в результаті фотографії робочого часу, варто визначити, скільки часу витрачено на кожну роботу і кожну перешкоду.

Усі види робіт систематизуються і класифікуються таким чином:

1. Роботи великої важливості, що входять у службові обов'язки і їх не можна доручити іншим, а також роботи, відкладення виконання яких може завдати шкоди організації.

2. Невідкладні роботи, які не є, однак, важливими.

3. Роботи, що мають або поки мають другорядне значення, які також варто виконати.

4. Роботи, які варто було б доручити іншим.

5. Непотрібні роботи.

Перешкоди:

1. Важлива, яка не терпить відкладення справа, що належить до функцій менеджера.

2. Важлива справа, однак, може і почекати, тому перешкода невиправдана.

3. Зовсім другорядна справа, що не є компетенцією менеджера.

4. Дріб'язки.

Після систематизації і складання в результаті самофотографії переліку основних «робіт» і «перешкод» необхідно менеджерові вирішити:

- від яких робіт можна взагалі відмовитися;

- які роботи варто доручити іншим особам (підлеглим і т.п.);

- для яких робіт необхідні додаткові кадри і яким чином їх підготувати;

- які більш раціональні методи організації праці варто застосувати з метою прискорення виконання робіт без втрати їхньої ефективності;

- які роботи можна перенести на інший час дня, тижня, коли перешкод буде менше;

- які перешкоди в майбутньому повинні вміти «перехоплювати» інші посадові особи (підлеглі, секретар, референт і т.п.);

- які перешкоди варто направити в русло планомірних службових заходів (наприклад, щотижневі наради зі співробітниками, обхід території підприємства і т.п.).

Самофотографія економічна, але не дає точних результатів і пов'язана з труднощами в обробці матеріалів.

Формою самофотографії є щоденник робочого часу керівника або фахівця. Роботи в ньому записуються у тій послідовності, в якій вони виконуються, і відповідно записуються витрати часу на них. Існують книжкова, реєстрова карткова форми ведення такого щоденника, аналіз яких дозволяє економити до 50% робочого часу.

На основі даних фотографії робочого часу (в хвилинах) можна отримати декілька корисних показників, зокрема:

 

_1. Коефіцієнт використання робочого дня (Кв.р.д)_:

 

ПЗ+ОП+ОМ+ВОП (у хвилинах)

Кв.р.д_.= ----------------------------------------,

Тривалість робочого дня (у хвилинах)

 

де: ПЗ - підготовчо-заключний час;

ОП - оперативний час;

ОМ - час обслуговування робочого місця;

ВОП - нормативний час на відпочинок і особисті потреби.

 

2. Коефіцієнт втрат робочого часу з вини працівника (Кв.р.ч.):

 

ПП – ВОП (у хвилинах)

Кв.р.ч. = -----------------------------------------,

Тривалість робочого дня (у хвилинах)

 

де ПП - перерви, що залежать від працівника.

 

3. Коефіцієнт втрат робочого часу, що не залежать від працівника (Кв.р.ч.):

ПН (у хвилинах)

Кв.р.ч. = -------------------------------------,

Тривалість робочого дня (у хвилинах)

 

де ПН - втрати робочого часу, що не залежать від працівника.

 

На основі даних показників можна визначити:

 

4. Коефіцієнт можливого підвищення продуктивності праці за рахунок усунення втрат часу Кп.п.п.:

 

ПП-ВОП+ПН

Кп.п.п. = ---------------------

ОП

 

Для аналізу окремих видів робіт використовуються опитування, які можуть бути усними і анкетними; останні є складнішими, але дозволяють отримати більш надійні відповіді. Анкети, що заповнюються по групах посад, повинні містити особисті відомості про працівника (вік, стаж і т.п.), бути зрозумілими, цілеспрямованими, короткими, доступними для машинної обробки, зручними для заповнення. Питання формулюються чітко і недвозначно.

Виявлення видів діяльності, на які час витрачається даремно (як показують дослідження, таких буває до 25%), яку можуть (можливо, з великим успіхом) виконувати інші особи, яка віднімає час у інших, називається діагностикою часу.

Для полегшення цієї діагностики час, що витрачається працівниками управління, можна розподілити по наступних функціях:

- обмірковування проблем, розробка рішень, підготовка документів;

- керівництво людьми (розподіл завдань, інструктаж, консультування, оцінка їх роботи, вирішення конфліктів);

- прогнозування і планування на перспективу;

- підготовка нарад, виступів, різних заходів;

- контроль за підлеглими;

- здійснення зовнішніх комунікацій (участь у переговорах, обміні досвідом, конференціях).

Після угрупування робіт їм дається оцінка відносно їх необхідності, доцільності, співвідношення фактичних і планових витрат часу, що передбачаються.

У процесі аналізу визначається, які чинники зумовлюють найбільші втрати часу і є в цьому значенні самими «дорогими» (наприклад зустрічі, телефонні розмови, прийом відвідувачів, зустрічі з підлеглими і т.п.). Їх виявлення дозволяє шукати способи зміни структури витрат часу, яка б в найбільшій мірі сприяла досягненню цілей і скороченню необгрунтованих втрат.

Основними причинами втрат часу в діяльності менеджера є:

- нечітке визначення цілей і пріоритетів, внаслідок чого люди не можуть правильно зорієнтуватися в ситуації, а тому беруть на себе або дуже багато, або дуже мало роботи;

- незадовільна організація планування, що не дозволяє менеджеру справитися з розподілом часу на виконання своїх справ;

- неорганізованість і недисциплінованість підлеглих, що приводить до багаторазової переробки однієї і тієї ж роботи;

- відсутність необхідної інформації для прийняття рішень, внаслідок чого їх доводиться постійно відкладати;

- нерішучість менеджера, невміння працювати з партнерами, підлеглими, відвідувачами, проводити збори і наради.

 

Тема 6. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОЧИХ МІСЦЬ. УМОВИ ПРАЦІ МЕНЕДЖЕРА

 

1. Сутність організації робочого місця менеджера. Обладнання робочого місця.

2. Планування робочого місця менеджера.

3. Використання технічних засобів управління в роботі менеджера.

 

При вивченні першого питання “Сутність організації робочого місця менеджера. Обладнання робочого місця” студенту слід з´ясувати, що від того, яким чином організоване робоче місце, багато в чому залежить ефективність праці керівників усіх категорій не­залежно від тієї посади, яку вони займають. Завдання раціо­нальної організації робочих місць керівників включає в себе не тільки устаткування його усім необхідним відповідно до змісту та характеру роботи, яка виконується, але й раціональне його розміщення, створення комфортних умов праці.

Розглядаючи загальні питання організації праці керівника необхідно передусім звернути увагу на те, наскільки робоче місце відповідає основним вимогам, яким чином воно устатковане, відповідність розмірів меблів антропометричним даним пра­цівника. Саме відповідність меблів антропометричним розмірам працівника забезпечує оптимальне робоче положення, а будь-яка невідповідність їх робить розумову працю важкою, продуктивність праці низькою, працівник швидко втомлюється.

Робоче місце керівника - кабінет або частина загального приміщення, в якому відбувається трудова діяльність і яке обладнане відповідно до змісту виконуваних робіт необхідними знаряддями праці.

Правильна організація робочого місця дає змогу менеджеру:

- раціонально, з найменшими витратами праці виконувати свої функції;

- ефективно спілкуватися з підлеглими та іншими працівниками;

- підтримувати високу працездатність і робочий настрій.

Робоче місце менеджера має відповідати певним вимо­гам:

- площа робочого місця повинна відповідати са­нітарним нормам;

- меблі в кабінеті або іншому службо­вому приміщенні слід розміщувати з урахуванням взаємо­зв'язків менеджера з підлеглими та послідовності робіт, що виконуються;

- меблі, обладнання робочого місця, кількість і номенк­латура знарядь праці повинні відповідати змісту і особливостям виконуваної роботи (наприклад, прийом відвідувачів, проведення нарад, аналіз і обговорення графічних матеріалів, індивідуальна творча робота).

При цьому меблі слід добирати згідно з функціональними, ергономічними, психофізіологічними і естетичними вимо­гами. Розміщення меблів і засобів оргтехніки має забезпечувати зручне використання їх.

Організація робочого місця менеджера передбачає:

- упо­рядкування і планування приміщення, в якому воно зна­ходиться;

- вибір і обладнання робочого місця засобами і предметами праці;

- розміщення предметів праці на робочому місці у певному порядку.

Робоче місце керівника, який здійснює прийом пра­цівників у службових і особистих справах, проводить на робочому місці наради, приймає і передає конфіденційну інформацію, розміщують, як правило, в окремому приміщенні (кабінеті).

Для кабінету використовують кімнати з природним освітленням прямокутної форми з співвідношенням сторін 1: 1,3 або 1: 1,5 і гранично 1: 2. Квадратні приміщення менш зручні для розміщення кабінету. Мінімальна висота кімнат - 3,25, ширина - 3 м.

Площа кабінету повинна коли­ватися від 12 до 40 м². Вона визначається функціями, суспільним становищем керівника і не повинна переви­щувати розумних меж.

Для фарбування стін кабінету використовують кольо­ри, які сприятливо впливають на нервову систему і по­ліпшують освітлення - слонової кістки, світло-жовтий, світло-голубий, світло-зелений, світло-бежевий.

Робоче місце керівника може бути у загальному при­міщенні. При цьому його розташовують окремо від ро­бочих місць підлеглих і воно повинно займати більшу площу, ніж їх робочі місця. У деяких випадках робоче місце можна розміщувати на підвищенні (платформі). Це забезпечує можливість спостереження за робочими місцями виконавців.

З метою часткової візуальної і звукової ізоляції ро­бочого місця керівника використовують стаціонарні і пересувні перегородки, збірно-розбірні екрани, шафи, боксові розділювальні перегородки, декоративні рослини тощо.

 

В процесі вивчення другого питання “Планування робочого місця менеджера” студент повинен запам’ятати, що планування робочого місця менеджера передбачає раціональне відповідно до функціональних, гігієнічних, пси­хофізіологічних і естетичних вимог розміщення в кабі­неті або іншому службовому приміщенні меблів, облад­нання і технічних засобів.

Крім того, воно повинно виключати витрати часу, пов'язані з недоцільним переміщенням, забезпечувати умови для раціонального виконання менеджером своїх функцій і економне використання площі службового при­міщення.

Робоче місце керівника складається з трьох функціо­нальних зон:

- робочої зони;

- зони нарад;

- зони відпочинку.

Відповідно до цього є доцільним зональне (блочне) розміщення основних елементів обладнання робочого місця.

До набору меблів для робочої зони, як правило, вхо­дить двотумбовий стіл, стіл-приставка, підйомно-поворотне крісло, бокс для документів, шафа для книг або кабі­нетна стінка. В робочій зоні можуть бути інші меблі і тех­нічні засоби, які використовує менеджер у процесі роботи.

При плануванні робочої зони менеджера можна використати такі рекомендації:

- письмовий стіл слід розташовувати перпендикулярно до вікна;

- вхідні двері повинні бути в полі зору менеджера;

- бажано, щоб вікно було зліва;

- письмовий стіл і крісла повинні бути віддалені від джерела тепла;

- меблі, як правило, за спиною керівника не розмішують, але винятком можуть бути екран, демонстраційна дошка та ін.;

- якщо в одному кабінеті два робочих місця, то прохід між ними повинен бути не менше 100-120 см;

- якщо відчинені одна шафа, тумба, бокс чи ящик сто­ла, вони не повинні перешкоджати доступу до інших шаф, боксів;

- робоче крісло, письмовий стіл і стіл-приставку слід розмістити так, щоб не встаючи можна було дістати яко­мога більше предметів.

У зоні нарад розміщують стіл для нарад із стільцями (кріслами) і крісло для головуючого. Залежно від площі кабінету і чисельності працівників, які звичайно беруть участь у нарадах, ця зона може бути організована само­стійно або суміщена з основною робочою зоною. В останньому випадку стіл для нарад розміщують перпендикулярно до письмового стола керівника. Кількість крісел за таким столом не повинна перевищувати 4-5 з кожного боку.

Зону відпочинку обладнують журнальним столиком, кріслами для відпочинку, джерелами локального освіт­лення, телевізором, її розташовують, як правило, в тій частині кабінету, яка протилежна робочій зоні.

Планування і естетичне оформлення кабінету здійснюється відповідно до вимог естетичної єдності облад­нання, колірного оформлення і відповідного реквізиту. Оформлення повинно відповідати смаку володаря кабі­нету. В кабінеті можуть бути портрети, картини, скульптури, альбоми, призи, одержані підприємством на престижних виставках, стилізовані чи натуральні зразки продукції, макети найновіших технічних пристроїв, які виробляє підприємство, карти і схеми міжнародних зв'яз­ків підприємства, художньо виконані діаграми тощо. Но­менклатуру, чисельність і розміщення предметів естети­зації середовища встановлюють відповідно до інтер'єру кабінету при консультації дизайнера.

У кабінеті керівника можуть бути квіти і декоративні рослини. З них можна створити композиції, декоративні ансамблі.

При розміщенні предметів і засобів праці безпосе­редньо на письмовому столі або тумбі доцільно врахову­вати такі рекомендації:

- не тримати на столі нічого зайвого (кожен предмет на столі, навіть чистий аркуш паперу, постійно відвертає увагу), а тільки все необхідне;

- все, що беруть правою рукою, розміщують справа, інше зліва; таким же повинно бути і розташування пред­метів у ящиках письмового столу;

- усі предмети розміщують так, щоб забезпечити най­кращу послідовність переміщення; при цьому слід прагну­ти виробити оптимальну їх послідовність;

- кожен предмет повинен мати своє місце і це розміщен­ня повинно бути постійним;

- письмовий стіл слід використовувати тільки для по­точної роботи, а не для складування книг, документів та інших матеріалів, у тому числі й архівних;

- документи, які використовуються у поточній роботі, необхідно розміщувати так, щоб забезпечити швидкий їх огляд і пошук;

- комп'ютер можна розміщувати як праворуч, так і лі­воруч, а клавіатуру, як правило, праворуч або в центрі;

- засоби зв'язку (телефони, викличні і переговорні при­строї) розташовують зліва від керівника на робочій по­верхні стола чи приставної тумби, що дає змогу залишити праву руку вільною для роботи;

- канцелярські приладдя слід зберігати в спеціальних лотках з розділювачами.

Меблі, які використовують для обладнання кабінету менеджера, - столи, шафи, крісла, стільці, бокси, сейфи, полиці - можуть бути різноманітної форми, кольору, розмірів і конструкцій.

Важливо, щоб усі елементи обладнання відповідали смаку менеджера, характеру його роботи, забезпечували комфортні умови праці.

Розміри меблів повинні відповідати антропометричним даним керівника. Далеко не завжди меблі, які випуска­ють масово, наприклад, столи, робочі крісла підходять для осіб високого (низького) росту. Слід добирати такі меблі, які б забезпечили правильну робочу позу, зручність при виконанні усіх видів робіт. Якщо необхідно, це можна зробити кількома технічними операціями (змінити висоту стола або крісла, видалити середній ящик стола, виготовити приставку та ін.).

У кабінеті менеджера може бути кілька столів: письмо­вий стіл, приставні столи, стіл для засідань.

Крісла і стільці, які використовують у кабінеті, повин­ні бути зручними в користуванні, а крісло керівника може бути пристосоване і для короткочасного відпочинку.

Шафи можуть бути книжкові, для верхнього одягу, рідше - конторські (для зберігання справ). Вико­ристовуючи типові елементи збірно-розбірних меблів, можна здійснити необхідне компонування елементів, на­даючи комплекту меблів форми, яка відповідає функціо­нальному призначенню (зберігання справ, креслень, ма­кетів, зразків продукції тощо).

Нерідко в кабінетах менеджерів є бокси для збері­гання справ у вертикальному або підвішеному положенні.

Якщо в кабінеті є сейф, доцільно, щоб він був прихо­ваний якоюсь перегородкою чи знаходився поза полем зору відвідувачів.

У кабінеті можуть бути грифельна дошка (вона по­винна бути прикрита світлонепроникною декоративною шторою), стенди і кронштейни для розміщення схем, креслень, плакатів і графіків, стіл для макетів і моделей.

Якщо в цьому є потреба, у кабінеті встановлюють кондиціонер, вентилятор, озонатор, сонцезахисні жалю­зі, калорифер тощо.

 

Вивчення третього питання “Використання технічних засобів управління в роботі менеджера” передбачає засвоєння студентом наступного.

Робоче місце менеджера обладнують технічними засо­бами, номенклатуру яких встановлюють відповідно до ви­дів робіт, які виконує менеджер.

На робочому місці менеджера можуть бути: засоби для складан­ня і копіювання текстових документів, виконання кресляр­ських робіт, зберігання і пошуку документів, обробки до­кументів, адміністративного зв'язку і сигналізації, від­ображення аудіовізуальної інформації, засоби обчислю­вальної техніки, інші технічні засоби і пристрої.

Засоби складання і копіювання текстових документів: ПЕОМ, диктофони.

Найперспективнішим засобом скла­дання і редагування текстових документів є комп'ютер. Він дає змогу автоматизувати формування тексту, забез­печує запам'ятовування і пошук тексту, можливість пере­гляду і коригування друкованого документа на екрані.

Диктофон застосовується для:

- підготовки листів, наказів, розпоряджень, доповідних і пояснювальних записок, доповідей, довідок та інших організаційно-розпорядчих документів; при цьому не тре­ба мати чорновик, скорочуються витрати праці того, хто диктує, і секретаря;

- записування резолюцій, вказівок, запитів, заміток, на­гадувань у процесі оперативної діяльності керівника; при цьому скорочується час доведення вказівок до виконав­ців, відпадає потреба рукописного фіксування їх; керів­ник не викликає негативних емоцій у співрозмовника;

- фіксування з метою запам'ятовування, подальшого передруковування і використання міркувань, думок, про­позицій, які стосуються кола інтересів керівника;

- записування ходу нарад, зборів, засідань, тексту ви­ступів, доповідей, прийнятих рішень та ін.; при цьому відпадає потреба стенографування їх і досягається абсо­лютна адекватність запису і мови.

Засоби для виконання креслярських робіт. У кабіне­тах деяких керівників (головних інженерів, конструкто­рів та ін.) використовуються прилади для креслення, верстати, інструменти і пристрої.

Засоби зберігання і пошуку документів. До них на­лежать обладнання для картотек і засоби для зберіган­ня документів.

За мірою комп'ютеризації праці керівника переважна більшість інформації, що міститься у картотеках, повин­на бути введена в пам'ять персональної ЕОМ. У зв'язку з цим кількість картотек скорочуватиметься.

До засобів зберігання документів належать бокси для документів, обладнання для підвісного зберігання їх, папки-реєстратори тощо.

Бокси для документів, як і спеціальні шафи для них, розміщують на робочому місці керівника тільки як ви­няток. Як правило, документи зберігають у секретаря або в структурних підрозділах.

Засоби обробки документів. Ці засоби призначені, в основному, для виконання технічних операцій з обробки документів. На робочому місці керівника можуть бути корисними пристрої для скріплення і клеєння.

Засоби адміністративного зв'язку і сигналізації. Най­важливіший елемент обладнання робочого місця менеджера - комплекс технічних пристроїв, які забезпечують зв'язок менеджера з абонентом як у межах підприємства, так і поза ним. До таких пристроїв належать акустичні і візуальні засоби пошукової сигналізації і виклику, а також телефонна апаратура.

Засоби відображення аудіовізуальної інформації. У разі потреби кабінет менеджера обладнують проекцій­ною апаратурою, екраном і планувальною дошкою. Якщо в кабінеті менеджера розглядають проекти, проводять на­ради, на яких демонструють зображення, зафіксовані на кіно- і фотоплівці, кабінет обладнують проекційною апа­ратурою й екраном.

Планувальні дошки призначені для макетування про­ектних рішень. Їх також використовують для подання інформації менеджеру, побудови діаграм та ін. Напри­клад, використання такої дошки дає змогу відмовитись від складання цілодобових звітів для керівника. Досить вказати у відповідних клітинках таблиці, пред­ставленої на дошці, певні символи, що інформують керів­ника про виконання або невиконання тих або інших по­казників. Крім того, за допомогою такої дошки можна показати розташування філіалів і відділів, ділянок, кон­тор і баз, торговельних точок, основних засобів, машин і транспорту, рух товарів у мережі тощо.

Навіть висока в цілому організація праці менеджера не звільняє його від потреби виконувати ряд технічних операцій, насамперед, з обробки документів, лічильно-об­числювальних та ін. Тому робоче місце менеджера повинно бути обладнане необхідними засобами настільної орг­техніки і канцприладдями.

Одна з найважливіших можливостей інтенсифікації праці менеджера в сучасних умовах полягає у створенні автоматизованого робочого місця (АРМ). АРМ облад­нують набором засобів одержання, обробки і передання інформації - дисплеєм, терміналом, засобами зв'язку і швидкого друкування, копіювальною машиною, яка може запам'ятовувати і передавати копію документа, інтерфейсним обладнанням для вмикання терміналу до локальної мережі, що забезпечує вихід на спеціалізовані бази даних та ін.

Персональний комп'ютер дає змогу: