Письмо-запрос

Письмо-запрос - это документ, который представляет собой официальное обращение физического лица или представителя юридического лица к другому юридическому лицу. Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке и предназначены для запрашивания необходимой (недостающей) информации. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовыми документами.

Как правило текст письма-запроса состоит из двух частей:

 

1. Введение, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:

· причина обращения

· В связи с неполучением счета-фактуры...

· Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...

· Вследствие изменения цен на энергоносители... и т. п.

· цель обращения

· В целях скорейшего решения вопроса...

· Для согласования спорных вопросов...

· В целях безопасности прохождения груза...

· Во избежание конфликтных ситуаций... и т. п.

· ссылки на основание для обращения

· Учитывая, что производственные показатели снизились на...

· В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...

· На основании нашего телефонного разговора...

· Согласно постановлению правительства...

 

2. Заключение, в котором ставятся конкретные вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Здесь в ключевую фразу письма-запроса входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа. В заключении часто используются следующие стандартные выражения:

· Просим Вас сообщить о возможности поставки...

· Просим немедленно погасить задолженность за 2009 год...

· Просим выслать нам (прислать) предложение на поставку...

· Мы будем признательны, если...

· Не откажите в любезности сообщить нам о...

· Прошу Вас выслать образцы материалов... и т. п.

·

Одна из разновидностей писем-запросов - коммерческий запрос - документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

Коммерческий запрос входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки. В таком письме-запросе указываются, как правило, наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

Стандартные формулировки, часто используемые во вводной части коммерческих запросов, могут выглядеть следующим образом:

· В соответствии с (Протоколом о взаимных поставках на... год..., предварительной договоренностью..., телефонным разговором от... и т. п.)

· На основании (Протокола..., торгового соглашения..., прейскуранта..., нашей договоренности о... и т. п.)

· Согласно (Протокола..., торгового соглашения..., прейскуранта..., нашей договоренности о... и т. п.)

· Ссылаясь на (протокол переговоров..., нашу договоренность..., наш телефонный разговор... и т. п.).

Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресата в виде писем-ответов. Поэтому в конце текста письма-запроса можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации, например:

· С нетерпением ждем Вашего письма

· Просим ответить по возможности скорее

· Просим ответить в двухнедельный срок

· Прошу отослать ответ обратной электронной почтой.

· Настоятельно просим ответить в трехдневный срок.