ПРИНЦИПЫ СОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛОВЫХ БУМАГ
Содержание
Введение ………………………………………………………………………………… | ||
1. Деловая бумага: ключевые понятия ……………………………………………... | ||
2. Функции документа ………………………………………………………………… | ||
3. Типы документов …………………………………………………………………… | ||
4. Разновидности управленческих документов ……………………………………. | ||
5. Основные свойства документа ……………………………………………………. | ||
6. Алгоритм составления деловых бумаг ……………………………………........... | ||
7. Составление и языковое оформление отдельных видов документов………… | ||
7.1.Заявление……………………………………………………………………… | ||
7.2.Доверенность…………………………………………………………………. | ||
7.3.Автобиография ………………………………………………………………. | ||
7.4.Резюме ………………………………………………………………………... | ||
7.5.Служебная записка………………………………………………………....... | ||
Упражнения …………………………………………………………………………….. | ||
Список использованной литературы ……………………………………………….. | ||
Приложение 1. Языковые модели деловых бумаг ………………………………… | ||
Приложение 2. Образцы резюме …………………………………………………….. | ||
Приложение 3. Образцы служебных записок ……………………………………… | ||
Приложение 4. Образцы заявлений …………………………………………………. | ||
Приложение 5. Общие правила употребления сокращений …………………….. | ||
Список наиболее употребительных условных сокращений ……. | ||
Список наиболее употребительных аббревиатур ………………... |
ВВЕДЕНИЕ
Культура речи предполагает адекватное речевое поведение в любой конкретной ситуации. Навыки делового общения как особой разновидности речевой деятельности включают в себя, помимо прочего, и умение правильно создавать и оформлять деловые бумаги. Значительное место формированию этих навыков отводится в рамках вузовских курсов «Русский язык и культура речи» и «Стилистика и литературное редактирование», поскольку одним из основных требований к современному специалисту является владение принципами составления документов и умение выбрать для этой цели соответствующие языковые средства.
Данные методические рекомендации, призванные помочь студентам в усвоении темы «Официально-деловой стиль», особенно раздела «Деловые бумаги», имеют ярко выраженную практическую направленность. В связи с этим мы ограничились лишь необходимым минимумом теоретических сведений об основных видах деловой документации и о принципах составления отдельных жанров официально-деловых бумаг.
Свою основную задачу мы видели в том, чтобы сформировать у студентов понимание сущности правил и алгоритмов составления и оформления текстов документов в соответствии не только с языковыми нормами, но и специфическими требованиями официально-делового стиля. Развитию соответствующих умений, необходимых при составлении и редактировании разного рода документов, способствуют включенные в методические рекомендации упражнения, предполагающие как анализ фактов языка и речи, так и самостоятельную работу по составлению документа.
Основное внимание уделено справочно-информационным документам (заявлению, автобиографии, доверенности, резюме, докладной и объяснительной запискам), которые, на наш взгляд, являются наиболее востребованными в любой профессиональной сфере. При характеристике резюме было учтено несколько факторов, в том числе настоятельная потребность у студента и выпускника вуза в овладении этим жанром, отсутствие унифицированного, общепринятого образца этой деловой бумаги и, наконец, сама специфика этого жанра, заключающаяся в совмещении черт документа, с одной стороны, и PR-текста, с другой стороны.
Теоретической базой для данных методические рекомендации явились сведения, содержащиеся в ГОСТе, в справочной и учебно-методической литературе.
Методические рекомендации адресованы в первую очередь студентам НГТУ, преподавателям лингвистических дисциплин, лицам, занимающимся организацией и управлением производства, а также всем желающим повысить культуру делового общения.
1. ДЕЛОВАЯ БУМАГА: КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ | Регламентированный процесс записи информации (на бумаге или ином носителе)по установленным правилам |
Документ | Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Документы объединены в унифицированные системы документации |
деловая бумага | Документ, имеющий хождение в административно-управленческой сфере |
Реквизиты | Обязательные композиционные части, установленные законом и распорядительными документами (ГОСТом) для каждой разновидности документов |
ФОРМУЛЯР | Совокупность и определённая последовательность реквизитов, характерных для той или иной разновидности документа и обеспечивающих его юридическую силу |
Бланк документа | Стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора (составителя) документа. Существуют два типа бланков: угловые и продольные, различающиеся расположением реквизитов, предваряющих текст письма |
адресант (составитель) | Реквизит, содержащий наименование организации-отправителя и/или лица, составившего/подписавшего документ |
Адресат | Реквизит, содержащий наименование организации/лица, которому направляется данный документ. Как правило, располагается в верхнем правом углу |
заголовок (Наименование документа) | Реквизит, отражающий коммуникативную цель адресанта. Позволяет судить о назначении документов; определяет состав реквизитов и структуру текста. Обычно печатается прописными буквами/с заглавной буквы |
основная часть (собственно текст) | Основной реквизит документа, содержащий главную информацию. Чаще всего оформляется в виде связного текста, иногда - в виде трафарета (линейной записи с пробелами), анкеты, таблицы. Возможно соединение разных форм |
Дата документа | Реквизит, указывающий дату подписания документа, его утверждения; а также дату события, зафиксированного в документе. Способы датирования: цифровой и комбинированный |
подпись | Собственно подпись (сигнатура) составителя, отправителя, заверителя и др. В большинстве случаев предполагается расшифровка подписи |
Канцеляризм | Слова и устойчивые словосочетания, грамматические формы и конструкции, традиционно употребляющиеся в официально-деловом стиле (в первую очередь в его административно-хозяйственном подстиле) |
Стандартизация | Установление в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов |
Унификация | Приведение чего-либо (в данном случае документации) к единой системе, форме, единообразию |