Информационная подготовка предполагает получение знаний обо всем том, что касается будущих переговоров. В этом плане важное значение имеют три задачи: изучение предмета переговоров, сбор информации о партнере (партнерах) по переговорам, а также о внешней среде, в которой будут проходить переговоры.
Изучение предмета переговоров требует серьезной, тщательно спланированной и систематизированной работы по сбору информации и формированию банка данных по изучаемой проблеме. Где искать такие данные? В зависимости от характера исследуемой проблемы источники информации для банка данных могут быть разными.
Легальные источники информации. Это все опубликованные материалы по данному вопросу, найти которые можно в газетах, журналах, книгах, рекламе, в сети Internet. К ним относятся и не опубликованные сведения, которые можно почерпнуть из архив ных документов, из разговоров с информированными субъектами, из общения с партнером по переговорам.
Полулегальные источники. Носителями такой информации могут быть работники близких структур. Получение этой информации связано с ее оплатой и сохранением источника в тайне. Передача самой информации незаконна.
Конфиденциальные источники. Это носители информации, обладающие ею по долгу службы. Получение ее связано или несвязано с оплатой, но имя источника сохраняется в тайне. Передача этой информации относительно законна.
Нелегальный путь добывания информации. Это тайное похищение документов из мест их хранения или дублирование их там же.
На наш взгляд, сбор информации о партнере намного более сложная задача по сравнению со сбором информации о предмете переговоров. Понятно, что необходима не вся информация об этом человеке, а та, которая будет полезна в ходе переговоров. Другой вопрос, как определить, какая именно информация о партнере по переговорам будет необходима, а это достаточно сложно и далеко не однозначно.
Следует отметить, что основная нагрузка по сбору необходимой информации о партнере ложится на другого участника переговоров в периоды предварительных контактов, а также уже в ходе начавшихся переговоров. Здесь существует ряд универсальных правил. К их числу относятся такие, как умение грамотно задавать вопросы, умение внимательно слушать ответы и наблюдать за особенностями невербального поведения партнера.
В случаях, когда информация труднодоступна и явно недостаточна, может быть применен метод псевдо переговоров. Он означает, что доверенным лицам предлагают начать "переговоры", которые на самом деле таковыми не являются. При их проведении отрабатывают наиболее важные аспекты будущих настоящих переговоров, выясняют подробную информацию о партнере и его поведении по широкому кругу вопросов предстоящих переговоров, но в конечном итоге блеф-переговоры "срываются".
Под внешней средой, изучение которой необходимо в порядке подготовки к переговорам, понимается: политическая обстановка в странах, гражданами которых являются участники переговорного процесса; ситуация на рынке; законы и положения, регламентирующие тот или иной вид деятельности; налоговое и таможенное законодательство и т. п. Обычно такую информацию готовят консультанты и эксперты.
Особое значение имеет информация о фирме партнера по переговорам. Источники те же, что были названы ранее, плюс возможности, связанные с посещением самой фирмы, которое можно организовать как лично, так и через подставных лиц.
Из изложенного выше может создаться впечатление, что подготовка к переговорам, особенно в части сбора и обработки информации, представляет собой своего рода разведывательную деятельность. В сущности так оно и есть. И именно так к этому следует относиться. И вести эту работу необходимо, скрупулезно соблюдая законы своей страны и страны партнера по переговорам, если он иностранец.
