Подготовка к деловой беседе

Учитывая требования времени, остановимся на некоторых аспектах делового общения. Остановимся на самой необходимой, на наш взгляд, информации.

Оговоримся сразу, что понимаем под деловым общением. Это решение проблемы либо с человеком одного с вами ранга, либо рангом выше вас. Важно учесть тот факт, что в положительном решении данной проблемы заинтересованы вы, а не он. Успех деловой встречи во многом зависит от того, как вы подготовились к ней. Специалисты по управлению утверждают, что многие беседы заканчиваются, так и не успев начаться. Что же входит в подготовку к деловой встрече?

Вспомните теорию Берна. Первая «оценка» вас вашим партнером будет эмоциональной. Потрудитесь сделать все, чтобы вызвать положительные эмоции у вашего собеседника. Вы поняли, что для этого нужно сделать? Конечно же, до встречи с ним узнать круг его интересов, нормы и правила, заложенные в его компоненте Родитель. Согласно этому продумать свой внешний вид, определиться, «как» войти, подготовить свои первые фразы. Помните, ваша задача в начале беседы одновременно привлечь внимание собеседника и расположить его к себе.

Не начинайте разговор, если у собеседника «опущена голова», то есть он не смотрит на вас. Попробуйте в таком случае назвать его имя и замолчать. Через несколько секунд (максимум 7-8) он поднимет голову, так как на свое имя человек реагирует мгновенно, ну а теперь – заготовленные вами первые фразы! Именно первые фразы часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. на его решение – выслушивать вас дальше или нет. Собеседники обычно более внимательно слушают именно начало разговора - часть из любопытства, ожидая чего-то нового. Именно первые два-три предложения создают внутренние отношения собеседника к вам и к беседе, по первым фразам собеседника складывается впечатление о вас. Специалисты дают на этот счет некоторые советы: в начале беседы избегайте извинений; проявления признаков неуверенности; проявлений неуважения к собеседнику, которое может быть заложено в первых фразах типа: «Давайте быстренько рассмотрим...», «... я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам...» (вспомните потребность в значимости!). Лучше нажмите на все психологические клавиши разом фразой типа: «... я долго-долго думал и понял, что никто кроме вас не сможет мне помочь в решении данного вопроса...»

Нет, это не лесть и не ложь, если решение вопроса действительно зависит от него, в чем же ложь? Главное, сказать искренне!

Помните, ваша стратегия заключается в том, чтобы заставить заговорить собеседника на интересующую его тему. И когда вы услышите от него фразу: «... так с чем же вы пришли?», считайте, что вы на правильном пути. Теперь вам нужно изложить суть вопроса, с которым вы пришли. Вы поняли, что формулировка вопроса вами заготовлена дома с учетом всех требований к сообщаемой информации: кратко, точно, ясно, содержательно и профессионально правильно. Помните притчу спартанцев. Однажды в их город прибыл посланец из маленького далекого греческого государства, в котором свирепствовал голод, и обратился к спартанцам с длинной речью, в которой содержалась просьба дать ему мешок пшеницы. Спартанцы отказали со следующим наставлением: «Мы забыли начало твоей речи, а потому и не поняли конец». Тогда пришел второй посланец, показал, пустую суму и сказал: «Видите, сума пуста, прошу вас наполнить ее чем-нибудь». Спартанцы исполнили его просьбу, но заметили: «В следующий раз будь кратким. То, что сума пуста, мы видели. А то, что ты хотел, чтобы ее наполнили, не нужно было дополнительно объяснять» [18].

Смотрите в глаза собеседнику, следите за его реакцией, постарайтесь выявить мотивы поведения собеседника. Помните, с мотивами поведения происходит то же, что с айсбергами: 9/10 из их массы находится под водой и только 1/10 - над водой.