Ћекции.ќрг


ѕоиск:




 атегории:

јстрономи€
Ѕиологи€
√еографи€
ƒругие €зыки
»нтернет
»нформатика
»стори€
 ультура
Ћитература
Ћогика
ћатематика
ћедицина
ћеханика
ќхрана труда
ѕедагогика
ѕолитика
ѕраво
ѕсихологи€
–елиги€
–иторика
—оциологи€
—порт
—троительство
“ехнологи€
“ранспорт
‘изика
‘илософи€
‘инансы
’ими€
Ёкологи€
Ёкономика
Ёлектроника

 

 

 

 


—истема управлени€ своей работой




 

¬ одном из исследований по проблеме управлени€ отмечаетс€, что 72 % руководителей не могут найти дл€ себ€ достаточного количества времени дл€ обдумывани€ задач и планировани€ [20], поэтому остановимс€ на проблеме использовани€ рабочего времени.

”правление своей работой необходимо начать с четкого определени€ должностных об€занностей. —ущественным €вл€етс€ и то, каковы зоны ответственности. ѕод зонами ответственности понимаютс€ те окончательные результаты, достижение которых предусматриваетс€ данной должностью. “аких зон ответственности у одного человека обычно 3-5.

»х можно представить следующим образом:

Ц управление де€тельностью;

Ц управление внешними св€з€ми;

Ц управление людьми;

Ц совершенствование управлени€ де€тельностью, людьми и св€з€ми с другими организаци€ми;

Ц собственно Ђделание работыї.

¬заимосв€зь между предназначением должности руководител€, зонами его ответственности и ключевыми результатами представим схемой:

 

 
 

 

 


 руг полномочий руководител€ следует рассматривать отдельно в части каждой зоны ответственности. ќн должен знать, каковы его полномочи€ в плане прин€ти€ решений и предложений, особенно с точки зрени€ достижени€ результатов. ¬ части полномочий по прин€тию решений должны быть указаны вопросы, которые не могут быть делегированы другим.

 аждому руководителю, кроме того, полезно знать, за что и перед кем он отвечает, кто и за что €вл€етс€ ответственным перед ним самим, по каким вопросам и с кем он должен сотрудничать.  руг должностных об€занностей руководител€ должен быть определен таким образом, чтобы он не стесн€л де€тельности и не св€зывал его выполнением только рутинных работ.

ѕосле определени€ ключевых результатов и цели руководитель составл€ет дл€ себ€ индивидуальную программу меропри€тий дл€ выполнени€ поставленных перед ним задач. Ќа этом этапе в управлении по результатам часто возникает кризисный момент. “ака€ программа остаетс€ или вовсе не составленной, или же она составл€етс€ небрежно. ÷ель без программы меропри€тий дл€ ее достижени€ Ц это пуста€ мечта. ÷ель отвечает на вопрос Ђчто?ї, а программа меропри€тий Ц на вопрос Ђкак?ї ÷ель Ц это мысленна€ де€тельность дл€ достижени€ результата, а меропри€тие Ц это практическое действие.

ѕосле определени€ необходимых дл€ достижени€ цели меропри€тий необходимо вы€снить, сколько времени потребуетс€ дл€ их выполнени€. Ёто €вл€етс€ очень существенным моментом при планировании индивидуальной работы. —рок выполнени€ определ€етс€ с максимальной точностью, кака€ только возможна в момент составлени€ плана.

 огда руководитель окончательно определит меропри€ти€ и уточнит календарь времени, то готовый индивидуальный план полезно вывесить перед глазами, скажем, на стене рабочего кабинета.

Ќедельный план €вл€етс€ уточнением общего плана, детальным распределением имеющихс€ ресурсов. ¬ каждую п€тницу, во второй половине дн€, рекомендуетс€ определ€ть задани€ на следующую неделю и вносить их в календарь или вписывать в специальный бланк. Ћучше всего использовать дл€ этой цели еженедельники с тем, чтобы все задани€ на неделю поместились на одной страничке. «десь можно проставить врем€, необходимое дл€ выполнени€ заданий, и останетс€ еще достаточно места дл€ пометок.

ѕри составлении недельного плана можно придерживатьс€ следующих проверенных на практике принципов:

Ц не загружайте свой рабочий день больше, чем на 60 %, поскольку каждый день вам приходитс€ заниматьс€ и непредвиденными заранее делами;

Ц если в вашем подразделении провод€тс€ еженедельные совещани€, то не забудьте записать в календаре врем€ их проведени€;

Ц не забывайте о своем индивидуальном плане работы и переносите из него запланированные на соответствующую неделю задани€ в еженедельник, отвед€ дл€ их выполнени€ необходимое врем€;

Ц проверьте по еженедельнику, какие дополнительные работы вам предстоит сделать на данной неделе и потребуют ли они врем€ на подготовку;

Ц выделите и сгруппируйте отдельно так называемые мелкие работы.

Ќа основе недельных планов рекомендуетс€ составл€ть ежедневные планы, особенно в тех случа€х, когда нет €сности о предсто€щих работах на соответствующий день. ѕри этом рекомендуетс€ соблюдать следующие принципы:

Ц возьмите себе за правило выполн€ть определенные задани€ в течение рабочего дн€ до конца;

Ц несмотр€ ни на какую спешку, начинайте свой рабочий день со спокойного обдумывани€ в течение 10-15 минут предсто€щих в этот день работ;

Ц если у вас есть секретарь, то начинайте рабочий день с совещани€ с ним;

Ц определите последовательность выполнени€ работ;

Ц если есть возможность, то выполните сначала самое трудное задание дн€. ѕосле этого другие задани€ выполн€ютс€ как бы сами по себе;

Ц ни в коем случае не поддавайтесь соблазну Ђсначала убрать с дороги вс€кую мелочьї;

Ц не привыкайте к тому, чтобы начинать свой рабочий день с просмотра почты, так как она редко содержит что-либо срочное;

Ц если только возможно, используйте час в первой половине дн€ работы Ђза закрытыми двер€миї;

Ц при выполнении каждого задани€ вычеркните его из плана работы на день. ѕри€тно сознавать, что сделано что-то полезное;

Ц проверьте перед началом работы, все ли задани€ предыдущего дн€ выполнены;

Ц чтобы дела не Ђзависалиї, в первую очередь закончите работу, оставшуюс€ незаконченной вчера.

ј. Ѕ. ќсборн сказал: Ђѕосле того, когда ¬ы научитесь организовывать свой труд, все остальное, чему ¬ам предстоит научитьс€ в области управлени€, будет казатьс€ детской забавойї.

ƒаже самые хорошие планы иногда оказываютс€ несосто€тельными.

Ќе расстраивайтесь напрасно по этому поводу. ¬ таком случае вам необходимо быстро и гибко приспособитьс€ и составить план работы, исход€ из сложившейс€ ситуации.

—колько пропадает драгоценного рабочего времени из-за различных остановок?  аждому из вас приходитс€ во врем€ выполнени€ важной работы отрыватьс€ от нее и отвечать на телефонные звонки. ƒалее напрашиваетс€ вопрос, есть ли особое право или привилегии у лиц, Ђзабегающих на минуткуї в ваш рабочий кабинет и т.д.

 аждый из вас врем€ от времени нуждаетс€ в уединении дл€ того, чтобы спокойно поработать. ¬ соответствии с одним из исследований руководителей беспоко€т в среднем через 5-10 минут. –абота же, требующа€ сосредоточени€, занимает обычно более продолжительные отрезки времени. ≈сли у вас под рукой така€ работа, то старайтесь выполнить ее в один прием.

“елефон, конечно, €вл€етс€ важным помощником в работе, но он же часто €вл€етс€ и причиной неоправданных остановок в работе. “ак называемый Ђтелефонный терроризмї не должен пожирать ни вашего времени, ни времени других людей, наход€щихс€ в помещении.

≈сли у вас есть секретарь, то научите его пользоватьс€ следующей фразой: Ђћой начальник в насто€щее врем€ зан€т. ∆елаете ли ¬ы, чтобы € доложила о ¬ас или попросила его позвонить ¬ам?ї Ёта фраза сулит следующие выгоды:

Ц услышав такой ответ, звон€щий еще раз взвесит, попросить начальника к телефону или нет;

Ц только самые важные звонки смогут прервать работу руководител€;

Ц начальник сам может выбрать дл€ ответного звонка наиболее подход€щее дл€ него врем€;

Ц начальник сможет подготовитьс€ к ответному звонку.

—екретарь может ответить и так: Ђ—ейчас посмотрю, можно ли его прерватьї. ѕосле этого он может пройти к начальнику, рассказать ему суть дела и получить ответ. “акой перерыв в работе мешает меньше, чем вв€зывание в длительный телефонный разговор.

ѕостарайтесь сгруппировать все необходимые телефонные звонки. “ребуйте от секретар€ ведени€ книги телефонных разговоров, в которой имеютс€ графы дл€ важнейших сведений (им€ и фамили€ звонившего или кому надо позвонить, фирма или учреждение, номер телефона и краткое описание существа дела). Ќе тратьте врем€ на соединение с кем-то по телефону, этим должен заниматьс€ секретарь. Ќе забывайте, что на другом конце провода тоже есть секретарь, через которого вам придетс€ прорыватьс€ много времени. Ќаучитесь говорить кратко. »збегайте формальностей, излагайте суть дела сразу. ¬торым из факторов помех €вл€етс€ дверь в кабинет руководител€. ѕри необходимости следует обеспечить, чтобы ее понапрасну не открывали.

≈сли у вас есть секретарь, а дверь снабжена огн€ми, установите следующие правила:

Ц если горит свет, то к вам может заходить только секретарь, поскольку в его об€занности входит и напоминание начальнику о различных меропри€ти€х;

Ц если свет не горит, то к вам могут проходить пр€мые подчиненные;

Ц все остальные посетители проход€т к вам только с разрешени€ секретар€.

ƒоговоритесь с секретарем о том, чтобы никто без его ведома, не мог проникнуть в ваш кабинет. ≈сли кто-то все же будет пытатьс€ прорватьс€ к вам, то секретарь должен спокойно спросить, не может ли он чем помочь. ќбычно в таких случа€х спрашивают: Ђ¬аш начальник сейчас зан€т?ї —екретарь должен ответить: Ђƒа, он зан€т. ¬ы хотите, чтобы € его прервала?ї “акой вопрос сразу же отсеивает тех, кому не так уж и срочно надо повидать начальника. ѕриучите свой персонал и других посетителей к тому, чтобы они договаривались о времени приема с секретарем. ≈сли работа позвол€ет, то об€зательно установите часы приема.

ѕопросите секретар€ следить за продолжительностью совещаний. ≈сли вы, например, договорились, что совещание продлитс€ один час, то секретарь по прошествии часа должен напомнить, что врем€, отведенное на совещание, кончилось. — неожиданными визитерами не стоит особенно церемонитьс€. — ними можно говорить и сто€. –азговор в таком случае не зат€нетс€, а приглашенный сесть посетитель, как показывает практика, может и засидетьс€.

Ќе забывайте о том, что вс€кие остановки в работе коварны. ќни безжалостно пожирают ваше врем€.  огда творческа€ работа приостанавливаетс€, то в таком случае, как правило, страдает ее качество и удлин€етс€ врем€ на ее выполнение.

 





ѕоделитьс€ с друзь€ми:


ƒата добавлени€: 2015-10-01; ћы поможем в написании ваших работ!; просмотров: 512 | Ќарушение авторских прав


ѕоиск на сайте:

Ћучшие изречени€:

¬ моем словаре нет слова Ђневозможної. © Ќаполеон Ѕонапарт
==> читать все изречени€...

1205 - | 1177 -


© 2015-2024 lektsii.org -  онтакты - ѕоследнее добавление

√ен: 0.015 с.