1. Пам‘ятки (далі - музейні предмети і колекції) державної частини Музейного фонду є державною власністю і надбанням народу України, не підлягають приватизації, знищенню, поверненню колишнім власникам (у разі передання їх на постійне зберігання музею) та вивезенню на постійне зберігання за межі України.
2. Музейні предмети і колекції не є предметом застави і не підлягають вилученню (виняток – обмін на інші рівноцінні). Рішення про вилучення музейних предметів і колекцій або їх обмін, що належать до державної частини Музейного фонду України, приймається Міністерством культури і туризму України на підставі пропозицій і висновків експертно-фондової комісії, яка утворена при ньому, і діє за окремим положенням.
3. Унікальні музейні предмети і колекції, що містять винятково важливу інформацію про події, явища, факти з життя держави, суспільства або окремих видатних осіб, мають наукове, історичне, художнє або інше культурне значення для формування національної самосвідомості українського народу і визначають його внесок у всесвітню культурну спадщину, записують до Державного реєстру національного культурного надбання.
4. Музеї зобов’язані:
а) здійснювати належний облік музейних предметів і колекцій
б) забезпечувати охорону, зберігання, консервацію та реставрацію музейних предметів і колекцій.
5. Згідно з цією Інструкцією у музеї розробляється внутрішній порядок щодо дотримання її вимог, який узгоджується на науково-методичній раді або у фондово-закупівельній комісії і затверджується директором музею.
6. Пожежна та сторожова охорона визначаються в установленому порядку.
7. Відповідальність за облік, зберігання, охорону та використання музейних предметів і колекцій несуть керівник музейного закладу, а також головний зберігач фондів (завідувач фондів).
8. Дотримання Інструкції є обов’язковим для всіх співробітників музею, з метою чіткого виконання своїх повноважень, які безпосередньо виконують функції обліку, зберігання музейних предметів і колекцій. Адміністрація музею щорічно організовує своїм співробітникам вивчення Інструкції і перевірку щодо опанування нею.
9. Відповідальність за облік, зберігання окремих груп музейних предметів і колекцій покладається на певних працівників, про що обумовлено у посадовій інструкції, яка затверджується директором, та у договорі про матеріальну відповідальність.
10. Створення умов щодо дотримання вимог Інструкції та контроль за їх виконанням покладаються на дирекцію музею.
11. У Інструкції терміни вживаються у такому значенні:
Музейний фонд України – це сукупність рухомих пам’яток природи, матеріальної і духовної культури, які мають художнє, історичне, етнографічне та наукове значення незалежно від їх виду, місця створення і форми власності, та зберігаються на території України, складається із державної і недержавної частини.
Державна частина Музейного фонду України – це музейні зібрання та окремі пам’ятки, що є державною власністю. Музейні предмети та колекції, які є в музеях, переданих із державної власності у комунальну, є державною власністю і належать до державної частини Музейного фонду України.
Пам‘ятки – об‘єкти природи, матеріальної і духовної культури, що мають художнє, історичне, етнографічне та наукове значення і підлягають збереженню, відтворенню та охороні відповідно до законодавства.
Музейний предмет – пам’ятка, яка має історичну і культурну цінність і належить до музейного зібрання. Музейні предмети підлягають обов’язковому обліку, який ведеться у порядку, встановленому Міністерством культури і туризму України.
Музейна колекція – сукупність (комплекс) музейних предметів у складі основного музейного фонду, об’єднаних за однією або кількома спільними ознаками, що має наукове значення як єдине ціле (колекція може бути особиста, меморіальна, тематична, систематична).
Предмет музейного значення – предмет, який має музейну цінність, але не входить до складу музейного зібрання, і виявлений в період наукового комплектування музейних фондів. Предмет музейного значення, який включено до музейного зібрання і пройшов всі стадії наукової обробки, набуває статус музейного предмета
Експонат – музейний предмет, який виставлено для огляду, є структурною одиницею експозиції і складає основу музейної комунікації. Експонатом у музеї може бути як справжній (оригінальний) предмет, так і відтворення, макети-моделі або науково-допоміжні матеріали.
Музейний облік пам‘яток (музейних предметів і колекцій) – це визначення кількості, складу і стану в одиницях обліку та відображення їх у фондово-обліковій документації музеїв. Він фіксує їх належність до певних класифікаційних груп, забезпечує їх організаційну упорядкованість, можливість адресного пошуку та контроль за їх належністю і станом. Музейний облік складається з двох стадій: первинної реєстрації і наукової інвентаризації.
Одиниця обліку – предмет або група предметів (колекція, комплект), зареєстрований в фондово-обліковій документації під одним номером.
Облікова документація – система документів, яка складається з документів первинної реєстрації (акти про приймання і видачу) та інвентарних книг – книг надходжень основного фонду, надходжень науково-допоміжного фонду, тимчасових надходжень, обліку сировинних наукових матеріалів, реєстрації актів і документів наукової інвентаризації, котрій підлягають музейні предмети основного фонду, що надійшли на постійне зберігання. До облікової документації належать також книги реєстрації самих облікових документів.
Реєстрація первинна – перша стадія обліку музейних фондів, під час якої фіксуються основні відмінні ознаки предметів музейного значення в книзі надходжень (КН) основного або науково-допоміжного фонду на підставі результатів його попереднього вивчення.
Інвентаризація наукова– друга стадія обліку основного фонду, коли фіксуються результати вивчення музейних предметів з метою юридичного закріплення предмета за відповідною музейною збіркою і охорони наукових даних про нього.
Інвентарний номер – порядковий номер обліку музейного предмета за інвентарною книгою. Інвентарний номер проставляється на предметі в процесі наукової інвентаризації, складає частину облікового позначення.
Склад музейних фондів – сукупність конкретних предметів і матеріалів, що утворює певну музейну збірку. Структура музейних фондів визначається згідно з профілем того чи іншого музею і регулюється процесом комплектування та вивченням музейних колекцій, а також особливостями їх збереження.
Структура музейних фондів – система організації музейного зібрання, яка залишається незмінною при можливих змінах складу фондів. Структура музейних фондів включає три основні складові: основний фонд, науково-допоміжний і фонд тимчасового зберігання. Як основний так і науково-допоміжний фонд можуть поділятися на профільний, непрофільний та дублетний фонди.
Фонд основний – частина музейного зібрання, яка складається з музейних предметів різних типів. У складі фонду музейні предмети об’єднують в окремі колекції. Предмети, які мають найбільшу музейну цінність і представлені в одному примірнику, складають особливо цінну частину основного фонду.
Фонд науково-допоміжний – частина музейного зібрання, що складається з різних науково-допоміжних матеріалів, зібраних або створених музеєм для постійної експозиції, або різних виставок. Структура фонду визначається музеєм, залежно від складу фондового зібрання.
Тимчасове зберігання – збереження музейних предметів або науково-допоміжних матеріалів, отриманих на обмежений термін для використання в експозиції або для наукової обробки.
Фондово-закупівельна комісія – дорадчий орган при дирекції музею, який діє в межах повноважень, визначених Міністерством культури і туризму України.
Шифр – скорочена назва музею, в якому зберігається музейний предмет або науково-допоміжний матеріал. Шифр є складовою частиною облікового призначення і наноситься на кожну одиницю музейних предметів.
