Звернення

Початком спілкування є звернення. Воно виражається в адресації до співрозмовника по імені, по батькові, прізвищу, посадовій або професійній ознаці. Це звичайне вираження ввічливості, надання поваги людині. Знайомство, бесіда починаються зі звернення.

Вибір форми звертання з позицій сучасного етикету залежить від декількох умов.

«Ви» – говорять незнайомим, малознайомим і шановним людям в офіційній і неофіційній обстановці.

В умовах офіційного спілкування прийнято звертатись на «Ви», навіть серед близьких, добре знайомих людей.

Парубок не може першим назвати на «Ти» більше старшого, якщо останній не запропонує першим називати його на «Ти».

Важливо, щоб звернення на «Ти» не нав’язувалось в діловій сфері або особистому житті.

Начальникові не слід називати підлеглих на «Ти», тому що це сприймається як заступницьке «тикання». Підлеглі повинні звертатися до начальника на «Ви», незалежно від ступеня близькості й споріднення.

Звернення без імені – звернення формальне: будь то підлеглий або начальник, сусід або попутник у громадському транспорті. Звернення по імені по батькові – це звертання до особистості. Вимовляючи ім’я, по батькові, підкреслюють повагу людської гідності, демонструють щиросердне ставлення. Таке звернення, вітання говорить про культуру людини й створює їй репутацію делікатної, вихованої, тактовної людини. Ці якості виховуються, потім стають звичкою.

 

4. Субординація

У ділових відносинах ділова людина дотримується субординації (службове підпорядкування молодшого старшому). Вона не забуває про співпідпорядкованість і не віддає без особливої необхідності розпорядження в обхід нижчестоящого керівника, щоб не підірвати авторитет останнього.

До всіх співробітників у керівника повинне бути рівне й витримане відношення, незалежно від особистих симпатій або антипатій. Не зловживають особистими проханнями до підлеглих щоб уникнути фамільярності у взаєминах. Зайва доступність керівника веде до панібратства.

Дотримання субординації поза службою (у театрі, ресторані, на відпочинку й ін.) безглуздо.

 

5. Візитні картки

 

Візитна картка – це картка з ім’ям, по батькові (в українців, росіян тощо), прізвищем, вказівкою службового становища, адресою, телефоном і іншими відомостями про особу, що вручає або залишає її при офіційному знайомстві, відвідуванні кого-небудь й т.п.

Візитних карток є кілька видів: стандартна; для спеціальних і представницьких цілей; для неофіційного спілкування (сімейна); картка організації (фірми) і ін.

У країнах з розвиненою ринковою економікою візитні картки грають важливу роль у сучасному діловому етикеті. У більшості випадків вони можуть заміняти посвідчення особи. Візитні картки популярні також і в Україні.

Прообраз дійсної візитної картки з’явився в ХVI в. Німецькі студенти, що вчилися в італійському університеті Падуя (заснованого в ХIII в.), перед від’їздом додому на канікули наносили візит своїм професорам і в знак дружнього ставлення залишали їм кольорові мініатюри, на яких був зображений фамільний герб. Візитер писав на ній від руки своє ім’я, дату. Сама рання картка датується 1731 р. (Флоренція).

Потім з’являються гравіровані картки, рельєфні (з видавленим ім’ям або монограмою), літографічні (літос - камінь). Типографським способом візитні картки почали виготовляти на початку ХХ ст.

Візитна картка являє собою тонкий, гнучкий аркуш картону розміром приблизно від 40х70 до 70х100 мм.

В Україні використовують також візитні картки із двостороннім текстом: українською мовою з однієї сторони й на іноземній – з іншої. Відповідно до протокольних вимог, це не зовсім вірно, тому що на зворотному боці візитної картки прийнято робити записи, позначки. У міжнародній практиці прийнято мати дві візитки: однією рідною мовою, іншу – на іноземній. Кольори карток – білий.

Основні цілі використання візитних карток:

1. інформування про своє існування;

2. м’яка ненав’язлива форма прояву інтересу до адресата;

3. повідомлення додаткової інформації про себе й свою фірму в момент знайомства;

4. підтримування контактів:

- поздоровлення зі святами й подіями;

- вираження вдячності, подяки;

- супровід подарунка, сувеніра, квітів;

- вираження співчуття.

Запис роблять у лівому нижньому куті простим олівцем, обов’язково в третій особі.

Наприклад: «Дякує за новорічні поздоровлення», «Виражає співчуття з нагоди...».

Раніше була поширена міжнародна символіка (скорочення французьких слів).

Сьогодні вони стали рідкістю, але все-таки використовуються. Значення цих скорочень:

- Р.F. (pour feliciter) – поздоровлення зі святом;

- P.F.N.A. (pour feliciter nouvel an) – поздоровлення з нагоди Нового Року; P.R.F.N.A. – дякує й поздоровляє з Новим Роком (поздоровлення отримане раніше, тому треба подякувати й поздоровити, якщо свято ще не пройшло);

- P.F.С.— (pourfaire connaissance) – задоволення знайомством;

- P.C. (pour condoleances) – вираз співчуття;

- Р.Р.Р. (pour prendre part) – вираз співчуття та готовність допомогти;

- P.P.C. (pour prendre conge) – на прощання при від’їзді із країни;

- P.P.— (pour presentation) – заочне відрекомендування.

Візитні картки зі скороченнями p.c., p.p.p і p.f. дають відповідь своєю візитною карткою зі скороченням p.r (pour remercier), що означає «спасибі».

Якщо проходить кілька днів після свята, то вживають скорочення про подяки й побажання щастя, наприклад, p.r.p.f.

Щоб представити людей один одному використовують скорочення p.p. (pour presenter), що означає «для подання». При цьому посередник пише зазначене скорочення на своїй картці й відправляє адресатові дві візитні картки: свою й ту, що представляє певну людину.

Візитними картками обмінюються при знайомстві, а також залишають при нанесенні візиту. Завезена особисто візитна картка – знак особливої поваги. При цьому загинають її праву сторону по ширині. Візитні картки, що посилають, не загинаються. На завезену візитну картку відповідають протягом 24 годин, на отриману поштою, так само.

При знайомстві першим вручає свою візитну картку гість, тобто той, хто прийшов в офіс або, чиє положення нижче, при рівності посад – молодший за віком. Якщо посада й вік практично однакові, першим вручає візитну картку той, хто виявиться чемніше.

При візиті за рубіж першими вручають візитні картки хазяї. Строго цьому випливають корейці і японці.

При одержанні візитної картки вимовляють уголос прізвище її хазяїна, з метою уникнути неправильної вимови. При врученні візитної картки прийнято називати своє прізвище й обмінюватися легкими уклонами. Представникам Близького Сходу картку прийнято вручати тільки правою рукою, у Японії й інших азіатських країнах – обома руками.

Приймають візитні картки правою рукою або обома руками.

Візитними картками прийнято обмінюватися. При неможливості вручити візитну картку відразу, це можна зробити протягом 24 годин.

На запрошення або поздоровлення прийнято відповідати візитною карткою. Текст, написаний на ній, вимушено короткий. Подібним чином користуються для рекомендацій, вітань і коротких повідомлень. На візитній картці не пишуть заголовка, не ставлять підпису.

Після подання жінці чоловік протягом тижня повинен відправити свою візитну картку їй і її чоловікові, хоч йому й не був представлений.

Жінка ніколи не залишає свою візитну картку в будинку неодруженого чоловіка.

При зміні адреси нову візитну картку разом зі старої відправляють поштою своїм знайомим.

Діловій людині рекомендується мати при собі не менш десяти візитних карток. Відповідно до загальноприйнятих міжнародних норм наявність візитної картки сприяє діловому спілкуванню.

Додаток 1

ТИПИ ВІЗИТНИХ КАРТОК

 

На візитній картці вказується прізвище, ім'я та по батькові, посада, найменування і адреса організації, в якій працює особа, а також її робочий і, при необхідності, домашній телефон. Це класичний приклад ділової візитки. Виготовляється вона виключно на білому картоні чітко встановленого розміру 90x50 мм. Текст друкується розбірливим чорним шрифтом. Єдина допустима кольорова пляма — рекламний знак фірми у верхньому лівому кутку. Вгорі — назва фірми, де працює власник картки.

По центру — його ім'я і прізвище (у нашій практиці ім’я, прізвище та по батькові), під ними — посада. В лівому нижньому кутку — адреса фірми, у правому — телефони. Часто поряд з телефонами подаються контактні години для зв'язку. Цей тип картки використовується при наявності знайомства і застосовується як м'яка, ненав'язлива форма вияву вашої зацікавленості і надії на співробітництво.

Варіант Б. Візитні картки цього типу використовуються для спеціальних і представницьких цілей. Якщо вам вручають таку картку, це означає, що ваш співрозмовник просто представляє себе для полегшення спілкування і не налаштований на продовження знайомства. Просити його написати на картці свої координати не слід.

Варіант В. Представлений тип візитної картки використовується особами, що займають досить високу посаду (міністрами, керівниками великих підприємств, представниками президента тощо). Застосовується така картка на неофіційних зустрічах, у тому числі на прийомах для вручення дамам.

Варіант Г. Ця візитна картка використовується дружиною і містить досить обмежену інформацію.

Варіант Д. Спільна чи сімейна візитні картка. На картці вказуються прізвища, імена та по-батькові подружжя, а також їх домашня адреса і телефон.

Варіант Е. Візитна картка фірми, підприємства, організації чи відділу. Цей тип картки використовується для поздоровлення партнерів від імені фірми, наприклад, в День незалежності, на Різдво Христове тощо.

У практиці ділових стосунків існує велика кількість відмінних від вищенаведених основних типів карток, що застосовуються за межами бізнес-сфери. Це можуть бути візитки діячів мистецтва, науки, церкви тощо. Розмір таких карток, шрифті розміщення тексту і колір паперу не регламентуються суворими правилами і тому можуть бути виконані на різних матеріалах, мати найрізноманітніші кольори і найвигадливіші шрифти. Зустрічаються також візитні картки з кольоровим фото її власника. Бувають візитні картки, складені вдвічі, як книжечка, із зазначенням розташування фірми, під’їзду до неї, місця стоянки автомобілів.